馬瑩

摘 要：本文以檔案管理為研究視角，分析了檔案管理工作的重要價(jià)值，探索了增強(qiáng)檔案管理新穎性的具體路徑：增強(qiáng)檔案管理視角的新穎性、提升管理方法智能性、完善檔案制度體系、搭建智能檔案工作平臺(tái)，以構(gòu)建全新的檔案管理體系，以全新視域提升檔案管理有效性，形成高效檢索、功能完善的檔案管理智能程序，合理收錄各部門資料，為行政單位投資決策、資料調(diào)取等工作提供便利條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文件標(biāo)準(zhǔn);區(qū)塊鏈

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中各單位開展了制度、文化、管理的各項(xiàng)改革與優(yōu)化工作，嘗試增強(qiáng)各單位的經(jīng)營(yíng)能力。行政單位在開展檔案管理工作時(shí)需要積極融合智能科技，以增強(qiáng)檔案資料存儲(chǔ)的完整性，有效豐富檔案資料的功能，最大限度地挖掘檔案資料的使用價(jià)值，為單位發(fā)展創(chuàng)建信息環(huán)境。

一、檔案管理工作的重要價(jià)值

在新時(shí)期，信息高速傳播與交互的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中加強(qiáng)檔案資料收集與利用能夠彰顯檔案資料的最大價(jià)值。因此，各單位圍繞檔案資料積極進(jìn)行資料搜集、劃分科目進(jìn)行資料編整與歸檔，提升檔案資料規(guī)劃清晰性，給予各部門高質(zhì)量的信息服務(wù)，作為單位新時(shí)期經(jīng)營(yíng)體系的關(guān)鍵任務(wù)。在各單位進(jìn)行的檔案整編工作中結(jié)合本單位自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、資料收集需求，形成多種檔案資料的類別。還需要進(jìn)行相關(guān)檔案人才引進(jìn)，開展相應(yīng)的檔案資料整編、分類等技能培訓(xùn)，落實(shí)相應(yīng)的考評(píng)工作，完善工作記錄，全面落實(shí)檔案存儲(chǔ)工作，為構(gòu)建檔案系統(tǒng)、高效調(diào)取檔案資料奠定基礎(chǔ)條件。高質(zhì)量、高效檢索能力的檔案系統(tǒng)能夠形成高效合作的工作體系，提升各單位的經(jīng)營(yíng)能力，平衡業(yè)務(wù)的規(guī)劃能力。因此，各單位均需要積極開展檔案管理工作，以全新視域挖掘檔案資料的信息價(jià)值，帶動(dòng)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

二、增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新性的具體路徑

1.增強(qiáng)檔案管理視角的創(chuàng)新性

在創(chuàng)新運(yùn)作檔案管理各項(xiàng)工作時(shí)，需要采取新穎的工作視角，輔以專業(yè)的檔案人才，切實(shí)提升檔案工作實(shí)效。其一，加強(qiáng)工作視角新穎性。在資料采集、按類整編、分卷歸檔等各項(xiàng)檔案工作中積極融合全新的工作思想，以信息主動(dòng)服務(wù)為工作方向，有效轉(zhuǎn)變封閉服務(wù)體系，構(gòu)建出公開性信息服務(wù)體系，發(fā)揮檔案資料的信息服務(wù)功能，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展;其二，各單位管理層需要明確檔案工作地位，給予較高重視，領(lǐng)導(dǎo)各級(jí)基層部門高效落實(shí)檔案工作，積極培育創(chuàng)新工作思維。與此同時(shí)，重新梳理崗位職責(zé)，有效轉(zhuǎn)變檔案崗位人員的工作側(cè)重，使其形成信息服務(wù)意識(shí)，為檔案資料有序流通、高效檢索奠定基礎(chǔ)。

2.提升管理方法智能性

（1）創(chuàng)新管理思想

存儲(chǔ)檔案資料一般以視頻、音頻、圖片、紙質(zhì)資料為載體，具有檔案類型的多樣性。在整編收集、流通調(diào)取檔案資料時(shí)，通常采取人工操作方式。人工管理方式在一定程度上增加了檔案整編、檔案存儲(chǔ)、資料查檔、資料調(diào)取的各環(huán)節(jié)工作量，形成了檔案煩瑣性工作體系。基于檔案資料較大基數(shù)的存儲(chǔ)需求，檔案管理工作小組在調(diào)取檔案資料時(shí)形成了較大的工作量，降低了檔案資料流通性，形成檔案閑置問題。在信息技術(shù)融合檔案資料體系后，借助多媒體、搜索引擎等技術(shù)為檔案資料營(yíng)建出智能管理體系。數(shù)字化信息環(huán)境，增加了檔案各環(huán)節(jié)工作的智能性，包括信息采集更全面、信息類目更翔實(shí)、檔案資料設(shè)置關(guān)鍵詞、關(guān)鍵詞調(diào)取相關(guān)檔案資料、跨平臺(tái)資料共享等，切實(shí)增加了檔案工作的范圍，縮短了檔案各環(huán)節(jié)的工作時(shí)間，提升了檔案資料交互分享的高效性，最大限度地展現(xiàn)檔案信息價(jià)值。

（2）創(chuàng)新管理實(shí)踐

某單位以民生類資料為視角，創(chuàng)建了跨平臺(tái)聯(lián)動(dòng)體系，使用多種智能技術(shù)增強(qiáng)了檔案資料的交互流通效果，順應(yīng)各類檔案人員的使用需求。在跨平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)期間融合了區(qū)塊鏈科技，借助其高效整合、精準(zhǔn)檢索、紙質(zhì)與電子雙重備份、資料內(nèi)容驗(yàn)證便捷等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，切實(shí)增強(qiáng)了檔案資料的流通質(zhì)量。

第一，跨平臺(tái)檔案流通模型。例如，某單位以區(qū)塊鏈技術(shù)為視角進(jìn)行多個(gè)單位跨平臺(tái)的信息交互，形成民生檔案聯(lián)合體系。其一，建立各協(xié)同單位的聯(lián)合系統(tǒng)，增設(shè)檔案資料調(diào)取的授權(quán)節(jié)點(diǎn)，確保檔案資料交互的有效性與安全性，形成智能聯(lián)合體系;其二，添加檔案反饋體系，給出智能檢索方案，便于檔案高效流通;其三，在檔案調(diào)取時(shí)記錄調(diào)取人員信息，如登錄系統(tǒng)的賬戶、登錄時(shí)間、調(diào)取文件等，形成檔案流通日志，形成檔案追溯體系;其四，在跨平臺(tái)調(diào)取檔案時(shí)給出檔案申請(qǐng)依據(jù)、業(yè)務(wù)需求，確保檔案調(diào)取申請(qǐng)的有效性。

第二，跨平臺(tái)檔案流通方式。其一，在跨平臺(tái)調(diào)取檔案資料時(shí)需要給出調(diào)取檔案的目錄級(jí)別、資料內(nèi)容。依據(jù)檔案規(guī)范，結(jié)合目錄類別進(jìn)行資料調(diào)取;其二，以調(diào)取檔案的認(rèn)證方式，形成文件解密鑰匙。如果調(diào)取檔案的角色不具有認(rèn)證權(quán)限，無法順利解密檔案資料。區(qū)塊鏈系統(tǒng)對(duì)檔案資料各存儲(chǔ)模塊添加了授權(quán)節(jié)點(diǎn)，包括加密、解密、公鑰等技術(shù)，在保障信息流通性的同時(shí)，防止信息泄露;其三，檔案調(diào)取時(shí)，系統(tǒng)智能驗(yàn)證查檔申請(qǐng)的真實(shí)性，在驗(yàn)證完成時(shí)跳轉(zhuǎn)檔案查詢系統(tǒng)，在檔案調(diào)取完成時(shí)，形成調(diào)檔日志，如查詢?nèi)?、?jīng)手人、調(diào)檔時(shí)間等;其四，檔案調(diào)取時(shí)，聯(lián)通各部門的檔案資料，依據(jù)檔案調(diào)取申請(qǐng)的資料目錄，形成快速檢索與重要資料提取，切實(shí)增強(qiáng)了跨平臺(tái)檔案流通的高效性，發(fā)揮出檔案整合的利用優(yōu)勢(shì)。

3.完善檔案制度體系

（1）制度約束思想

為保障檔案各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，行政單位需要制訂相應(yīng)的工作制度，形成工作標(biāo)準(zhǔn)與約束依據(jù)，增強(qiáng)檔案工作的規(guī)范性。比如，在采集檔案資料后，依據(jù)類目進(jìn)行檔案資料劃分、設(shè)定工作規(guī)范，各單位可結(jié)合自身檔案類型、業(yè)務(wù)需求等因素，綜合設(shè)定檔案劃分類目，為各部門檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)取建立標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理人員需要加強(qiáng)自身技能，高效無誤地進(jìn)行檔案工作。其一，檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的信息服務(wù)意識(shí)，以檔案為視角為各部門、基層群眾提供信息服務(wù);其二，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)工作技能的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，階段性完成各類相關(guān)知識(shí)的補(bǔ)充，以全新視角落實(shí)檔案各項(xiàng)工作;其三，檔案管理人員應(yīng)以敏銳的信息分析視角，積極挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，為單位決策、資產(chǎn)管理給出參考依據(jù)。

（2）檔案標(biāo)準(zhǔn)

一是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。以單位檔案資料形成的全生命周期為視角，構(gòu)建檔案各環(huán)節(jié)工作的完整標(biāo)準(zhǔn)，包括類目劃分、編號(hào)方法、檔案內(nèi)容真實(shí)性鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。建立檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，保障各類檔案文件存儲(chǔ)的規(guī)范性，使每份檔案文件的編碼具有唯一性，能夠有效存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，防止編碼設(shè)計(jì)沖突、調(diào)檔查詢失敗等檔案流通性問題。內(nèi)容具有相似性的文件經(jīng)過智能讀取資料后，進(jìn)行資料合并處理，減少檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中相同資料的存儲(chǔ)次數(shù)，提升檔案調(diào)閱的高效性。在存儲(chǔ)關(guān)聯(lián)檔案資料時(shí)，輸入相關(guān)檔案編碼，進(jìn)行關(guān)聯(lián)文件的資料存儲(chǔ)，增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性、有序性，形成高效的檔案共享體系。

二是文件格式標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)國(guó)家檔案存儲(chǔ)要求，單位內(nèi)部的各業(yè)務(wù)部門需要在檔案形成前期給出檔案存儲(chǔ)的文件格式，以此統(tǒng)一文件內(nèi)容的記錄方式，減少格式不一致形成的信息交流障礙問題。在文件格式標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，提取各類資料中的關(guān)鍵檔案信息，如時(shí)間、金額、項(xiàng)目等。例如，某行政單位進(jìn)行人員招聘時(shí)，在人才招聘前期各部門單位給出了人才檔案庫(kù)的信息收集類目與格式表，包括姓名、學(xué)歷、技能等。對(duì)于姓名欄的格式標(biāo)準(zhǔn)為“二至五個(gè)漢字”，學(xué)歷欄中采取菜單選擇方式，給出了本科、大專等多個(gè)選擇。借助格式標(biāo)準(zhǔn)提升檔案采集速度。

三是版本標(biāo)準(zhǔn)。在給出檔案資料的文件編碼、資料內(nèi)容各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行全周期的檔案管理工作。圍繞文件版本、檔案資料全周期進(jìn)行管理，確保檔案資料存儲(chǔ)無遺漏，形成檔案存儲(chǔ)日志。在存儲(chǔ)檔案資料時(shí)，記錄檔案形成的時(shí)間，增加檔案內(nèi)容的追溯性。檔案追溯用于檔案信息存在失誤時(shí)，進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的追溯，查看失誤節(jié)點(diǎn)，排查系統(tǒng)故障。

（3）全周期管理實(shí)踐

一是平臺(tái)建設(shè)。某行政單位圍繞檔案全周期構(gòu)建了檔案管理平臺(tái)，嘗試攻破信息孤島，建立檔案資料的信息交互橋梁。在系統(tǒng)創(chuàng)建時(shí)，以檔案要素為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案跟蹤管理。此系統(tǒng)圍繞全周期、文件持續(xù)更新兩個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)搭建。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，結(jié)合云計(jì)算與數(shù)據(jù)挖掘各項(xiàng)智能技術(shù)融合單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)，形成全周期的管理體系，以檔案業(yè)務(wù)為視角加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)管。系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)采取跨平臺(tái)信息交互思想，從項(xiàng)目、資料、檔案各視角創(chuàng)建信息收集模塊，制訂文件編碼標(biāo)準(zhǔn)，給出文件內(nèi)容的收錄規(guī)范，增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性，便于各部門查看各時(shí)段資料信息。資料管理模塊是以表單資料為收錄方向形成文件管理體系。檔案管理模塊是以存儲(chǔ)文件為目標(biāo)，進(jìn)行類目劃分、編號(hào)添加、檔案存儲(chǔ)。

二是同步文件。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展期間，采取手機(jī)錄制、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量等方式形成初期的檔案資料。經(jīng)過內(nèi)容鑒定與審批，去除無用信息，對(duì)價(jià)值信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行資料轉(zhuǎn)化，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、內(nèi)容準(zhǔn)確，防止檔案格式亂序問題。

三是動(dòng)態(tài)監(jiān)管。在檔案資料形成后，采取線上審核、內(nèi)容校準(zhǔn)多種措施，保證業(yè)務(wù)運(yùn)行順暢，規(guī)范檔案內(nèi)容。檔案審核人員借助信息平臺(tái)對(duì)資料生成給予監(jiān)管。審核項(xiàng)目包括檔案生成時(shí)間的規(guī)范性、檔案內(nèi)容格式標(biāo)準(zhǔn)性、檔案流通經(jīng)手人員的規(guī)范性等。如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容添加不規(guī)范、經(jīng)手人員無編輯權(quán)限等問題，需要審核人員及時(shí)進(jìn)行干預(yù)管理，確保檔案資料形成全環(huán)節(jié)的規(guī)范性，達(dá)成檔案遠(yuǎn)程監(jiān)管目標(biāo)。依據(jù)各部門的反饋情況及時(shí)排查遺漏信息，完善檔案收錄與整編體系，增強(qiáng)檔案動(dòng)態(tài)監(jiān)管工作的有效性。

四是智能歸檔。在全周期檔案動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系中需要構(gòu)建智能歸檔模塊，采取前置文件整編方式形成歸檔標(biāo)準(zhǔn)，給出鑒定規(guī)則，形成檔案智能分類、按序編碼、歸檔智能檢測(cè)等體系，便于在檔案資料形成的初期提升檔案內(nèi)容規(guī)范性，給出文件唯一標(biāo)識(shí)編碼，設(shè)定存儲(chǔ)期限。在添加相同業(yè)務(wù)的其他資料時(shí)，能夠智能識(shí)別檔案要素，形成自動(dòng)分類、卷目查詢、智能歸檔體系。

五是動(dòng)態(tài)安全監(jiān)管。圍繞檔案資料形成、編碼、歸檔、流通的全環(huán)節(jié)，構(gòu)建動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系。單位采取三級(jí)監(jiān)管方式：其一，網(wǎng)絡(luò)文件加密技術(shù)。使用HTTPS技術(shù)進(jìn)行文件加工，確保檔案資料安全;其二，設(shè)計(jì)查閱人員權(quán)限。借助角色管理方式劃分檔案查閱與調(diào)取的權(quán)限，降低檔案資料被篡改的可能性;其三，保密制度約束。單位采取保密制度約束方式對(duì)于具有保密性的文件資料清晰劃定保密范圍，給予相應(yīng)的保密監(jiān)管，防止信息的泄露。

4.搭建智能檔案工作平臺(tái)

（1）智能管理思想

檔案管理工作圍繞檔案存儲(chǔ)完整、信息安全等視角進(jìn)行可行的管理工作。在檔案信息安全防護(hù)工作中，各單位積極使用現(xiàn)代科技結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行檔案系統(tǒng)開發(fā)，確保檔案收錄全面，增加各部門之間信息流通性。其一，提升檔案存儲(chǔ)類目的創(chuàng)新性。在新經(jīng)濟(jì)體系中，加強(qiáng)檔案人員能力考核標(biāo)準(zhǔn)，積極發(fā)揮人才資源優(yōu)勢(shì)，準(zhǔn)確梳理檔案存儲(chǔ)類目，順應(yīng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案資料存儲(chǔ)需求;其二，加強(qiáng)檔案人員科技系統(tǒng)操作能力培養(yǎng)，促使科技系統(tǒng)與檔案工作全面融合，以智能平臺(tái)取代人工操作形式，提升檔案體系的智能性。

（2）智能管理實(shí)踐

某單位在進(jìn)行檔案工作時(shí)，聯(lián)合科技單位共同研發(fā)了智能檔案系統(tǒng)。

一是安防監(jiān)控。在檔案室周邊進(jìn)行的安檢布控包括視頻監(jiān)控、防盜警報(bào)、電子巡查、門禁控制等智能安防措施。對(duì)于非法闖入的人員與車輛能及時(shí)反饋警報(bào)信息，便于安防人員處理。視頻監(jiān)控對(duì)檔案室各出入位置、電梯間、交通要道等位置進(jìn)行影像收集，便于安防人員鎖定時(shí)間段進(jìn)行檢查。視頻畫面清晰度需要高于4級(jí)，畫面信噪比不小于36分貝，畫面灰度級(jí)別高于8級(jí)。在檔案室內(nèi)共設(shè)置25個(gè)攝像設(shè)備。監(jiān)控采集的影像信息采取數(shù)字編碼形式存儲(chǔ)在云平臺(tái)中，存儲(chǔ)時(shí)間不少于30天。防盜系統(tǒng)中，系統(tǒng)檢測(cè)到異常信號(hào)后發(fā)出警報(bào)信息的時(shí)延需要小于2秒，各聯(lián)網(wǎng)接收異常警報(bào)信息的響應(yīng)周期控制在20秒以內(nèi)。

二是液晶顯示屏。在檔案室存放資料時(shí)，各檔案架配置了液晶顯示屏能夠準(zhǔn)確讀取各密集架中存儲(chǔ)的檔案資料，與檔案管理系統(tǒng)形成信息交互，作為檔案調(diào)取的關(guān)鍵技術(shù)，能夠提升檔案流通速度。

三是溫控機(jī)房。在檔案室內(nèi)安裝了恒溫保濕的空調(diào)設(shè)施，使檔案室內(nèi)的溫度與濕度始終處于合理區(qū)間內(nèi)，減少環(huán)境因素帶來的檔案存儲(chǔ)問題。

四是縮微技術(shù)。在智慧檔案平臺(tái)中融合了縮微技術(shù)，能夠以數(shù)字化視角提升檔案資料的加工精度?？s微技術(shù)的加工需求量為每年5000萬幅，數(shù)字影像加工需求量大于2億幅，由此證實(shí)了縮微技術(shù)的檔案加工智能性。在檔案平臺(tái)中融合的微縮技術(shù)主要用于檔案存儲(chǔ)方面，可提升檔案資料縮微存儲(chǔ)的有效性，減少檔案存儲(chǔ)占據(jù)的空間，顯著提升檔案處理效率，為各部門提供更精準(zhǔn)、更高效的信息服務(wù)。

三、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期各單位側(cè)重于信息整理與數(shù)據(jù)分析工作，以期在檔案資料中獲取市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)、掌握各部門運(yùn)行情況、高效處理閑置資產(chǎn)，具有精準(zhǔn)決策、降本增效等功能。因此，各單位在從事檔案管理工作時(shí)，需要融合新穎的檔案整編與分類思想，積極營(yíng)造高性能、高效率、高質(zhì)量的信息服務(wù)體系，最大程度地發(fā)揮檔案資料的信息價(jià)值，通過制度加以約束檔案整編規(guī)范性，推動(dòng)各單位有序發(fā)展。

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（作者單位：濱州市財(cái)政局）