鄒雨洋

（中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院南海水產(chǎn)研究所，廣州 510300）

0 引言

為加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)和電子政務(wù)發(fā)展，完成“十四五”時(shí)期會(huì)計(jì)信息化工作的目標(biāo)和任務(wù)，國(guó)家大力推進(jìn)包括電子發(fā)票在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)憑證無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)、入賬和歸檔工作。修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79 號(hào)）明確規(guī)定了形成電子會(huì)計(jì)檔案的條件和要求。財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)），明確電子會(huì)計(jì)憑證的概念，并對(duì)各類(lèi)電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔進(jìn)行規(guī)范。

電子會(huì)計(jì)憑證是指從外部接收的、以電子形式存儲(chǔ)傳輸?shù)母黝?lèi)數(shù)字化憑證，包括電子發(fā)票、電子行程單、銀行電子回單等［1］?？茖W(xué)事業(yè)單位加快推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展，探索會(huì)計(jì)信息化和電子會(huì)計(jì)憑證的制度和系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)、入賬和歸檔，有利于貫徹《關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)〔2021〕32 號(hào)）文件精神，進(jìn)一步落實(shí)科研“放管服”，減輕科研人員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)及查檔的負(fù)擔(dān)，減輕單位打印電子會(huì)計(jì)資料的負(fù)擔(dān)，以會(huì)計(jì)數(shù)字化和會(huì)計(jì)憑證電子化助推會(huì)計(jì)信息化進(jìn)一步發(fā)展，提升科研單位的管理水平和科研服務(wù)水平。

1 電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)

1.1 格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

從外部獲取的電子會(huì)計(jì)憑證在類(lèi)別和來(lái)源上存在差異，憑證格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。在商品和服務(wù)支出的報(bào)銷(xiāo)核算中，電子發(fā)票通常是經(jīng)辦人在云開(kāi)票系統(tǒng)中輸入開(kāi)票信息后根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額自動(dòng)生成的，格式主要是包含電子簽章和加密信息的PDF。部分開(kāi)票系統(tǒng)也可以選擇以圖片格式生成電子發(fā)票。由于電子會(huì)計(jì)憑證外部生成系統(tǒng)和內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，外部電子會(huì)計(jì)憑證無(wú)法直接傳輸?shù)綍?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。電子會(huì)計(jì)憑證格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不利于科學(xué)事業(yè)單位對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證從輸入端到輸出端的會(huì)計(jì)工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理，電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和完整性也無(wú)法得到保證。

1.2 數(shù)字化流程不完整

由于各個(gè)科學(xué)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息化水平存在差異，部分單位尚未完成電子會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的直接對(duì)接，電子發(fā)票、電子行程單等憑證的數(shù)字化需要通過(guò)打印紙質(zhì)單據(jù)后再制作成電子數(shù)據(jù)的方式來(lái)完成，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子單據(jù)的報(bào)銷(xiāo)、審核、入賬全流程數(shù)字化。國(guó)家已出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，鼓勵(lì)已經(jīng)具備一定條件的單位對(duì)電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證實(shí)施報(bào)銷(xiāo)、審核、入賬全流程無(wú)紙化，倡導(dǎo)節(jié)約資源和減輕資料負(fù)擔(dān)［2］。但是，電子會(huì)計(jì)憑證等憑證資料無(wú)紙化的規(guī)定，需要以保證電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性為前提。電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)字化流程不完整，不僅會(huì)導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)憑證在傳輸、存儲(chǔ)等過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤、失真和重復(fù)等問(wèn)題，而且并未有效減輕科研人員報(bào)銷(xiāo)的負(fù)擔(dān)。

1.3 原件管理不規(guī)范

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，電子會(huì)計(jì)憑證原件也應(yīng)得到規(guī)范保存管理。部分科學(xué)事業(yè)單位存在將電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件直接作為報(bào)銷(xiāo)憑證入賬歸檔的情況。科研人員在差旅報(bào)銷(xiāo)的過(guò)程中，通常會(huì)將電子發(fā)票或電子行程單打印成紙質(zhì)版作為附件完成報(bào)銷(xiāo)。部分單位沒(méi)有針對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)出臺(tái)或完善相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有重視報(bào)賬人員對(duì)電子發(fā)票或電子行程單原件的保存，沒(méi)有明確報(bào)銷(xiāo)人保存原件的具體執(zhí)行方法，沒(méi)有明確審核人核查原件的具體監(jiān)督手段。由于缺少電子會(huì)計(jì)憑證管理規(guī)定，電子會(huì)計(jì)憑證原件并未得到有效的規(guī)范管理，后續(xù)若想對(duì)原件進(jìn)行追溯核對(duì)，將存在一定的困難和風(fēng)險(xiǎn)，電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和合法性也將無(wú)法得到保證。

1.4 存儲(chǔ)管理存在風(fēng)險(xiǎn)

電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用有利于會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了會(huì)計(jì)人員整理和裝訂憑證的時(shí)間，節(jié)約了單位存放檔案的物理空間，并且科研人員調(diào)取檔案進(jìn)行查閱也更加便捷、高效，但是電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)管理仍然存在一定的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。科學(xué)事業(yè)單位通常采用服務(wù)器對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證和檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理。隨著檔案數(shù)據(jù)數(shù)量和復(fù)雜程度的增加，服務(wù)器空間容量和處理速度將承受更大的壓力，存儲(chǔ)空間不足將導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)無(wú)法被及時(shí)安全地保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，存在數(shù)據(jù)遺漏或保存失敗的風(fēng)險(xiǎn)。此外，機(jī)器處理速度的降低，將導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)無(wú)法被順利讀取使用，嚴(yán)重影響檔案查閱的效率。存儲(chǔ)空間擴(kuò)容和存儲(chǔ)環(huán)境維護(hù)都將導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)管理的成本增加，反而在一定程度上抵消了檔案無(wú)紙化管理帶來(lái)的成本節(jié)約。若電子會(huì)計(jì)憑證服務(wù)器不穩(wěn)定、環(huán)境不可控、存儲(chǔ)管理不到位，將不利于保證電子會(huì)計(jì)憑證的安全性和完整性。

1.5 監(jiān)督管理存在漏洞

部分科學(xué)事業(yè)單位尚未與外部的電子會(huì)計(jì)憑證生成系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，收到的電子會(huì)計(jì)憑證需通過(guò)人工掃描或拍照進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、完整性仍需通過(guò)人工審核來(lái)保證。以電子發(fā)票為例，部分單位由于缺少電子發(fā)票自動(dòng)校驗(yàn)和鑒偽功能，需要對(duì)收到的電子發(fā)票進(jìn)行人工審核，檢查發(fā)票抬頭、發(fā)票金額、發(fā)票章等發(fā)票要素是否有誤。針對(duì)電子發(fā)票可能存在的重復(fù)入賬、篡改偽造或注銷(xiāo)等風(fēng)險(xiǎn)，處理方法主要是通過(guò)制作手工表格對(duì)發(fā)票編號(hào)進(jìn)行篩選，以及定期抽查部分發(fā)票并在稅局網(wǎng)站上進(jìn)行驗(yàn)真，風(fēng)險(xiǎn)控制存在一定的滯后性。由此可見(jiàn)，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證采取人工審核和監(jiān)督的方式，不僅費(fèi)時(shí)耗力，而且可能會(huì)因人為疏忽和過(guò)失而出現(xiàn)較大的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。

1.6 支撐保障不充分

電子會(huì)計(jì)憑證的順利實(shí)施和應(yīng)用，需要科學(xué)事業(yè)單位在制度、資金和技術(shù)等方面給予充分的支撐和保障。但是，在制度方面，部分單位尚未制定專(zhuān)門(mén)的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，與電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)、審核、入賬等環(huán)節(jié)相關(guān)的實(shí)施細(xì)則也并未明確；在資金投入方面，部分單位未能充分認(rèn)識(shí)到使用電子會(huì)計(jì)憑證的長(zhǎng)遠(yuǎn)影響和收益，可能出現(xiàn)無(wú)專(zhuān)門(mén)預(yù)算或預(yù)算不足的情況，資金保障的持續(xù)性和穩(wěn)定性不足；在技術(shù)層面，科學(xué)事業(yè)單位通常不具備專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員，而現(xiàn)有人員也難以獨(dú)立完成電子會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的直接對(duì)接。因此，科學(xué)事業(yè)單位主要采用外包模式將電子會(huì)計(jì)憑證相關(guān)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)交由外部專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，系統(tǒng)后續(xù)的功能維護(hù)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)也主要依賴(lài)外部單位的技術(shù)人員。

2 應(yīng)用電子會(huì)計(jì)憑證的相關(guān)建議

2.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，做好系統(tǒng)對(duì)接

科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)積極參與電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)過(guò)程，為數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一提供建議。部分有條件的單位可以申請(qǐng)成為電子會(huì)計(jì)憑證試點(diǎn)單位，嘗試選取常用和成熟的電子會(huì)計(jì)憑證開(kāi)展測(cè)試，逐步形成適用于本單位的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。在憑證格式方面，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況和管理要求，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。例如，對(duì)于電子發(fā)票，科學(xué)事業(yè)單位可以要求統(tǒng)一采用帶數(shù)字簽名保護(hù)的、安全性較高的PDF 格式作為電子會(huì)計(jì)憑證格式。要以格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)為基礎(chǔ)，通過(guò)統(tǒng)一、安全、可靠的數(shù)據(jù)識(shí)別、加密、傳輸和存儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行處理，確保電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接。

2.2 提高信息化水平，實(shí)現(xiàn)全流程覆蓋

科學(xué)事業(yè)單位要從信息化的制度和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)出發(fā)，提高單位整體的信息化水平。要將信息化建設(shè)作為單位的長(zhǎng)期目標(biāo)任務(wù)，推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化、會(huì)計(jì)數(shù)字化和會(huì)計(jì)無(wú)紙化工作。要在保證數(shù)據(jù)真實(shí)、來(lái)源安全的前提下，嘗試與成熟的稅務(wù)、銀行等外部系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以電子發(fā)票、電子回單等常用的電子會(huì)計(jì)憑證為切入點(diǎn)，著手開(kāi)展外部電子會(huì)計(jì)憑證與內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的直接對(duì)接工作，逐步穩(wěn)健推進(jìn)會(huì)計(jì)無(wú)紙化的全流程覆蓋。此外，單位內(nèi)各部門(mén)之間的信息應(yīng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，充分共享，推動(dòng)內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)過(guò)程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔后，單位還應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理，完善檢索功能，提高檔案查閱和使用效率。

2.3 強(qiáng)化管理要求，規(guī)范保存憑證原件

科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)加快完善電子會(huì)計(jì)憑證入賬和電子會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于保存電子會(huì)計(jì)憑證原件的有關(guān)規(guī)定。相關(guān)規(guī)定應(yīng)要求報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)上傳或添附的電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性負(fù)責(zé)，并要求其在會(huì)計(jì)檔案有效期限內(nèi)完整保存原件。條件成熟的單位可以建立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或機(jī)構(gòu)，派專(zhuān)人將每天已入賬的電子會(huì)計(jì)憑證原件進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，做到隨時(shí)可追溯、可復(fù)查。對(duì)于受條件限制，確需由報(bào)銷(xiāo)人員自行保存電子會(huì)計(jì)憑證原件的單位，應(yīng)當(dāng)派專(zhuān)人通過(guò)定期抽查等方式，監(jiān)督核實(shí)電子會(huì)計(jì)憑證原件的保存狀態(tài)，確保電子會(huì)計(jì)憑證原件的保存符合要求。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)憑證保存不符合要求或與原件不一致的，應(yīng)及時(shí)查明原因，控制風(fēng)險(xiǎn)，并采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行整改。

2.4 重視數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理，做好安全防護(hù)

科學(xué)事業(yè)單位要高度重視對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證和電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)管理，不因會(huì)計(jì)無(wú)紙化而輕視會(huì)計(jì)電子檔案的數(shù)據(jù)安全［3］；要定期檢查服務(wù)器的運(yùn)行狀態(tài)，保證機(jī)房溫度、供電環(huán)境正常，避免因高溫或斷電造成服務(wù)器停止運(yùn)行；要定期監(jiān)控服務(wù)器空間容量的變化，避免因高峰時(shí)段服務(wù)器負(fù)荷超載造成服務(wù)器暫停運(yùn)行；要及時(shí)做好數(shù)據(jù)安全的防護(hù)和備份，避免出現(xiàn)因網(wǎng)絡(luò)入侵和攻擊而造成的數(shù)據(jù)損失。而那些網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和條件成熟而機(jī)房不足的單位，可以采用虛擬服務(wù)器等云技術(shù)，在確保數(shù)據(jù)安全性和保密性的前提下，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份在網(wǎng)絡(luò)空間中，降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，降低電子會(huì)計(jì)憑證和檔案的存儲(chǔ)管理成本。

2.5 減少人為干預(yù)，提高管理效率

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)有效性來(lái)源于紙質(zhì)防偽技術(shù)和簽章產(chǎn)生的法律效力，而電子會(huì)計(jì)憑證需要通過(guò)在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)電子簽章、加密等來(lái)保證來(lái)源的安全性。因此，科學(xué)事業(yè)單位要完善針對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的自動(dòng)校驗(yàn)、鑒偽和加密功能，逐步減少制表篩選、抽查驗(yàn)真等手工操作環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)從煩瑣低效的人工操作向安全高效的系統(tǒng)自動(dòng)審核轉(zhuǎn)型?？茖W(xué)事業(yè)單位在報(bào)銷(xiāo)、審核、入賬等環(huán)節(jié)減少對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的人為干預(yù)，有利于電子會(huì)計(jì)憑證的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，能夠有效減少因人為失誤而導(dǎo)致的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，提高電子會(huì)計(jì)憑證的管理效率，保證電子會(huì)計(jì)憑證合法合規(guī)。

2.6 完善制度規(guī)范，全面保障實(shí)施

科學(xué)事業(yè)單位要加快制定電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)、審核和入賬的相關(guān)規(guī)定，完善電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，從制度層面對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的實(shí)施和應(yīng)用提供依據(jù)和保障［4］。要重視對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證建設(shè)的成本效益分析，從單位高質(zhì)量發(fā)展的角度充分考慮電子會(huì)計(jì)憑證實(shí)施的效益，配合單位長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃和任務(wù)目標(biāo)，制定中長(zhǎng)期預(yù)算規(guī)劃，并通過(guò)不同渠道的預(yù)算申請(qǐng)和調(diào)整，保證電子會(huì)計(jì)憑證建設(shè)有充足的資金，保證后續(xù)的維護(hù)和運(yùn)轉(zhuǎn)有持續(xù)穩(wěn)定的資金來(lái)源。要加強(qiáng)人員技術(shù)培訓(xùn)，提高單位內(nèi)部實(shí)施電子會(huì)計(jì)憑證管理的相關(guān)人員的技術(shù)水平和能力［5］，降低對(duì)外部技術(shù)人員的依賴(lài)程度。對(duì)于短期內(nèi)無(wú)法擺脫外部技術(shù)力量支持的單位來(lái)說(shuō)，其要注意做好溝通協(xié)調(diào)和保密工作，減少內(nèi)外部溝通管理的成本和外包風(fēng)險(xiǎn)。要在全體職工范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證實(shí)施的學(xué)習(xí)和宣傳，使其提高規(guī)范意識(shí)，增強(qiáng)合規(guī)意識(shí)，在單位內(nèi)部形成良好的實(shí)施氛圍和環(huán)境。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著電子會(huì)計(jì)憑證試點(diǎn)工作的逐步推進(jìn)，科學(xué)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算與記錄工作也將逐步從紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)型?？茖W(xué)事業(yè)單位應(yīng)從貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃要求和“放管服”系列文件要求的高度出發(fā)，積極落實(shí)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃的要求，以探索推進(jìn)電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用為切入點(diǎn)，繼續(xù)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，促進(jìn)單位整體實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。科學(xué)事業(yè)單位要重點(diǎn)分析在電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，從電子會(huì)計(jì)憑證的格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化流程、原件管理、存儲(chǔ)管理、監(jiān)督管理和支撐保障等方面入手，探索有針對(duì)性的解決方案和措施?？茖W(xué)事業(yè)單位應(yīng)重視數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)和信息化水平的提高，加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的原件管理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理，落實(shí)電子會(huì)計(jì)憑證的審核和監(jiān)督等過(guò)程控制，從制度、資金和技術(shù)等方面提供保障。