譚智敏

(吉林大學(xué) 圖書(shū)館，吉林 長(zhǎng)春 130062)

若干年前，科研人員獲得的文獻(xiàn)資源有限，一般通過(guò)筆記本或者書(shū)簽等形式即可管理。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，從事學(xué)習(xí)科研工作時(shí)，需要參考查閱大量的參考文獻(xiàn)，電腦的硬盤(pán)中分門(mén)別類(lèi)地建立了若干的文件夾，但是時(shí)間一長(zhǎng)，要搜尋之前讀到過(guò)的某篇文獻(xiàn)、查找曾經(jīng)使用過(guò)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)仍會(huì)變得越來(lái)越困難。而當(dāng)撰寫(xiě)期刊論文、學(xué)位論文、項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告的時(shí)候，標(biāo)注參考文獻(xiàn)又是一項(xiàng)十分繁瑣的工作。另外，閱讀了好多文獻(xiàn)，撰寫(xiě)論文前需要將這些文獻(xiàn)或主題之間的主次并列關(guān)系及骨干脈絡(luò)梳理清楚。為此如何高效地管理文獻(xiàn)及實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，建構(gòu)清晰的思路就顯得特別重要。筆者提出利用EndNote和XMind協(xié)同工作，有利于提高科研效率，激發(fā)新的研發(fā)思路。

1 利用文獻(xiàn)管理軟件EndNote管理科研文獻(xiàn)

對(duì)文獻(xiàn)的管理即是對(duì)知識(shí)的管理。蔡曉玲等認(rèn)為對(duì)知識(shí)的管理主要是利用個(gè)人知識(shí)管理工具進(jìn)行高效地搜集、管理分析及利用各類(lèi)文獻(xiàn)信息，以實(shí)現(xiàn)在汲取前人成果的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新[1]。各類(lèi)管理工具功能不一，研究人員選擇時(shí)要根據(jù)需要選擇相應(yīng)的工具及使用策略。本文主要是以EndNote為例。EndNote是SCI官方軟件。利用EndNote可以方便地進(jìn)行在線數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、全文管理、筆記管理以及本地搜索等等，方便文獻(xiàn)的閱讀[2]，最主要的優(yōu)勢(shì)是可以自動(dòng)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)，避免了因文稿反復(fù)修改和另投他刊而引起的參考文獻(xiàn)的混亂。并且EndNote支持幾千種國(guó)際期刊參考文獻(xiàn)格式樣式。

要想利用好EndNote，首先需要了解其整體組織、管理和輸出文獻(xiàn)的基本原理。EndNote即把文獻(xiàn)按照一個(gè)固定的格式導(dǎo)入庫(kù)(Library*.enl)中,導(dǎo)入到庫(kù)中的文獻(xiàn)以作者、題名、期刊、年代及附件形式呈現(xiàn)，另外還包含摘要、頁(yè)碼等所有文獻(xiàn)包含的信息。撰寫(xiě)文章時(shí)它可以方便地按指定期刊的樣式自動(dòng)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。如圖1所示[3]。

圖1 EndNote工作原理

了解了EndNote的基礎(chǔ)原理，為進(jìn)一步掌握EndNote是如何高效管理文獻(xiàn)做好了鋪墊。

1.1 利用EndNote組織管理文獻(xiàn)

要想高效管理、分析EndNote中的文獻(xiàn)，必須先將所學(xué)文獻(xiàn)導(dǎo)入EndNote庫(kù)中，將文獻(xiàn)導(dǎo)入庫(kù)中主要有4種方法：①手工導(dǎo)入。手工導(dǎo)入很麻煩，批量文獻(xiàn)不建議使用，但是如果有個(gè)別的文獻(xiàn)導(dǎo)入不進(jìn)去，或者導(dǎo)入信息不完整，可以考慮。②本地文獻(xiàn)批量導(dǎo)入。針對(duì)研究主題已經(jīng)下載了一些文獻(xiàn)在本地文件夾中，使用管理軟件EndNote對(duì)這些文獻(xiàn)進(jìn)行管理時(shí)就需要使用這種方法導(dǎo)入文獻(xiàn)。③數(shù)據(jù)庫(kù)檢索導(dǎo)入[4]。大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)都具備EndNote檢索導(dǎo)入的功能，選擇檢索到的需要使用的文獻(xiàn)，選擇以EndNote格式直接導(dǎo)入。④直接從EndNote聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)入，這種是最快捷的方法，推薦大家使用。即在EndNote中關(guān)聯(lián)常用數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)檢索主題、作者姓名、關(guān)鍵詞等途徑進(jìn)行檢索，所得文獻(xiàn)即可直接下載。

導(dǎo)入完文獻(xiàn)，即可組織管理分析這些庫(kù)中的文獻(xiàn)。主要總結(jié)為8個(gè)方面：①將所有文獻(xiàn)分組管理。即建立若干個(gè)Group,可以以主題命名，也可以以某個(gè)名字命名，相當(dāng)于電腦硬盤(pán)中的文件夾。然后將文獻(xiàn)按照相應(yīng)的類(lèi)別拉到各個(gè)Group中。②添加全文圖片，可以以附件的形式添加，方便以后的閱讀管理。③EndNote中可以實(shí)現(xiàn)本地快速檢索，即輸入檢索詞，點(diǎn)擊“Search”即可直接鎖定要找的文獻(xiàn)。④排序標(biāo)記。直接點(diǎn)擊即可排序，還可以根據(jù)重要程度進(jìn)行標(biāo)記，以便安排以后閱讀的時(shí)間。⑤計(jì)量分析。計(jì)量分析是EndNote的一個(gè)非常重要的功能，通過(guò)選擇“Tools”中的“Subject Bibliography”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)所選文獻(xiàn)的作者、年代、出版時(shí)間等的分類(lèi)計(jì)量。⑥做學(xué)習(xí)筆記。在閱讀文獻(xiàn)時(shí)，有些地方需要做讀書(shū)筆記，我們只需雙擊這條文獻(xiàn)記錄，在相應(yīng)的“Notes”條目下，記錄筆記即可。⑦欄目顯示設(shè)定。點(diǎn)擊“Edit—Preferences—Display”即可根據(jù)自己的需要，選擇相應(yīng)的欄目顯示在閱覽頁(yè)面上。⑧去重。在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)可能下載到相同的文章，為了不做重復(fù)勞動(dòng)，我們可以將重復(fù)的文獻(xiàn)去除，只需點(diǎn)擊“Find Duplicates”即可顯示重復(fù)的文獻(xiàn)，刪掉即可。

1.2 利用EndNote插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)

EndNote的另外一個(gè)非常實(shí)用的功能為自動(dòng)生成及更改參考文獻(xiàn)。利用各類(lèi)不同期刊特定的“style”在“word”中自動(dòng)生成文中參考文獻(xiàn)標(biāo)注及文后參考文獻(xiàn)列表。插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的方法有兩種：①在Word頁(yè)面直接插入。首先在Word頁(yè)面選取插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的位置，將光標(biāo)移到此處，然后點(diǎn)擊菜單欄中“Insert Citation”圖標(biāo)，即跳轉(zhuǎn)到EndNote界面，進(jìn)行搜索，選擇將要插入的文獻(xiàn)點(diǎn)擊即可插入Word中，文中的圖標(biāo)和文后的參考文獻(xiàn)同時(shí)自動(dòng)生成，另外可以根據(jù)不同的期刊格式選擇不同的“Style”。②在EndNote界面直接插入。在EndNote界面中直接選擇“Go to EndNote”，進(jìn)入EndNote界面，然后搜索要插入的文獻(xiàn)，點(diǎn)擊插入,即可直接插入Word中。筆者認(rèn)為第一種方法更方便一些，個(gè)人依據(jù)自身習(xí)慣，選擇使用。這兩種方法都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)插入文中參考文獻(xiàn)的標(biāo)志和文后參考文獻(xiàn)列表，可以根據(jù)不同的期刊，隨時(shí)更換“Style”，文中的標(biāo)志和文后的參考文獻(xiàn)可隨之自動(dòng)更改。

1.3 利用EndNote投稿

EndNote提供了幾百種來(lái)自各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的期刊論文模板“template”，6 000多種參考文獻(xiàn)“Style”，可以根據(jù)其給出的指定模板直接撰寫(xiě)論文投稿，也可以利用EndNote自動(dòng)更改參考文獻(xiàn)的“Style”投稿。如果這些仍然不能滿足需求，可以試著根據(jù)相似的參考文獻(xiàn)樣式進(jìn)行修改，或者根據(jù)需要直接制作獨(dú)特的參考文獻(xiàn)樣式。

根據(jù)EndNote提供的期刊論文模板撰寫(xiě)論文非常方便，主要適用于還沒(méi)有開(kāi)始撰寫(xiě)論文的情況。點(diǎn)擊“Tools—Manuscript Templates”,然后選擇需要投稿的期刊模板，按照模板格式和要求進(jìn)行撰寫(xiě)即可。

EndNote官網(wǎng)上提供了6 000多種參考文獻(xiàn)投稿期刊樣式[5]。點(diǎn)擊“Select Another Style”即可直接選用某本期刊的參考文獻(xiàn)樣式，但是EndNote直接帶的樣式不是很多，我們可以選擇在官網(wǎng)上下載樣式。點(diǎn)擊“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,再選擇“Get More on the Web”,點(diǎn)擊“Down load all Styles”進(jìn)行下載選用，但是有一點(diǎn)需要特別注意的就是所有下載得到的期刊參考文獻(xiàn)樣式必須保存到EndNote安裝目錄下的“Style”中，否則將無(wú)法調(diào)用。

假如下載的幾千篇期刊參考文獻(xiàn)的樣式仍不能滿足需求，這時(shí)可以根據(jù)較相似的參考文獻(xiàn)樣式進(jìn)行更改，以滿足需要。同樣點(diǎn)擊“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,然后下一步直接點(diǎn)擊“Edit”，這樣即可根據(jù)需要直接修改。如果這樣還是不能滿足需要，我們可以自己動(dòng)手進(jìn)行編輯新的參考文獻(xiàn)樣式，點(diǎn)擊“Output Styles—New Style”即可進(jìn)行編輯。自己動(dòng)手編輯一條參考文獻(xiàn)的樣式相對(duì)比較復(fù)雜，不太推薦使用，盡量在原有的基礎(chǔ)上修改。

2 利用XMind管理科研文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)

思維導(dǎo)圖是組織和表征發(fā)散思維的一種圖形技術(shù)[6]，經(jīng)常被用于整理文獻(xiàn)脈絡(luò)及寫(xiě)作思路。在閱讀了一些文獻(xiàn)之后，我們需要將這些文獻(xiàn)之間的關(guān)系及脈絡(luò)整理出來(lái)，以輔助思考，這時(shí)就可以借助于思維導(dǎo)圖。首先將關(guān)于某個(gè)主題的文獻(xiàn)分解為若干個(gè)小的主題，每個(gè)小的主題都對(duì)應(yīng)一些文獻(xiàn)，按照主次及層級(jí)關(guān)系羅列好，這時(shí)就會(huì)有非常清晰的思路，以后寫(xiě)作時(shí)將關(guān)于某個(gè)主題的思維導(dǎo)圖展開(kāi)即可參考、構(gòu)思，非常方便,也可掌控全局[7]。

另外，在實(shí)驗(yàn)的數(shù)據(jù)分析和處理上也需要思維導(dǎo)圖的管理，例如不同實(shí)驗(yàn)條件下的數(shù)據(jù)和圖表我們會(huì)放到不同的文件夾中，如果進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)比切換比較麻煩，這時(shí)就可以利用思維導(dǎo)圖把所有數(shù)據(jù)整理到一個(gè)頁(yè)面中，操作簡(jiǎn)便，結(jié)構(gòu)明確。所以思維導(dǎo)圖不僅可以方便地管理文獻(xiàn)，也可以方便地展示數(shù)據(jù)。

思維導(dǎo)圖配合看文獻(xiàn)時(shí)整理的思路，再在自己做實(shí)驗(yàn)的節(jié)點(diǎn)上加上自己的實(shí)驗(yàn)結(jié)果，可以更直觀地反映實(shí)驗(yàn)結(jié)果和思路是否一致，并激發(fā)新的思路。以下以XMind作為思維導(dǎo)圖的代表工具，和大家一起交流科研中思維導(dǎo)圖的具體應(yīng)用。

2.1 利用XMind構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖

略讀文獻(xiàn)的時(shí)候，可能會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些自己比較感興趣的文章或者方向，但又和現(xiàn)在做的實(shí)驗(yàn)直接聯(lián)系不太大，這樣就需要有一個(gè)好的方式記錄這些想法，并在以后的科研上實(shí)施或者參考。思維導(dǎo)圖就是一個(gè)比較好的記錄方式，它的記錄簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)明確。另外對(duì)于精選的與主題密切相關(guān)的需要精讀的文獻(xiàn)，也可以利用思維導(dǎo)圖將他們分解成各個(gè)分主題進(jìn)行整理、羅列文獻(xiàn)，這樣有利于分清這些文獻(xiàn)之間的主次層級(jí)關(guān)系，理清思路。

利用思維導(dǎo)圖軟件XMind構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖的方法非常簡(jiǎn)單，即學(xué)即用。首先新建一個(gè)空白圖，將中心主題命名為要學(xué)習(xí)的主題名稱(chēng)；找到要學(xué)習(xí)的文件夾，然后整體復(fù)制，直接選中中心主題粘貼，即可得到關(guān)于這個(gè)主題的所有文獻(xiàn)的展示圖。文獻(xiàn)導(dǎo)圖內(nèi)容一目了然，脈絡(luò)清晰，便于拓展思路。

2.2 利用XMind構(gòu)建數(shù)據(jù)導(dǎo)圖

科研人員初涉某個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)實(shí)驗(yàn)時(shí)，對(duì)某些實(shí)驗(yàn)的條件不太明確，這時(shí)就需要大量的實(shí)驗(yàn)去探尋實(shí)驗(yàn)條件是什么，大多數(shù)的時(shí)候，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)都是不可用的，只能為確立實(shí)驗(yàn)條件做一個(gè)參考，因此就產(chǎn)生了大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；另一方面做實(shí)驗(yàn)的時(shí)候，同一個(gè)實(shí)驗(yàn)條件的數(shù)據(jù)和圖表可能會(huì)放在一個(gè)文件夾下，不同實(shí)驗(yàn)條件的數(shù)據(jù)對(duì)比，就需要頻繁地來(lái)回切換，再加上文件夾的名稱(chēng)一般都是簡(jiǎn)寫(xiě)，理清他們之間的關(guān)系，非常繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。思維導(dǎo)圖就可以解決以上問(wèn)題。把關(guān)于某個(gè)實(shí)驗(yàn)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入思維導(dǎo)圖，按照不同的實(shí)驗(yàn)條件及材料拆分為若干個(gè)分主題；將所有實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)都集中到一個(gè)思維導(dǎo)圖中，并標(biāo)上詳細(xì)的標(biāo)注，這樣在對(duì)比實(shí)驗(yàn)結(jié)果的時(shí)候就比較容易理清思路，查漏補(bǔ)缺，而且它的導(dǎo)入方式也十分輕松簡(jiǎn)單，只需要復(fù)制粘貼就可以完成。

構(gòu)建數(shù)據(jù)導(dǎo)圖的方法與構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖的方法類(lèi)似。首先確定一個(gè)中心主題，然后將載有數(shù)據(jù)的文件夾復(fù)制拷貝到中心主題下，即可得到這個(gè)文件夾下所有的目錄。數(shù)據(jù)可以直接在思維導(dǎo)圖中打開(kāi)查看。圖形是直接顯示出來(lái)的，方便查看對(duì)比。可以根據(jù)自己需要及喜好修改結(jié)構(gòu)類(lèi)型，美化思維導(dǎo)圖。

2.3 利用XMind撰寫(xiě)論文

利用思維導(dǎo)圖撰寫(xiě)論文，特別是綜述性的論文，非常方便。首先將題目即中心思想作為一級(jí)主題；將摘要、主要框架、主要試驗(yàn)、論文的目的及意義等作為二級(jí)主題；將每一部分需要參考的資料及一些實(shí)驗(yàn)結(jié)果放入三級(jí)主題及下一級(jí)主題。根據(jù)所列脈絡(luò)，整理出新的撰寫(xiě)點(diǎn)。

利用思維導(dǎo)圖撰寫(xiě)文章，舉例如下：以文獻(xiàn)老化為主題做一個(gè)思路展示。①建一個(gè)中心主題，研究一下這個(gè)主題的可行性及必要性，選一個(gè)結(jié)構(gòu)類(lèi)型，按“ENTER”鍵插入一個(gè)子主題，并且查找一下文獻(xiàn)老化模型方面做了哪些研究。②建立新的文獻(xiàn)老化模型，統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)老化的數(shù)據(jù)，尋找他們之間的關(guān)聯(lián)，思考他的應(yīng)用前景。這樣就建好了一個(gè)立體的框架。③繼續(xù)主體框架的主題，建立再下一級(jí)子主題，同時(shí)可以將所閱讀文獻(xiàn)及想法列到相應(yīng)的各級(jí)主題下，與構(gòu)建文獻(xiàn)導(dǎo)圖和數(shù)據(jù)導(dǎo)圖的方法相似。利用思維導(dǎo)圖便于文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)的脈絡(luò)整理及拓展思路。

3 XMind與EndNote協(xié)同工作

3.1 各司其職，互補(bǔ)

可以利用EndNote進(jìn)行文獻(xiàn)管理、文獻(xiàn)檢索、在線閱讀、記錄想法、按照一定的格式撰寫(xiě)論文及自動(dòng)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)等等。利用思維導(dǎo)圖XMind可以把閱讀文獻(xiàn)得到的一些思路用圖示的方式直觀地展現(xiàn)出來(lái)，更利于整個(gè)主體的脈絡(luò)掌控，也可以用來(lái)方便管理實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，對(duì)比實(shí)驗(yàn)結(jié)果，設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)思路，激發(fā)新的寫(xiě)作創(chuàng)意等等。EndNote與XMind同時(shí)利用，可以互為補(bǔ)充。

3.2 互相嵌入，協(xié)作

科研中，已經(jīng)下載了一些文獻(xiàn)，有了一些思路，EndNote中沒(méi)有非常直觀的顯示方式，這時(shí)可以利用XMind把EndNote中同一方向的文獻(xiàn)總結(jié)整理成思維導(dǎo)圖的形式，便于理清文獻(xiàn)數(shù)據(jù)之間的脈絡(luò)，拓展思路，也可以通過(guò)格式復(fù)制的方式將文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)插入到XMind中對(duì)應(yīng)的各個(gè)分節(jié)點(diǎn)上，這樣方便在考慮某個(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)候快速定位到對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)。為了方便整體文獻(xiàn)的管理，可以將所做的關(guān)于各個(gè)主題的思維導(dǎo)圖整理到EndNote中，即在EndNote中插入一個(gè)新的記錄，放到其附件中，點(diǎn)擊即可展開(kāi)閱讀思維導(dǎo)圖中的內(nèi)容，簡(jiǎn)易方便，利于管理及理清思路。如圖2所示。

圖2 Xmind和EndNote互相嵌入

從以上分析可以得出如下結(jié)論，通過(guò)XMind和EndNote的相互嵌入，可以方便科研工作者快速地通過(guò)文獻(xiàn)定位到科研思路的某個(gè)節(jié)點(diǎn)上，也可以通過(guò)思路節(jié)點(diǎn)快速地找到對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)資源。EndNote與XMind協(xié)同使用，促進(jìn)科研工作者高效地進(jìn)行文獻(xiàn)管理、知識(shí)分析與創(chuàng)新，是科研工作的得力助手。希望對(duì)讀者的學(xué)習(xí)、科研起到積極的作用。