摘要:高校的檔案管理是不可忽視的工作,而文書檔案收集歸檔是其中的重要環(huán)節(jié)。本文簡(jiǎn)述我國(guó)高校文書檔案收集、歸檔管理工作中所存在的不足之處,并逐步分析其原因,最后探討出提升文書檔案收集和歸檔管理水平的有效措施,提高高校檔案管理的水平,推動(dòng)高校的穩(wěn)定發(fā)展。
關(guān)鍵詞:高校文書;檔案收集;歸檔管理;細(xì)節(jié)化
引言:隨著教育改革逐漸深化,高校文件種類數(shù)目日漸增多,高校對(duì)檔案管理提出了更高要求。為了提高文件管理工作的效率,促進(jìn)高校發(fā)展,需要細(xì)化文書檔案收集及歸檔管理的工作流程,并強(qiáng)化對(duì)其管理水平。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù),走出一條符合高校持續(xù)發(fā)展的文書檔案管理道路。
1文書檔案收集與歸檔管理工作中存在的問題
1.1檔案內(nèi)容不完整
目前高校未將所批復(fù)文件與請(qǐng)示文件合理擺放,并且在歸檔材料中僅體現(xiàn)范圍內(nèi)出現(xiàn)的材料,相關(guān)部門所產(chǎn)生貼合實(shí)際工作的文件缺失。同時(shí),文件沒有及時(shí)歸檔,未做到紙質(zhì)、電子共同歸檔。針對(duì)電子文件未及時(shí)下載打印,而紙質(zhì)文件未加蓋印章,導(dǎo)致其缺乏價(jià)值和效力。
1.2收集工作滯后性
高校所遞交的材料信息在經(jīng)過很長(zhǎng)一段時(shí)間后才能進(jìn)行歸檔,導(dǎo)致歸檔時(shí)文件無處可尋,并且在上交檔案材料時(shí),不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作。同時(shí),歸檔部門在工作時(shí),對(duì)歸檔文件范圍認(rèn)知不到位,容易引發(fā)資料的丟失或重復(fù)。
1.3文書處理不規(guī)范
高校文書工作中,只注重文書的流程和使用,缺乏文書處理工作中細(xì)節(jié)部分,導(dǎo)致文書處理的不規(guī)范不系統(tǒng),對(duì)文件質(zhì)量造成不利影響,制約文書檔案工作。
1.4文件材料無聯(lián)系
高校目前文件檔案工作人員流動(dòng)較大,不少新員工對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉,導(dǎo)致文件材料丟失,缺乏連貫性;并且一些上報(bào)材料,會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容、附件方面的缺失,材料不完整,導(dǎo)致檔案的價(jià)值大打折扣[1]。
2引發(fā)文書檔案收集歸檔工作問題的原因分析
2.1高校缺乏重視
目前,部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作沒有起到重視。但不管從長(zhǎng)期發(fā)展或者短期利益來看,其價(jià)值和參考意義重大。因此,高校文書檔案工作質(zhì)量較差主要因素是由于邊緣化、不重視所導(dǎo)致。
2.2人才隊(duì)伍不足
高校從事文書檔案管理工作的人員基本都是兼職,并不具備相關(guān)的從事經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),檔案工作時(shí)間安排少,導(dǎo)致其工作質(zhì)量較差。
2.3缺乏專業(yè)培訓(xùn)
高校檔案的培訓(xùn)人員,大多數(shù)都是年齡較大的老師或者人才家屬,未配有專業(yè)的檔案人才。在實(shí)際工作中,受傳統(tǒng)觀念影響,方法理論滯后,導(dǎo)致在新時(shí)代背景下,工作人員不能及時(shí)獲取新的管理理念。
2.4規(guī)章制度匱乏
高校文書檔案部門的規(guī)章制度并不完善,有些高校的制度還是上世紀(jì)落后過時(shí)的制度體系,也沒有及時(shí)完善和修訂,制度落實(shí)方面也存在不足。一系列的影響導(dǎo)致對(duì)文件收集和歸檔工作造成影響,最終導(dǎo)致工作質(zhì)量參差不齊。
3解決高校文書檔案工作存在問題的有效策略
3.1優(yōu)化文書處理,強(qiáng)化檔案意識(shí)
首先,高校的管理部門以及各個(gè)職能部門要切實(shí)確保公文處理流程具有規(guī)范性,提高文書檔案工作的水平。在公文處理過程中,要確保公文的內(nèi)容范圍符合原則,一文一事,不可一文多事。并要正確選擇公文文種,正確書寫格式。文書檔案工作人員需要及時(shí)了解國(guó)家出臺(tái)的公文處理規(guī)章制度,完善部門公文處理。其次,加強(qiáng)責(zé)任落實(shí),建立檢查機(jī)制,并落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人員。最后,文書檔案人員需要增強(qiáng)檔案收集歸納意識(shí),時(shí)刻懷揣著檔案思維觀念,并不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力,從源頭上解決和規(guī)避問題,使檔案管理水平上升一個(gè)層次。
3.2優(yōu)化歸檔范圍,開展專業(yè)培訓(xùn)
第一,優(yōu)化文件歸檔范圍以及保管期限,要求其檔案部門根據(jù)上級(jí)需求并結(jié)合工作的實(shí)際情況,制定出符合學(xué)校以及各部門情況的文件材料歸檔范圍和保管期限,以保證各個(gè)部門都能夠按時(shí)遞交文件材料,并保證其質(zhì)量。第二,需要提高檔案人員的專業(yè)技能,提高其工作效率。要求其能夠熟練掌握各職能部門工作中的歸檔材料,并及時(shí)清楚地了解未歸檔案材料的去向以及何時(shí)進(jìn)行歸檔。同時(shí),需要熟練掌握文件材料之間的關(guān)聯(lián),并善于發(fā)現(xiàn)文件材料的規(guī)律,及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺損的文件材料,并進(jìn)行補(bǔ)充。第三,高校應(yīng)重視職后教育,為檔案管理人員提供專業(yè)的檔案培訓(xùn)教育,在學(xué)習(xí)中提高檔案專業(yè)知識(shí),并引入信息技術(shù)化管理模式,實(shí)現(xiàn)文書檔案收集歸檔工作的信息化和規(guī)范化,并保證工作順利地開展[2]。
3.3提高重視程度,健全規(guī)章制度
高校檔案文書工作其范圍較廣,涉及到學(xué)校的各個(gè)方面。一方面,需要加強(qiáng)宣傳力度,采用多種宣傳手段提高人們對(duì)檔案工作的重視程度,例如專題會(huì)議、校園廣播、校園報(bào)紙等。并向廣大師生及領(lǐng)導(dǎo)普及檔案知識(shí),并講解檔案管理對(duì)高校發(fā)展,師生自身帶來的好處,帶動(dòng)高校師生及領(lǐng)導(dǎo)參與到檔案管理工作中來。另一方面,建立健全檔案管理制度,通過制度的約束力,幫助檔案工作人員嚴(yán)格遵守檔案管理的原則,提高檔案收集歸檔的工作質(zhì)量。
3.4改變收集方式,了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)
高校文書檔案的收集和歸檔工作,首先需要檔案管理人員具備創(chuàng)新的意識(shí),針對(duì)傳統(tǒng)的文件收集方式進(jìn)行創(chuàng)新,發(fā)揮其主觀能動(dòng)性,改變?cè)械奈募占J?。同時(shí)需要其熟練掌握并了解高校中各個(gè)職能部門所辦理的業(yè)務(wù),以及每個(gè)業(yè)務(wù)中的工作流程環(huán)節(jié)。其次,檔案人員需要時(shí)常進(jìn)行實(shí)地考察,走訪高校的各個(gè)職能部門,了解其部門工作的每個(gè)環(huán)節(jié)中所需要的文件材料,以及有哪些材料是重要的需要?dú)w檔的,哪些材料重復(fù)性不重要,不需要?dú)w檔,并結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn),探究檔案管理的規(guī)律。最后,檔案工作人員需要積極并主動(dòng)與其他部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流和溝通,發(fā)揮好檔案人員在檔案收集歸檔中的重要作用。
結(jié)論:文書檔案管理是高校檔案管理的一部分,因其具有著憑證和參考作用,因此需要高校重視對(duì)文書檔案的管理。在收集和歸檔這一環(huán)節(jié)中,需要文書檔案工作人員遵循其原則,善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題,勇于創(chuàng)新,并迎合時(shí)代發(fā)展,探究出文檔工作的新方法,提高文書檔案管理水平,促進(jìn)高校全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]韓雪.新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換下高校文書檔案收集與歸檔細(xì)節(jié)化管理研究[J].科技資訊,2019,17(11):255-256.
[2]張寶愛.高校文書檔案收集與歸檔工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2018(06):75-76.
作者簡(jiǎn)介:黃曉娜(1983年)廣東人,漢族,現(xiàn)職稱:館員,學(xué)歷:大學(xué)本科,研究方向:檔案館(從事檔案管理 工作)。