羅 倩

衡陽市煙草公司財務(wù)科 湖南 衡陽 421001

從2017年7月,財政部公布了修訂的《企業(yè)會計準(zhǔn)則第14號—收入》（簡稱“新收入準(zhǔn)則”）,該準(zhǔn)則于2021年1月1日起已全面施行,“新收入準(zhǔn)則”的五步法自始至終都是圍繞“合同”這個主體而展開的,到2021年1月1日起施行的《民法典》,其合同編共計526條,所占條文總數(shù)1260條的比例約為42%,幾乎占據(jù)了“半壁江山”。由此可見,在當(dāng)今社會市場經(jīng)濟(jì)中“合同”的應(yīng)用程度之廣泛,間接地說明了市場經(jīng)濟(jì)也就是契約經(jīng)濟(jì)。而企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運行主線就是圍繞在這一個個的契約秩序中,不斷地實現(xiàn)自己的經(jīng)營目標(biāo)?，F(xiàn)代很多企業(yè)都將合同管理列為企業(yè)的核心管理,實行多部門聯(lián)動化、體系化、動態(tài)化的管理模式。在此企業(yè)外部環(huán)境的激發(fā)和企業(yè)內(nèi)部管理的要求下,財務(wù)部門也相應(yīng)參與到了合同訂立、合同履約、合同變更和合同風(fēng)險控制等各個合同管理的環(huán)節(jié)當(dāng)中。因此,財務(wù)部門也應(yīng)該從《民法典》和“新收入準(zhǔn)則”的要求出發(fā),結(jié)合企業(yè)的實際情況,研究企業(yè)的合同在其整個生命周期內(nèi)的財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的管理職能。

一 、財務(wù)部門參與合同管理目的

財務(wù)部門參與合同管理的目的是有利于規(guī)避企業(yè)運營過程中的各種內(nèi)外部風(fēng)險和提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中所獲得的效益。如果財務(wù)部門在合同管理環(huán)節(jié)中審查出薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險點,有效規(guī)避企業(yè)的資金風(fēng)險、財務(wù)核算風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險和法律風(fēng)險等,再會同相關(guān)部門一起分析出風(fēng)險形成的原因和癥結(jié)之所在,共同制定切實有效地防范和應(yīng)對措施,這也就是提高企業(yè)經(jīng)營效益的途徑之一。這樣便有效地促進(jìn)了實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的更大化,維護(hù)了企業(yè)在中國特色社會主義新時代下健康、穩(wěn)定和高質(zhì)量的發(fā)展。

二、財務(wù)部門參與合同管理的意義

第一,企業(yè)的內(nèi)部管理更加體系化。加強(qiáng)合同管理多部門聯(lián)動化,使內(nèi)部管理更加規(guī)范化、全盤化和系統(tǒng)化。第二,企業(yè)的風(fēng)險管理更加嚴(yán)密化。財務(wù)部門及時收集和分析有關(guān)合同風(fēng)險的各種信息,預(yù)測將會發(fā)生的風(fēng)險,并對其進(jìn)行監(jiān)控或預(yù)警,緊密地織牢了企業(yè)合同風(fēng)險防控這張網(wǎng)絡(luò)。第三,業(yè)務(wù)和財務(wù)的融合更加深度化。合同管理促使財務(wù)部門更多參與到業(yè)務(wù)事項的事前、事中、事后,掌握了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的第一手資料信息,更好地保障了財務(wù)為業(yè)務(wù)工作的開展提供更快更好地服務(wù)。第四,財務(wù)核算更加規(guī)范化。依據(jù)合同識別交易事項,使企業(yè)能夠嚴(yán)格地執(zhí)行《新收入準(zhǔn)則》,準(zhǔn)確核算合同的交易價格,識別出合同中的各項履約義務(wù),有利于準(zhǔn)確核算收入及結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)的成本,為企業(yè)管理者的決策提供更有力地數(shù)據(jù)支撐。第五,財務(wù)數(shù)據(jù)更加及時和真實化。財務(wù)部門第一時間掌握合同變更及補(bǔ)充協(xié)議的簽訂等情況,便能夠及時區(qū)分未完成地履約義務(wù)、未開始履約義務(wù)或新的履約義務(wù),能及時出具的真實可靠的財務(wù)報表數(shù)據(jù)。第六,財務(wù)檔案管理更加完整化。將合同作為財務(wù)原始憑證附件資料,提高了財務(wù)檔案的真實性和科學(xué)性。第七,財務(wù)管理更加精細(xì)化。財務(wù)部門依據(jù)合同及時清理應(yīng)收款項并向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通告,敦促業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催收,縮短了應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù),加強(qiáng)了應(yīng)收賬款的管理,有效地杜絕了壞賬的發(fā)生。第八,財務(wù)人員的素質(zhì)更加綜合化。合同在企業(yè)的整個生命周期內(nèi)設(shè)置財務(wù)部門職能管控,倒逼財務(wù)人員必須不斷學(xué)習(xí)專業(yè)及專業(yè)領(lǐng)域之外的知識以提高自身的履職能力,同時還要提高職業(yè)道德修養(yǎng)水平,嚴(yán)守合同中的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。

三、財務(wù)部門在合同管理中應(yīng)發(fā)揮的管理職能

管理職能是指職責(zé)與效能的管理。它具體是指提出和發(fā)現(xiàn)問題,繼而制定解決問題方案和建議的過程。財務(wù)部門在經(jīng)歷合同訂立前的風(fēng)險預(yù)測,風(fēng)險辨析;合同履約中的資金支付控制;合同結(jié)算階段的驗收和履約監(jiān)督等合同全生命周期財務(wù)管理控制過程中,怎樣才能發(fā)現(xiàn)事件的問題并及時進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警呢?首先,我們先來探討一下財務(wù)部門在合同管理過程中應(yīng)該關(guān)注的問題:

1.合同取得和訂立時的管理關(guān)注問題

在合同取得和訂立前,財務(wù)部門要有商業(yè)戰(zhàn)略意識,既要充分全盤考慮年度經(jīng)營目標(biāo)預(yù)算又要對其是否符合企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益可行性進(jìn)行判斷,才能充分促使合同具備完成締約目的又能持續(xù)帶來后期經(jīng)濟(jì)利益的作用,這也是財務(wù)部門管理從執(zhí)行到戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體現(xiàn)。

在合同訂立之時,財務(wù)部門要審查合同內(nèi)容的合法性、效益性、嚴(yán)謹(jǐn)性。第一,合同標(biāo)的是否符合企業(yè)的經(jīng)營范圍。第二,合同數(shù)據(jù)是否嚴(yán)密準(zhǔn)確。包括標(biāo)的數(shù)量、單價、金額、型號等,其計算方式和大小寫金額是否正確,是否符合國家和行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),是否符合相關(guān)價格政策、符合采購預(yù)算等規(guī)定;分期付款的金額是否與合同總金額一致等;第三要關(guān)注增值稅發(fā)票的開具和稅率問題。是否開具增值稅專用發(fā)票,在全球新冠疫情的大環(huán)境下,稅率是否加上“隨同國家政策的調(diào)整而調(diào)整”這一條;第四要關(guān)注付款方式、付款期限和付款條件。是否根據(jù)不同類型的采購合同選擇是一次性付款還是分期付款,而分期付款的節(jié)點是否具體到“完成**后的XX個工作日內(nèi)”,是否設(shè)置了制約對方按時按質(zhì)完成履約義務(wù)的付款條件,如設(shè)備是否安裝到位并試運行**日驗收無問題后;第五要關(guān)注合同的相關(guān)風(fēng)險性。合理預(yù)測合同可能存在的風(fēng)險,充分利用《民法典》等法律資源中的擔(dān)保制度、保險制度以及糾紛法律制度制定相應(yīng)條款避免風(fēng)險陷阱。如是否對履約保證金（或保函）的具體內(nèi)容加以明確:何種情況下扣除、保函生效失效時間、履約保證金退還的時間及利息約定,定金比例是否符合法律規(guī)定,是否需要預(yù)扣質(zhì)保金及質(zhì)保金時限是合理有效,是否明確違約金的扣除條款,違約金的設(shè)定比例要適當(dāng),過低起不到防止違約的目的,過高則法律也不會予以支持。特別值得關(guān)注的是合同執(zhí)行期間的安全措施和發(fā)生安全事故的責(zé)任賠償方是否明確,訴訟和律師等費用的歸屬方等問題。

2.合同履約時的管理關(guān)注問題

在合同履約時,財務(wù)人員要根據(jù)財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)督合同的履約情況。第一要關(guān)注付款條件和時限。對方開具的發(fā)票是否合法合規(guī),對方的付款請求是否可行,是否達(dá)到合同相應(yīng)的付款條件,確保發(fā)票流、資金流、合同流、貨物流的一致性才能支付款項,嚴(yán)格把好費用審核和資金安全關(guān)。第二關(guān)注履約異常的合同。一旦發(fā)現(xiàn)對方有履約異?；蚣磳适募s能力等情形,一定要及時通知合同經(jīng)辦部門,配合相關(guān)部門一起采取相應(yīng)的防范措施,力爭將違反合同條款的行為扼殺在萌牙階段。第三關(guān)注合同履約過程中的資金時間成本問題。從資金的時間價值角度出發(fā),對照合同履約實際,盡可能作到“及早收取款項,最晚支付款項”,把好資金的統(tǒng)籌使用關(guān)。

3.合同結(jié)算時的管理關(guān)注問題

財會人員根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù),應(yīng)關(guān)注標(biāo)的物所有權(quán)的轉(zhuǎn)移,是否取得相關(guān)結(jié)算資料,如符合合同要求的結(jié)算報告、驗收報告、質(zhì)檢報告、質(zhì)量保修書等,凡未按合同條款履約的,或驗收未通過的業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕付款。其次要關(guān)注債權(quán)債務(wù)的清理。是否按要求扣留了質(zhì)保金,履約保證金和定金等的清算問題。

4.合同的其它情形管理關(guān)注問題

除上述之外,財務(wù)人員還就要具備嚴(yán)謹(jǐn)法律頭腦,應(yīng)關(guān)注合同文本中的一些常見的法律用語錯誤像“定金”與“訂金”不分、“抵押”與“質(zhì)押”混用的情形等。如果遇到合同的變更、補(bǔ)簽、索賠等特殊情形下,財務(wù)人員首先判斷該情形是否符合法律、法規(guī)和政策,以及相關(guān)文件的規(guī)定。重點關(guān)注變更后不同情形下的交易對價及收付款問題。如補(bǔ)簽分期付款的合同是否根據(jù)實際情況調(diào)整付款條件和期限,以免因約定不當(dāng)導(dǎo)致遲延支付的違約風(fēng)險。

發(fā)現(xiàn)問題所在只是管理職能發(fā)揮的基本要求,怎樣制定出解決問題的最優(yōu)方案,才是管理職能發(fā)揮的最本質(zhì)要求。下面,我們來探討一下財務(wù)部門在合同管理過程中怎樣能夠更好地解決問題和提出可行性建議的方法。

第1,財務(wù)人員樹立主動參與合同管理的意識。財務(wù)人員要順應(yīng)社會主義新時代發(fā)展趨勢,積極主動參與企業(yè)的合同管理中來,樹立財務(wù)管理是實現(xiàn)合同管理的重要保障而作好合同管理又是實現(xiàn)高效財務(wù)管理的重要基礎(chǔ)意識。

第2,財務(wù)人員要有融會貫通,學(xué)思踐悟的精神。使財務(wù)管理和合同管理相互合作,學(xué)習(xí)理論的同時思考聯(lián)系實際,在實踐中尋求解決問題的方法,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,走自我實現(xiàn)與企業(yè)的發(fā)展有機(jī)結(jié)合的道路。

第3,財務(wù)人員要有部門間溝通協(xié)作的能力。財務(wù)人員在合同管理過程中要暢通企業(yè)部門間的信息交流的渠道,為業(yè)務(wù)部門提供財務(wù)專業(yè)服務(wù)支持,為相關(guān)部門再次審查把關(guān),及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題,積極主動作好應(yīng)做的工作,不推諉、埋怨,與多部門統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動,協(xié)同制定解決問題的措施。

第4,多崗位財務(wù)人員參與合同管理。制定適當(dāng)?shù)膷徫宦氊?zé)分離制度,管理會計可以參與到合同的擬訂審查和談判過程,核算會計可以參與到合同的簽訂審查與履約、結(jié)算過程,部門內(nèi)人員即互相配合又相互制約,在團(tuán)隊共同的努力下才能更好地發(fā)揮合同管理中的財務(wù)職能。

第5,財務(wù)部門在合同管理中要遵循重要性原則。對于重要合同,要及時作好包含完整合同信息的臺賬以備查,包括但不限于合作商名稱、合同編號、合同金額,發(fā)票信息、付款情況、合同生效及終止日期、質(zhì)保金日期等信息,提高重要合同全過程監(jiān)管,按月更新,做到賬實相符,加強(qiáng)了合同的精細(xì)化管理和動態(tài)管理,以便于發(fā)現(xiàn)問題,及時止損。

第6,財務(wù)部門要統(tǒng)籌合同資金收支情況。合同的收支資金應(yīng)遵循集中收支管理、綜合平衡、安全高效、優(yōu)化投向的原則。根據(jù)企業(yè)的內(nèi)外部資金監(jiān)管制度要求,對照合同履約實際,把好資金的使用和費用的結(jié)算關(guān),以便對執(zhí)行過程中可能存在的風(fēng)險作風(fēng)險評估預(yù)警。

第7,財務(wù)部門要對合同進(jìn)行持續(xù)評估分析。通過實、際值與目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)值的差異,作好定量數(shù)據(jù)分析,定期向管理層反饋合同管理中存在的財務(wù)問題,揭示差異形成的動因,制定相應(yīng)的增收節(jié)支措施,進(jìn)行有效的成本控制,總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),客觀地展現(xiàn)合同管理的成果。

在全球市場經(jīng)濟(jì)形勢競爭日益激烈的大趨勢下,企業(yè)想要保持良好的競爭態(tài)勢,就必須秉持著供需雙方合作共贏的商業(yè)契約精神這把尚方寶劍。企業(yè)的財務(wù)部門應(yīng)該在加強(qiáng)自身財務(wù)管理水平的同時積極參與到企業(yè)的合同管理當(dāng)中去,協(xié)同發(fā)揮出相應(yīng)的管理職能。雖說探索合同管理中的財務(wù)管理之路是任重而道遠(yuǎn)的,但它也是一條企業(yè)通向持續(xù)、有效、健康發(fā)展的必經(jīng)之道。