大慶油田有限責任公司第二采油廠信息中心檔案室 黑龍江 大慶 163400

當今社會是信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，建立與完善檔案工作的信息化，應用計算機技術(shù)管理檔案工作，是提高檔案部門信息工作的有效途徑，是適應新時代發(fā)展的必然趨勢，是步入信息現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

1 認清檔案信息化管理在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用

要使檔案現(xiàn)代化管理走向科學化、標準化、規(guī)范化軌道，就要認識到信息工作之于檔案工作的重要性，認識到現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，才能真正重視檔案工作信息化的建設(shè)與完善。隨著時間的推移，檔案工作者已經(jīng)開始利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來管理檔案工作[1]。

2 建立科學的檔案信息管理系統(tǒng)

縱觀檔案管理的全過程，其管理的主要內(nèi)容是對檔案信息資源的收集、整理、保管、編研、開發(fā)和利用。所謂檔案信息管理系統(tǒng)，它是由檔案信息管理組織機構(gòu)，檔案信息傳遞程序和管理標準等組成。為了建立起科學的檔案信息管理體系，我們對檔案管理的現(xiàn)狀從宏觀和微觀兩個角度進行了分析。從宏觀的角度出發(fā)，設(shè)立了“檔案信息傳遞中心”，通過信息傳遞中心的建立，檢查信息渠道是否暢通，信息中心是否起到協(xié)調(diào)、監(jiān)督、控制作用，使檔案信息工作始終處于良性循環(huán)；同時，又從微觀的角度建立機關(guān)管理類檔案、會計檔案及科技檔案（基建、科研、地質(zhì)、設(shè)備）和其他不同載體形式的檔案，使檔案信息即能做到統(tǒng)一歸口，又能做到分級管理，從而使檔案信息系統(tǒng)既達到了適用性和科學性的要求，同時也使建立起的檔案信息系統(tǒng)環(huán)節(jié)少，流程短，速度快[2]。

3 檔案信息化基礎(chǔ)工作取得了突破性進展

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)。①完成了各類檔案的目錄進機工作。我廠檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)得到進一步加強，在新的檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺上，建成了一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫。目前，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫目錄信息量案卷級達14萬余條，文件級達60萬余條，實現(xiàn)了全部館藏檔案目錄機檢。②地質(zhì)大隊研制的檔案單井資料管理軟件技術(shù)和應用水平進一步提高。建成了具有國內(nèi)先進水平且獨具特色的檔案單井資料管理應用系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)庫日常維護、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面積累了豐富的經(jīng)驗。目前已將掃描的完井資料、射孔和補孔資料、錄入的誘噴資料、掃描的施工總結(jié)類所有數(shù)字化信息維護到此系統(tǒng)中，通過IE瀏覽器實現(xiàn)了完井數(shù)據(jù)表、射孔通知單和射孔誘噴資料的網(wǎng)上查詢服務(wù)，提高油田開發(fā)檔案的利用效率，在我廠油田開發(fā)系統(tǒng)建立起了一個高效、規(guī)范、開放的檔案信息利用平臺。③完成了前磁測井曲線圖紙資料數(shù)字矢量化反演系統(tǒng)。我們與工程技術(shù)大隊科技人員配合，采用國際上最為先進的圖形識別技術(shù)理論，經(jīng)過一年攻關(guān)，研發(fā)出前磁測井曲線圖紙資料數(shù)字矢量化反演系統(tǒng)，實現(xiàn)了圖形數(shù)字化永久存儲管理模式，改變了大慶油田油水井的前磁資料文本管理模式，實現(xiàn)了該類圖紙資料的數(shù)字化永久性應用。④利用網(wǎng)絡(luò)平臺進行深入宣傳。為方便全廠檔案人員及時了解檔案工作動態(tài)，掌握相關(guān)檔案信息，通過自建網(wǎng)站，更新欄目，完善內(nèi)容，充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。

4 應用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案信息資源利用的準確性、及時性、適用性和經(jīng)濟性

（1）應用現(xiàn)代化管理手段，提高工作效率。現(xiàn)在我們應用推廣的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了全文檢索、借閱、歸還、銷檔、批量歸檔等功能，對目錄輸入、查找、檢索節(jié)省了大量的時間，提供了方便。現(xiàn)就檢索功能來談一談應用現(xiàn)代化管理手段的好處。應用計算機檢索與人工檢索速度比較，由原來的人工檢索幾分鐘一卷，只能到案卷級，而利用計算機檢索，只用十幾秒鐘，而且直接檢索到文件級，比原來提高功效幾十倍，誤差率由人工檢索的10%下降到機檢的1%，誤檢率降低了10倍。降低了檔案人員的勞動強度，節(jié)省了檔案人員和利用者的時間，提高了雙方工作效率。

（2）應用現(xiàn)代化管理手段，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。應用前磁曲線信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，能夠直接從網(wǎng)絡(luò)化標準數(shù)據(jù)庫中提取前磁測井曲線信息，以原風貌圖紙格式在網(wǎng)頁上顯示前磁曲線并標識節(jié)箍點數(shù)據(jù)值，并可導出和下載節(jié)箍點數(shù)據(jù)值。其經(jīng)濟效益推算如下：①前磁圖紙資料矢量化處理軟件的推廣應用，有效地減少了無效措施井數(shù)。②前磁圖紙資料數(shù)字化管理模式取代文本化管理模式，每年可間接節(jié)省費用達300余萬元。③軟件的使用，消除了前磁曲線圖紙的損壞及丟失給企業(yè)帶來的損失。

5 完善檔案工作信息化應注意的幾個問題

（1）建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊伍。知識經(jīng)濟把科技知識和人才教育作為支撐其發(fā)展的兩大支柱，知識經(jīng)濟的核心在于能否擁有掌握現(xiàn)代化的科技人才。這就要求檔案系統(tǒng)必須建立一支具有穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊伍。因此，要求檔案工作者提高自身能力：一是掌握運用計算機的能力；二是要具有一定的外語水平；三是使自己成為信息服務(wù)員；四是要具有檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識。

（2）建立和完善各項信息工作制度，建立信息工作激勵機制。為加強各單位應用現(xiàn)代化的管理手段，我們制定了相關(guān)的信息工作制度 。為促動信息資源的開發(fā)與利用，我們制定了獎金考核管理辦法，對信息工作做得好的單位給予獎勵。

（3）加強信息建設(shè)的防盜、保密、安全措施。有了現(xiàn)代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保發(fā)展。加強保密工作，提高涉密人員的思想覺悟，使他們能夠更加自覺地履行好保密的責任和義務(wù)。還要求涉密人員掌握一定的保密知識和技能，更好地運用到檔案信息的管理工作中。綜上所述，只有加快檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案工作才能有高度、有特色，才能適應時代的發(fā)展，才能使檔案工作立于不衰之地。