李雪芳
浙江省氣象局財(cái)務(wù)核算中心 浙江 杭州
事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)是指事業(yè)單位根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求,利用事業(yè)單位所擁有的資金從資源市場(chǎng)獲取資源,從而保證事業(yè)單位正常開(kāi)展業(yè)務(wù)的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),其內(nèi)容一般包括貨物、服務(wù)和工程采購(gòu)。采購(gòu)管理是事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)管理工作的主要組成部分,其管理質(zhì)量直接關(guān)系到事業(yè)單位的整體管理質(zhì)量。氣象部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,采購(gòu)業(yè)務(wù)一般占主體地位,所以對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化分析及研究,以期提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范化程度,進(jìn)而促進(jìn)單位的整體管理質(zhì)量。
氣象部門作為中央部門預(yù)算單位,在整個(gè)部門預(yù)算的編制上,根據(jù)財(cái)政部統(tǒng)一要求,所有經(jīng)費(fèi)收支納入部門預(yù)算,在經(jīng)費(fèi)的支出預(yù)算管理上,近年來(lái)對(duì)采購(gòu)支出預(yù)算要求越來(lái)越詳細(xì),如2022年部門預(yù)算政府采購(gòu)預(yù)算錄入表中,對(duì)達(dá)到政府采購(gòu)金額的采購(gòu)業(yè)務(wù),要求詳細(xì)列示采購(gòu)品目、設(shè)備名稱、設(shè)備數(shù)量等。這就促使單位在進(jìn)行部門預(yù)算時(shí),既要認(rèn)真測(cè)算完成全年業(yè)務(wù)指標(biāo)需要采購(gòu)的金額,又要詳細(xì)考量采購(gòu)物是否達(dá)到政府采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)物的品目,以及具體的名稱及數(shù)量等。相比前幾年部門預(yù)算只測(cè)算貨物、服務(wù)、工程的采購(gòu)資金金額和資金來(lái)源,其要求詳細(xì)了不少?,F(xiàn)在部門預(yù)算的新要求倒逼氣象部門各單位在達(dá)到政府采購(gòu)金額的采購(gòu)預(yù)算管理上,越來(lái)越明細(xì)、具體。
其次,氣象部門作為科技型單位,每年在科研項(xiàng)目及業(yè)務(wù)維持類項(xiàng)目的投入資金占整個(gè)支出金額比較大,在其項(xiàng)目計(jì)劃書及項(xiàng)目申報(bào)文本的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中,都要求對(duì)采購(gòu)物有品目、數(shù)量及金額的說(shuō)明,所以無(wú)論是部門預(yù)算新要求還是項(xiàng)目文本的新標(biāo)準(zhǔn),都會(huì)促使氣象部門各單位在采購(gòu)預(yù)算管理的趨勢(shì)上明細(xì)更加具體。
《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的實(shí)施,有利于推動(dòng)政府采購(gòu)規(guī)范化,提高資金使用效益,所以氣象部門在采購(gòu)方式的選擇上,對(duì)政府集中采購(gòu)目錄內(nèi)的商品和達(dá)到政府采購(gòu)金額標(biāo)準(zhǔn)的,采取政府采購(gòu)方式基本達(dá)到百分百比例;對(duì)許多沒(méi)在政府集中采購(gòu)目錄內(nèi)的商品和未達(dá)到政府采購(gòu)金額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)業(yè)務(wù),如單次采購(gòu)金額在50萬(wàn)元(含)的貨物、工程和服務(wù),許多氣象部門單位為了使采購(gòu)更加規(guī)范,也會(huì)委托具備“政府采購(gòu)業(yè)務(wù)代理資格”的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu),按《政府采購(gòu)法》相關(guān)采購(gòu)程序進(jìn)行采購(gòu);單次采購(gòu)金額在5(含)萬(wàn)~50萬(wàn)元的貨物、工程和服務(wù),很多單位會(huì)選擇詢價(jià)(網(wǎng)上商城、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、線下詢價(jià))、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源等方式進(jìn)行采購(gòu)。
事業(yè)單位在整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中需要遵循的法律法規(guī)不少,主要有《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、2021年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)民法典》(同時(shí)《中華人民共和國(guó)合同法》廢止)、1995年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》等,除了以上法律法規(guī)以外,氣象部門為了規(guī)范采購(gòu)活動(dòng),也出臺(tái)了不少關(guān)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理制度,如合同管理辦法、“三重一大”制度、資產(chǎn)管理辦法等,有的單位還針對(duì)未達(dá)到政府采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)業(yè)務(wù),還制訂了非政府采購(gòu)管理辦法,內(nèi)控制度的日趨完善,有利于加強(qiáng)采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)控管理,提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的合理性和規(guī)范性。
目前氣象部門單位有業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理平臺(tái)、內(nèi)控管理平臺(tái)等,但很多單位缺少一個(gè)專門的采購(gòu)管理系統(tǒng),或有采購(gòu)管理系統(tǒng)但系統(tǒng)建設(shè)不科學(xué)或不全面,影響對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理。主要表現(xiàn)在:
采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)流程信息基本分散在各個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊、內(nèi)控管理系統(tǒng)模塊、財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊、和資產(chǎn)平臺(tái)模塊等,一個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息是割裂的、或不完整的,不利于采購(gòu)業(yè)務(wù)各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息及時(shí)掌握,影響采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)行的流暢性和規(guī)范化管理。
有的單位雖然建立了采購(gòu)管理系統(tǒng),但對(duì)像合同文本之類等數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)電子化管理,不能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)合同履行節(jié)點(diǎn)的到期預(yù)警;或無(wú)法實(shí)現(xiàn)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的融合,信息無(wú)法互相取用,數(shù)據(jù)重復(fù)收集,容易造成工作量增加和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。
單位的采購(gòu)流程設(shè)計(jì)過(guò)于繁復(fù),如有的單位為了防范采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)采購(gòu)的各環(huán)節(jié)分解過(guò)細(xì),采用層層審批把關(guān)的方式,影響采購(gòu)的效率和流程的順暢性。
另一部門單位對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單,有的以慣例為基礎(chǔ)進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng),不進(jìn)行采購(gòu)的前期調(diào)研、論證工作;有的單位采購(gòu)業(yè)務(wù)部門的人員沒(méi)有參與進(jìn)來(lái);有的采購(gòu)沒(méi)有考慮庫(kù)存的實(shí)際情況,等等,這些采購(gòu)的流程設(shè)計(jì)不全面,不規(guī)范,影響采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施效果和采購(gòu)的工作效率。
雖然氣象部門各單位為了防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),出臺(tái)了許多內(nèi)控管理制度,但有的單位缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的、系統(tǒng)性的分析,導(dǎo)致出臺(tái)的內(nèi)控制度多而不全,粗而不精,沒(méi)有根據(jù)本單位的實(shí)際采購(gòu)管理工作情況和需求將內(nèi)控制度建設(shè)和采購(gòu)管理聯(lián)系起來(lái),降低了采購(gòu)內(nèi)控管理制度的科學(xué)性。還有的單位采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員配置不足或不合理:?jiǎn)挝坏牟少?gòu)活動(dòng)是誰(shuí)需要、誰(shuí)采購(gòu),難以實(shí)現(xiàn)合同管理、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收入庫(kù)和監(jiān)督等不相容崗位定期輪崗制度。有的單位內(nèi)控制度沒(méi)有落到實(shí)處,缺乏審查、監(jiān)督機(jī)制,有的工作人員的內(nèi)控方面專業(yè)知識(shí)和理論應(yīng)用能力不足,缺乏豐富的內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)采購(gòu)預(yù)算環(huán)節(jié)、采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)、采購(gòu)招投標(biāo)環(huán)節(jié)、采購(gòu)檔案管理環(huán)節(jié)等主要內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控力度不足,單位采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控能力有待于進(jìn)一步提升。
氣象部門對(duì)于大額資金或大宗商品的采購(gòu)?fù)瘸V匾暎侯A(yù)算、審批、采購(gòu)實(shí)施環(huán)節(jié)都比較注重合理性、規(guī)范性和資金使用的效益性。但對(duì)于日常的、小額的采購(gòu)業(yè)務(wù)往往重視度不夠。
(1)預(yù)算不夠精細(xì),只有基本的資金支出預(yù)估,如每年的辦公費(fèi)一般只預(yù)算支出金額是多少,而沒(méi)有明細(xì),比如紙品消耗大致需要幾箱、筆需要幾盒,或者存儲(chǔ)用優(yōu)盤需要多少等。
(2)許多日常消耗用品由于沒(méi)有正確的預(yù)估,造成采購(gòu)的頻率過(guò)高,如有的單位每月都會(huì)采購(gòu)相同品目、性能規(guī)格相近的產(chǎn)品,從而產(chǎn)生采購(gòu)的成本相應(yīng)增加,并造成采購(gòu)相應(yīng)的人力物力消耗增加,不利于發(fā)揮資金的使用效益,使質(zhì)量的把控和規(guī)范化執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)增加。
政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施后,事業(yè)單位也實(shí)行權(quán)責(zé)發(fā)生制,以此來(lái)正確地計(jì)算事業(yè)單位的收入費(fèi)用,所以對(duì)固定資產(chǎn),無(wú)形資產(chǎn)開(kāi)始計(jì)提折舊,其折舊的原則是“當(dāng)月使用的資產(chǎn)當(dāng)月開(kāi)始計(jì)提折舊”,有的采購(gòu)人員由于工作繁忙或者不了解新政府會(huì)計(jì)制度,資產(chǎn)采購(gòu)以后投入使用,但履行固定資產(chǎn)或無(wú)形資產(chǎn)登記派滯后;有的單位在建工程投入使用后,未及時(shí)進(jìn)行竣工審計(jì)或資產(chǎn)預(yù)估入賬,以上幾種都會(huì)使資產(chǎn)賬面價(jià)值不準(zhǔn)確,造成計(jì)提折舊數(shù)也不準(zhǔn)確,進(jìn)而影響會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
采購(gòu)流程全部完成以后,應(yīng)對(duì)大額的、重要的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檔案保管,目前很多單位對(duì)這一項(xiàng)工作的重視度有待提高,有的采購(gòu)檔案資料保管不完全,有的沒(méi)有按項(xiàng)目分類保管等,其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度有待提高。
為了提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的效率,增強(qiáng)采購(gòu)資金的使用效益,科學(xué)、順暢地進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng),就需要構(gòu)建一個(gè)合理、規(guī)范的采購(gòu)流程來(lái)完成上述目標(biāo)。而一個(gè)合理、規(guī)范的采購(gòu)流程需要包括以下兩個(gè)方面。
一是流程要充分包含采購(gòu)活動(dòng)的整個(gè)生命中周期:從采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)審批、采購(gòu)執(zhí)行、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)檔案保管等,采用閉環(huán)的方法;并根據(jù)采購(gòu)的目的和要求,既不缺少也不重復(fù)其中一個(gè)步驟,保持其流暢性和實(shí)用性。
二是注意整個(gè)流程中的經(jīng)辦人員、審批人員等的設(shè)置。每個(gè)流程的步驟施行,都少不了執(zhí)行者,所以一個(gè)好的、規(guī)范的流程還要科學(xué)合理地設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行人,一般來(lái)說(shuō),氣象部門采購(gòu)流程的參與者包括業(yè)務(wù)歸口部門人員、采購(gòu)部門人員、財(cái)務(wù)人員、資產(chǎn)及庫(kù)存管理人員、檔案管理人員等等,流程崗位的設(shè)置除應(yīng)遵循因事設(shè)崗的原則,還需注意以下兩點(diǎn):第一,盡可能實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)接觸,有利于厘清責(zé)任,便于采購(gòu)管理;第二,盡可能減少無(wú)效或不增值的崗位,如去掉不必要的審核等,提高采購(gòu)效率。
要根據(jù)單位的自身情況,結(jié)合國(guó)家的法律法規(guī)和采購(gòu)管理的實(shí)際情況,將單位的內(nèi)部控制工作和采購(gòu)業(yè)務(wù)管理規(guī)范緊密結(jié)合起來(lái),明確采購(gòu)內(nèi)控各個(gè)執(zhí)行組織的職責(zé),以此來(lái)提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范性和合法性。平衡好采購(gòu)業(yè)務(wù)與內(nèi)控管理的關(guān)系,既不能設(shè)置過(guò)多內(nèi)控制度,因?yàn)槿菀资共少?gòu)業(yè)務(wù)效率低下,又不能少設(shè)關(guān)鍵部分的內(nèi)控制度,不控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
在日常采購(gòu)工作中,還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注與業(yè)務(wù)需求部門的溝通,同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)各業(yè)務(wù)流程審批權(quán)限的設(shè)置,建立規(guī)范的內(nèi)控管理崗位和內(nèi)控管理制度,在日常采購(gòu)工作中就能有效地控制和化解這一階段的風(fēng)險(xiǎn),從而提升整個(gè)單位的內(nèi)控管理水平。
一是將采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)的信息和數(shù)據(jù),從采購(gòu)預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收入庫(kù)、檔案保管等各個(gè)階段進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)在采購(gòu)管理系統(tǒng)平臺(tái)上可以實(shí)時(shí)查詢和合同履行節(jié)點(diǎn)的到期預(yù)警;二是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)各個(gè)相關(guān)的業(yè)務(wù)審批如合同審批、付款審批等實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)平臺(tái)上一鍵式審批,從而加快采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批環(huán)節(jié),促進(jìn)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的優(yōu)化;三是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)等信息的數(shù)據(jù)對(duì)接,既可以保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精確性,也可以減少重復(fù)勞動(dòng),實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息共享;四是在采購(gòu)系統(tǒng)中設(shè)置氣象部門專用的采購(gòu)信息模塊,該平臺(tái)可以收集氣象專用品目的商品信息,有利于采購(gòu)人員了解市場(chǎng)最新信息,對(duì)非政府采購(gòu)商品,還可以利用部門內(nèi)多家單位集合的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行采購(gòu),或?qū)Τ晒Φ牟少?gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行復(fù)制,以期達(dá)到采購(gòu)業(yè)務(wù)的效益最大化和規(guī)范化。
要增加對(duì)采購(gòu)預(yù)算管理工作的認(rèn)識(shí),認(rèn)真開(kāi)展采購(gòu)預(yù)算工作,首先應(yīng)做好預(yù)算前的事前統(tǒng)計(jì)和調(diào)研,如先摸清家底,了解各類資產(chǎn)的存量和需求量,避免出現(xiàn)相同品目采購(gòu)頻率過(guò)高的問(wèn)題或庫(kù)存過(guò)剩問(wèn)題,確保采購(gòu)需求的合理性和真實(shí)性;其次在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)應(yīng)關(guān)注國(guó)家的大政方針和部門的發(fā)展方向,使本年度的采購(gòu)計(jì)劃要與本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展相契合;還要調(diào)研供應(yīng)市場(chǎng),了解要采購(gòu)的貨物和服務(wù)市場(chǎng)的價(jià)格區(qū)間、供應(yīng)能力、供應(yīng)時(shí)間,以確保日后采購(gòu)活動(dòng)能順利開(kāi)展。在正式編制預(yù)算時(shí)應(yīng)注意:①完整性,要對(duì)不同經(jīng)費(fèi)做好分類、采購(gòu)預(yù)算經(jīng)費(fèi)應(yīng)包括貨物、服、工程等經(jīng)費(fèi);②合法性,要注意國(guó)家對(duì)采購(gòu)預(yù)算編制的口徑和方法,編制要契合對(duì)采購(gòu)制度的相關(guān)要求。
在采購(gòu)方式的選擇上要根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)模和性質(zhì),在采購(gòu)法律法規(guī)許可的范圍內(nèi),可以選擇不同的采購(gòu)方式,一是要避免采購(gòu)方式過(guò)于僵化,不管采購(gòu)項(xiàng)目的特殊性一律采取公開(kāi)招標(biāo)方式,使采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng),也要預(yù)防為了按時(shí)完成任務(wù)而將達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目進(jìn)行拆分,導(dǎo)致采購(gòu)制度混亂。正確、規(guī)范地選擇采購(gòu)方式不僅可以提高采購(gòu)效率,也能保證采購(gòu)質(zhì)量。
對(duì)采購(gòu)的驗(yàn)收環(huán)節(jié)的重視程度進(jìn)一步加強(qiáng),首先要保證按合同要求時(shí)點(diǎn)進(jìn)行按時(shí)驗(yàn)收,達(dá)到固定資產(chǎn)或無(wú)形資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的按時(shí)入資產(chǎn)賬并按時(shí)進(jìn)行折舊,確保單位資產(chǎn)賬的準(zhǔn)確性。貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)上,要注重驗(yàn)收單要素是否齊全,品名、數(shù)量、規(guī)格型號(hào),驗(yàn)收人簽名等缺一不可;在工程采購(gòu)上,要注重工程竣工時(shí)間的節(jié)點(diǎn)和工程質(zhì)量,保證工程如期完工,成立有經(jīng)驗(yàn)的專家對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收;服務(wù)采購(gòu)也需對(duì)達(dá)到的效果進(jìn)行測(cè)試和評(píng)價(jià)。建立一套完整和標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收體系,對(duì)規(guī)范采購(gòu)驗(yàn)收管理,達(dá)到采購(gòu)業(yè)務(wù)的目的有著重要作用。
建議做好采購(gòu)業(yè)務(wù)尤其是政府采購(gòu)業(yè)務(wù)每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作,并安排專人來(lái)核實(shí)、保管采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的預(yù)算、會(huì)議紀(jì)要、招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收出入庫(kù)登記等。等整個(gè)采購(gòu)流程完成以后,對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案裝訂成冊(cè)并進(jìn)行歸檔保管,確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有人把關(guān)、負(fù)責(zé),規(guī)范而有序地做好采購(gòu)業(yè)務(wù)。
綜上所述,只有不斷地改進(jìn)、完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程,不斷提升采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理機(jī)制,以使采購(gòu)業(yè)務(wù)更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,從而促進(jìn)氣象部門業(yè)務(wù)的良好、持續(xù)開(kāi)展,并提升部門的整體管理質(zhì)量。