王銀平,唐永蘭,郭英蓮

(武漢暴雨研究所 《暴雨災(zāi)害》編輯部，湖北 武漢 430205)

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，《暴雨災(zāi)害》自從成為“中國科技核心期刊”以來，其來稿數(shù)量大增，來稿質(zhì)量參差不齊，不少明顯不符合刊用標準的稿件在編輯初審環(huán)節(jié)就被退稿[1]。什么稿該退、如何退？能否退得讓作者心悅誠服？針對類似問題，以往不少編輯同仁撰文從常見退稿原因與對策[2]、退稿人性化[3]、退稿程序公平性[4]以及退稿過程應(yīng)注意的問題[5]等方面進行了有益探討，均闡明了給作者致退稿函的必要性和重要性。筆者基于編輯初審環(huán)節(jié)，結(jié)合多年稿件評審實踐，提出退稿函寫作應(yīng)遵循的原則和退稿范圍，并結(jié)合具體案例分別對其退稿函的寫作方法和語言表達問題進行剖析。

1 退稿函寫作應(yīng)遵循的原則

眾多編輯同仁在談及編輯的退稿工作時，都提出了樹立理解作者、尊重作者和穩(wěn)定作者隊伍的意識，以誠相待，積極溝通，增加退稿函信息含量，掌握退稿藝術(shù)，退稿不退人等觀點[2-3,6]。這些觀點對指導編輯審稿工作實踐具有重要意義。當前同類科技期刊競爭愈加激烈，優(yōu)質(zhì)稿源成為競爭焦點，編輯工作節(jié)奏明顯加快，筆者認為，我們不僅要將上述觀點具體落實到退稿函寫作中，同時退稿函寫作更應(yīng)遵循效率優(yōu)先、服務(wù)至上、公平是金三原則:(1)效率優(yōu)先原則。強調(diào)退稿函寫作要及時快捷，內(nèi)容言簡意賅，充分體現(xiàn)其專業(yè)性、針對性和可讀性。(2)服務(wù)至上原則。要求編輯切實尊重作者及其智力勞動成果(科技論文)，坦誠相待，借助退稿函為作者提高科技論文寫作能力和投稿命中率提供力所能及的幫助。(3)公平是金原則。強調(diào)以質(zhì)論稿，堅持稿件質(zhì)量面前人人平等[7]，退稿理由充分有據(jù)，退稿意見中肯務(wù)實，切實做到以理服人。

2 退稿范圍與退稿函寫作案例

各刊來稿量、用稿量、退稿量不同，決定了其對稿件的選用尺度或標準不同，編輯在進入稿件初審環(huán)節(jié)之前，應(yīng)當對哪些稿件必須退、哪些稿件可退可不退、哪些稿件可直接呈送專家外審心中有數(shù)。如《暴雨災(zāi)害》編輯部，就劃定了編輯初審必退稿范圍(不含存在學術(shù)不端問題或政治問題的稿件)，具體包括選題與期刊報道范圍不符、查重超標、粗制濫造等6類稿件。下文針對6必退稿件，舉例剖析其退稿函的寫作方法與表達技巧。

2.1 選題與期刊報道范圍不符稿

根據(jù)選題定位、讀者定位和市場定位，各家科技期刊都設(shè)定了相應(yīng)的征稿或報道范圍，并常以“稿約”形式公諸于眾，但這仍不能避免有些選題與期刊報道范圍明顯不符的“偏題”稿件投來[4]。對這類“偏題”稿件，編輯初審可在第一時間退稿，并附相應(yīng)的退稿函。舉例如下：

例1 ×××，您好！感謝對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持。您撰寫的《考慮降水量的水庫調(diào)蓄能力預(yù)測算法》一文，本刊編輯已閱。就選題而言，該文不屬于本刊報道范圍。因此，建議您將其轉(zhuǎn)投遙感監(jiān)測類或地理信息類刊物。以后有合適的論文，歡迎繼續(xù)投稿。

提請注意的是，《暴雨災(zāi)害》是一份專業(yè)性較強的學術(shù)期刊，主要刊登暴雨機理分析，暴雨的數(shù)值預(yù)報、數(shù)值試驗、診斷研究、探測技術(shù)及應(yīng)用，暴雨洪澇災(zāi)害和其他氣象災(zāi)害(含暴雪、冰雹、臺風、龍卷、雷暴、大霧等)的成因、預(yù)測與減災(zāi)對策，新理論、新資料、新方法在暴雨等天氣及其災(zāi)害分析研究中應(yīng)用方面的論文。若想了解本刊選題詳情，請上網(wǎng)(http://www.byzh.org.cn)查詢。

例1顯示，此退稿函雖然文字不多，但至少包括4層意思: 首先，向作者禮節(jié)性致謝；然后，給出具體退稿理由，同時期待作者繼續(xù)惠稿；第三，給出稿件后續(xù)處理建議(即轉(zhuǎn)投他刊)，供作者參考；第四，介紹本刊的性質(zhì)和報道范圍。此類退稿函宜寫得言簡意賅、有理有據(jù)、有情有意，盡可能讓作者沒有異議。

2.2 查重超標稿

21世紀以來，隨著科技期刊編輯工作辦公自動化不斷普及，大多數(shù)期刊編輯部都采用了稿件采編系統(tǒng)，當作者通過采編系統(tǒng)在線投稿成功后，系統(tǒng)都會自動對其進行查重檢測并給出該稿的相似度檢測報告，這為稿件的編輯初審和退稿函寫作提供了參考依據(jù)。根據(jù)編輯部確定的退稿相似比指標，只要稿件查重顯示超標，責任編輯就可退稿并據(jù)此寫出退稿函。舉例如下：

例2 ×××，您好！感謝您對《暴雨災(zāi)害》出版工作的支持。對您的這篇論文(非綜述類)，經(jīng)查重檢測超標，其相似比高達20.41% (見附件)，茲作退回處理。如果您愿意修改，可將該文的相似比降低到本刊規(guī)定的10%以下后再投。

另外，該文題名與正文內(nèi)容不一致，題名是“××中北部一次暖區(qū)暴雨的演變及云微物理特征模擬研究”，而摘要和引言中則說要“對此次暖區(qū)暴雨天氣過程的云微物理特征和動力機制進行研究”，兩者存在明顯差異。再者，該文所給出的研究結(jié)論與以往同類研究已得到的結(jié)論相比也無新意，對當前當?shù)貜娞鞖忸A(yù)報業(yè)務(wù)指導性不強。

由例2可見，查重超標稿的退稿函內(nèi)容相對簡單，先向作者禮節(jié)性表示感謝，然后給出相似比值并附相似度檢測報告即可；但例2并未就此打住，在允許作者將稿件的相似比降低到期刊規(guī)定的上限后再投的同時，還指出了該稿存在的文題不一致、結(jié)論無新意問題，旨在盡可能幫助作者提高修改后的稿件質(zhì)量。

2.3 粗制濫造稿

所謂粗制濫造稿，是指那些未加深思熟慮、毫無章法、不知所云、學術(shù)質(zhì)量和寫作質(zhì)量雙差稿。粗制濫造稿既可能出自科技論文寫作新手或缺乏寫作實踐經(jīng)驗的一線科技人員之手，也可能出自功利性太強的諳熟科技論文寫作者之手。前者是想寫好但不會寫，心有余而力不足；后者是急功近利，摒棄社會責任，只圖發(fā)表而急于求成。在編輯初審環(huán)節(jié)，粗制濫造稿必退無疑，但其退稿函寫作要因人而異，分別舉例如下：

例3 ×××，您好！感謝對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持。您撰寫的《基于防洪排澇設(shè)計的××市短歷時暴雨雨型研究》一文，本刊編輯已審閱。該文選題雖好，但與已發(fā)表的同類研究論文相比缺乏新意，所得結(jié)論對當?shù)胤篮榕艥吃O(shè)計指導性不強。至于此文需要做哪些修改才能達到本刊對錄用稿件的要求，不是幾句話能說清楚的，建議您從網(wǎng)上搜索下載幾篇發(fā)表在氣象類核心期刊上的同類研究論文仔細研讀(如張鷺等人發(fā)表在《氣象科技進展》2019年第3期的《南京市短歷時暴雨雨型分析》一文)，從中借鑒他人的研究方法、寫作思路以及論文結(jié)構(gòu)安排、各部分內(nèi)容選擇、上下文邏輯關(guān)聯(lián)、語言表達等方面的技巧。由于該文與本刊對發(fā)表論文的遴選要求尚有距離，建議您將此稿修改后再投或直接轉(zhuǎn)投別的刊物。

例4 ×××，您好！感謝您對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持，因本刊來稿量大、編輯部人手少，遲復(fù)，甚歉。您撰寫的《一次熱帶低壓伴隨中尺度鋒生的極端暴雨分析及預(yù)報啟示》一文，本刊編輯已審閱。

該文的主要問題: 一是主題不明，不知該文想要研究什么。對這次臺風造成的極端暴雨過程展開研究，無疑是一件很有意義的工作，但究竟選擇什么角度來研究，則需要縝密思考，如作成因分析、預(yù)報分析、中尺度鋒生分析等均可，但研究主題應(yīng)集中、分析對象宜單一，并合理解釋為什么要選擇這次過程作這方面的分析。二是分析角度需斟酌。同一選題的論文，其分析角度不同，寫法上自然會有很大區(qū)別。此類臺風暴雨分析論文，多從當前臺風暴雨實時業(yè)務(wù)預(yù)報需求和服務(wù)出發(fā)，重點一般放在導致暴雨的中尺度對流系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與演變上?；谏鲜鰡栴}，建議您將此稿修改后再投或直接轉(zhuǎn)投他刊。

例3、例4是分別寫給科技論文寫作新手和熟手的退稿函。對于新手，退稿意見不宜太具體，即使編輯事無巨細、娓娓道來，作者也不一定能理解消化，最好的辦法是向其推薦可以學習借鑒的范文，如果作者是個有心人，自然會從中受益。對于熟手，退稿意見宜詳盡明確，因為作者不是不會寫，而是思想上重視不夠，有投石問路或投機取巧之嫌，只要編輯能一針見血指出稿件問題癥結(jié)，作者就會對本刊及編輯另眼相看，放棄“蒙混過關(guān)”的想法。

2.4 簡單工作總結(jié)稿

對于大多數(shù)專業(yè)性學術(shù)期刊，一般只刊發(fā)專業(yè)性學術(shù)論文，不接收工作總結(jié)類稿件，尤其是簡單工作總結(jié),并將其歸入必退稿范圍。工作總結(jié)稿的退稿函，如果不期望作者作后續(xù)修改再投，其寫作并不難，只需告知作者“此稿屬工作總結(jié)，本刊只發(fā)專業(yè)性學術(shù)論文，與本刊報道范圍不符，茲作退稿處理”即可。編輯實踐證明，并非所有工作總結(jié)稿都無修改余地，其中有些工作總結(jié)稿只要經(jīng)過寫作形式和表達方式的轉(zhuǎn)化，就可能寫成一篇符合刊用要求的稿件。如果考慮作者作后續(xù)轉(zhuǎn)化修改再投，對其退稿函的寫作就提出了更高要求。舉例如下：

例5 ×××，您好！感謝對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持。因編輯部人手較少，遲復(fù)見諒。您撰寫的《臺風“莫蘭蒂”暴雨預(yù)報技術(shù)分析》一文，選題尚好，但僅限于技術(shù)工作總結(jié)層面，未提升到學術(shù)研究高度，只能算是一份天氣過程總結(jié)材料，與本刊只發(fā)表專業(yè)性學術(shù)論文的用稿原則不符。

僅從題名看，您的這篇稿件就不太像一篇學術(shù)論文，改為《××××技術(shù)在“莫蘭蒂”臺風暴雨預(yù)報中的應(yīng)用研究》可能更好。但題名這么一改，整篇論文就得重新布局并調(diào)整分析和寫作思路。此外，該文分析太簡單，所得結(jié)論也缺乏學術(shù)價值或?qū)嵱脙r值。

值得一提的是，學術(shù)論文不同于一般技術(shù)總結(jié)，不宜將教科書中已有原理和同行熟悉的知識、技術(shù)、方法、觀點等大量復(fù)制到文中，只需突出本研究與其他同類研究不同特征和自己的獨特認識即可；另外，學術(shù)論文(非綜述類)在層次結(jié)構(gòu)安排(引言→資料與方法→結(jié)果與分析→結(jié)論與討論→參考文獻)、上下文邏輯關(guān)聯(lián)、圖表使用、參考文獻著錄、語言表達等方面均有一定要求。至于具體要求，幾句話說不清楚，建議您從本刊網(wǎng)站或其他氣象類核心期刊網(wǎng)站上搜索下載幾篇已發(fā)表的同類研究論文仔細閱讀，從中借鑒他人的研究思路和寫作方法，盡量在技術(shù)總結(jié)的基礎(chǔ)上寫成學術(shù)論文投稿。如果您愿意將此稿修改成一篇學術(shù)論文再投，本刊表示歡迎；當然，您也可直接將其轉(zhuǎn)投別的刊物。

例5共分3段，如果僅以該稿“與本刊只發(fā)表專業(yè)性學術(shù)論文的用稿原則不符”的理由退稿，也無可厚非，退稿函只保留首段即可。如果希望作者作后續(xù)轉(zhuǎn)化修改再投，就要給作者提出具體轉(zhuǎn)化修改的意見或建議(見例5第2、3段內(nèi)容)，這對編輯的專業(yè)知識儲備和科技論文寫作規(guī)范的把握無疑是極大考驗。

2.5 寫作不規(guī)范稿

有的作者投來的稿件寫作太不規(guī)范，如格式不合要求、結(jié)構(gòu)欠完整、層次安排不合理以及項目或要素缺失等；編輯面對這類近似于粗制濫造的稿件，不可能在初審上花太多時間和精力，往往會迅速作出退稿決定，其退稿函寫法及內(nèi)容見例6：

例6 ×××，您好！感謝對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持。您撰寫的《××××××××》一文，本刊編輯已閱。該文寫作內(nèi)容和行文格式均很不規(guī)范，估計您在投稿前并未了解《暴雨災(zāi)害》的辦刊宗旨和選題范圍，也不清楚本刊對投稿論文的相關(guān)格式規(guī)范要求。就學術(shù)論文寫作而言，講究的是結(jié)構(gòu)完整、要素齊備、表達嚴謹、上下文邏輯關(guān)系合理。如，非綜述型論文的摘要、引言、資料與方法、結(jié)果與分析、結(jié)論與討論等部分，寫什么，怎么寫，都有相應(yīng)的要求。再如，圖表的使用、參考文獻的引用和著錄等，也有相應(yīng)的規(guī)則。具體要求和規(guī)則，不是幾句話能說清楚的。同類研究論文近些年在氣象類學術(shù)期刊上發(fā)表了不少，建議您上網(wǎng)搜一搜，下載幾篇仔細讀一讀，看看別人是如何構(gòu)思、分析、表達的。因此，建議您將此稿重新寫規(guī)范了再投或直接轉(zhuǎn)投別的刊物。

從例6中可見，此退稿函先向作者禮節(jié)性致謝，然后給出了該稿“寫作內(nèi)容和行文格式均很不規(guī)范”的退稿理由，接下來在指出該稿為什么寫得很不規(guī)范的原因之后，從多個方面介紹了有關(guān)科技論文規(guī)范化寫作要求，盡管此稿存在問題較多，作者要將其修改到發(fā)表水準難度很大，但仍希望作者能通過學習借鑒將此稿重新寫規(guī)范了再投。

2.6 文字表達差稿

有的來稿在編輯初審環(huán)節(jié)就被退稿，原因并非其研究內(nèi)容不好，而與作者不重視語言組織和文字表達有關(guān)，全文文字表達太差，如通篇口語化、晦澀難懂以及錯別字、語意重復(fù)、用詞不當、似是而非、邏輯混亂等表達失范或錯誤。對文字表達太差稿，雖然其直接的退稿原因是“文字表達太差”，但在退稿函中不宜直說，顧及作者的自尊心，還是采用作者“不重視語言組織和文字表達”的說法為好，例7便是。

例7 ×××，您好！感謝對《暴雨災(zāi)害》的信任與支持。因編輯部人手較少，遲復(fù)見諒！您撰寫的《××××××××》一文，本刊編輯已閱。該文被退稿，原因并非其研究內(nèi)容不好，而與您不重視語言組織和文字表達有關(guān)。略舉數(shù)處: (1)“提高4個百分點”，這是口語，科技論文中不宜這么說，可改為“提高4%或0.04”。(2)“觸發(fā)暴雨的熱力、動力條件”之說令人費解，暴雨不是熱力、動力條件觸發(fā)的，其觸發(fā)過程大致是: 邊界層輻合線觸發(fā)對流單體→對流單體在有利條件下形成中尺度對流系統(tǒng)(MCS)→MCS加強并維持→造成強降水(暴雨)。(3)“地形氣流的機械強迫”，專業(yè)上查無此說，疑為“氣流受地形強迫”。(4)“引發(fā)洪澇、滑坡、泥石流等地質(zhì)災(zāi)害”中，洪澇不是地質(zhì)災(zāi)害，應(yīng)改為“山洪”。(5) 表1不知想說明什么，也不具自明性，需要重制。文中諸如此類的文字及表達問題還有不少，不一一列舉。

值得注意的是，學術(shù)論文中，每節(jié)每段該說什么、怎么說，都應(yīng)科學嚴謹、字斟句酌，無冗余，無歧義，不自相矛盾；論文發(fā)表出來主要是給別人看的，如果只有作者自己明白、別人看不懂，這樣的論文難以傳播，也就失去了發(fā)表價值。至于此文如何修改才能達到本刊對錄用稿件的要求，不是幾句話能說清楚的，貴單位的×××做過較多類似的降水訂正試驗研究，建議將文章送給她看看，聽聽她的意見，也許她能幫您。

由例7中看到，退稿函中只說作者“不重視語言組織和文字表達”就退稿是不夠的，還應(yīng)當向作者提供“文字表達太差”的足夠證據(jù)以及如何避免文字表達問題的注意事項；否則，作者不會感到滿意，甚至心生不快。例7列舉了5條證據(jù)，涉及科技語言表達口語化、科學原理理解不透徹、專業(yè)術(shù)語誤用、圖表制作不規(guī)范等問題，具有一定的專業(yè)性和指導性。事后，此稿作者向本刊編輯反饋，非常認同退稿意見，并表示雖然稿件被退，但獲得了一次難得并非常愉悅的投稿體驗。

在當前同類科技期刊競爭愈加激烈、優(yōu)質(zhì)稿源成為競爭焦點的辦刊環(huán)境下，退稿是一項事關(guān)科技期刊與編輯個體形象及期刊可持續(xù)發(fā)展的重要工作，退稿函則從一個側(cè)面反映了編輯工作的質(zhì)量和水平。退稿函寫得好，既有利于期刊獲得良好聲譽、編輯樹立良好形象，也有利于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)更好更多的潛在作者，從而促使稿源不斷豐富和優(yōu)化、期刊不斷在競爭中形成優(yōu)勢[8]。本文僅就編輯初審環(huán)節(jié)6類必退稿，以個案為例分別對其退稿函的寫作方法和語言表達問題進行了剖析，但實際退稿函寫作涉及問題遠比本文案例分析內(nèi)容要復(fù)雜得多，這就仍需廣大科技期刊編輯仁者見仁，智者見智，不斷思考和總結(jié)退稿函的寫作要領(lǐng)和表達技巧，以便更好地發(fā)揮退稿函在爭創(chuàng)品牌期刊和一流期刊中的作用。