劉會鳳

（河北省唐山市豐潤區(qū)人民醫(yī)院 河北唐山 064000）

檔案是反映企業(yè)發(fā)展每一個階段的主要文件和歷史資料，是企業(yè)發(fā)展過程中各種經(jīng)營活動以及工作方式下的真實寫照。檔案管理工作是各個單位不可缺少的一種基礎(chǔ)的管理工具，對于企業(yè)的綜合管理、運(yùn)維操作、經(jīng)營管控等都有著較為直接的影響。對于企業(yè)管理人員來說，檔案信息資料記錄著不同管理方式下企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況，也是對企業(yè)獲得成績、經(jīng)營創(chuàng)新舉措、財務(wù)運(yùn)作情況、人員變化情況等內(nèi)容的重要記錄［1］。我國當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了較長的時間，對于社會的發(fā)展以及企業(yè)內(nèi)部的制度管理工作改革有著積極的推動作用。但是在信息化高速發(fā)展的背景下，企業(yè)工作管理方式的不斷變化，傳統(tǒng)的檔案管理制度以及檔案管理措施本身就存在著一定的缺失，為此，作為企業(yè)的管理人員，就要加大現(xiàn)代化企業(yè)管理工作模式的構(gòu)建，以現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升檔案管理水平與檔案的利用率。

1 檔案數(shù)字智能化實施的必要性分析

1.1 保障檔案的可信度

首先，在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，檔案的傳遞主要是以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ)構(gòu)建的，因為紙質(zhì)材料的特殊要求，所以在材料保管的過程中對于檔案存儲的環(huán)境以及條件要求相對較高，同時，在檔案保管的過程中也不可避免地會出現(xiàn)紙張老化、字跡褪色、受潮等問題。隨著時間的延長，一方面會因為檔案數(shù)量的增加導(dǎo)致存儲空間變小，另一方面也會面臨檔案損毀的問題。而且檔案內(nèi)容信息量有限，更新的難度較高，不能為檔案提取者及時有效地提供全面直觀的數(shù)據(jù)信息。若是在現(xiàn)有的環(huán)境背景下將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息存儲模式，存儲的空間也會變大，所占有的實際空間概率也會變小，管理的費用也會相對較低，同時，也能較大程度地延長檔案管理的時間，讓檔案的完整性得以保證。

其次，傳統(tǒng)的檔案管理方案規(guī)范性不足，管理體制和工作模式不公開化、透明化。在進(jìn)行歸檔的過程中，檔案本身的數(shù)據(jù)來源廣泛，實際的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容相對較多，很容易受到管理人員本身的工作能力以及管理部門之間權(quán)責(zé)劃分不清晰等問題的影響，導(dǎo)致審核過程較為隨意、材料不完整、前后不一致，更有甚者對于檔案的內(nèi)容進(jìn)行杜撰等。而檔案數(shù)字智能化的構(gòu)建可以通過模塊結(jié)構(gòu)的劃分以及程序的標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建等，有效地減少人為因素所導(dǎo)致的信息質(zhì)量不高、客觀性不足等問題。

1.2 檔案數(shù)字智能化可以提升工作效率

檔案管理工作推進(jìn)的過程中，辦事人員往往需要大排長龍，同時，個人的文件資料信息都是堆疊成山，尋找起來的難度相對較大，檔案在實際的使用過程中，多數(shù)需要專項人員實施手工查閱和數(shù)據(jù)的登記以及借閱復(fù)印等，先在大量的檔案信息庫之中定位一份完整的檔案信息，再完成相關(guān)內(nèi)容的記錄、更新、歸檔等，操作工序相對較為煩瑣，實際的工作量相對較大，檢索的過程較為困難。尤其在實現(xiàn)檔案外借的過程中，多數(shù)都是人員自身攜帶、郵寄抑或是其他實體呈現(xiàn)方式進(jìn)行檔案借閱［2］。而在檔案完成外借的過程中，一旦疏忽，就會導(dǎo)致檔案的遺失，不僅難以保存原始檔案的完整性以及機(jī)要性，同時也會花費大量的時間，人力資源成本消耗較高，不能高效地推動下一階段工作的全面實施。在檔案數(shù)字智能化建設(shè)的過程中，相關(guān)的工作人員適當(dāng)?shù)匾肓嗽拼鎯?、網(wǎng)絡(luò)加密的傳輸技術(shù)手段，將檔案的資料歸檔、查詢、修改、更新及傳遞等都在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行實現(xiàn)，從而有效地提升了檔案信息的更新速度以及檢索的速度，以保證信息資源的及時性以及有效性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量以及工作效率。

1.3 實現(xiàn)了服務(wù)對象的擴(kuò)大

隨著當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、企業(yè)發(fā)展速度的不斷加快，企業(yè)所面臨的市場競爭壓力也相對較大，除卻了傳統(tǒng)管理方式下的企業(yè)運(yùn)維管理等，企業(yè)也需要對自我創(chuàng)新工作中所提出的工作措施、工作方式、管理構(gòu)思、戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營計劃等進(jìn)行有效的記錄。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅只是對企業(yè)的經(jīng)營管理內(nèi)容以及現(xiàn)金流等財務(wù)信息和經(jīng)營信息進(jìn)行記錄，當(dāng)企業(yè)在面臨經(jīng)營風(fēng)險問題以及管理工作問題時，要想尋找一個特殊時間點的工作方式以及管理方式，難度就相對較大。傳統(tǒng)的檔案管理工作中的功能性較弱，不利于實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計以及流轉(zhuǎn)，也不能有效地滿足當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展實際要求。而檔案數(shù)字智能化的構(gòu)建將檔案信息管理工作更好地納入到企業(yè)的全面管理工作體系結(jié)構(gòu)之中，實現(xiàn)了信息資源的共享以及流動，為當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展提供了較為完整的檔案服務(wù)工作。

1.4 實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化

數(shù)字化檔案多數(shù)的呈現(xiàn)方式都是依托多媒體信息技術(shù)所實現(xiàn)的，讓所有的檔案信息資料都能以圖像、文字、聲音以及影像等方式進(jìn)行存儲和推進(jìn)，強(qiáng)化了檔案本身的記錄功能以及顯示功能。同時，也可以利用數(shù)據(jù)倉庫的相關(guān)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)手段措施等，對于企業(yè)管理過程中的各個方面的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計分析和工作梳理，強(qiáng)化了檔案信息管理工作的連續(xù)性，充分對人才管理方式、企業(yè)經(jīng)營模式進(jìn)行統(tǒng)籌分析，建立起企業(yè)運(yùn)營管理分析機(jī)制，為企業(yè)的發(fā)展提供綜合化的建議，幫助企業(yè)作出相關(guān)的經(jīng)營管理決策。

2 檔案數(shù)字智能化發(fā)展現(xiàn)狀以及存在問題

檔案數(shù)字智能化的實現(xiàn)主要涵蓋了兩個方面的內(nèi)容，即檔案實體數(shù)字化以及信息管理智能化。檔案實體數(shù)字化是整個檔案管理數(shù)字智能化發(fā)展的基礎(chǔ)保障，其主要的工作就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資料內(nèi)容逐漸地轉(zhuǎn)化為一種數(shù)字化的檔案信息資料內(nèi)容，以電子智能設(shè)備作為當(dāng)前的綜合存儲的空間環(huán)境，以局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)形式作為基礎(chǔ)的連接，充分地利用計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)全面的管理，逐漸地構(gòu)建成為高校全面的檔案信息庫［3］。信息管理智能化主要是實現(xiàn)檔案信息的歸檔、核查、檢索、統(tǒng)計、查閱、傳輸?shù)认嚓P(guān)的功能，依托于智能化軟件，可以在計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)之中進(jìn)行操作，從而全面地推動檔案資源的智能化管理和資源的綜合分析。

2.1 檔案管理人才隊伍的實際水平亟待提高

首先，檔案管理工作的實際決策者仍舊保持較為傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)觀念，對于檔案數(shù)字智能化的認(rèn)識和理解還不夠全面和深入，仍舊停留在基礎(chǔ)的理念層面之中，沒有充分地認(rèn)識到數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展的重要性，沒有充分地了解和認(rèn)識此項工作推進(jìn)的各個階段實施步驟、所需要的設(shè)備內(nèi)容、流程內(nèi)容以及軟硬件的基礎(chǔ)環(huán)境，這就直接導(dǎo)致檔案數(shù)字智能化的落實質(zhì)量受到了直接的影響。

其次，檔案管理工作的實際操作管理工作始終停留在傳統(tǒng)的人管模式下，缺少了專業(yè)化現(xiàn)代化的檔案管理專業(yè)人才。數(shù)字化檔案管理工作的推進(jìn)落實是充分結(jié)合數(shù)字化技術(shù)以及檔案管理相關(guān)知識的新型工作內(nèi)容，需要具備專業(yè)化的信息技術(shù)知識以及檔案工作先進(jìn)經(jīng)驗和綜合分析能力的優(yōu)質(zhì)人才。現(xiàn)階段，很多企業(yè)單位之中的大多數(shù)的檔案管理人員都缺乏較為全面、系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，知識結(jié)構(gòu)不完善，信息意識不敏銳，本身的服務(wù)意識以及綜合素質(zhì)能力相對較弱，這就成為了制約和阻礙檔案數(shù)字智能化發(fā)展的最大限制條件。

最后，檔案管理工作的服務(wù)對象以及使用的用戶群體產(chǎn)生了較為直觀的變化。由于檔案信息的查詢管理、信息傳輸?shù)葍?nèi)容多數(shù)都是依托于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)的，為此讓整個服務(wù)模式都產(chǎn)生了較為全面的變化，極大程度地拓寬了檔案利用的范圍。檔案所面臨的服務(wù)對象本身也不再是單一群體，服務(wù)對象以及用戶的實際需求相對較高，因此，就需要使用者本身掌握相關(guān)的操作技能。

2.2 制度不能滿足檔案數(shù)字智能化的基礎(chǔ)要求

結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字智能化的相關(guān)單位雖然都為相關(guān)的檔案管理單位配置了計算機(jī)設(shè)備，但是由于檔案管理工作的實際需求會隨著當(dāng)前社會的發(fā)展以及技術(shù)手段的變化產(chǎn)生直觀的變化，多數(shù)存在著部分設(shè)施基礎(chǔ)設(shè)備陳舊、缺乏數(shù)字智能化必備設(shè)施的問題。例如，一些基礎(chǔ)的識別軟件版本相對較低，掃描儀相對較為陳舊不能清晰地掃描相關(guān)的內(nèi)容，檔案管理系統(tǒng)不能和企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)之間實現(xiàn)對接等。另外，因本身缺少相關(guān)的規(guī)范性指導(dǎo)措施，導(dǎo)致了數(shù)字化檔案的實際格式之間標(biāo)準(zhǔn)不一、系統(tǒng)的兼容性不足、管理難度較大等問題。

2.3 檔案數(shù)字智能化的質(zhì)量差

檔案數(shù)字智能化的構(gòu)建主要是依托于電子文件的接收處理以及現(xiàn)有庫存檔案的轉(zhuǎn)化，而實現(xiàn)現(xiàn)有庫存檔案的轉(zhuǎn)化工作主要是借助計算機(jī)系統(tǒng)、人工收錄系統(tǒng)或是掃描儀等設(shè)備對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。一是由于檔案本身的檔案管理時間相對較久，多數(shù)的企業(yè)單位庫存的資料數(shù)據(jù)相對較為龐雜，但是從事相關(guān)檔案管理工作的人員卻有限，初期實現(xiàn)轉(zhuǎn)化工作壓力繁重，錯誤率較高且復(fù)核困難［4］。二是檔案數(shù)字化現(xiàn)階段的推進(jìn)執(zhí)行沒有構(gòu)建起統(tǒng)一且全面的標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此，在掃描的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)質(zhì)量不佳、編號錯誤等問題，導(dǎo)致檔案實體數(shù)字化質(zhì)量相對較低。

3 檔案數(shù)字智能化建設(shè)新思路

3.1 強(qiáng)化專業(yè)人才隊伍建設(shè)

檔案數(shù)字智能化工作的全面推進(jìn)需要全新的技術(shù)支持以及人員支持，原本的管理理念已經(jīng)不能維持檔案數(shù)字智能化的發(fā)展。為此，首先就要求相關(guān)的管理人員強(qiáng)化對于檔案數(shù)字智能化的認(rèn)識和理解，增進(jìn)對于相關(guān)管理觀念的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化對于檔案數(shù)字智能化的理解，在制定相關(guān)工作措施的過程中注重對于檔案數(shù)字智能化教育指導(dǎo)工作的投資，注重高質(zhì)量復(fù)合型人才的培養(yǎng)工作。其次也要對檔案數(shù)字智能化工作人員進(jìn)行全方位、多角度的培訓(xùn)指導(dǎo)，全面提升隊伍建設(shè)管理綜合質(zhì)量，加大對于專業(yè)人才業(yè)務(wù)的知識更新以及專業(yè)結(jié)構(gòu)的梳理，讓所有的工作人員除卻檔案管理的基礎(chǔ)知識培養(yǎng)之外，進(jìn)一步地掌握相關(guān)的計算機(jī)信息處理技術(shù)，構(gòu)建出高效的檔案管理專業(yè)隊伍。最后對于檔案管理工作的服務(wù)對象，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相關(guān)知識的普及和宣傳，推廣檔案數(shù)字系統(tǒng)的各項功能以及具體的操作方式，讓檔案在實際工作的背景下自身的服務(wù)管理功能夠充分地激發(fā)出來。

3.2 進(jìn)一步完善檔案管理工作制度以及工作標(biāo)準(zhǔn)

要想實現(xiàn)檔案管理智能化工作落實，首先要做的就是在現(xiàn)有的工作體制方面進(jìn)行梳理，需要制定出全面綜合的管理制度和管理工作標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理技術(shù)的工作流程，為檔案數(shù)字化實現(xiàn)過程中的格式、質(zhì)量以及審核流程等都提供較為全面的指導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化奠定較為良好的工作基礎(chǔ)，以此提升管理智能化的工作項工作水平，進(jìn)一步認(rèn)識到檔案管理工作中的權(quán)責(zé)劃分，制定出全方位細(xì)致化的管理工作制度手段，從制度以及政策等方面進(jìn)一步加快檔案數(shù)字智能化的建設(shè)管理以及綜合利用［5］。其次，在硬件設(shè)施方面，應(yīng)當(dāng)配置高效的計算機(jī)以及掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，以更好地適應(yīng)設(shè)備之中的數(shù)據(jù)處理工作模式，做好信息的快速處理、文字掃描儀以及聲像資料的傳輸錄入，滿足網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等基礎(chǔ)的功能需求，以此為檔案管理的數(shù)字智能化建設(shè)發(fā)展提供基礎(chǔ)條件保障。

3.3 做好現(xiàn)有檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)存工作落實

由于傳統(tǒng)的檔案存儲的數(shù)量相對較多，需要實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的資料數(shù)據(jù)相對較為龐雜，對于數(shù)字化工作就需要分步驟、全方位地進(jìn)行落實。一是要對現(xiàn)有的庫存檔案信息資料進(jìn)行梳理，通過相關(guān)的檔案管理人員按照順序?qū)τ诖媪繖n案進(jìn)行細(xì)致化的甄別，優(yōu)先實現(xiàn)數(shù)字化信息內(nèi)容的記錄。二是要拆除原有的檔案資料原件，分析檔案內(nèi)容是否符合基礎(chǔ)的掃描要求，按照相關(guān)的工作規(guī)范，選擇適宜的掃描方式以及掃描分辨率等。三是要充分地檢查掃描之后的圖像信息資料情況，對于圖像的頁面雜質(zhì)進(jìn)行梳理［6］。四是根據(jù)目錄完成建庫，進(jìn)行相關(guān)的存儲管理，最終對原件進(jìn)行重新裝訂。

4 結(jié)語

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容之一。為了有效地加快企業(yè)的檔案綜合化管理工作的落實，作為企業(yè)管理人員，就應(yīng)當(dāng)全面地梳理現(xiàn)階段檔案管理工作所面臨的實際問題，針對當(dāng)前檔案管理的特點和現(xiàn)狀，對檔案管理工作存在的缺失進(jìn)行系統(tǒng)的分析。而檔案數(shù)字智能化的構(gòu)建促進(jìn)了檔案管理綜合化的落實，提升了檔案管理工作的水平，有效地規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理所存在的檔案資料不全面、檔案遺失的問題，也為后期的檔案管理和企業(yè)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。