文玉花，郭 斐

(1.山東警察學(xué)院辦公室，山東 濟(jì)南 250000；2.齊魯師范學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院，山東 濟(jì)南 250000)

高校檔案信息數(shù)字化是在大數(shù)據(jù)背景下隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展而形成的新型檔案管理形態(tài)。利用計(jì)算機(jī)將不同記錄方式與不同載體形式的檔案信息資源，轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的電子檔案，形成易于保存、管理、利用的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)閱查詢(xún)利用，可有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息數(shù)字化已成為信息化時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)家高度重視檔案工作，1996年，國(guó)家檔案主管部門(mén)就在科技計(jì)劃中列入了電子文件研究項(xiàng)目；2000年，又針對(duì)高等院校檔案部門(mén)出臺(tái)了有關(guān)信息化建設(shè)的文件；2020年6月新《檔案法》發(fā)布，檔案信息化建設(shè)被單獨(dú)列為一章，并且在三十八條規(guī)定，國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化[1]；2021年6月，在《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》主要任務(wù)中指出，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到90%，全國(guó)縣級(jí)以上綜合檔案館應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達(dá)到80%[2]。檔案信息數(shù)字化給高校檔案管理工作帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、高校檔案信息數(shù)字化的必要性

(一)有利于更好地保護(hù)檔案原件

高校檔案資源是社會(huì)和國(guó)家的寶貴財(cái)富，許多高校的檔案資源都包含高校創(chuàng)立之初直到現(xiàn)在的歷史發(fā)展信息和教學(xué)科研資料，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史價(jià)值，一旦被破壞或者丟失，將導(dǎo)致學(xué)校歷史的斷層和相關(guān)文化記憶的缺失[3]。因此，妥善保護(hù)好原始檔案、想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限是高校檔案工作的首要任務(wù)。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案大多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，一些年代久遠(yuǎn)的原始檔案，受保存環(huán)境客觀條件的影響，極容易出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、殘破、字跡模糊不清晰等情況。如果經(jīng)常查閱利用，就會(huì)對(duì)檔案形成多次損傷，增加珍貴歷史文獻(xiàn)資料的保存難度。數(shù)字化檔案有效避免了以上現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的永久保存和安全保管，只要在電腦終端進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，即可快速查閱電子檔案，省時(shí)省力，無(wú)需查找目錄和頻繁翻閱原始檔案，降低檔案原件的使用頻率、破損程度以及老化速度，對(duì)檔案原件形成長(zhǎng)期有效的保護(hù)，延長(zhǎng)了原始檔案的使用壽命。另外，電子檔案能真實(shí)地反映紙質(zhì)檔案本來(lái)面目，具有真實(shí)性和有效性，內(nèi)容與原始檔案相一致，與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

(二)促進(jìn)部門(mén)立卷制度的實(shí)行

近年來(lái)，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，職能部門(mén)不斷增加，每年產(chǎn)生巨量的文件材料，傳統(tǒng)的立卷方式即每年年終各單位將所有的文件材料不分類(lèi)目、不分時(shí)間、不分來(lái)源全部送交到檔案管理部門(mén)立卷，由于材料散、亂、雜、數(shù)量大，整理起來(lái)難度高，還有可能發(fā)生丟失、損毀、不全等問(wèn)題，僅僅依靠檔案管理人員憑借主觀意識(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)立卷，致使檔案員對(duì)各部門(mén)工作難以判斷，無(wú)法認(rèn)定材料是否完整齊全，既不能準(zhǔn)確把握文件材料的內(nèi)在聯(lián)系,又不能準(zhǔn)確地確定文件材料的保管價(jià)值及期限，增加了檔案管理人員的工作量和工作壓力，嚴(yán)重影響了立卷質(zhì)量。

檔案信息數(shù)字化管理之后，數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，各職能部門(mén)兼職檔案員依據(jù)本部門(mén)歸檔范圍，可以將平時(shí)工作中收集整理的文件資料數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳輸至學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員通過(guò)網(wǎng)上操作隨時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更新以及歸檔，保證了檔案材料完備齊全，使檔案能及時(shí)歸檔、及時(shí)利用，部門(mén)立卷制度得以落實(shí)，檔案管理人員只需編寫(xiě)檔號(hào)，整理上架，減輕了檔案信息錄入壓力。

(三)拓寬檔案部門(mén)管理職能

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛深入地應(yīng)用，檔案的編目、鑒定等工作對(duì)象不再是具體的實(shí)體文件資料，而是整個(gè)文件背后所蘊(yùn)含的價(jià)值。深入了解文件的形成過(guò)程，確定文件形成部門(mén)的工作職能，鑒定文件資料本身所附帶的保存和使用價(jià)值，重視系統(tǒng)信息與文件形成的相關(guān)文獻(xiàn)之間的聯(lián)系，檔案部門(mén)直接參與文件的形成，從原來(lái)被動(dòng)的保管者轉(zhuǎn)化為現(xiàn)在的主動(dòng)參與者。由于現(xiàn)代信息的超時(shí)空傳播，數(shù)字化檔案真正成為"無(wú)墻界檔案"，檔案管理功能也已經(jīng)由檔案實(shí)體的庫(kù)房保管發(fā)展成為提供利用共享服務(wù)的信息控制中心，由此，檔案管理部門(mén)的職能進(jìn)一步拓寬。

(四)提升檔案管理工作效率

高校檔案記載著學(xué)校發(fā)展各歷史階段進(jìn)展的全過(guò)程，匯集著大量的、豐富的教學(xué)科研成果和行政管理經(jīng)驗(yàn)。傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，檔案的數(shù)量和儲(chǔ)存空間十分龐大，檔案人員主要工作是對(duì)巨量紙質(zhì)檔案進(jìn)行接收整理、立卷歸檔、保管查閱，必須承擔(dān)許多繁瑣的工作任務(wù)，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多，而且人工檢索利用費(fèi)時(shí)費(fèi)力且工作效率低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展和人工智能時(shí)代的到來(lái)，檔案信息數(shù)字化之后，通過(guò)計(jì)算機(jī)利用先進(jìn)的檔案管理軟件對(duì)文件資料進(jìn)行掃描、整理、立卷、鑒定和利用。整個(gè)過(guò)程高效有序，可以起到事半功倍的效果，大幅提高了檔案管理的工作效率，減輕了檔案人員的工作壓力，從而進(jìn)一步提高了高校檔案信息化建設(shè)水平。

(五)有效促進(jìn)檔案資源的利用與共享

利用數(shù)字化技術(shù)將不同載體形式的檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)識(shí)別存儲(chǔ)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，快速實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)上利用與共享。數(shù)字化檔案可使任何一位利用者突破時(shí)空界限，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地查詢(xún)到所需資料。完全打破了傳統(tǒng)檔案文件在利用時(shí)受到時(shí)間、地點(diǎn)等客觀條件的限制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)所具有的開(kāi)放性、便捷檢索性、傳播廣泛性等優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)上利用服務(wù)，使不同地區(qū)、不同類(lèi)型的檔案信息資源，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段達(dá)到共享，有效擴(kuò)大了檔案的利用和共享范圍，因此，只有不斷加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化，才能最大限度的滿(mǎn)足利用者多樣化需求，為利用者提供快捷高效的服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)價(jià)值的最大化。

二、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)中存在的不足

(一)建設(shè)資金投入不足，軟硬件配備不完善

新一代信息技術(shù)背景下，許多高校已建成初具規(guī)模的信息化管理體系，但是，高校檔案管理仍然以延續(xù)傳統(tǒng)管理模式為主，缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)手段的廣泛利用。由于資金投入嚴(yán)重不足，致使部分高校檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)、高清掃描儀等設(shè)備陳舊老化，檔案管理軟件落后，很大程度上制約了高校檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。檔案信息數(shù)字化需要檔案管理系統(tǒng)軟件不斷升級(jí)開(kāi)發(fā)，數(shù)字化設(shè)備要及時(shí)更新?lián)Q代，數(shù)字檔案信息進(jìn)行遷移轉(zhuǎn)錄，這些都需要大量人力物力財(cái)力做支撐。隨著我國(guó)高等教育辦學(xué)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，許多歷史悠久的高等院校，因其辦學(xué)時(shí)間較長(zhǎng)，館藏檔案的數(shù)量十分龐大，特別是一些年代久遠(yuǎn)、保存價(jià)值高、破損嚴(yán)重的檔案，從保護(hù)和利用的角度考慮，急需全部進(jìn)行數(shù)字化外包轉(zhuǎn)錄，也需要巨額資金支持，因此，資金投入不足會(huì)嚴(yán)重阻礙數(shù)字化檔案的開(kāi)發(fā)。

(二)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯緩

基于資金及人力投入的嚴(yán)重不足，致使高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)展緩慢滯后，表現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)低，規(guī)模小，整體性差，低水平重復(fù)建設(shè)多，許多數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)類(lèi)型單一，利用率低下，使用范圍有限。此外，由于客觀因素的影響，已經(jīng)建立使用的數(shù)據(jù)庫(kù)缺少相對(duì)應(yīng)的媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，仍然停留在最初的條目數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索使用，難以滿(mǎn)足信息化時(shí)代檔案利用者的多樣化需求，延緩了真正意義上的檔案資源網(wǎng)上共享。

(三)缺乏專(zhuān)業(yè)信息化人才

由于數(shù)字化工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，檔案人員在具備檔案理論知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，還要熟練掌握使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入掛接、音頻和視頻處理等基本操作技能。傳統(tǒng)的檔案工作人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富，但由于年齡原因及知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)欠缺。而有專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)的人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)檔案管理知識(shí)了解不夠深入。高校檔案隊(duì)伍中，兼職檔案人員居多，他們大多數(shù)沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案信息數(shù)字化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能；專(zhuān)職人員相對(duì)偏少且缺乏高水平的具備信息化素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才，單靠傳統(tǒng)檔案工作人員顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求，因此迫切需要培養(yǎng)和引進(jìn)具有現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理人才。

三、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的路徑

(一)加大資金投入，完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展變化，原有的軟硬件設(shè)施已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前高校檔案信息數(shù)字化需求。高校必須不斷加大資金投入，完善與當(dāng)前乃至未來(lái)高校檔案信息數(shù)字化發(fā)展相匹配的軟硬件設(shè)施。主要包括：數(shù)字化采集相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、采集app、高清掃描儀、復(fù)印機(jī)等，以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、圖紙、照片等數(shù)字化轉(zhuǎn)化；檔案數(shù)字存儲(chǔ)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，如Nosql、Hadoop、云服務(wù)器、超大存儲(chǔ)容量服務(wù)器等；智慧檔案系統(tǒng)軟件，如檔案的基本管理系統(tǒng)、檔案的智慧服務(wù)系統(tǒng)等。增加檔案管理系統(tǒng)的指紋識(shí)別、多重密碼技術(shù)的設(shè)置。建設(shè)智能化的檔案管理平臺(tái),消除人機(jī)交互性較差的弊端,大力提高檔案收儲(chǔ)工作的效率[4]，真正建立起隨時(shí)隨地能為高校師生提供檔案需要服務(wù)的智慧檔案平臺(tái)，形成一個(gè)檔案收儲(chǔ)利用的良好生態(tài)信息環(huán)境。

(二)加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)質(zhì)就是數(shù)字化檔案的集成管理系統(tǒng)，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)快速發(fā)展，高校檔案信息數(shù)字化朝著智慧化方向發(fā)展。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)除了加強(qiáng)原來(lái)的條目數(shù)據(jù)庫(kù)之外，還需要利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能等新一代信息技術(shù)增加多媒體以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建設(shè)真正意義上的高校檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，提供真正意義上的高校檔案資源網(wǎng)上共享服務(wù)。具體來(lái)講，將當(dāng)前的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)成Nosql、Hadoop等大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)多媒體數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)。探討一套符合高校多媒體數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范其命名體系以利于后期的檢索與利用。

(三)強(qiáng)化數(shù)字檔案系統(tǒng)的深度研發(fā)

檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的廣泛利用和社會(huì)共享，因此，在新一代信息技術(shù)背景下，利用大數(shù)據(jù)手段，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)對(duì)外服務(wù)功能的深度研發(fā)。首先，為檔案利用者提供檔案小程序語(yǔ)音智能客服、電腦端、移動(dòng)端等最便捷的多渠道遠(yuǎn)程利用查詢(xún)手段。比如，利用者可以使用微信通過(guò)錄入身份證、畢業(yè)證信息及上傳手持身份證照片等方式進(jìn)行認(rèn)證查詢(xún)。其次，在服務(wù)方式上，采用線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合的方式，線(xiàn)上運(yùn)用電子簽章直接將查詢(xún)信息推送給利用者，線(xiàn)下可與快遞公司合作，實(shí)現(xiàn)便捷的一站式郵寄服務(wù)，通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)服務(wù)功能的不斷開(kāi)發(fā)，提供真正意義上的高校檔案資源網(wǎng)上利用共享。

(四)提升檔案人員的專(zhuān)業(yè)信息素養(yǎng)

檔案管理者的專(zhuān)業(yè)信息素養(yǎng)水平是高校檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息數(shù)字化建設(shè)在發(fā)展過(guò)程中融合了新知識(shí)、新技術(shù)、新理念。因此，高校急需培養(yǎng)與之相適應(yīng)的檔案信息化專(zhuān)門(mén)人才。數(shù)字化檔案管理模式下的檔案人員不僅需要豐富的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，更需要掌握新一代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，熟練使用智慧檔案管理系統(tǒng)，向廣大利用者提供豐富多樣的檔案資源服務(wù)。為了迅速提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)水平，學(xué)?？梢远ㄆ谶M(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)等納入培訓(xùn)內(nèi)容之中，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力；有計(jì)劃有目的分批選送檔案人員外出學(xué)習(xí)進(jìn)修；鼓勵(lì)檔案人員積極參加學(xué)術(shù)交流、專(zhuān)題講座、檔案培訓(xùn)班，從中學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、管理技術(shù)，管理知識(shí)，從而培養(yǎng)一批信息化素養(yǎng)較高的復(fù)合型人才。在招聘檔案員時(shí)，要本著專(zhuān)業(yè)知識(shí)與信息技術(shù)相結(jié)合的原則，選拔具備較高信息素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)優(yōu)化檔案隊(duì)伍，更好地為檔案信息數(shù)字化工作服務(wù)。

(五)堅(jiān)持利用優(yōu)先的原則

大多數(shù)高等院校的館藏檔案數(shù)量十分龐大，檔案信息數(shù)字化的過(guò)程中，不可能短期內(nèi)全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。首先要對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行充分調(diào)研全面分析，根據(jù)檔案的珍貴程度、保存年限、利用率及資金使用情況，以服務(wù)需求為導(dǎo)向，以利用共享為最終目的，將保存價(jià)值高、可以公開(kāi)、利用頻繁的館藏檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。同時(shí)采用邊建邊用的工作方式，既進(jìn)行了檔案信息的數(shù)字轉(zhuǎn)化，又滿(mǎn)足了服務(wù)利用需求。

隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)信息化程度不斷提高，高校檔案信息數(shù)字化已成為高校檔案管理未來(lái)發(fā)展的必由之路。面對(duì)這一重大歷史機(jī)遇，高校檔案部門(mén)要審時(shí)度勢(shì)，抓住先機(jī)，不斷加大資金投入，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案人員的信息素養(yǎng)，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，高效、便捷、精準(zhǔn)的為學(xué)校師生提供多樣化的利用服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。