張 娜 鐵 婷 魏景坤 馬慧敏 曹麗萍 馬 旸 崔海榮 馬 軍

寧夏回族自治區(qū)人民醫(yī)院 寧夏銀川 750002

近年，隨著國家、自治區(qū)關(guān)于“賦予科研機(jī)構(gòu)和人員更大自主權(quán)”“放管服”等一系列相關(guān)政策陸續(xù)出臺(tái)，從項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目評(píng)審立項(xiàng)、項(xiàng)目(經(jīng)費(fèi))管理及驗(yàn)收、賦予科研人員和項(xiàng)目承擔(dān)單位更大科研自主權(quán)、營造創(chuàng)新環(huán)境、激發(fā)科研人員的創(chuàng)造性和創(chuàng)新活力，調(diào)動(dòng)科研人員的積極性等做出了多方面改革要求，作為項(xiàng)目依托單位，必須提高科研管理工作效率，追求精細(xì)化管理，從而使廣大臨床和科研一線人員得到有效服務(wù)和減輕各類手續(xù)的負(fù)擔(dān)[1-2]。

1 基本情況

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)、急救為一體的三級(jí)甲等醫(yī)院，2010年至今，共承擔(dān)科研項(xiàng)目1 034項(xiàng)，獲批科研經(jīng)費(fèi)累計(jì)12 470.4萬元。2020年以前科研管理手段一直為手工操作，存在科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷緩慢，項(xiàng)目評(píng)審邀請(qǐng)專家困難(專家門診、手術(shù)時(shí)間沖突)，論文、專利等科技成果原始資料容易丟失，不同年度、不同類別的科研數(shù)據(jù)均需手工統(tǒng)計(jì)且容易有誤等諸多問題，2020年6月，我院基于OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)探索科研項(xiàng)目申報(bào)、中期、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、論文專利各類成果以及物資采購等全流程信息化管理，改善科研管理模式和運(yùn)行機(jī)制。

2 基于辦公自動(dòng)化平臺(tái)的醫(yī)院科研管理系統(tǒng)開發(fā)

國內(nèi)目前有很多大型的科研單位已使用非常成熟的科研管理系統(tǒng)[3]，但存在與單位內(nèi)部OA辦公系統(tǒng)或者財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不能很好對(duì)接等問題，導(dǎo)致科研人員需要登錄多個(gè)系統(tǒng)，多個(gè)賬戶等問題，我院探索基于醫(yī)院OA系統(tǒng)，進(jìn)行流程拓展，分別概要設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)適合于我院科研項(xiàng)目過程管理和經(jīng)費(fèi)支出的流程，采用文獻(xiàn)查閱、訪談法、頭腦風(fēng)暴法等技術(shù)，開發(fā)科研管理模塊，與OA進(jìn)行整合，統(tǒng)一賬號(hào)登錄，分角色(申報(bào)人、審核人、管理員)等實(shí)現(xiàn)不同功能[4]。初步主要搭建三大塊內(nèi)容。

2.1 項(xiàng)目管理

①項(xiàng)目申報(bào)：其中包括指南發(fā)布和指南申報(bào)兩個(gè)子模塊，指南發(fā)布由科研管理工作人員在系統(tǒng)上發(fā)布科研項(xiàng)目申報(bào)通知，覆蓋全院每人；指南申報(bào)是有意向申報(bào)者通過填寫項(xiàng)目基本信息、項(xiàng)目申請(qǐng)書及附件，通過學(xué)科主任審核后提交至科研管理工作人員，全程無紙化，通過流程進(jìn)行申報(bào)[5]；

圖1 科研管理系統(tǒng)構(gòu)架圖

②專家評(píng)審：其中包括項(xiàng)目評(píng)審、中期評(píng)審和專家?guī)炀S護(hù)等模塊。此模塊將科研項(xiàng)目評(píng)審由現(xiàn)場變成網(wǎng)評(píng)盲評(píng)，可分專業(yè)、分組隨機(jī)抽取，公正公平，節(jié)約專家工作時(shí)間，計(jì)算機(jī)直接算取成績，提高工作效率[6]；

③項(xiàng)目查詢：其中包括項(xiàng)目查詢、立項(xiàng)項(xiàng)目查詢、申請(qǐng)項(xiàng)目查詢?nèi)齻€(gè)子模塊，此模塊只有科研管理工作人員有權(quán)限，方便項(xiàng)目管理，按需提取數(shù)據(jù)，一鍵導(dǎo)出，其中有類別、時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等內(nèi)容；

④我的科研：其中包括申報(bào)、中期、結(jié)題、成果、科研經(jīng)費(fèi)五個(gè)子模塊，科研人員通過OA個(gè)人賬號(hào)登錄，在科研管理系統(tǒng)中查詢、提交項(xiàng)目中期進(jìn)展及結(jié)題資料，便捷、簡明，科研經(jīng)費(fèi)使用情況一目了然。

2.2 經(jīng)費(fèi)管理

其中包括項(xiàng)目預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)調(diào)整、經(jīng)費(fèi)到賬管理、支出管理和使用情況統(tǒng)計(jì)。此模塊實(shí)現(xiàn)了科研經(jīng)費(fèi)一站式服務(wù)，科研管理人員、財(cái)務(wù)管理人員、科研人員隨時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)使用詳細(xì)情況，項(xiàng)目中期評(píng)估、結(jié)題決算數(shù)據(jù)提取快捷、精準(zhǔn)，相比傳統(tǒng)的調(diào)取憑證方式節(jié)省了大量的時(shí)間和精力[7]。

2.3 成果管理

方便科研人員和科研管理工作人員高效、快速分類查詢出科研成果，包括專利、著作、論文、科技獎(jiǎng)項(xiàng)等成果，每年底對(duì)本年度發(fā)表的論文、獲得的成果上傳至系統(tǒng)中，年度考核等直接提取數(shù)據(jù)[8]。

3 基于辦公自動(dòng)化平臺(tái)的醫(yī)院科研管理系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 與OA辦公系統(tǒng)深度融合，實(shí)現(xiàn)科研管理信息系統(tǒng)集成化

落實(shí)國家、自治區(qū)“放管服”等相關(guān)政策，醫(yī)院①完善、修訂了《科研項(xiàng)目管理辦法》《科研經(jīng)費(fèi)管理辦法》，精簡了科研急需設(shè)備采購、科研項(xiàng)目管理、科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷簽字審批環(huán)節(jié)等流程；②基于OA辦公系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)了全流程科研管理模塊，與OA辦公深度整合，統(tǒng)一組織架構(gòu)和角色管理，統(tǒng)一入口進(jìn)行審批；③系統(tǒng)為不同身份的人員提供專屬的服務(wù)界面，構(gòu)建統(tǒng)一的科研管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研工作全面的精細(xì)化管理[9]。

3.2 多部門聯(lián)動(dòng)，推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理“一站式”服務(wù)

財(cái)務(wù)處、信息中心、設(shè)備管理科、物資儲(chǔ)備中心、招標(biāo)辦等相關(guān)部門聯(lián)動(dòng)，多次協(xié)同商議科研管理系統(tǒng)各流程搭建和信息共享，整合優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷“線上+線下”服務(wù)模式[10]。①使科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)預(yù)算，支出報(bào)銷合規(guī)審查，物資采購和申領(lǐng)全部與支出掛鉤，OA外出請(qǐng)銷假流程、物資采購流程可直接關(guān)聯(lián)，最大限度信息共享[11]；②科研人員在線提交發(fā)票掃描件后只需要到財(cái)務(wù)遞交原始票據(jù)，財(cái)務(wù)人員也不需要再找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，節(jié)省科研人員及管理人員的時(shí)間，提高工作效率。目前2～4天可實(shí)現(xiàn)院內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審簽，傳統(tǒng)的審批時(shí)間約7～10天。③經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)調(diào)整，經(jīng)費(fèi)決算科研人員及管理人員直接提取數(shù)據(jù)，方便快捷，不用調(diào)取憑證。

3.3 深層次挖掘，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目“一體化”管理模式

充分挖掘OA辦公系統(tǒng)中多源數(shù)據(jù)與之融合，改變傳統(tǒng)封閉的科研管理方式，避免重復(fù)勞動(dòng)和科研資源的浪費(fèi)。①科研項(xiàng)目全生命周期管理，科研項(xiàng)目從申報(bào)到評(píng)審、審批、立項(xiàng)、合同執(zhí)行、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷和結(jié)題驗(yàn)收，全部環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管控，對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間、進(jìn)度以及經(jīng)費(fèi)支出情況可以實(shí)時(shí)掌握、動(dòng)態(tài)干預(yù)，且保證了項(xiàng)目信息的安全性，提高項(xiàng)目的執(zhí)行率[12]；②實(shí)現(xiàn)不同角色權(quán)限區(qū)分，分申報(bào)人、評(píng)審人、管理人等，對(duì)同一項(xiàng)目的不同環(huán)節(jié)、不同階段進(jìn)行管理；③項(xiàng)目評(píng)審環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)專家盲審、隨機(jī)抽查等功能。全程有跡可循，精細(xì)化管理，進(jìn)一步完善階段性科研成果和科學(xué)數(shù)據(jù)的管理存檔[13]。

3.4 實(shí)施動(dòng)態(tài)調(diào)整，不斷提升科研管理信息系統(tǒng)最優(yōu)化

加強(qiáng)政策宣傳和引導(dǎo)，隨著科研管理工作的不斷深入，管理需求、內(nèi)容、目標(biāo)以及流程的改變是不可避免的，因此，系統(tǒng)也是要不斷優(yōu)化和更新[14]。①由科教處對(duì)全院職工開展多渠道、多形式培訓(xùn)，提高科研人員掌握信息系統(tǒng)使用率；②定期開展?jié)M意度調(diào)查，收集全院職工在系統(tǒng)使用中存在的問題，及時(shí)優(yōu)化系統(tǒng)；③根據(jù)上級(jí)政策要求和科研人員及管理人員使用情況不斷更新和調(diào)整[15]。

4 討論

4.1 效果

4.1.1 為醫(yī)院管理及頂層設(shè)計(jì)的精準(zhǔn)決策提供依據(jù) 對(duì)比傳統(tǒng)的科研管理人員手工統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，科研管理信息化提高了準(zhǔn)確性和實(shí)效性，為醫(yī)院科研人員、學(xué)科主任、院領(lǐng)導(dǎo)等各層面掌握醫(yī)院科研動(dòng)態(tài)、頂層設(shè)計(jì)科學(xué)研究方向及科技投入等多層次需求提供依據(jù)。

4.1.2 為醫(yī)院績效考核、職稱考評(píng)等提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù) 科研立項(xiàng)、科研成果等作為醫(yī)院績效考核、職工職稱聘任、評(píng)先評(píng)優(yōu)等的衡量指標(biāo)，快速提取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)非常重要，也就是說科研全過程管理信息化在推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化有積極作用。

4.1.3 提高了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)科研項(xiàng)目管理滿意度 據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，自醫(yī)院運(yùn)行基于互聯(lián)網(wǎng)+的全流程科研管理模式以來，90%以上科研人員認(rèn)為我院開發(fā)的科研管理信息化平臺(tái)最大限度的整合相關(guān)信息資源，切實(shí)做到為科研人員減負(fù)，滿意度較高。

4.2 展望

4.2.1 科研項(xiàng)目和資金全鏈條監(jiān)督管理機(jī)制需要進(jìn)一步完善 賦予科研人員更大自主權(quán)，在“放”的最大限度和“管”的最小限度之間如何把握好是科研單位必須充分考慮的事情，雖然借助科研管理信息化平臺(tái)提高了科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)管理的工作效率，但必須做好科研項(xiàng)目和資金全鏈條監(jiān)督管理，引導(dǎo)科研人員避免觸碰“紅線”，影響個(gè)人及單位科研信譽(yù)。

4.2.2 科學(xué)數(shù)據(jù)安全、科研誠信建設(shè)需要進(jìn)一步落實(shí) ①針對(duì)基礎(chǔ)研究、臨床應(yīng)用研究、檢驗(yàn)檢測等產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)管理，目前大部分由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理。醫(yī)院應(yīng)建立相關(guān)機(jī)制，加強(qiáng)和規(guī)范科學(xué)數(shù)據(jù)管理[16]，督促科研人員將數(shù)據(jù)上傳至科研管理系統(tǒng)由單位管理，保障科學(xué)數(shù)據(jù)安全，適時(shí)提高科學(xué)數(shù)據(jù)開放共享水平，防止數(shù)據(jù)被惡意使用。

②營造風(fēng)清氣正的科研氛圍，在整個(gè)科研活動(dòng)中，對(duì)不按時(shí)提交中期或結(jié)題資料，違規(guī)使用經(jīng)費(fèi)或違反科學(xué)研究行為準(zhǔn)則、規(guī)范及相關(guān)政策規(guī)定的行為建立相關(guān)機(jī)制，不定期從科研信息系統(tǒng)抓取數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)監(jiān)管，適時(shí)預(yù)警，避免科研失信行為的發(fā)生。

4.2.3 科研管理信息化開發(fā)模式有望進(jìn)一步在院內(nèi)繼續(xù)教育等領(lǐng)域推廣應(yīng)用 ①以科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷為例，成功經(jīng)驗(yàn)可運(yùn)用至其他類別的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，乃至實(shí)現(xiàn)全院財(cái)務(wù)報(bào)銷，節(jié)約報(bào)銷人員及財(cái)務(wù)管理人員工作時(shí)間，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷短周期，高效率的模式。②科研管理系統(tǒng)是結(jié)構(gòu)化模塊管理，后期可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院新技術(shù)新項(xiàng)目、繼續(xù)教育項(xiàng)目等院內(nèi)項(xiàng)目信息化管理。

5 結(jié)語

科研管理工作需要規(guī)范化、精細(xì)化和信息化。在政府轉(zhuǎn)變職能的同時(shí)，醫(yī)院需要進(jìn)一步強(qiáng)化科研監(jiān)督和管理職能，通過制度化、信息化手段，加強(qiáng)科研監(jiān)管和科研誠信建設(shè)工作，堅(jiān)決處理好“放”與“管”的關(guān)系[17]。本文以構(gòu)建和應(yīng)用基于互聯(lián)網(wǎng)+的全流程科研管理模式和運(yùn)行機(jī)制，以醫(yī)院科研項(xiàng)目全生命周期管理為核心、以項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、過程、經(jīng)費(fèi)、考核為主線，將科研工作求真務(wù)實(shí)的根本要求延伸到科研項(xiàng)目管理、科研資金使用中去。通過規(guī)范優(yōu)化管理流程，既減輕科研人員負(fù)擔(dān)，又確保各級(jí)各類科技資金發(fā)揮最大效益，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)。