馮文萍

（遼寧省營(yíng)口市老邊區(qū)社會(huì)投資與民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心，遼寧 營(yíng)口 115005）

引言

事業(yè)單位管理檔案的工作并非表面上看上去那么簡(jiǎn)單，它需要管理者具備專業(yè)的管理技能，擁有豐富的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備量，這是檔案管理人員做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。如今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作的方式也發(fā)生了變化，管理者采用信息化管理方式提高了檔案管理工作的效率。檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但就目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面還存在小部分問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人和管理者都應(yīng)該重視這小部分問題的改進(jìn)，以求單位內(nèi)部檔案信息化管理的高效化。

一、淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理信息化建設(shè)中投入的時(shí)間較少

事業(yè)單位作為為人民服務(wù)的單位，各部門的工作重心時(shí)常圍繞著“助民、利民，為人民辦實(shí)事”展開，正是因?yàn)槁毠儗?duì)中心工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度，從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到基層干部大都將時(shí)間花費(fèi)在做實(shí)事上。檔案管理工作屬于單位內(nèi)部的工作，內(nèi)部人員有檔案文件的需要才會(huì)和檔案管理人員溝通，獲取自己所需的資料和文件，這些文件由內(nèi)部職工消化、轉(zhuǎn)化再利用在工作中，解決工作問題，提高工作效率，所以，相比于為人民服務(wù)，和公民直接打交道的工作來說，檔案管理工作的價(jià)值似乎就靠后很多，因此，管理人員對(duì)此項(xiàng)工作并未投入太多時(shí)間，只要管理者能管理好檔案即可。然而，檔案是單位內(nèi)部職工、單位事務(wù)和單位發(fā)展相關(guān)的重要資料，清除這些資料，能用好這些資料才是開展一些工作的前提，所以，檔案管理工作與其他部門的工作有同等重要的地位。尤其是信息化時(shí)代，檔案管理工作轉(zhuǎn)為線上進(jìn)行，可通過在計(jì)算機(jī)上登錄網(wǎng)站，錄入資料信息等方式管理檔案，為了促進(jìn)檔案管理信息化工作的有序開展，務(wù)必在其信息化建設(shè)中投入適量時(shí)間。

2.檔案管理人員的檔案信息化管理能力有待提高

關(guān)于當(dāng)下的檔案管理信息化建設(shè)中存在的小部分問題，除了以上提到的投入時(shí)間相對(duì)較少的問題外，還有一方面問題，即管理人員的管理能力有待提高。每一份工作的正常開展，都需要工作人員有專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能，這是所有人都清楚的道理，所以，事業(yè)單位招錄職工時(shí)，會(huì)詳細(xì)羅列出每一份工作需要的人才標(biāo)準(zhǔn)條件，比如，專業(yè)對(duì)口、有相關(guān)的資格證書、有相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)等。應(yīng)聘者在報(bào)考崗位時(shí)會(huì)根據(jù)個(gè)人情況選擇合適的專業(yè)，然后進(jìn)行筆試、面試、考察等階段才能上崗工作，這是對(duì)工作崗位負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是事業(yè)單位招錄人員的合理途徑。檔案管理人員也是通過筆試、面試等環(huán)節(jié)進(jìn)入該崗位工作的，按理來說他們是具備該崗位所需的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能的，當(dāng)然，事實(shí)上他們的確具備這些基本檔案管理能力。然而，受多方面因素的影響，管理人員的管理技能評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)也是變化的，就比如當(dāng)下采用了信息化檔案管理措施，很多管理者習(xí)慣了過去只依靠人力管理檔案的方式，還不習(xí)慣在計(jì)算機(jī)上操作檔案管理平臺(tái)，因?yàn)檫@一原因，檔案管理人員的信息化管理能力不高，應(yīng)該進(jìn)一步提高。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用

1.提高檔案管理工作人員的效率

在人們的印象中，檔案管理工作是完全憑人力開展的一項(xiàng)工作，工作內(nèi)容主要是整理檔案、分類管理檔案、登記檔案信息等。每天，檔案管理人員在管理室內(nèi)要整理大量的檔案資料，而且要將這大批量的檔案進(jìn)行分類，職工的資料分為一類、單位內(nèi)部事務(wù)相關(guān)資料分為一類、其他資料分為一類，并且每天要通過筆紙登記的方式錄入相關(guān)檔案信息，這些依靠人力管理檔案的方式不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，還難以保證不會(huì)出差錯(cuò)，因此，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式效率很低。在信息化時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)該利用可使檔案管理工作高效化開展的資源，提高工作人員的工作效率。在檔案管理信息化建設(shè)中，管理者投入時(shí)間和精力，重視檔案管理信息化建設(shè)工作，比如，擴(kuò)大檔案管理信息化場(chǎng)地，增加信息化設(shè)備設(shè)施，邀請(qǐng)信息技術(shù)培訓(xùn)師為檔案管理人員作信息技術(shù)上的培訓(xùn)等，工作人員在優(yōu)越的環(huán)境條件下工作，學(xué)到了先進(jìn)的技術(shù)，這將極大地提升檔案管理工作人員的效率[1]。

2.實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理

事業(yè)單位的檔案種類很多，有職工個(gè)人信息類檔案，有單位各崗位工作事務(wù)相關(guān)檔案，也有其他類別的檔案，檔案內(nèi)容不同，管理方式也不盡相同。傳統(tǒng)的管理方式中，由于檔案資料太多，管理人員每天要整理大量文件，即使檔案室內(nèi)有明確的分類管理區(qū)域，但是管理者在整理檔案時(shí)也有可能誤將不同類的檔案放在一起，比如將職工個(gè)人資料和單位工作事務(wù)類資料混淆在一起，這就會(huì)對(duì)后續(xù)工作造成麻煩。比如，有些人來查找功與工作內(nèi)容相關(guān)的資料，該資料被管理者誤放入了職工個(gè)人檔案管理區(qū)域，管理人員花費(fèi)了很長(zhǎng)時(shí)間也沒有找到員工需要的資料，這不僅耽誤了雙方的時(shí)間，還耽誤了該崗位職工的工作。在如今的信息化時(shí)代，管理者重視檔案的信息化管理建設(shè)工作，就會(huì)為檔案管理人員提供各種先進(jìn)的信息化管理設(shè)備或者方案等，檔案管理人員就可以利用信息設(shè)備錄入不通過檔案的信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。比如，在檔案管理網(wǎng)頁(yè)界面，可以清楚看到“職工個(gè)人檔案”“某某崗位檔案”“單位相關(guān)事務(wù)檔案”等，有需要的時(shí)候，只需要點(diǎn)擊相關(guān)的按鈕即可找到所需檔案。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

檔案管理者是管理檔案的主體，檔案管理信息化建設(shè)的第一步就是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員接受最先進(jìn)的管理知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，然后才能高效地展開管理工作。培訓(xùn)的內(nèi)容包括管理知識(shí)培訓(xùn)和信息化技術(shù)的培訓(xùn)，負(fù)責(zé)人要為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)管理能力的機(jī)會(huì)，并且可以邀請(qǐng)信息技術(shù)培訓(xùn)師為檔案管理人員做信息技術(shù)培訓(xùn)。

1.1 為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)管理能力的機(jī)會(huì)。檔案管理人員的首要能力就是管理能力，要管理好檔案，他們就要清楚檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、如何快速地分類和整理檔案，也要清楚檔案管理的整個(gè)流程等，這都是管理工作中的基本內(nèi)容。在檔案管理信息化建設(shè)中，要實(shí)現(xiàn)高效化管理，就要讓檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，可以提供給他們網(wǎng)絡(luò)課程，讓他們有時(shí)間學(xué)習(xí)這些管理課程；也可以購(gòu)買管理類書籍，組織管理知識(shí)學(xué)習(xí)會(huì)，讓管理人員閱讀書籍學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)；還可以定期派管理者去管理類學(xué)校學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理技術(shù)等。

1.2 邀請(qǐng)信息技術(shù)培訓(xùn)師為檔案管理人員做信息技術(shù)培訓(xùn)。檔案信息化管理中，除了要提高檔案人員的管理能力外，還要提高管理人員的信息技術(shù)能力，因?yàn)樗麄円眯畔⒓夹g(shù)在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行檔案管理的操作步驟，比如，錄入信息、調(diào)節(jié)頁(yè)面大小、增添背景色等等，這些都是信息技術(shù)中包含的能力。負(fù)責(zé)人可以邀請(qǐng)信息技術(shù)培訓(xùn)師為檔案管理人員做信息技術(shù)培訓(xùn)工作，例如，邀請(qǐng)當(dāng)?shù)馗咝５男畔⒓夹g(shù)教師來到事業(yè)單位內(nèi)部教檔案管理人員信息技術(shù)操作技術(shù)，現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向教師提問，解決操作中遇到的一切疑惑問題，不給工作留任何難題。

2.建立檔案信息化管理場(chǎng)地，完善先進(jìn)設(shè)備設(shè)施

雖然檔案管理已經(jīng)信息化，但紙質(zhì)版的檔案還要收錄和保管，因?yàn)楣芾碚咪浫胄畔r(shí)就是對(duì)照著紙質(zhì)版的檔案內(nèi)容錄入的，而且紙質(zhì)版的檔案是由人手寫的，信息更為真實(shí)和全面，所以，檔案信息化管理和紙質(zhì)版的檔案管理要結(jié)合在一起，確保檔案管理工作的高效化。紙質(zhì)版檔案管理室本身就存在于事業(yè)單位中，現(xiàn)在要增加檔案信息化管理室，就要合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理場(chǎng)地的建立方案，并且要完善先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，結(jié)合檔案管理和信息化管理經(jīng)驗(yàn)完善檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施。

2.1 合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理場(chǎng)地建立方案。事業(yè)單位所在的區(qū)域是由國(guó)家劃分建設(shè)而成的，場(chǎng)地的劃分是按照相關(guān)事業(yè)單位需求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，是科學(xué)合理的劃分方式，檔案管理室屬于單位內(nèi)的區(qū)域，是按照檔案管理的工作需求標(biāo)準(zhǔn)建立的區(qū)域?，F(xiàn)在要進(jìn)行檔案信息化管理，就要考慮建立信息化檔案管理室，那么就要建立管理場(chǎng)地，合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理場(chǎng)地，不能隨意擴(kuò)展或在不適合的地方建立。如果當(dāng)下的檔案管理室面積合理就可以對(duì)當(dāng)下的管理室進(jìn)行改造，如果面積較小，可以考慮換場(chǎng)地重新建立。

2.2 結(jié)合檔案管理和信息化管理經(jīng)驗(yàn)完善檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施。檔案管理人員在事業(yè)單位從事檔案管理工作多年，已經(jīng)積累了豐厚的工作經(jīng)驗(yàn)，知道如何對(duì)各類檔案進(jìn)行管理，在信息技術(shù)教師的指導(dǎo)下，這些檔案管理人員也會(huì)在計(jì)算機(jī)上操作檔案管理界面，利用現(xiàn)代信息對(duì)開展檔案管理的工作，也具備了信息化管理經(jīng)驗(yàn)。那么，檔案管理人員可以將這兩項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，考慮檔案信息化管理過程中所需的設(shè)備設(shè)施，完善檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施。例如，需要計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、多媒體設(shè)備等，有需要的都可以在檔案管理室內(nèi)添加。

3.加強(qiáng)檔案信息化管理工作的安全性

信息技術(shù)的發(fā)達(dá)給人們的生活增添了無(wú)窮的樂趣，所有人只要有智能設(shè)備，可隨時(shí)隨地在網(wǎng)絡(luò)上搜索自己感興趣的內(nèi)容，比如，娛樂類視頻、關(guān)于民生的文章、或者教育資源等都可在網(wǎng)絡(luò)上搜索到。然而，正因?yàn)橘Y料的多樣性，人們?cè)谟^看信息時(shí)可能是不是就會(huì)跳出一些無(wú)關(guān)的內(nèi)容，如果不注意辨別誤點(diǎn)擊，有可能對(duì)個(gè)人信息造成損害。考慮到這些問題，管理者要加強(qiáng)檔案信息化管理工作的安全性，要確保檔案管理工作環(huán)境的安全性，要凈化有關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)空間。

3.1 確保檔案管理工作環(huán)境的安全性。檔案文件十分重要，管理工作容不得一絲馬虎，因此，在檔案管理工作中，首先要確保管理工作環(huán)境的安全性，即管理室內(nèi)部和外部都必須安全。就內(nèi)部的管理工作來說，應(yīng)該在室內(nèi)各個(gè)角落安裝監(jiān)控，這樣就能夠看到管理室內(nèi)一切工作狀態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，有需要的時(shí)候可以調(diào)監(jiān)控尋找信息；此外，對(duì)于每一臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)備都要加密保管，不能任人打開查看相關(guān)檔案資料等。除了室內(nèi)之外，室外也要安裝監(jiān)控，這樣就能看到一切來訪人員，如有工作需要，調(diào)看監(jiān)控即可。

3.2 凈化有關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)空間。加強(qiáng)檔案信息化管理工作的安全性除了第一條所說的確保檔案管理工作環(huán)境的安全性之外，還要考慮到檔案管理網(wǎng)絡(luò)空間的安全性。管理人員要凈化有關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)空間，不能讓計(jì)算機(jī)產(chǎn)生有害垃圾，不能讓網(wǎng)絡(luò)無(wú)關(guān)的信息侵害到檔案管理網(wǎng)站，造成檔案信息丟失，給管理工作帶來麻煩等問題。例如，在電腦內(nèi)安裝防火墻，安裝清理電腦垃圾的軟件等，打開檔案管理網(wǎng)頁(yè)中心時(shí)，要關(guān)閉其他不相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，使檔案管理工作在健康的計(jì)算機(jī)環(huán)境中進(jìn)行[2]。

4.實(shí)施管理監(jiān)督機(jī)制

檔案管理信息化建設(shè)中，除了做好前三方面的工作之外，還要考慮到工作過程中可能會(huì)出現(xiàn)的一些問題，有些問題是由于工作人員疏忽大意造成的，有些是由于管理經(jīng)驗(yàn)不足造成的。為了避免相關(guān)問題的產(chǎn)生，在檔案信息化管理過程中，要實(shí)施管理監(jiān)督機(jī)制，各崗位人員要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)指出，幫助檔案管理人員優(yōu)化工作；此外，檔案管理內(nèi)部人員也要互相監(jiān)督，共同協(xié)助對(duì)方把工作做到最好。

4.1 各崗位人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督。事業(yè)單位內(nèi)有很多部門，檔案管理部門屬于其中一個(gè)部門，雖然各部門工作人員的只能不一，但大家都同屬于一個(gè)單位，工作目標(biāo)和方向都從單位制定的工作標(biāo)準(zhǔn)中出發(fā)并履行工作職責(zé)。因此，各崗位人員都有義務(wù)幫助其他崗位人員進(jìn)步，而且?guī)椭鷦e的職工的同時(shí)也就是幫助自己，也是在為單位做貢獻(xiàn)，為了使檔案信息化管理工作效率更高，各崗位人員要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督。例如，因?yàn)楣ぷ餍枰n案管理室查找資料，如果發(fā)現(xiàn)某位工作人員在檔案管理中有一些小失誤，就要及時(shí)指出來，并對(duì)其提出有效改進(jìn)意見。

4.2 檔案管理內(nèi)部人員互相監(jiān)督。其他崗位工作人員對(duì)檔案管理部門人員進(jìn)行監(jiān)督屬于外部監(jiān)督，檔案管理內(nèi)部人員之間的監(jiān)督為內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督更能優(yōu)化工作，督促工作人員把檔案管理工作做到最好，因?yàn)閮?nèi)部人員了解每一位成員的工作狀態(tài)，了解檔案管理工作的要求。例如，在日常上班中，檔案管理室內(nèi)所有工作人員在錄入檔案信息時(shí)要多人審查，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤地錄入到系統(tǒng)中。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理在每個(gè)單位內(nèi)都是非常重要的工作，檔案里面保存著職工、單位事務(wù)或其他與單位相關(guān)的各種信息，無(wú)論是單位內(nèi)整體工作的負(fù)責(zé)人還是檔案管理人員，務(wù)必要重視檔案管理工作。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作很重要，信息化技術(shù)給檔案管理提供了極大的便利條件，管理人員應(yīng)該利用好此優(yōu)越條件，運(yùn)用專業(yè)管理技術(shù)做好檔案信息化管理工作。本文淺談了當(dāng)下事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)中存在的某小部分問題，再討論了檔案信息化管理建設(shè)的作用，然后提出了相關(guān)的建設(shè)策略，管理者可參考文中策略對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。