□ 綏中縣自然資源事務(wù)服務(wù)中心 高 云 綏中縣檔案館 晉 軍

黨政群機構(gòu)改革后，縣區(qū)黨政群機構(gòu)和事業(yè)單位的檔案工作進展得如何，存在哪些方面的問題，怎樣來解決呢?近期，綏中縣檔案館就綜合檔案室的設(shè)立、檔案專兼職人員配備、檔案數(shù)字化、檔案移交、檔案人員培訓(xùn)等10個方面的問題開展了問卷調(diào)查，收回調(diào)查問卷45 份。結(jié)合綏中縣檔案工作實際，作者進行了認真的分析，查找縣區(qū)檔案工作存在的問題，從中探討解決的辦法。

一、基本情況

調(diào)查對象占全縣部門總數(shù)的48.9%。其中，縣直機關(guān)21 家、鄉(xiāng)鎮(zhèn)17 家、事業(yè)單位7 家。從調(diào)查結(jié)果來看，70%以上的單位設(shè)立了綜合檔案室，配備了專兼職檔案人員，檔案也實行了集中統(tǒng)一管理。38 家單位設(shè)有專門保管檔案的檔案室。?？埔陨蠈W(xué)歷檔案人員達到98%，接受過檔案培訓(xùn)人員為31 人，達到了69%。

由此可見，綏中縣檔案工作有效開展，各單位的檔案工作有人做、檔案有人管、檔案有地方存放，接近半數(shù)單位檔案管理有了軟件，并開展了數(shù)字化工作，檔案專兼職人員文化程度和業(yè)務(wù)水平有了大幅度提升，全縣檔案事業(yè)呈現(xiàn)出良好的局面。

二、檔案工作存在的主要問題

1.部分單位檔案未實行集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理單位的全部檔案是我國檔案工作的基本原則。一個單位承擔著政府的部分職能，在工作中形成了大量的公務(wù)檔案，這些檔案反映了單位工作的全貌，應(yīng)當由單位的檔案室集中統(tǒng)一管理。目前，在調(diào)查的單位中，有三分之一的單位檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，都是以各種理由為借口，在內(nèi)設(shè)機構(gòu)自行保管，管理方式方法也與檔案管理不相匹配，影響了檔案作用及價值的充分發(fā)揮?？梢哉f，違反了檔案管理工作的基本原則。

2.檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。綏中縣整體檔案現(xiàn)代化管理水平不高，調(diào)查單位中僅有13 家單位配備了檔案管理軟件，占總數(shù)的39%；18 個單位開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，占總數(shù)的40%。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案現(xiàn)代化管理水平要好于機關(guān)和事業(yè)單位。17 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)中有8 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了檔案管理軟件，占47%；9 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展了檔案數(shù)字化工作，占53%。縣直部門僅有3 家配備使用了檔案管理軟件，約占縣直總數(shù)的17%；6 家單位開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，約占縣直總數(shù)的35%。主要原因是部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，縣直部門在檔案管理現(xiàn)代化方面應(yīng)繼續(xù)加強。

3.檔案人員專業(yè)化程度低。在調(diào)查中，檔案人員的學(xué)歷本科33 人，占總?cè)藬?shù)的72%；?？?1 人，占總?cè)藬?shù)的24%；其他占4%。文化程度較高，但業(yè)務(wù)水平偏低，沒有檔案專業(yè)畢業(yè)的人員。接受過縣以上檔案行政管理部門培訓(xùn)的人員約占70%，仍有30%的人員沒有接受過培訓(xùn)。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和水平有待提高。未參加培訓(xùn)人員中鄉(xiāng)鎮(zhèn)占50%，縣直占42.9%，事業(yè)單位占7.1%。鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直檔案人員還需要加強檔案意識，參加上級部門組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、解決的對策

檔案行政管理部門當前所面臨的重要工作就是及時有針對性地解決基層檔案工作中存在的問題，確保改革后各單位的檔案工作有效開展。主要應(yīng)從以下幾個方面采取措施，解決問題。

1.強化日常監(jiān)督檢查，建立約束機制。檔案集中統(tǒng)一管理，是單位檔案工作的基本原則，必須貫徹執(zhí)行。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案形成意識、歸檔意識較差，認為主要工作做好了，別的都不重要，尤其沒有認識到檔案如何歸檔、由誰管理的重要性。合并后的黨政群機關(guān)和事業(yè)單位，都是由多個單位合并或是不同單位的部分職能和人員并入后組合而成的，內(nèi)設(shè)機構(gòu)和職能均發(fā)生了相應(yīng)變化。檔案行政管理部門要根據(jù)這種變化，一方面要以開展檔案檢查為主要方式，督促有關(guān)單位要集中統(tǒng)一管理本單位的檔案，做不到的要進行通報批評；另一方面，督促各有關(guān)單位建立健全檔案收集歸檔制度，明確單位工作人員的歸檔責任和有關(guān)科室的歸檔職責，并以績效考核等方式認真落實。此外，檔案行政管理部門還要指導(dǎo)各機關(guān)事業(yè)單位編制本單位的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明確機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍，使各機關(guān)單位的檔案人員在收集整理工作中有章可循。

2.加大投入，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案工作是單位工作的一個重要組成部分，是單位辦公室的一項重要職責。檔案在每個單位的日常工作中起到了重要的參考和依據(jù)作用?？梢哉f，檢索效率的高低，影響到單位整體工作的效果。因此，有必要提高現(xiàn)代化管理水平，加大投入力度，購買檔案管理軟件，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。通過軟件提高檔案的查閱效率，這也是加快推進“增量檔案電子化”的重要措施。同時，也是檔案移交到檔案館的必備條件。各單位要充分認識到檔案管理現(xiàn)代化的必要性，檔案行政管理部門應(yīng)加大指導(dǎo)力度，提高我縣檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

3.加強檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作能力。檔案人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定著檔案管理的水平，因此要提高檔案人員的專業(yè)水平。首先，要進行必要的檔案基礎(chǔ)理論知識和基本專業(yè)技能培訓(xùn)，提高基層各單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。其次，根據(jù)不同的檔案人員舉辦不同層次的檔案專題培訓(xùn)，提升人員的基本素養(yǎng)，為檔案的日常管理工作提供人才儲備。最后，引導(dǎo)基層檔案人員通過自學(xué)等方式加強學(xué)習，提高業(yè)務(wù)能力和工作水平。