董敏

檔案整理既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。一盒盒整理漂亮美觀的檔案，常常給人以賞心悅目的視覺享受。然而，現(xiàn)實中人們經(jīng)常見到的檔案，卻并不都盡人意。筆者在到有關(guān)部門指導(dǎo)時，發(fā)現(xiàn)一些影響檔案美觀的問題，概括起來主要有：整理紙質(zhì)文件材料拆除原書釘時損傷了檔案;裝訂不整齊;歸檔章蓋不正、印章欠清晰;填寫歸檔章里的內(nèi)容字跡潦草，不好辨認(rèn)，甚至存在諸多糾錯改動;檔案盒正面和脊背內(nèi)容為手寫，欠正規(guī);雖為印刷字體，但文字和數(shù)字不整齊。這些問題如不及時糾正，將會為今后檔案進(jìn)館帶來諸多麻煩，影響?zhàn)^藏檔案的整體美觀度。為解決上述問題，筆者認(rèn)為可采取以下措施，較好地改善紙質(zhì)檔案的整體美觀度。

一、對需要歸檔的文件材料，立檔單位宜在文件材料形成過程中直接規(guī)范化裝訂，以提高檔案美觀度

所謂檔案美觀度，是指檔案完美的程度。提高檔案美觀度，主要是指在檔案形成的過程中，包括去除原有易銹蝕氧化的金屬或塑料裝訂物、蓋歸檔章、填寫檔號、檔案盒封面及側(cè)脊蓋印等各個環(huán)節(jié)工序精細(xì)規(guī)范，并盡量減少對檔案的二次損傷。

立檔單位在對歸檔的文件材料進(jìn)行裝訂前，首先應(yīng)檢查文件材料的字跡清晰度，并對字跡模糊的頁予以更換。裝訂有兩種選材：第一種是線裝訂。較厚的文件材料，宜采取“三孔一線”裝訂;較薄的，可采取直角裝訂[1]。第二種是不銹鋼釘裝訂。采用此法，必須選取優(yōu)質(zhì)不銹鋼釘裝訂。這種裝訂最快捷省事，當(dāng)然，對于保管期限10年的，一般金屬材質(zhì)裝訂即可。

在文件材料形成過程中，對需要歸檔的文件材料直接進(jìn)行規(guī)范化裝訂，至少有兩點好處：一是歸檔文件材料的原始形態(tài)得到了保護(hù)，避免了因拆除不符合要求的金屬或塑料裝訂物對檔案造成二次損傷;二是可減少去除不符合要求的裝訂物這道工序，減少工作量，從而提高整檔效率。當(dāng)然，對于比較厚的文件材料，可選用左側(cè)三點一線裝訂。

在文件材料形成過程中進(jìn)行規(guī)范化裝訂，只能局限于立檔單位自身形成的文件材料。對于外來文件材料，在整檔時仍然需要拆除原有易銹蝕氧化的金屬或塑料裝訂物，損傷檔案之情形仍不可避免。要從根本上避免這種情況發(fā)生，尚需采取更加強有力的措施，即通過國務(wù)院以行政法規(guī)或國家檔案局以部門規(guī)章的形式，對文件材料裝訂進(jìn)行規(guī)范化約束，全面推行國家機關(guān)、事業(yè)單位在文件材料形成過程中采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼釘裝訂之規(guī)定，這樣可從根本上解決整檔的二次損傷問題，并大大提高工作效率。

二、篆刻更加實用的歸檔章，減少手工書寫內(nèi)容，提高工作效率

歸檔章一般包含全宗號、年度、件號、機構(gòu)或問題、保管期限、頁數(shù)六部分內(nèi)容。歸檔章大小一般為長45毫米，寬16毫米[1]，歸檔章格式有三種可供選擇，分別展示如下：

第一種，為通用歸檔章。歸檔單位刻制一枚歸檔章即可，6空內(nèi)容需全部手寫，格式如下：

第二種，為選填式歸檔章。即全宗號、保管期限為固定刻制，其余內(nèi)容為手工填寫。此歸檔章填寫內(nèi)容相對簡化，但歸檔單位需制永久、30年、10年歸檔章各一枚，格式如下：

第三種，為代碼式選填歸檔章。即保管期限用代碼表示，永久代碼為Y，30年代碼為D30，10年代碼為D10。全宗號不變。格式如下：

第一種歸檔章為通用型，6空內(nèi)容需要全部手寫，比較麻煩;第二種、第三種歸檔章為選填型，每個章2空為固定刻制，4空為手寫，可以減少三分之一的工作量。立檔單位宜選擇篆刻第二種或第三種歸檔章較為便捷省事，而且能提高工作效率。

三、定購專屬檔案盒，減少手工蓋印數(shù)量，提高檔案美觀度

檔案盒是檔案的顏面，檔案盒正面和脊背填寫的內(nèi)容潔凈美觀，能從視覺上提高檔案的整體美觀度。檔案盒正面是立檔單位名稱，有的單位用毛筆書寫，有的用粗水筆書寫，也有的刻制蓋印，效果皆不美觀。若檔案盒脊背上的內(nèi)容較多，無論是手寫還是刻制蓋印，都難以達(dá)到理想效果。手寫顯得不正規(guī)，蓋印又存在蓋不正、字體色澤不勻，有邊緣等問題。為減少檔案盒手寫和蓋印數(shù)量，檔案數(shù)量較多的立檔單位，可在檔案盒生產(chǎn)廠家集中定購適合本單位的專用檔案盒，檔案盒上印刷立檔單位名稱、全宗號、保管期限（永久、30年）、盒號等固定內(nèi)容。由于減少了手工操作量，這樣既美觀又省事，還能大大改善檔案的整體美觀度，提高整檔效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[DA/T 22-2015].北京：國家檔案局2015-10-25

作者單位：山東省海陽市檔案館