孔 巖
教育部教育管理信息中心 北京
2012年,財(cái)政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,2015年底,財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》,兩個(gè)文件都強(qiáng)調(diào)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),將內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng)中,減少或消除人為操控因素。2017年年初,財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度》,要求各單位每年逐級(jí)匯總上報(bào)內(nèi)部控制報(bào)告,反映單位內(nèi)部控制建設(shè)和執(zhí)行有效性,而對(duì)內(nèi)部控制信息化的考核內(nèi)容逐年細(xì)化、考核分值比重也在逐年增加。
智慧財(cái)務(wù)作為創(chuàng)新、高效、精準(zhǔn)的代名詞,在改善會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、提高會(huì)計(jì)工作效率、降低會(huì)計(jì)工作成本、提升會(huì)計(jì)合規(guī)能力,促進(jìn)財(cái)務(wù)在管理控制和決策支持方面都發(fā)揮了重要作用,這與單位內(nèi)部控制建設(shè)目標(biāo)相輔相成。運(yùn)用智慧財(cái)務(wù)的建設(shè)方式,開(kāi)展內(nèi)部控制信息化建設(shè),打通業(yè)財(cái)融合的“最后一公里”,是各行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)入2.0 時(shí)代的重要標(biāo)志。
在行政事業(yè)單位中,存在的OA 系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等各專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。由于資金、技術(shù)、業(yè)務(wù)管轄等問(wèn)題,仍未完全實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)無(wú)法共享,導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)采集、數(shù)據(jù)不匹配、信息更新不及時(shí),出現(xiàn)信息孤島問(wèn)題,阻礙了內(nèi)部控制信息化建設(shè)的發(fā)展,也影響了行政事業(yè)單位的工作效率與發(fā)展能力的提升。
依賴(lài)傳統(tǒng)的人為控制,而非系統(tǒng)機(jī)制,易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)把控疏漏。如在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)審核中,出現(xiàn)關(guān)鍵信息漏審,導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā);政府采購(gòu)業(yè)務(wù)中各階段需嚴(yán)格時(shí)間限制,采購(gòu)意向公開(kāi)、招標(biāo)公示期、合同簽訂時(shí)限,關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)人為控制易出現(xiàn)疏漏。諸如此類(lèi),風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)審核、控制覆蓋不全面,易導(dǎo)致腐敗滋生,內(nèi)控建設(shè)失效。
2017年11月9日,財(cái)政部印發(fā)了《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》(簡(jiǎn)稱(chēng)新《制度》),要求各行政事業(yè)單位自2019年1月1日起施行。政府會(huì)計(jì)改革可以對(duì)政府預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)管理的信息進(jìn)行可持續(xù)分析,有效指引內(nèi)部控制建設(shè)的方向;內(nèi)部控制建設(shè)也可以充分地支持政府會(huì)計(jì)改革落地。目前,各單位雖已部署了新的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),但在政府會(huì)計(jì)信息采集、政府財(cái)務(wù)報(bào)告編制方面仍存在一定差距,需要通過(guò)內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè),協(xié)助落實(shí)政府會(huì)計(jì)制度要求。
《中共中央 國(guó)務(wù)院關(guān)于全面實(shí)施預(yù)算績(jī)效管理的意見(jiàn)》中指出,做好績(jī)效運(yùn)行監(jiān)控,各級(jí)政府和各部門(mén)各單位對(duì)績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度和預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度實(shí)行“雙監(jiān)控”,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)糾正,確???jī)效目標(biāo)如期保質(zhì)保量實(shí)現(xiàn)。目前,多數(shù)預(yù)算執(zhí)行控制只完成了執(zhí)行進(jìn)度部分,對(duì)績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)仍缺乏有力的監(jiān)控措施,或追責(zé)問(wèn)效不及時(shí)。內(nèi)控建設(shè)在落實(shí)績(jī)效目標(biāo)監(jiān)控方面還存在較大的探索空間。
內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)一般依托于原有的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),為實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制功能,系統(tǒng)與網(wǎng)銀、國(guó)庫(kù)、政府采購(gòu)、國(guó)有資產(chǎn)管理等外部平臺(tái)對(duì)接,需解決多種數(shù)據(jù)接口的集成和數(shù)據(jù)傳輸安全等問(wèn)題。此外,安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也是搭載內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要外部因素。系統(tǒng)建設(shè)之初,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境未進(jìn)行充分評(píng)估,未采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施,易造成后期運(yùn)維工作難度加大,數(shù)據(jù)安全無(wú)法得到有效保障。
信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)內(nèi)容通常包涵以下幾個(gè)方面:業(yè)務(wù)分析與業(yè)務(wù)模型設(shè)計(jì);信息系統(tǒng)模型設(shè)計(jì);技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì);信息安全保障體系規(guī)劃;基礎(chǔ)保障環(huán)境規(guī)劃;系統(tǒng)建設(shè)方案;運(yùn)行維護(hù)方案;管理模式與建設(shè)運(yùn)行機(jī)制。上述內(nèi)容構(gòu)成了信息系統(tǒng)建設(shè)的四梁八柱,對(duì)系統(tǒng)建設(shè)、順利運(yùn)行與運(yùn)維工作都起到了決定性作用。
業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì),應(yīng)涵蓋內(nèi)部控制手冊(cè)中已包含的相關(guān)內(nèi)容,并結(jié)合國(guó)家最新內(nèi)部控制建設(shè)工作要求,單位內(nèi)部建設(shè)與反腐工作要求,財(cái)務(wù)管理工作要求,做到全面梳理、科學(xué)謀劃、精準(zhǔn)設(shè)計(jì)。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)以預(yù)算資金管理為主線,以風(fēng)險(xiǎn)防控為目標(biāo),將預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)、項(xiàng)目、合同、會(huì)計(jì)核算等管理系統(tǒng)進(jìn)行連接,底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享共用。
單位層面控制,基于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的“三重一大”事項(xiàng)決策情況,關(guān)鍵崗位的輪崗與職責(zé),廉政風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)等內(nèi)容通過(guò)各子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的信息展示如大額資金支付、招標(biāo)采購(gòu)、對(duì)外投資是否通過(guò)集體決策,用戶(hù)角色分配與權(quán)限設(shè)置,三公經(jīng)費(fèi)支付情況監(jiān)控等方式嵌入。通過(guò)系統(tǒng)機(jī)制有效防范一人審批、超權(quán)限審批、超預(yù)算執(zhí)行等問(wèn)題,創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要作用。
智慧財(cái)務(wù)的發(fā)展中,通過(guò)流程再造,應(yīng)用新興技術(shù)對(duì)與資金流向相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行穿透,關(guān)注資金使用的合規(guī)、效益。從預(yù)算管理、收支管理、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、會(huì)計(jì)核算到項(xiàng)目管理、合同管理,具體穿透關(guān)聯(lián)(圖1)。
圖1 內(nèi)部控制信息化建設(shè)框架
(1)預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè)。預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)可與采購(gòu)、收支、會(huì)計(jì)核算、項(xiàng)目等管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián),系統(tǒng)關(guān)鍵控制點(diǎn)包含預(yù)算下達(dá)分配、支出或采購(gòu)資金占用、執(zhí)行進(jìn)度、預(yù)算調(diào)整等,同時(shí)預(yù)算信息應(yīng)與財(cái)政部門(mén)預(yù)算系統(tǒng)申報(bào)的項(xiàng)目執(zhí)行信息、數(shù)據(jù)保持一致。
行政事業(yè)單位設(shè)有項(xiàng)目管理系統(tǒng)或在預(yù)算管理系統(tǒng)中設(shè)置項(xiàng)目執(zhí)行情況表單,查詢(xún)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、社會(huì)影響力報(bào)告、公眾滿(mǎn)意度調(diào)查單等信息,在預(yù)算執(zhí)行效果維度上進(jìn)行監(jiān)控。
(2)收支管理系統(tǒng)建設(shè)。收入管理系統(tǒng)可與預(yù)算、合同、會(huì)計(jì)核算等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),確保應(yīng)收盡收,登記比對(duì)財(cái)政收入到賬情況、合同資金收入情況、非稅收入及時(shí)上繳情況。
支出管理系統(tǒng)(電子報(bào)賬)可與預(yù)算、采購(gòu)、合同、會(huì)計(jì)核算等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),系統(tǒng)關(guān)鍵控制點(diǎn)包含三公經(jīng)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等重點(diǎn)費(fèi)用事前審批、事中控制,公務(wù)卡使用與國(guó)庫(kù)集中支付、政府采購(gòu)等。
重點(diǎn)費(fèi)用控制中,采用電子報(bào)賬系統(tǒng)及人工智能發(fā)票識(shí)別技術(shù),事前審批環(huán)節(jié)嵌套內(nèi)控制度、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)注政府采購(gòu)提醒信息(如機(jī)票須執(zhí)行政府采購(gòu))及其他廉政風(fēng)險(xiǎn)警示信息;事中控制環(huán)節(jié)對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍、報(bào)賬資料不健全的支出限制提交。
(3)采購(gòu)管理系統(tǒng)建設(shè)。采購(gòu)管理系統(tǒng)可與預(yù)算、支出、合同等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),關(guān)鍵控制點(diǎn)包括采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行、采購(gòu)過(guò)程合規(guī)性(采購(gòu)方式選擇、采購(gòu)文件信息等)、合同簽訂情況、采購(gòu)驗(yàn)收、合同款支付情況。此外,采購(gòu)管理系統(tǒng)信息設(shè)置應(yīng)與財(cái)政部門(mén)采購(gòu)管理執(zhí)行系統(tǒng)信息保持一致,提高采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行及統(tǒng)計(jì)工作效率。
采購(gòu)管理控制中,可分為采購(gòu)事前、事中及事后控制。大額采購(gòu)前,控制須關(guān)注集體決策程序,系統(tǒng)中設(shè)置各級(jí)辦公會(huì)通過(guò)時(shí)間控制;采購(gòu)執(zhí)行中,設(shè)置采購(gòu)意向公開(kāi)、招標(biāo)公告發(fā)出等關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)信息控制,采購(gòu)文件“不得出現(xiàn)信息”篩查;采購(gòu)執(zhí)行后,設(shè)置采購(gòu)結(jié)果公示、合同驗(yàn)收(資產(chǎn)登記)等關(guān)鍵信息提醒。
(4)資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)。資產(chǎn)管理系統(tǒng)可與合同、會(huì)計(jì)核算、項(xiàng)目等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),關(guān)鍵控制點(diǎn)包括,驗(yàn)收登記完整性、折舊計(jì)提及時(shí)性、運(yùn)維經(jīng)費(fèi)合理性、資產(chǎn)處置合規(guī)性等。資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)與財(cái)政部門(mén)資產(chǎn)監(jiān)管系統(tǒng)信息設(shè)置保持一致性,保證及時(shí)提取、上報(bào)相關(guān)監(jiān)管數(shù)據(jù)。
資產(chǎn)管理控制中,應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注與預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行情況的關(guān)聯(lián)。固定資產(chǎn)/無(wú)形資產(chǎn)作為項(xiàng)目建設(shè)成果不僅要關(guān)注資金使用投入情況,進(jìn)入運(yùn)維期后,還應(yīng)關(guān)注運(yùn)維經(jīng)費(fèi)投入是否合理、資產(chǎn)利用率、使用中產(chǎn)生的效能情況。
(5)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)。項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)可與合同、會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),控制點(diǎn)包括項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審,項(xiàng)目開(kāi)工、實(shí)施、變更、驗(yàn)收等全生命周期的管理與監(jiān)控,項(xiàng)目支出績(jī)效評(píng)價(jià)等。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)中,應(yīng)當(dāng)著力解決項(xiàng)目執(zhí)行與合同款支付、資產(chǎn)登記入賬脫節(jié),項(xiàng)目支出績(jī)效評(píng)價(jià)不準(zhǔn)確等問(wèn)題,通過(guò)在項(xiàng)目系統(tǒng)中設(shè)置時(shí)點(diǎn)提醒的方式,督促款項(xiàng)支付與項(xiàng)目進(jìn)度匹配。資產(chǎn)及時(shí)登記入賬,防范國(guó)有資產(chǎn)流失。將項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程監(jiān)控,檔案電子化,提升項(xiàng)目建設(shè)效益,從而提高項(xiàng)目支出績(jī)效水平。
(6)合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)建設(shè)可與采購(gòu)、收支、會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)、項(xiàng)目等管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。關(guān)鍵控制點(diǎn)包括合同訂立、執(zhí)行、變更等。
合同作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行依托對(duì)象,貫穿于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)合同反映的單位收入情況,對(duì)收入進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,保證應(yīng)收盡收,同時(shí)監(jiān)控單位收入來(lái)源、項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性。通過(guò)合同授予、執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì),分析追蹤中標(biāo)單位履約情況,為政府采購(gòu)業(yè)務(wù)保駕護(hù)航。
(7)會(huì)計(jì)核算及報(bào)表系統(tǒng)。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是內(nèi)控管理的中樞神經(jīng),經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)通過(guò)會(huì)計(jì)記錄形成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。為滿(mǎn)足政府會(huì)計(jì)核算要求,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)形成的差異應(yīng)在核算系統(tǒng)中,可查詢(xún)、可比對(duì),經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)記錄根據(jù)準(zhǔn)則要求不遺漏、不重復(fù)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)既能滿(mǎn)足財(cái)務(wù)決算對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的需求,還應(yīng)滿(mǎn)足政府財(cái)務(wù)報(bào)告整體呈現(xiàn)政府部門(mén)財(cái)務(wù)狀況、運(yùn)行情況的需求。
報(bào)表系統(tǒng)中,除收入支出表、現(xiàn)金流量表、預(yù)算執(zhí)行情況表等財(cái)務(wù)常規(guī)表格,還可依據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn),設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)資金使用情況統(tǒng)計(jì)表、收入情況分析預(yù)測(cè)表、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析表格,應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)開(kāi)展單位決策與風(fēng)險(xiǎn)防控。
以上子系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容根據(jù)財(cái)政部?jī)?nèi)部控制建設(shè)規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行基礎(chǔ)性設(shè)計(jì)。各單位還可以依據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、監(jiān)管要求、資金規(guī)模、成本管理重點(diǎn)等因素設(shè)計(jì)適合本部門(mén)、本單位的系統(tǒng)建設(shè)模塊。模塊的設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)適用性、關(guān)聯(lián)性、經(jīng)濟(jì)性,體現(xiàn)整合共享的系統(tǒng)建設(shè)原則,為日后功能升級(jí)打下良好基礎(chǔ)。
單位主要負(fù)責(zé)人是內(nèi)部控制建設(shè)的第一責(zé)任人,內(nèi)部控制信息化建設(shè)更需要由單位主要負(fù)責(zé)人牽頭部署建設(shè)工作。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)行政、人事、資產(chǎn)、政府采購(gòu)、財(cái)務(wù)、基建及各相關(guān)業(yè)務(wù)處室做好項(xiàng)目建設(shè)保障工作。方案論證階段,邀請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)建設(shè)方案開(kāi)展實(shí)施論證,充分評(píng)估現(xiàn)有系統(tǒng)建設(shè)情況、新建系統(tǒng)所需經(jīng)費(fèi)與資源、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)接口、項(xiàng)目建設(shè)可行性,根據(jù)專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn),修訂建設(shè)方案。方案實(shí)施階段,通過(guò)政府采購(gòu)等合規(guī)方式選定具備建設(shè)能力的承建廠商,根據(jù)建設(shè)計(jì)劃,定期召開(kāi)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì),確保項(xiàng)目順利實(shí)施。
高素質(zhì)的人員隊(duì)伍,是項(xiàng)目實(shí)施的重要保障。各單位內(nèi)部控制工作一般由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭,內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)涉及財(cái)務(wù)各崗位人員。隨著智慧財(cái)務(wù)時(shí)代的到來(lái),核算工作所占工作時(shí)間比例逐年遞減,財(cái)務(wù)人員更需專(zhuān)注于事前風(fēng)險(xiǎn)防控與事后決策分析,須實(shí)現(xiàn)從記賬核算到財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型,應(yīng)初步或嫻熟掌握系統(tǒng)調(diào)試、政府采購(gòu)、資產(chǎn)運(yùn)維、項(xiàng)目管理等相關(guān)知識(shí)與技能。通過(guò)繼續(xù)教育、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)、日常業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、外部溝通交流等方式督促財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,財(cái)務(wù)人員技能的提升必將帶動(dòng)單位整體管理能力與管理水平的提升。
內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)由單位牽頭部門(mén)與信息技術(shù)部門(mén)協(xié)同工作,對(duì)參與項(xiàng)目建設(shè)人員,一般為外部開(kāi)發(fā)商進(jìn)行有效管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、反饋信息,解決技術(shù)中的難點(diǎn)、堵點(diǎn)。
由于資金、資源及人力等原因,部分事業(yè)單位無(wú)法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的全面上線部署。建設(shè)方案制定時(shí),可結(jié)合單位自身情況,明確建設(shè)期,聯(lián)通重點(diǎn)子系統(tǒng)(模塊),再分步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的全面上線。此外,由于國(guó)家監(jiān)督監(jiān)管政策、單位業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)、機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整等原因,將導(dǎo)致已上線的內(nèi)控系統(tǒng)不能適應(yīng)發(fā)展需要,故應(yīng)定期開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,主動(dòng)適應(yīng)發(fā)展變化。
內(nèi)控系統(tǒng)部署環(huán)境應(yīng)充分考慮本地服務(wù)器與政務(wù)云服務(wù)相比較的安全性、可靠性與經(jīng)濟(jì)性,選擇適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)環(huán)境。密切關(guān)注涉密信息管理,阻斷涉密信息上傳或?qū)ι婷苄畔⑦M(jìn)行脫密處理,嚴(yán)禁系統(tǒng)中搭載涉密信息,提高保密工作意識(shí)。信息系統(tǒng)建設(shè)中還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作,系統(tǒng)上線前開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)估,做好系統(tǒng)定級(jí)保護(hù),采用適當(dāng)?shù)陌踩呗?,防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。對(duì)已發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)漏洞,及時(shí)做好安全整改,加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù),切實(shí)保證系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。