文/劉雪寧

新形勢下，高校的發(fā)展進入新階段，高校檔案管理工作已成為高校重點工作之一，高校檔案管理工作發(fā)展也凸顯在高校管理中的基礎(chǔ)地位。本文以陜西國際商貿(mào)學院為例，根據(jù)學院檔案管理工作實際，從新時期高校檔案管理工作重要性、檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題等方面闡述，對存在問題進行分析并提出改進策略及措施，以期能夠為民辦高校檔案管理工作助力

陜西國際商貿(mào)學院由步長制藥獨資創(chuàng)辦。從1997年剛成立的“陜西國際商貿(mào)專修學院”到2002年的”陜西國際商貿(mào)職業(yè)學院”（高職院校），再到2008年的“陜西國際商貿(mào)學院”（本科院校）；從當初200多名學生到現(xiàn)在的17000多名學生；從最初的5個專業(yè)到現(xiàn)在的54個專業(yè)，學校的發(fā)展歷程，均在學校檔案室里留下了學校發(fā)展的軌跡。作為伴隨著學院一同走過20多年的檔案人，我也親身感受到了學校的發(fā)展變化，見證了學校的光輝歷史。

一、高校檔案管理工作的重要性

（一）高校檔案管理工作的意義

高校檔案是高校各項工作的原始記錄，是學校從事科研管理、評估管理、教學管理、行政管理等工作的歷史積淀，是學校從事管理工作的優(yōu)秀傳承。學校檔案有著自身的特點和屬性，同時，具有很強的不可替代性。由此可見，高校檔案管理工作開展記錄學校的發(fā)展，改進學校體制方案有參考價值；開展檔案管理工作，助力學校各項評估工作；開展檔案管理相關(guān)工作，記錄在校教職員工和學生工作、學習等相關(guān)方面的情況，便于用人單位對在校師生綜合素質(zhì)評估時提供參考資料。

（二）高校檔案管理工作的性質(zhì)

第一，綜合性。高校檔案管理工作包括文書類、教學類、財務(wù)類、人事類、學籍類、基建類、出版類，在學校的教學、學科建設(shè)、國際交流、外事活動、考研、學生就業(yè)等很多方面，都與檔案工作密切相關(guān)。［1］

第二，系統(tǒng)性。高校檔案資料形成于各個部門，陜西國際商貿(mào)學院有16個職能部門，16個教學單位，5個公共課部及教輔單位。分支多、類型多、載體多，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物類、音像類。檔案管理需要對這些統(tǒng)一分類，有序排列，逐一整理，形成體系，便于使用。

第三，應(yīng)用型。檔案管理工作的核心價值體現(xiàn)在“應(yīng)用”上。高校檔案管理工作最終的目的是服務(wù)于學校，服務(wù)于師生，服務(wù)于社會。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

高校檔案管理工作對學校教育教學管理、建設(shè)發(fā)展等方面的重要作用已逐漸受到重視，但部分高校檔案管理仍存在問題，應(yīng)當引起高度重視。

（一）高校領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度有待提高

部分高校領(lǐng)導忽視檔案管理工作，認為學校的重要工作是教學、科研、招生等，認為檔案管理工作誰都可以干，不過就是收集一些資料而已。領(lǐng)導的不夠重視，使檔案工作者找不到自身價值，極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不能有效開展檔案管理工作，工作質(zhì)量低，效率差。

（二）高校檔案管理崗位人員結(jié)構(gòu)不合理，崗位穩(wěn)定性不高

目前，很多高校檔案管理崗位人員結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象突出。沒有按照要求配備專職檔案管理人員，大部分高校檔案管理人員較少，年齡偏大，素質(zhì)偏低，主要以兼職人員來充實。即使有年輕人員臨時從事檔案管理，認為搞檔案工作不受重視，發(fā)展前景不好，無法安心持久工作，使得檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定［5］。

陜西國際商貿(mào)學院成立24年，至今沒有獨立的檔案館，檔案科隸屬于黨政辦公室下的一個科室，最多的時候檔案科編制3人，1名科長，2名專職檔案員。2020年機構(gòu)改革之后，減員增效，現(xiàn)檔案科只有1名專職檔案人員。學校其他部門（職能部門16個，教學教輔單位21個）共37名兼職檔案員，大部分是各部門辦公室秘書或干事兼任。人員編制不足，學校沒有進行專業(yè)的檔案管理人才引入，也沒有在學校內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理專門人才，大部分檔案工作由兼職檔案人員完成。這一現(xiàn)狀使學校的檔案管理數(shù)據(jù)錄入不準確，不能進行妥善保管，在很大程度上降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，不利于檔案價值的實現(xiàn)。

（三）高校檔案管理工作開展模式滯后

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不全

陜西國際商貿(mào)學院未針對檔案管理現(xiàn)階段工作的信息化發(fā)展，提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至誤以為配備幾臺電腦就等同于完成基礎(chǔ)設(shè)施的投資；另外，檔案管理設(shè)備陳舊、老化，使得有些檔案過于陳舊，簡單，部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損，照片損壞等問題，都給檔案管理帶來不利的影響［2］。

2.檔案管理方式落后

陜西國際商貿(mào)學院至今仍沿用以前的老方法收集、整理、存儲、調(diào)閱檔案。檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為副。雖然是電腦辦公，但相關(guān)配套設(shè)施不齊備，檔案工作還是以檔案管理人員手動錄入為主，沿用傳統(tǒng)的人工操作模式，相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入和對比效率不高，信息化水平不高，檔案信息的歸集整理精確度不高，使學校整體的檔案管理工作效率不高。

3.檔案宣傳和開放力度不高

在當前信息高速發(fā)展的時代，大家對信息的需求日益增大。但目前，大部分檔案管理部門仍處于封閉保守狀態(tài)，不能與現(xiàn)代化市場融合，對檔案信息的公開與宣傳力度不足，阻礙了人們對檔案信息的查閱。同時，檔案管理人員思想觀念不能與時俱進，只考慮保護檔案的隱私安全，不能及時去挖掘檔案信息的潛在價值，浪費了信息資源，影響了檔案工作的開展。

4.檔案管理制度需進一步完善

當前，檔案管理普遍缺乏一套適應(yīng)學校改革發(fā)展新時期現(xiàn)狀的、較為完備的規(guī)章制度。檔案管理頭緒眾多，相關(guān)規(guī)章制度的不完善，容易產(chǎn)生管理上的無序，影響管理的權(quán)威性，嚴重影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

（四）檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)有待提高

1.工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，檔案管理者中普遍存在業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升的問題。檔案管理工作是一項工作量比較大的任務(wù)，需要嚴謹、認真、專業(yè)、細心的專業(yè)人員來完成。首先，檔案工作者中高等教育管理專業(yè)畢業(yè)的人很少，檔案管理者缺乏檔案管理專業(yè)、教育學、心理學等相關(guān)專業(yè)方面的知識；許多兼職檔案者沒有接受檔案專業(yè)的培訓就開始上崗，同時兼職檔案管理工作者還有自己本職工作，不能全身心投入到檔案管理工作中來，影響檔案管理工作的順利開展。

2.工作任務(wù)繁重，但價值認同度低

高校多年以來形成的都是“以教學為重點”，許多民辦高校在思想上不重視檔案管理工作。目前，很多民辦高校的黨政部門多達二十個以上，檔案管理人員經(jīng)常面臨一個人同時要完成好多職能部門安排的工作，并且還要確保完成工作的質(zhì)量和效率。同時，民辦高校采取的“二級管理,以院為主”的管理模式，檔案工作人員不僅要完成辦公室日常工作，還要收集、整理、分類、歸檔各部門提交的檔案資料。檔案工作任務(wù)繁重、頭緒繁多。檔案管理工作人員在學校的地位和待遇等方面都比專職教師低。此種情況極大地挫傷了檔案管理人員的工作積極性，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。

三、民辦高校檔案管理工作問題分析及解決對策

民辦高校檔案管理工作現(xiàn)狀令人堪憂，檔案管理的現(xiàn)狀及存在的相關(guān)問題已經(jīng)在很大程度上影響了學校管理工作的提升和發(fā)展。結(jié)合學校實際情況，特提出以下解決對策：

（一）學校方面

1.加強重視并合理利用

對于許多高校而言，檔案管理部門一直以來都是比較獨立的部門，雖然它是學校的一個重要部門，但它的使用不頻繁，導致許多人就會認為檔案管理是一個可有可無的部門。再加上新形勢背景下，檔案管理逐漸數(shù)字化，這讓很多人覺得完全可以用線上的整理方式代替線下整理，導致一些人對檔案管理不重視。同時，學校對整理檔案的一類人不夠重視，因此，高校領(lǐng)導一定要主動加強對檔案的重視［3］。校領(lǐng)導應(yīng)提高認識，增強檔案意識，校領(lǐng)導階層樹立對檔案管理的正確認知。并采取相應(yīng)手段將這種認識逐級傳遞，通過會議交流、教研活動等，讓更多的教職員工認識到高校各類檔案的重要性，檔案工作是全體教職員工的共同任務(wù)。

2.學校重視檔案工作人員的培訓與考核

學校要對檔案工作者業(yè)務(wù)學習和崗位培訓進行規(guī)劃，檔案管理人員通過參加學術(shù)交流會議、學術(shù)研討會議、報告會等多種形式進行學習，增長見識，開闊眼界，了解國內(nèi)外檔案管理發(fā)展的新趨勢、新成果、新思想，結(jié)合自身工作經(jīng)驗和實際情況，為師生提供更加全面、人性化的服務(wù)。學校應(yīng)對現(xiàn)有檔案工作人員進行繼續(xù)教育的學習，打造培訓層次多元、內(nèi)容構(gòu)成多元、教育方法多元的專職檔案管理者。提供機會讓各級各類社會部門和培訓機構(gòu)參與專職檔案管理者的繼續(xù)教育［4］。

同時，學校應(yīng)對檔案管理者建立考評體系，對他們進行業(yè)績考核評價，對各級各部門領(lǐng)導，專兼職檔案人員進行量化考核，獎罰分明，充分調(diào)動檔案管理者工作的積極性和主動性，提升學校檔案管理工作。

3.學校重視對檔案館（室）的投資建設(shè)

學校應(yīng)加大在檔案建設(shè)方面的投入。完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對檔案管理工作所必須的軟、硬件設(shè)備配備齊全，加快推進學校檔案資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，使檔案管理有序發(fā)展，為師生提供更好的服務(wù)［5］。

4.學校劃撥檔案管理專項經(jīng)費

學校把檔案館建設(shè)列入到學校的基本建設(shè)中，與學?；窘ㄔO(shè)項目同步進行。按照檔案部門編制和國家相關(guān)規(guī)定，預(yù)算學校檔案管理工作的經(jīng)費，成立專門機構(gòu)對檔案專項經(jīng)費的使用進行監(jiān)督和審查，以確保檔案管理經(jīng)費?？顚Ｓ?，合理使用。

（二）檔案工作者個人方面

1.明確自己工作崗位的定位與職責范圍

明確自己工作崗位的定位與職責范圍。每位檔案工作者都必須熟記自己的崗位職責，要對這些工作職責做到心中有數(shù)，遇到特殊事情，也知道每一管理層級的處理權(quán)限是什么，根據(jù)職責規(guī)定再去處理實際工作，這樣工作起來才能井井有條。

2.要掌握檔案專業(yè)的基本知識

掌握檔案專業(yè)的基本知識。熟悉檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、安全、保密等工作。高校檔案管理工作者要認真系統(tǒng)地學習《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，把它熟記于心，嚴格遵守其中的規(guī)定。繁而不亂、立卷有序、建檔整齊，歸檔統(tǒng)一。［1］

3.學會觀察和總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗

學會觀察和總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗。作為檔案管理工作人員，要特別注意觀察和總結(jié)工作中的各種現(xiàn)象和管理經(jīng)驗。處在學校管理工作之末端，學校所有的檔案資料，學校各類教學活動的重要資料最終都集中到檔案管理這個環(huán)節(jié)，最有條件感知教師、學生、科研等工作狀態(tài)，因此，觀察和總結(jié)經(jīng)驗的機會特別多，這就更應(yīng)該利用和把握好這個機會。

4.遵守工作紀律

遵守工作紀律。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，但凡專業(yè)性強的工作，都會有嚴格的工作紀律和工作規(guī)范方面的要求。嚴格遵守工作紀律的各項要求，不僅是從組織部門的角度對管理人員的一項要求，也是做好高校檔案管理工作規(guī)范化、職業(yè)化的一項要求。

5.努力提升個人業(yè)務(wù)能力

做好個人職業(yè)規(guī)劃，提升個人業(yè)務(wù)能力。要科學規(guī)劃個人的職業(yè)生涯，制定適合自己的職業(yè)規(guī)劃，對于檔案管理人員是很有必要的。要設(shè)定明確的目標，已經(jīng)工作多年的檔案管理人員重新結(jié)合實際，做一份新的發(fā)展規(guī)劃，修改或更新自己的職業(yè)發(fā)展目標。有了職業(yè)規(guī)劃，就知道自己工作的意義何在，才能激發(fā)工作熱情和動力，在實現(xiàn)個人小目標的同時也向?qū)W校的大目標靠近一步[6]。每位檔案管理者學著去做“學習型”員工，提升自己的“學習力”，與時俱進，改變自己的思維模式，提升自己業(yè)務(wù)能力。在工作中學會創(chuàng)新，在將工作“做完”的前提下，力求將工作做到“最好”，遇到困難，學會擔當，迎難而上，在困難面前不畏懼、不退縮，面對工作中的困難，迎難而上，突破自我，去尋找更優(yōu)秀的自己。我們要有做一行愛一行鉆一行的精神，在默默奉獻中實現(xiàn)人生的價值。[6]

綜上所述，在新形勢下，民辦高校發(fā)展將面臨新的挑戰(zhàn)，高校的檔案管理工作也將成為學校各項工作之重點。學校應(yīng)當將檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，不僅要高校領(lǐng)導從決策層高度重視起來，從人、財、物等方面給予支持和幫助，加快檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，對檔案管理人員也要加強培訓和考核；作為檔案工作者，提升自我認知，從思維、觀念、素養(yǎng)、能力等方面全方位提升自己的職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，全面推動高校檔案管理工作更快、更好地發(fā)展。