摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展和檔案管理法律法規(guī)的不斷完善，利用者對(duì)檔案的查用需求越發(fā)強(qiáng)烈，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)檔案信息服務(wù)有明顯不足。高校檔案館作為保管并提供檔案服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)，其檔案信息服務(wù)的優(yōu)劣直接影響利用者的滿意度。本文以海南醫(yī)學(xué)院檔案館作為研究對(duì)象，分析其檔案信息服務(wù)供給不足，提出解決對(duì)策，供參考。

關(guān)鍵詞：海南醫(yī)學(xué)院;供給視角;服務(wù);檔案信息;優(yōu)化

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理模式正在由檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，向?qū)嶓w檔案存儲(chǔ)和數(shù)字化檔案存儲(chǔ)并存過(guò)渡，文檔一體化管理目標(biāo)即將實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，高校檔案館對(duì)檔案信息服務(wù)供給進(jìn)行的研究也在深入，取得了一些進(jìn)展。海南自由貿(mào)易港建設(shè)，使海南醫(yī)學(xué)院面臨難得的歷史機(jī)遇，學(xué)院檔案館檔案信息服務(wù)也面臨很多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文以學(xué)院檔案信息服務(wù)的供給現(xiàn)狀為抓手，研究其不足之處，探討優(yōu)化檔案信息服務(wù)的對(duì)策，以期有效應(yīng)對(duì)所面臨的挑戰(zhàn)。

1 海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)供給不足的表現(xiàn)

1.1 館藏資源方面

1.1.1 資源類別的供給不足

1.1.1.1 常規(guī)檔案資源供給不及時(shí)。在收集常規(guī)檔案時(shí)，由于立檔單位歸檔效率低、收全率低以及檔案整理質(zhì)量參差不齊等原因，檔案館工作人員需耗費(fèi)大量時(shí)間催交、追交，再分類整理才能歸檔，嚴(yán)重影響了歸檔效率。

1.1.1.2 科研檔案歸檔困難。科研檔案形成的時(shí)間跨度大，一般3至5年，其中涉及的立項(xiàng)、結(jié)題材料以及在形成過(guò)程中的變更材料種類繁雜，且利用率較高。有的科研人員檔案意識(shí)差，對(duì)科研過(guò)程中的檔案資料保存積累不夠;一些檔案管理人員又難以把握科研項(xiàng)目在進(jìn)行過(guò)程中形成的檔案材料是否收集齊全，對(duì)科研檔案歸檔時(shí)間難以界定。

1.1.1.3 特色檔案資源供給不足。特色檔案是指高校在辦學(xué)過(guò)程中或開展各項(xiàng)重大活動(dòng)中形成的具有本校特色的歷史資料。由于無(wú)專人負(fù)責(zé)定期收集，造成特色檔案較少。檔案館直接參與重大活動(dòng)的機(jī)會(huì)較少，造成一些重大活動(dòng)檔案資料缺失。在名人檔案資料收集上，由于名人的個(gè)人檔案屬于私人物品，除非本人自愿捐贈(zèng)，否則檔案館無(wú)權(quán)向本人索取，名人檔案收集不足，提供利用的機(jī)會(huì)更是少之又少。

1.1.2 資源形式的供給不足

1.1.2.1 數(shù)字化檔案供給匱乏。數(shù)字化檔案具有易檢索、易操作等優(yōu)勢(shì)，如今已成為用戶利用檔案信息主要方式之一。然而，由于檔案信息化、數(shù)字化水平嚴(yán)重滯后，海南醫(yī)學(xué)院檔案信息資源的供給形式只有傳統(tǒng)介質(zhì)方式，這與用戶期望反差較大。

1.1.2.2 檔案編研力度不夠。學(xué)院檔案館供給的檔案信息資源大部分是原始信息，二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)的供給嚴(yán)重不足。據(jù)了解，《海南醫(yī)學(xué)院文件匯編》的利用率很高，且利用起來(lái)便捷直觀，受到檔案信息用戶的一致好評(píng)。類似于《海南醫(yī)學(xué)院文件匯編》的三次文獻(xiàn)供給不足，直接影響檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。

1.2 館內(nèi)工作人員方面

1.2.1 工作人員配置上的供給不足

1.2.1.1 在人員配置數(shù)量方面。隨著檔案信息資源開發(fā)程度的加深和檔案信息化進(jìn)程的加快、服務(wù)功能領(lǐng)域的拓展，相關(guān)工作人員編制也應(yīng)增加，才能保證檔案開發(fā)的順利進(jìn)行。目前，海南醫(yī)學(xué)院檔案館只有5名工作人員，且近6年都沒有新增人員，明顯不足。

1.2.1.2 在人員配置結(jié)構(gòu)方面。學(xué)院檔案館35-49歲的4名，34歲以下的1名，無(wú)49歲以上的。這樣的年齡結(jié)構(gòu)，缺少年輕人員，檔案館檔案信息化、數(shù)字化的工作難度較大。

1.2.2 工作人員能力上的供給不足

1.2.2.1 專業(yè)知識(shí)水平偏低。工作人員中，只有1名是檔案專業(yè)碩士研究生，其余4人均為非檔案專業(yè)畢業(yè)生。未及時(shí)引進(jìn)檔案專業(yè)人才，對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)不夠，未定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者交流訪問，檔案館工作人員專業(yè)知識(shí)水平偏低。

1.2.2.2 溝通能力不足。經(jīng)常出現(xiàn)同一時(shí)間檔案館來(lái)訪者較多、短時(shí)間無(wú)法查找到檔案原件等情況，檔案用戶由于等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)引起情緒上的煩躁?；蛘撸瑱n案用戶在查閱檔案前，準(zhǔn)備的審批手續(xù)不全，無(wú)法辦理查詢檔案時(shí)，接待人員沒有一次性告知用戶需要準(zhǔn)備的全部材料，造成檔案用戶往返幾次才能完成檔案查詢。當(dāng)用戶對(duì)所查檔案信息不能準(zhǔn)確描述，工作人員不能通過(guò)專業(yè)的知識(shí)，幫助用戶對(duì)所需檔案特征進(jìn)行界定，拉長(zhǎng)了查檔時(shí)間。

1.2.2.3 信息化管理水平較低。近年來(lái)，學(xué)院檔案館一直沿用傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式，檔案館工作人員對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式比較熟悉，但對(duì)檔案館信息化工作了解不足，由于本身都不是技術(shù)專業(yè)出身，信息化應(yīng)用水平普遍偏低，不能適應(yīng)檔案館信息化建設(shè)的需要。

1.3 服務(wù)方式上的供給不足

目前，傳統(tǒng)的到館查詢檔案的服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足海南醫(yī)學(xué)院檔案用戶的需求。更多檔案用戶期望能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案查詢，第一時(shí)間獲取所需檔案信息;或者通過(guò)手機(jī)APP，隨時(shí)隨地獲取急需的信息。而學(xué)院目前所提供的服務(wù)方式仍然只有傳統(tǒng)的到館查閱、檔案外借、檔案復(fù)印、檔案證明等方式，不能滿足學(xué)院檔案信息用戶日益增長(zhǎng)的服務(wù)方式多樣化需求。

2 供給視角下海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)優(yōu)化策略

2.1 館藏資源優(yōu)化及管理方面

2.1.1 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源的收集整理。注重館藏資源建設(shè)，進(jìn)一步提高各類檔案信息資源的收集力度。應(yīng)做到“應(yīng)收盡收”，盡可能將收集范圍內(nèi)的檔案收集齊全。還應(yīng)擴(kuò)大收集范圍，從用戶需求出發(fā)，不斷拓展檔案收集征集范圍，全方位、多渠道收集檔案材料。將“滿足用戶需求”作為收集檔案資料的出發(fā)點(diǎn)，遇到暫不在接收范圍內(nèi)但又有保存利用價(jià)值且符合用戶需求的檔案材料也要接收進(jìn)館。同時(shí)，增加個(gè)人、團(tuán)體等的非公務(wù)性檔案，也可以向社會(huì)征集與本校有關(guān)的實(shí)物檔案、名人檔案、特色檔案。檔案資源齊全、完整、豐富，才能保證面向用戶需求的檔案信息服務(wù)。還應(yīng)拓展收集載體類型。應(yīng)在收集紙質(zhì)檔案資源的基礎(chǔ)上，更加注重收集音頻、視頻、圖像資料等電子檔案，為用戶提供多種載體的檔案信息查詢服務(wù)。

在收集檔案時(shí)，在確保收集數(shù)量的同時(shí)也要注重收集檔案的質(zhì)量。加大對(duì)名人檔案、重大事件檔案、師生活動(dòng)檔案的收集力度，根據(jù)本校在辦學(xué)過(guò)程中發(fā)生的重大事件，可以采用公開征集、給予獎(jiǎng)勵(lì)的方式，面向全體教職工、科研人員、在校學(xué)生、退休教職工、往屆畢業(yè)生以及社會(huì)人員，征集與本校相關(guān)的檔案資料。針對(duì)學(xué)院建校以來(lái)所發(fā)生的重大事件，可以邀請(qǐng)當(dāng)時(shí)的參與者到檔案館進(jìn)行采訪，用視頻記錄下來(lái)，不斷完善歷史資料。

2.1.2 加大檔案編研力度。以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，針對(duì)教職工、科研人員更傾向于查閱科研、教學(xué)類檔案的特點(diǎn)，進(jìn)一步加大館藏檔案資源的編研力度，對(duì)科研、教學(xué)類檔案信息資源分門別類，進(jìn)行深度加工，從中總結(jié)、提煉出二次元信息、三次元信息，為學(xué)院教職工、學(xué)生提供更加直觀、全面、準(zhǔn)確的檔案信息，提高他們的檔案利用效率。

2.1.3 加快檔案信息化建設(shè)。應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，分層次、分階段實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.1.3.1 購(gòu)買硬件設(shè)備，檔案信息化需要檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)字化設(shè)備以及檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備。檔案數(shù)字化設(shè)備主要有掃描儀、高拍儀等;檔案存儲(chǔ)設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)、硬盤和備份系統(tǒng)等。

2.1.3.2 針對(duì)原有館藏資源中的科研檔案、教學(xué)檔案、行政檔案、財(cái)會(huì)檔案等非涉密檔案資源，可以采取購(gòu)買服務(wù)的方式，由專業(yè)公司團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存入數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.1.3.3 針對(duì)新收集的檔案資源，由檔案館工作人員負(fù)責(zé)，收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)，注重收集檔案的電子版本，整理歸檔。

2.2 館員方面

2.2.1 優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍

2.2.1.1 增加專職檔案管理人員。確保充足的人力資源供給是提高檔案館信息服務(wù)能力、實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息服務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)。學(xué)院檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略以及自身發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合本館實(shí)際狀況，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)建設(shè)，增加專職工作人員數(shù)量?？梢圆扇≌袖浶氯说姆绞矫嫦蛏鐣?huì)公開招聘專業(yè)人才，或者在學(xué)院行政部門內(nèi)部調(diào)整人員，引進(jìn)檔案專職管理人員。在引進(jìn)的專職人員中，應(yīng)注重對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)類人員的引進(jìn)，提升檔案管理人員信息化應(yīng)用水平，為檔案館開展線上服務(wù)打下基礎(chǔ)。

2.2.1.2 優(yōu)化工作人員年齡結(jié)構(gòu)。進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作人員年齡結(jié)構(gòu)，引進(jìn)年輕且熟悉技術(shù)工作的人員，引入具有敬業(yè)精神和豐富工作經(jīng)驗(yàn)的中老年同志，形成一個(gè)老、中、青相結(jié)合的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，工作人員之間合理分工：老年人發(fā)揮“傳幫帶”作用，向年輕人傳授工作經(jīng)驗(yàn);中年人員作為檔案館的主力，能夠從接待和閱覽工作中脫身，把更多的精力投入到檔案館其他工作;年輕人容易接受新思想，在創(chuàng)新服務(wù)上發(fā)揮作用，這樣才能更好地滿足檔案館工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性要求。

2.2.1.3 優(yōu)化工作人員教育結(jié)構(gòu)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理類專業(yè)人才引進(jìn)工作，在檔案編研部門配備高學(xué)歷專業(yè)人才，進(jìn)一步提高檔案館的學(xué)術(shù)水平;在檔案業(yè)務(wù)操作部門人員配備上可以保持一定比例的中等教育水平的業(yè)務(wù)技術(shù)人員，提高檔案查詢服務(wù)能力;在線上服務(wù)部門配備計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，提高檔案館線上服務(wù)水平。

2.2.1.4 進(jìn)一步明確兼職檔案員職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)全院兼職檔案管理員培訓(xùn)，每學(xué)期組織1—2次兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓所有兼職檔案員都能夠熟練掌握檔案管理制度、檔案的收集、歸檔要求以及檔案的保管方式和移交檔案的要求。同時(shí)，學(xué)院各立檔單位在建立兼職檔案人員隊(duì)伍時(shí)應(yīng)進(jìn)行綜合考量，選擇有從事檔案管理工作意愿的同志負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。同時(shí)在年度考核、職稱評(píng)定等方面應(yīng)給予兼職檔案員一定的政策傾斜，鼓勵(lì)兼職檔案員做好檔案管理工作，盡可能長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作。

2.2.2 提高工作人員溝通能力

2.2.2.1 加強(qiáng)與檔案館領(lǐng)導(dǎo)的溝通。檔案館工作人員應(yīng)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)學(xué)院和館領(lǐng)導(dǎo)的工作部署與要求，確保領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作能夠及時(shí)準(zhǔn)確地完成。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和分析日常工作中遇到的問題，向檔案館領(lǐng)導(dǎo)反映情況，爭(zhēng)取及時(shí)解決。

2.2.2.2 加強(qiáng)與檔案利用者的溝通。檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)與檔案利用者的溝通，了解利用者所在部門及工作屬性和重點(diǎn)，掌握利用者需求的方向、目的，判斷用戶的需求特點(diǎn)，提高與用戶的溝通效率。

2.2.2.3 加強(qiáng)與兼職檔案員的溝通。檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)與各部門兼職檔案員的溝通，對(duì)檔案日常管理工作加以指導(dǎo)，提高各部門檔案收集、整理和歸檔的質(zhì)量。

2.2.3 提高檔案工作人員信息化管理水平

2.2.3.1 加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育。學(xué)院檔案館仍有3人的學(xué)歷為本科，可以鼓勵(lì)這些人員通過(guò)繼續(xù)教育的方式考取研究生等，通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提升自身的綜合素質(zhì)。

2.2.3.2 組織開展專項(xiàng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。學(xué)院自身就具備各方面的專業(yè)技術(shù)人才，檔案館可以利用業(yè)余時(shí)間，邀請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)的教師為檔案館工作人員開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的培訓(xùn)，要求每人熟練掌握辦公軟件、微信公眾號(hào)等的使用方法。

2.2.3.3 組織檔案工作人員到其他醫(yī)學(xué)院校掛職鍛煉。結(jié)合高校校際合作，組織檔案館年輕工作人員到國(guó)內(nèi)一些醫(yī)學(xué)院校檔案館進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)，通過(guò)一段時(shí)間的實(shí)際工作，學(xué)習(xí)其他高校檔案館信息化管理等的經(jīng)驗(yàn)做法。

2.3 服務(wù)方式方面

2.3.1 創(chuàng)新線上服務(wù)。一方面，加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站服務(wù)性功能建設(shè)。學(xué)院檔案館應(yīng)注重官方網(wǎng)站的開發(fā)建設(shè)，不斷健全完善官方網(wǎng)站的服務(wù)性功能。應(yīng)以學(xué)期為單位，及時(shí)更新網(wǎng)站內(nèi)容，定期更新完善檔案館介紹、組織情況、館藏?cái)?shù)量、館藏目錄等板塊的內(nèi)容和數(shù)據(jù)，讓檔案用戶能夠通過(guò)網(wǎng)站了解學(xué)院檔案館的基本情況，比如檔案館的對(duì)外工作時(shí)間以及檔案館所處的具體地址，負(fù)責(zé)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案管理員的辦公電話等。在網(wǎng)站上公開檔案館的管理制度等相關(guān)信息，上傳最新的檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度及相關(guān)資料。用戶需要到館查詢的，可以通過(guò)查詢制度公開欄，了解辦理查詢檔案的流程，以及需要提前準(zhǔn)備的有關(guān)手續(xù)材料等，為檔案用戶查詢檔案掃清盲點(diǎn)、堵點(diǎn)。提供檔案館網(wǎng)站自助式服務(wù)方式，檔案用戶可以登錄海南醫(yī)學(xué)院檔案館官方網(wǎng)站，通過(guò)注冊(cè)的方式，進(jìn)行用戶實(shí)名認(rèn)證后，可以在線查詢一定范圍內(nèi)的檔案信息。另一方面，采用購(gòu)買服務(wù)的方式，開發(fā)建立一套檔案信息管理系統(tǒng)，通過(guò)在線檢索的方式，檢索出用戶需求的檔案信息;同時(shí)，為保障檔案信息傳播的安全性，對(duì)于不同用戶的檢索權(quán)限也應(yīng)有所區(qū)分，加強(qiáng)管控。

2.3.2 強(qiáng)化線下服務(wù)。一方面，可以開通預(yù)約查詢服務(wù)，檔案利用者可以通過(guò)電話預(yù)約查詢。檔案館工作人員在登記好用戶姓名、查詢時(shí)間、聯(lián)系電話以及查詢檔案內(nèi)容等信息后，可以提前將用戶所需查詢的檔案找出，等到利用者按照約定時(shí)間到館后，直接將檔案提供給對(duì)方。如果檔案利用者查詢的信息相對(duì)簡(jiǎn)單，工作人員還可以直接將結(jié)果反饋給對(duì)方，這樣能夠進(jìn)一步提高學(xué)院檔案館的服務(wù)效率。另一方面，應(yīng)建立反饋機(jī)制。學(xué)院檔案館可以采取留言箱的方式，依托學(xué)院檔案館網(wǎng)站上的留言板模塊，收集檔案利用者對(duì)檔案館服務(wù)工作的意見和建議，找出工作中的不足，加以整改，推動(dòng)檔案館工作。

我們應(yīng)針對(duì)海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)供給不足的實(shí)際問題及原因，進(jìn)一步明確未來(lái)檔案館信息服務(wù)水平和信息服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化策略，推動(dòng)學(xué)院檔案信息服務(wù)的完善，提高檔案信息服務(wù)工作的質(zhì)量和效率，更好地滿足利用者日益增長(zhǎng)的檔案信息服務(wù)需求。

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作者簡(jiǎn)介：李梓泉，海南醫(yī)學(xué)院檔案館館員。