杜琳 胡奎

一、引言

項目實施過程中每一個環(huán)節(jié)或管理活動都會產(chǎn)生大量文件，檔案管理人員在日常工作中要對這些文件進行收集整理并使之符合驗收要求，滿足后續(xù)利用需求。各級檔案驗收辦法隨項目檔案管理規(guī)定產(chǎn)生，至今已形成一套相對標準和完備的體系，然而檔案管理不是一成不變的被動接收，隨著檔案工作的持續(xù)開展，很多新問題新情況也隨之產(chǎn)生，項目檔案驗收作為項目檔案管理的后置環(huán)節(jié)更能全面準確地發(fā)現(xiàn)問題。本文作者結(jié)合工作實際，就檔案驗收中凸顯的關(guān)于制度、管理、人員和驗收本身等方面存在的一些問題進行總結(jié)分析并提出了相應(yīng)的對策。

二、項目檔案驗收工作概述

為加強項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全、有效，項目檔案均要按計劃進行驗收，一般是在項目竣工驗收2～3個月前完成。根據(jù)項目資金來源的不同，其檔案驗收組織主體存在差異，通常遵循“誰審批誰驗收”的原則，由項目審批部門或?qū)徟块T委托相關(guān)檔案專業(yè)職能部門按照有關(guān)標準規(guī)范進行，如國家發(fā)展改革委批復(fù)的項目其檔案驗收由國家檔案局組織實施，國防科工委批復(fù)的項目其檔案驗收由國防科工委組織實施，或者授權(quán)符合軍工資質(zhì)的檔案機構(gòu)實施等。不同驗收主體的驗收在形式和要求上存在些許差異，但驗收的總體目標和原則一致。檔案驗收一般通過質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的形式進行。檔案驗收組人數(shù)及查驗案卷的比例都有明確的要求，驗收依據(jù)主要來自兩個方面：

一是項目的審批文件，如可行性研究報告、初設(shè)等的審批文件;二是相關(guān)檔案管理的標準、制度和辦法，如《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）等。驗收內(nèi)容涉及項目檔案基礎(chǔ)管理工作情況，項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性，項目檔案的安全保管等。最后根據(jù)驗收情況提出整改要求與建議，出具驗收意見。

三、項目檔案驗收工作中的常見問題

（一）相關(guān)項目檔案驗收制度的編制或升版不及時

就我單位而言，目前指導(dǎo)項目檔案驗收工作的制度主要有2006年國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，2020年國防科工委、國家檔案局發(fā)布的《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（其上一版的發(fā)布時間是2007年）以及本單位根據(jù)上級制度制定的相關(guān)項目檔案驗收辦法及項目檔案驗收評分辦法。從以上檔案驗收辦法發(fā)布的時間來看，存在升版滯后的問題，這就導(dǎo)致驗收標準與新工作難以適應(yīng)的情況，比如隨著信息化的發(fā)展，電子文件的管理問題越來越突出，國家相應(yīng)地發(fā)布或升版了一些標準，而未及時升版的檔案驗收辦法中關(guān)于電子檔案的檢測或管理問題描述并不明確具體。同時驗收辦法本身與其引用或參考的文獻又存在升版時間不一致的情況，這就導(dǎo)致很多論述或提法的不一致，比如驗收辦法中提到關(guān)于檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性評價，而后來升版的引用文件中提到檔案應(yīng)滿足完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性的要求。目前的項目檔案驗收辦法多針對建設(shè)項目，而對于科研等其他類型的項目還沒有專門的驗收辦法做指導(dǎo)，其檔案驗收工作參照建設(shè)項目執(zhí)行。

（二）驗收中存在的某些問題缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范

項目檔案驗收工作涉及到檔案管理的方方面面，而檔案管理中總有一些標準和規(guī)范未能提及或細化的問題。比如，關(guān)于卷和件的問題，到底哪些文件應(yīng)該以卷為單位進行管理，哪些應(yīng)該以件為單位進行管理，建設(shè)單位是否需要歸檔總包方簽署的合同文本還是只需歸檔其目錄即可，數(shù)碼照片檔案到底要不要輸出，輸出的尺寸要求是什么，科研項目中論文、專利等成果性文件是單個歸檔還是以匯編的形式歸檔，其中論文是否要歸檔期刊或會議相關(guān)文件，對于升版的文件，之前的版本是全部歸檔紙質(zhì)版還是只歸檔電子版即可等等。因為這些問題未被明確規(guī)定導(dǎo)致驗收和管理中仁者見仁智者見智，哪怕是有些問題已約定俗成，在沒有形成規(guī)范之前仍是通過口耳相傳的方式進行普及，缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范。

（三）管理模式上存在難以完全滿足驗收要求的情況

項目檔案驗收中關(guān)于項目檔案的基礎(chǔ)管理工作是驗收的重要內(nèi)容之一，由于各方面主客觀因素導(dǎo)致很多難以完全滿足驗收要求的情況出現(xiàn)。比如，單位有多個工作區(qū)且不在同一地區(qū)的情況下，受人力及距離的限制難以做到項目檔案工作與項目進行完全同步。合同管理、檔案管理及項目管理分屬不同部門的情況下，前期合同簽訂時很難對項目文件材料的歸檔工作提出細致明確的要求，就目前實際工作來看，多數(shù)項目合同的簽署沒有檔案人員的參與，合同中關(guān)于檔案的要求籠統(tǒng)簡單。受單位整體信息化水平的限制或經(jīng)費等問題的影響，目前仍有部分單位的項目檔案管理信息化水平低或未實現(xiàn)信息化。關(guān)于檔案的提供利用上受保密等因素的影響，檔案信息資源的開發(fā)和檔案編研成果的出版受到限制等。諸如此類的情況很多都不是能以檔案管理人員的意志為轉(zhuǎn)移的，因此，僅從檔案管理的層面很難解決。

（四）項目檔案驗收的帶動提升作用未能充分發(fā)揮

項目檔案驗收工作是檔案管理部門和檔案管理人員的重要職責(zé)，因此，不免有將工作重點放在應(yīng)對檔案驗收上的情況。平時的工作多圍繞檔案驗收進行，或遵循通過檔案驗收即可的低標準或凡事服務(wù)于檔案驗收的唯一標準，不管是哪種標準都不利于本單位檔案事業(yè)的進步和全面發(fā)展。項目檔案管理過程中輕管理重驗收，檔案管理人員驗收過程參與度低檔案質(zhì)量不佳，但又被要求通過檔案驗收，這就導(dǎo)致工作上的矛盾。為完成驗收任務(wù)，一個項目驗收完馬上進入另一項目，缺乏對項目檔案驗收經(jīng)驗的總結(jié)和提升，這種情況下，項目檔案驗收對項目檔案管理帶動提升的作用未能充分發(fā)揮。

（五）項目檔案驗收工作本身具有局限性

驗收組專家組成相對固定，且多為本單位系統(tǒng)內(nèi)專家，知識和經(jīng)驗的流動性較差，對于專業(yè)性較強的項目檔案，專家很難從專業(yè)技術(shù)角度把握檔案的質(zhì)量。驗收辦法中關(guān)于抽查比例的計算均以“卷”為單位，而目前的檔案管理中多采用卷、件結(jié)合的方式。參與驗收的檔案及檔案說明材料仍然是以紙質(zhì)輸出為主，對于檔案管理不斷進步、各項工作都借助于信息化手段的今天，檔案驗收工作依然采用線下模式進行。在要求檔案信息化的同時不斷輸出紙質(zhì)版檔案進行驗收，而后續(xù)的利用中卻以電子版為主。部分紙質(zhì)輸出后的文件仍需進行有效性確認，至于驗收中輸出的大量說明材料后續(xù)都將面臨銷毀，因此，檔案驗收工作本身也需要進行適應(yīng)新形勢的變革。

四、項目檔案驗收工作中常見問題的應(yīng)對措施

（一）根據(jù)工作實際及時制定或升版相關(guān)驗收制度

對于各級檔案驗收辦法往往是上級部門的制度制定出來之后，下級部門才能以此為依據(jù)制定自己的驗收辦法，所以上級部門應(yīng)及時征集意見升級制度版本，其中想特別指出的是，《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是重大建設(shè)項目檔案驗收的評價依據(jù)，而此依據(jù)已在2018年升版為《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），其使用范圍擴大，相應(yīng)的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》也可以考慮擴大使用范圍。對于目前還處于參照建設(shè)項目執(zhí)行驗收工作的科研等類型的項目應(yīng)及時制定符合項目本身的驗收辦法，以指導(dǎo)檔案管理和驗收工作。對于上文提到的諸如哪些文件應(yīng)該以卷或件為單位進行統(tǒng)計和管理、總包方簽署的合同建設(shè)單位是歸檔合同文本還是歸檔合同目錄、升版之前的各版本文件是全部歸檔紙質(zhì)版還是只歸檔電子版，這些在已有規(guī)范中尚未明確規(guī)定的問題，各單位可以根據(jù)實際情況制定實施細則。

（二）從管理模式的優(yōu)化上提高檔案管理水平

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高檔案管理的意識，從一個項目的頂層設(shè)計上就將檔案工作考慮在內(nèi)，比如建設(shè)項目在啟動時就構(gòu)建好由建設(shè)單位、總包單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確定好檔案對接人且要維持這個網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，中途不可隨意換人。項目管理中的重要節(jié)點或事項均應(yīng)要求檔案管理人員參加，比如重要會議、招投標、合同簽署、設(shè)備儀器開箱驗收等，并要求檔案人員從專業(yè)角度提出要求或問題。對于同一項目分散幾地的問題，可以在合同中通過明確監(jiān)理或總包的審查責(zé)任來保證文件質(zhì)量。對于文件的形成和歸檔問題，項目管理人員應(yīng)明確各部門的責(zé)任，在規(guī)定時間內(nèi)按照要求向檔案部門歸檔，堅決避免因為一方的文件歸檔不符合要求而影響驗收的情況。檔案信息化已成為檔案驗收的重要指標，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體構(gòu)架之中。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案質(zhì)量和檔案驗收質(zhì)量，工作中不管是對項目檔案管理的策劃還是對歸檔文件的質(zhì)量審查，對檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)或是對項目檔案的編研利用等，都對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員除了要具備檔案專業(yè)知識和技能，還要掌握一定的項目管理、相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識以及與各部門溝通協(xié)調(diào)的能力。檔案管理人員應(yīng)通過自我學(xué)習(xí)、參與培訓(xùn)、交流總結(jié)等方式提高自己的業(yè)務(wù)水平。工作中熟練掌握相關(guān)標準規(guī)范并能靈活運用到平時的收集管理中，檔案驗收前能通過自檢發(fā)現(xiàn)問題并及時糾正，主動深入了解項目進展，在對項目過程綜合把控的基礎(chǔ)上開展檔案工作。在明確監(jiān)理和總包審查責(zé)任的同時，建設(shè)單位檔案管理人員又應(yīng)對監(jiān)理和總包進行監(jiān)督檢查指導(dǎo)。檔案管理人員還應(yīng)起到宣傳的作用，通過各平臺發(fā)布相關(guān)政策法規(guī)和進行宣傳報道，提高大家的檔案意識，推動檔案工作。

（四）充分發(fā)揮項目檔案驗收的帶動作用

項目檔案管理過程中要明確檔案驗收是提高檔案質(zhì)量的手段而不是檔案管理的最終目的。首先要充分發(fā)揮項目檔案驗收的督促作用，將檔案驗收的要求和標準貫穿到項目檔案管理的始終，充分發(fā)揮檔案驗收在整個項目檔案管理過程中的督促作用，平時按照標準規(guī)范進行管理，驗收通過自是水到渠成的事情。其次，驗收后要注意總結(jié)經(jīng)驗并進行經(jīng)驗共享，對于常見問題和共性問題要做到舉一反三，避免一個項目檔案管理人員身上存在的問題再出現(xiàn)在另一個人身上，一個項目上存在的問題再出現(xiàn)在另一個項目上。本單位可以根據(jù)檔案驗收發(fā)現(xiàn)的問題，按年度編寫檔案驗收問題匯編，上級單位也可以從驗收者的角度匯編常見驗收問題供下級單位參考或借鑒。

（五）優(yōu)化檔案驗收形式

從經(jīng)驗共享的角度上看可以跨系統(tǒng)邀請驗收專家，通過更新或優(yōu)化專家?guī)靵肀３种R的更新和流動，對于專業(yè)性較強的項目可邀請專家從行業(yè)角度對檔案進行把關(guān)。項目檔案卷、件結(jié)合管理的情況下，抽查的數(shù)量可以根據(jù)卷和件的數(shù)量來確定，以保證總體抽查比例的合理性。各單位可配備專門的驗收會議室，以方便調(diào)卷和集中答疑，為每位專家配備驗收專用電腦，以提高驗收意見輸出效率和對查閱文件的檢索速度。上級單位可以考慮運用檔案驗收管理系統(tǒng)推進成員單位的驗收工作，驗收說明性材料和相關(guān)檔案都可在系統(tǒng)中呈現(xiàn)，倡導(dǎo)信息化的驗收手段，提高電子文件的驗收參與率。

五、小結(jié)

項目檔案驗收的主要目的是保證項目檔案的質(zhì)量，而檔案驗收中存在的很多問題都不利于發(fā)揮其對項目檔案管理的提升作用。這些問題又是多方面的，有些問題從檔案管理人員的角度就可以解決，對于這類問題檔案管理人員要總結(jié)分析并改進。而諸如制度上的、管理上的或驗收工作本身等方面的問題則不是檔案管理人員可以直接解決或避免的，對于這類問題檔案管理人員應(yīng)及時向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)提出并解決。項目檔案驗收人員從驗收工作中總結(jié)經(jīng)驗來豐富和完善驗收標準，檔案管理人員以更高的標準從事項目檔案管理，這樣檔案工作才能更進一步。

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作者單位：中國核動力研究設(shè)計院檔案館