文/汪恭明（徐州碧桂園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）

企業(yè)的費用報銷主要指的是在企業(yè)的發(fā)展過程中，業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員由于工作需要產(chǎn)生墊資的原始憑證，依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，在審批之后，費用成功結(jié)算。這一過程由于牽涉到較多的環(huán)節(jié)，所以復(fù)雜性較高，針對費用報銷進(jìn)行有效的管理，才能使財務(wù)管理工作獲得更好的成效?？梢钥闯鲞@一管理工作對企業(yè)發(fā)展有重要的作用，針對企業(yè)內(nèi)部費用報銷管理中存在的問題進(jìn)行深入分析，并制定出合理的管理措施，這樣費用報銷管理的水平才能得到較好的提升，進(jìn)而保證企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

一、企業(yè)費用報銷管理的重要作用分析

在企業(yè)的財務(wù)管理工作中，費用報銷管理是其中十分關(guān)鍵的一項內(nèi)容，相比較財務(wù)管理中的其他內(nèi)容，有關(guān)費用報銷的管理工作存在較大的影響。企業(yè)針對這方面工作進(jìn)行有效的管理，可以更好地維護(hù)財務(wù)管理的秩序，實現(xiàn)企業(yè)資金的高效管理。在企業(yè)運行的各個環(huán)節(jié)中，都可能會出現(xiàn)費用的報銷，比如物資的采買、工作人員出差、項目研發(fā)等，這些支出的費用都需要依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報銷，完善的報銷流程以及高效的管理方式，可以保證費用報銷的規(guī)范性，如果報銷管理出現(xiàn)問題，就容易出現(xiàn)各種各樣的消極現(xiàn)象，如財務(wù)報表內(nèi)容失真、報銷流程過于復(fù)雜、財務(wù)管理混亂等，對該項工作缺乏有效的監(jiān)管，出現(xiàn)報銷金額和實際支出不符的情況，這對企業(yè)的財務(wù)管理質(zhì)量會產(chǎn)生不利的影響。所以，采取科學(xué)的方式進(jìn)行費用報銷管理，能夠維護(hù)財務(wù)管理的秩序穩(wěn)定性，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、費用報銷管理的原則

（一）真實性

基于費用報銷工作的特殊性，在開展這一管理工作時，需要嚴(yán)格遵循真實性原則，這主要是因為費用報銷牽涉到企業(yè)的資金支出，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益會產(chǎn)生較大的影響[2]。遵循這一原則，財務(wù)部門的相關(guān)人員就需要在實際工作中對票據(jù)的真實性進(jìn)行嚴(yán)格審核，仔細(xì)核對相關(guān)數(shù)據(jù)，堅持務(wù)實求真的態(tài)度，這樣管控工作才能發(fā)揮有效作用，降低企業(yè)的資金風(fēng)險。在這一原則下進(jìn)行費用報銷管理，工作人員需要端正自身的態(tài)度，充分認(rèn)識到這一項工作的重要性，客觀公正地處理相關(guān)信息，同時，要避免出現(xiàn)人為的記錄和計算失誤，保證報銷費用和實際資金支出相符合。

（二）創(chuàng)新性

以往的報銷方式基本上都是通過紙質(zhì)票據(jù)，部門負(fù)責(zé)人當(dāng)面完成交接工作，但是在新的環(huán)境形勢下，主要是通過信息技術(shù)手段將紙質(zhì)票據(jù)信息轉(zhuǎn)換為電子格式進(jìn)行存儲，這使得工作流程得到了優(yōu)化，達(dá)到了動態(tài)化管理。所以，在進(jìn)行費用報銷管理時，也要遵循創(chuàng)新性原則，對管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新改進(jìn)，根據(jù)時代發(fā)展的需求，對相關(guān)的理念進(jìn)行創(chuàng)新，并在管理工作實踐中逐步積累經(jīng)驗，積極應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)手段。

由于不同的企業(yè)在經(jīng)營規(guī)模、項目等方面存在差異，所以有關(guān)費用報銷的流程也會有一定的不同，企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)況，探索出適合自己的費用報銷管理路徑，在管理方式上進(jìn)行有效創(chuàng)新，才能更好地保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）規(guī)范性

由于費用報銷牽涉到的環(huán)節(jié)較多，過程較為復(fù)雜，因此，需要嚴(yán)格遵循規(guī)范性原則。

通常來講，有關(guān)報表的填寫需要規(guī)范其格式，數(shù)字信息在填寫時，字跡不清晰或者被篡改后可能出現(xiàn)爭議，因此一般都是采取大寫和小寫同時進(jìn)行的方式，確保報銷數(shù)字的清晰性，防止?fàn)幾h[3]。同時，有關(guān)費用產(chǎn)生，如果是不同的項目，在報銷時不能混淆，不然在后續(xù)的財務(wù)報表中容易出現(xiàn)問題。另外，由于費用的報銷管理具有較大的工作量，在應(yīng)用信息技術(shù)手段對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整合以及分析時，對工作流程也需要進(jìn)行規(guī)范，防止報銷的原始數(shù)據(jù)丟失，以規(guī)范化的處理流程來保證數(shù)據(jù)的安全存儲和使用。再者，原始票據(jù)作為重要的憑證，需要完好地保留，這樣在對填寫的數(shù)據(jù)進(jìn)行核驗時，才能更好地辨別數(shù)據(jù)真假。并且企業(yè)要做好權(quán)責(zé)的劃分，依照崗位不同劃分具體的工作任務(wù)，通過分類管理，確保費用報銷規(guī)范進(jìn)行。

三、企業(yè)費用報銷管理過程中存在的主要問題分析

（一）報銷制度有待完善

開展費用報銷管理時，需要有完善的管理制度作為依據(jù)，但是從目前工作開展的實際情況來看，有關(guān)的制度建設(shè)還具有一定的問題，對這一項工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生了一定的阻礙，因而對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展也存在不良影響。

由于這方面制度建設(shè)不夠完善，所以在實際工作中，報銷的金額與實際的費用支出具有較大的偏差，使得企業(yè)內(nèi)部資金管理出現(xiàn)混亂[4]。分析其原因，部分企業(yè)在建立相關(guān)的制度時，有關(guān)費用報銷的重要性沒有良好的凸顯，使用傳統(tǒng)的報銷方式，人工工作量較大，由于人為失誤，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真。另外，部分企業(yè)并沒有依照會計管理以及業(yè)務(wù)發(fā)展情況對管理機(jī)制進(jìn)行補(bǔ)充完善，所以實踐工作中費用報銷的約束力不足，容易出現(xiàn)重復(fù)報銷或者超額報銷的現(xiàn)象。再者，有關(guān)監(jiān)管機(jī)制建設(shè)不健全，這方面工作存在的問題無法高效率地解決，出現(xiàn)問題時責(zé)任不夠明確，無法實施客觀公正的獎懲，對工作人員的積極性會產(chǎn)生不利的影響，這也使得在實際的報銷工作中，存在一些不公平現(xiàn)象。例如，在處理報銷單據(jù)時，并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，而是以領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)，報銷單據(jù)在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字后，沒有依照流程加以審核，或者說整體的審核流程不夠完整，在費用報銷的過程中出現(xiàn)不公正的情況，進(jìn)而影響了員工對企業(yè)的滿意度。對此，企業(yè)需要針對費用報銷健全相關(guān)的管理制度，以此更好地約束報銷行為，保障企業(yè)資金的安全性，這樣整體的管理成效才會得到較好的提升。

（二）報銷內(nèi)容真實性有待加強(qiáng)

費用報銷有關(guān)企業(yè)內(nèi)部的資金支出，對財務(wù)資金管理工作存在較大的影響，這一環(huán)節(jié)比較容易出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，實際報銷內(nèi)容的真實性有待加強(qiáng)。從實踐調(diào)查中能夠得知，部分企業(yè)由于存在監(jiān)管方面的漏洞，在報銷過程中，有些員工會以企業(yè)的名義報銷個人的費用支出，比如食宿費等，以此來獲得不良收入，這種情況是費用報銷管理中較為普遍存在的問題，使企業(yè)的財務(wù)資金容易出現(xiàn)較大的漏洞，影響管理的整體水平。另外，也有一些員工通過合理的賬單來抵消不允許報銷的部分，所以導(dǎo)致報銷的金額遠(yuǎn)超過企業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。員工無法有效地約束自身行為，使得報銷的內(nèi)容和實際不符，對企業(yè)的資金管理產(chǎn)生不利的影響。再者，有關(guān)費用報銷是有時間限制的，員工需要在規(guī)定時間范圍內(nèi)報銷相關(guān)的費用，但是部分企業(yè)由于管理不夠嚴(yán)格，仍然有一些員工將時間較長的報銷發(fā)票進(jìn)行沖抵，影響了這一工作的有序性。最后，員工崗位不同，所報銷的金額標(biāo)準(zhǔn)也有一定的差異，部分員工在未得到批準(zhǔn)的情況下進(jìn)行過度報銷，就會引起企業(yè)財務(wù)資金損失。

（三）報銷審核監(jiān)督機(jī)制有待健全

目前我國企業(yè)在費用報銷方面的流程基本上都是財務(wù)報銷原始票據(jù)經(jīng)過負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，然后交由會計人員進(jìn)行審核和記賬、付賬[5]。這樣的報銷流程制度存在一定的缺陷，有關(guān)負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)對具體規(guī)定不夠熟悉，原始票據(jù)有沒有存在違規(guī)違法情況并不能準(zhǔn)確判斷，在簽字審批后，企業(yè)的費用支出就會出現(xiàn)問題，進(jìn)而給財務(wù)工作造成不良影響。這主要暴露了企業(yè)有關(guān)報銷的審核監(jiān)督機(jī)制不健全。

在開展報銷工作時，有關(guān)人員在審核報銷票據(jù)時缺乏有效的監(jiān)督，報銷較為隨意，票據(jù)有了領(lǐng)導(dǎo)簽字后就直接審核報銷，并沒有再次審核報銷票據(jù)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，因而容易引起企業(yè)財務(wù)損失。另外，我國的會計法中明確了企業(yè)內(nèi)部會計監(jiān)督、社會監(jiān)督以及國家監(jiān)督，然而在費用報銷方面，這三者之間的監(jiān)督并沒有形成良好的協(xié)調(diào)配合，不能形成監(jiān)督合力發(fā)揮報銷管理監(jiān)督職能。再者，相關(guān)監(jiān)督審核人員在業(yè)務(wù)能力以及綜合素養(yǎng)方面存在不足，在實際開展工作的過程中，沒有按照標(biāo)準(zhǔn)要求對原始票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格仔細(xì)的審核，有關(guān)報銷票據(jù)的監(jiān)控不力，因而容易出現(xiàn)報銷票據(jù)造假的現(xiàn)象。

四、提高企業(yè)費用報銷管理工作水平的有效措施分析

（一）完善企業(yè)費用報銷管理制度

企業(yè)有關(guān)費用報銷管理工作要想獲得更好的成效，確保報銷流程更加規(guī)范，就需要依照國家有關(guān)規(guī)定，對有關(guān)管理制度進(jìn)行完善建設(shè)，從而為報銷工作的開展提供可靠的指導(dǎo)。首先，確保制度設(shè)計的合理性。企業(yè)財務(wù)各項工作要想高效地開展，就需要針對每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行完整的制度設(shè)計，以保證相應(yīng)的制度規(guī)定可以切實得到應(yīng)用，這樣管理制度和實際工作的開展才會更加匹配。另外，建立完善的報銷流程制度。對預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體制定，并對相關(guān)人員提供的調(diào)查報告進(jìn)行全面分析和反饋，綜合考量之后明確報銷的流程。在落實費用報銷流程制度的過程中，企業(yè)需要對自身發(fā)展的狀況有一個全面的了解，根據(jù)落實的實際情況綜合調(diào)整報銷過程，對于報銷管理中的部分重點內(nèi)容，進(jìn)一步完善這一方面的管理制度，確保整體報銷工作具有較高的科學(xué)性，這樣費用報銷的工作人員可以在制度的明確指導(dǎo)下落實報銷過程，保證這一項工作開展的規(guī)范有序性，進(jìn)而使企業(yè)財務(wù)管理成效得到明顯的提升。

（二）嚴(yán)格把控企業(yè)費用報銷內(nèi)容

關(guān)于費用報銷的管理工作，報銷內(nèi)容的真實性需要嚴(yán)格控制，杜絕費用虛假報銷情況，確保報銷金額與實際支出費用相符合[6]。

具體來講，需要加強(qiáng)核查報銷的原始憑證，仔細(xì)審核報銷票據(jù)的真實性。針對報銷的原始憑證，需要根據(jù)其產(chǎn)生時間，對報銷費用的種類、支付方式等進(jìn)行全面認(rèn)證核查。比如，有關(guān)差旅費的報銷，在對報銷內(nèi)容進(jìn)行審核時，需要核查報銷申請表中的時間、名稱等是不是與實際產(chǎn)生費用的時間、地點等相同，有關(guān)費用的單據(jù)、差旅證明是不是可以完整地提供，發(fā)票中的費用明細(xì)是不是齊全，食宿費用的人員名單提供的是不是準(zhǔn)確，報銷單上的銀行卡收據(jù)有沒有提供，發(fā)票時間和刷卡時間是不是一致等，對這些報銷的細(xì)節(jié)內(nèi)容都需要進(jìn)行仔細(xì)核查。另外，還有部分費用報銷時需要說明相關(guān)的工作細(xì)節(jié)，以便對報銷內(nèi)容有更好的判斷。比如，報銷會議有關(guān)成本時，會議所在地、登記入住的時間、參與人員等需要完整說明；對辦公用品進(jìn)行報銷時，需要完整說明采購項目、倉庫的有關(guān)文件，對其中的原始憑據(jù)要進(jìn)行細(xì)致的核查和審計，有效防止錯誤的報銷內(nèi)容，保證報銷內(nèi)容的真實可靠性。

（三）健全企業(yè)財務(wù)報銷監(jiān)督機(jī)制

為了更好地提高企業(yè)費用報銷管理水平，需要對報銷監(jiān)督審核機(jī)制進(jìn)行完善?？梢圆扇　跋葘徍撕髨箐N”的程序，也就是會計人員先對需要報銷的原始憑證進(jìn)行真實性、規(guī)范性的審核，原始憑證審核達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求之后，再由負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)對票據(jù)進(jìn)行審核、批準(zhǔn)簽字。如果在報銷時牽涉到較大額度或者具有較強(qiáng)技術(shù)性的業(yè)務(wù)時，需要組織相關(guān)的專家先進(jìn)行論證，采取集體決策和審批的制度，確定之后再實施報銷程序。確保報銷審核機(jī)制不會出現(xiàn)漏洞，同時應(yīng)當(dāng)報銷的費用也能夠切實得到報銷。另外，嚴(yán)格規(guī)定報銷額度標(biāo)準(zhǔn)，在實際開展工作時，對報銷的票據(jù)要進(jìn)行完整收集，并且結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理規(guī)定，明確可以報銷和不能報銷的費用種類，設(shè)定相關(guān)報銷額度，防止企業(yè)員工鉆制度漏洞，違規(guī)獲取公共資金，保障企業(yè)資金的安全性。再者，需要以人性化管理為基礎(chǔ)制定報銷管理制度，例如，在部分差旅費的報銷方面，可以適當(dāng)提升報銷額度，既能夠滿足企業(yè)財務(wù)預(yù)算要求，又能夠滿足員工出差基本的物質(zhì)保障。這樣員工對企業(yè)的滿意度會得到提升，更好地激發(fā)工作人員的積極性。再有，建立報銷憑據(jù)的審核機(jī)制時，重點對手續(xù)齊全性和數(shù)據(jù)真實性進(jìn)行明確規(guī)定，對于報銷手續(xù)不齊全的，應(yīng)當(dāng)禁止報銷，手續(xù)缺失，需要及時通知負(fù)責(zé)人對相關(guān)手續(xù)進(jìn)行補(bǔ)充，同時在對報銷數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行審核時，如果發(fā)現(xiàn)存在虛假報銷的行為，除了拒絕報銷外，還應(yīng)當(dāng)依照法律法規(guī)要求以及企業(yè)管理制度規(guī)定，對責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。最后，在有關(guān)報銷的監(jiān)督管理工作中，可以使用內(nèi)部監(jiān)督結(jié)合外部監(jiān)督的形式。內(nèi)部監(jiān)督注重對企業(yè)費用報銷的全過程監(jiān)管，管理部門發(fā)揮引導(dǎo)作用，企業(yè)內(nèi)部全員參與，共同實施監(jiān)督。在外部監(jiān)督方面，企業(yè)經(jīng)營的有關(guān)行為需要在法律法規(guī)允許的條件下進(jìn)行，并且在參與市場競爭時，接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督以及社會監(jiān)督，由政府相關(guān)部門發(fā)揮主導(dǎo)效用，從費用報銷的政策、管理模式等方面為企業(yè)提供幫助，進(jìn)而推動企業(yè)報銷管理成效得到較好的提升。

（四）引入先進(jìn)的財務(wù)信息系統(tǒng)

現(xiàn)階段，信息技術(shù)和各個行業(yè)領(lǐng)域的結(jié)合逐漸加深，將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的財務(wù)管理工作中，對各項工作質(zhì)量和效率的提升起到了較好的幫助作用。針對企業(yè)的費用報銷管理工作，以往的報銷模式以及管理手段較為落后，尤其是人工記錄的報銷單據(jù)，在財務(wù)部門進(jìn)行資金支付時往往容易出現(xiàn)問題，使報銷的費用和實際情況不相符，對企業(yè)資金管理產(chǎn)生不利的影響。所以，將先進(jìn)的信息化系統(tǒng)引入到企業(yè)的報銷工作中，對相關(guān)工作可以進(jìn)行優(yōu)化，技術(shù)優(yōu)勢可以得到較好的展現(xiàn)。由于這一項工作程序較為復(fù)雜，可以利用數(shù)字信息化技術(shù)，實現(xiàn)費用報銷的動態(tài)化管理。因此，企業(yè)需要對相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，應(yīng)用先進(jìn)可靠的財務(wù)管理軟件以及硬件設(shè)備，可以圍繞SAP系統(tǒng)將財務(wù)管理工作和企業(yè)內(nèi)部其他管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，通過網(wǎng)絡(luò)途徑，方便內(nèi)部人員進(jìn)行工作信息傳遞。工作人員在日常的工作中，如果牽涉到需要先墊付資金的情況，對于相關(guān)的報銷憑據(jù)，要使用信息化設(shè)備進(jìn)行掃描和上傳，由財務(wù)部門通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺對報銷憑據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一審核，重點審核資金的使用方向以及金額是否存在虛假問題，對費用報銷是否符合有關(guān)要求進(jìn)行仔細(xì)判斷。另外，可以積極應(yīng)用電子簽名技術(shù)，在費用報銷的審核簽字環(huán)節(jié)，部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)可以在線審批，完成遠(yuǎn)程簽字，這樣費用報銷可以更加及時，保證報銷的進(jìn)度不會因為領(lǐng)導(dǎo)出差而耽誤。再者，依托信息系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理的分類，以實現(xiàn)費用報銷數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中化管理，可以更好地管控企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，提高費用報銷的精細(xì)化管理能力。

五、結(jié)束語

總而言之，在企業(yè)的財務(wù)管理工作中，有關(guān)費用報銷這一項管理工作是其中重要的內(nèi)容，實施有效的報銷管理，對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。但是從實際工作情況看，部分企業(yè)這方面工作還存在一定的問題，通過深入分析這一管理工作中的不足，探索出有效的管理路徑，可以提高報銷管理水平，進(jìn)而推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。