黃雯

勘測設計檔案是工程勘察設計極其珍貴的知識寶庫，是工程項目在勘測、設計、規(guī)劃等活動中形成的文件材料，包含具備保存價值的圖紙、圖表等，也是工程改建、加固、新建等的關鍵參考依據[ 1 ]。但是，企業(yè)檔案部門在發(fā)展過程中，面臨的一項現實難題，就是工作量大、內容繁雜、人力不足等，所以積極選擇數字化加工公司完成檔案數字化工作，將成為節(jié)省人力、提升效率的有效方式，且當前很多企業(yè)均開始選擇并采用這種方式。然而在檔案數字化工作帶來積極作用的同時，很多安全風險也存在于檔案數字化服務外包中。本文將直面存在的問題，針對性地解決，期望可以為勘測檔案數字化服務外包提供安全管理的借鑒途徑。

檔案數字化服務外包的概念及其必要性

主要概念

檔案數字化服務外包，主要指按照實際需求，檔案保管機構委托專門外包公司開展數字化業(yè)務，同時給予其相應報酬的一種形式。這也是檔案服務外包中極其關鍵的組成部分。從狹義上而言，檔案數字化僅僅指的是通過數字化的形式對檔案進行加工，也就是說將檔案轉化為計算機識別的數字存儲檔案。而廣義上而言，數字化檔案主要包含檢索、維護、存儲和組織等過程，是對檔案實施數字化管理[ 2 ]。下述將選擇狹義層面的檔案數字化加工概念，僅僅針對檔案外包服務數字化加工這一業(yè)務展開調研。

勘測設計檔案數字化的必要性

在新時期檔案事業(yè)中，網絡和信息技術得到了廣泛化的應用，勘測設計行業(yè)也獲得了高質量發(fā)展。增量檔案電子化，存量紙質檔案數字化，已經發(fā)展為一個極其關鍵的指標，主要是對勘測設計單位檔案管理水平的測量。像著錄、數字化轉換、檔案整理、破損修裱、存儲備份等檔案數字化業(yè)務外包形式已經不屬于我國法律法規(guī)限制范圍，可以委托給專業(yè)公司完成。而檔案數字化服務外包的形式，能夠對大量紙質檔案進行數字化處理，降低成本，節(jié)省人力資源，同時提升工作效率，促進檔案工作向現代化的應用和管理模式轉變，還能夠實現在線上查閱利用檔案，節(jié)省檔案占用庫房的空間，并有效保護檔案原件。

存在于勘測檔案數字化服務外包中的風險

數字化服務外包質量風險

在驗收檢查的過程中，一般外包公司控制數字化質量，檔案部門抽檢無法全面控制質量，且因量大難以實現一一校驗。加上勘測設計檔案具有較強的機密性、專業(yè)性特征，工程底圖圖幅一般需裁剪拼接，并且對大圖幅工程圖的掃描，可能超正常范圍，以至于裁剪中發(fā)生關鍵文字丟失的現象[ 3 ]。另外，在對一些陳年老檔案文件處理的過程中，不夠細致和謹慎等，造成檔案原件缺頁、破損、漏頁等問題。例如：外包公司為了實現自身利益最大化，對勘測設計檔案數字化加工成果質檢、檔案分類、掃描、數據備份標準、圖像處理等不太熟悉，配備的服務人員素質參差不齊，這難免會降低檔案數字化加工的質量。

數字化服務外包工作風險

檔案部門作為發(fā)包方，在實施數字化加工管理工作中處于主導地位，若對數字化服務外包管理不當，將會帶來內部風險。其一，整體上缺失外包管理經驗，低估了加工公司間的問題。一些企業(yè)單純地認為數字化外包僅需按照合同完成工作內容便可，認為數字化外包是簡單的建庫、掃描。但是實際工作過程中，卻存在質量控制、成果驗收、操作流程等各環(huán)節(jié)中的矛盾，同時數字化加工公司和檔案部門間的人員管理和招投標方面的矛盾，若預估不足，缺失相關管理經驗，將影響數字化工作的順利實施，使得檔案部門在管理中處于被動地位[ 4 ]。其二，對外包工作無充分的重視度，也未進行規(guī)范、系統(tǒng)指導和領導。針對數字化外包的形式，企業(yè)并未成立針對性的領導小組，也未明確數字化工作的要求和范圍，同時存在對外包工作管理權責分配不明，未制定相應制度規(guī)范，以及無法實施有效的監(jiān)管等問題。加上也并未制定出合理、科學的工作流程，以至于發(fā)生混亂紕漏的現象，加工作業(yè)無章法可循。

數字化服務外包安全保密風險

勘測檔案數字化服務外包是較為專業(yè)的過程，如若未清楚界定數字化服務外包加工檔案范圍，以及發(fā)包單位缺失專業(yè)的檔案管理人才，則極易發(fā)生一些需要其他外包公司處理的，無法對外開放、涉密、關鍵的檔案信息，造成涉密檔案泄密風險。例如：因數字化操作環(huán)節(jié)和加工流程多，盡管簽訂了安全保密協(xié)議，依舊涉及數據掛接、檔案移交等多個工序，以至于在多環(huán)節(jié)中流轉檔案，以至于無法保證加工過程中關鍵檔案信息不被泄露，加上電子檔案極易傳輸、復制等特點，將面臨更大的信息泄露風險。又如，在完成項目之后外包公司依舊未對檔案信息數據進行及時刪除，也可能存在泄露風險。

數字化加工硬件設備風險

主要存在未選擇專業(yè)性的物理設備或技術，對不必要輸出端口或裝置的封閉，像檔案數字化加工過程中的掃描儀和計算機等設備；承包方配置軟件系統(tǒng)與硬件設備未經發(fā)包方的安全檢查[ 5 ]。其他設備和存儲介質同檔案數字化存儲介質和設備交叉；加上并未達標的硬件質量，對數字化加工產生影響；檔案數據庫頻繁讀取將損壞服務器，紙質檔案數字化需實現對信息系統(tǒng)目錄的掛接。

后續(xù)維護存在不確定性

在數字化加工結束后，檔案數字化外包公司依據發(fā)包單位的需求，把數字化目錄數據和檔案等信息交給發(fā)包單位，并審核檢查，同時在整理裝訂完原檔案材料后送回原單位入庫。但很多單位有時為了提升效率，節(jié)約成本，并未在簽訂合同之初說明，缺乏對后續(xù)維護工作的考慮，較多企業(yè)官網上也并未對售后服務做出詳細的介紹。當隨后檔案發(fā)生問題需維修時，實際上帶來的是更大的損耗，要考慮返回原加工單位還是自行維護。

檔案數字化人員專業(yè)素養(yǎng)水平較低

針對檔案數字化從業(yè)人員，當前因為勞動密集型生產和檔案數字化加工某一方面環(huán)節(jié)存在重合的特征，整體上的任職要求較低，且準入門檻不高。很多企業(yè)沒有專業(yè)的加工人員，也并未設置專門的檔案數字化的加工部門，并且沒有較長時間接受訓練、經過專門培訓的專職人員。不僅如此，在需要趕進度的時候，一些企業(yè)會選擇雇傭實習生或臨時工，他們往往是在入職時進行過簡單操作培訓，而并未接受過正規(guī)專業(yè)化的培訓工作。

以文化產業(yè)為視角分析應對勘測檔案數字化服務外包風險的對策

選擇質量可靠的外包公司

在選擇外包服務公司的時候，可選擇公開招標的方式完成，在招標文件的評價體系中納入管理制度、實施方案、項目經驗、員工素質等，約定安全管理的要求[ 6 ]。例如：在簽訂合同前，了解是否存在安全事故、違法行為等不良記錄，考察數字化外包公司的人員、設備、加工軟件、相關資質、業(yè)績等，在條件一致的狀態(tài)下選擇與數字化加工密切關聯(lián)的機構，同時要明確責任義務劃分、賠償責任、人員專業(yè)技術素質等，以及檔案資料的安全和機密性、工作目標和質量的規(guī)定，按照我國法律規(guī)定的要求標準簽訂外包服務合同。

加強數字化操作人員管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，要保證數字化加工公司派駐的操作人員接受過專業(yè)的檔案培訓。在實施加工前，檔案部門應當實施積極的宣教，包括工作規(guī)范、數字化加工要求、企業(yè)規(guī)章制度等，同時在進行數字化加工的過程中，嚴格實施監(jiān)督檢查工作，嚴格按照流程和規(guī)范操作，加強對操作人員的教育管理，及時同加工公司負責人溝通違規(guī)操作問題。除此之外，檔案部門要了解派駐人員用工方式等，提供專業(yè)性的業(yè)務指導，幫助操作人員保質保量完成數字化加工，避免因個人解約而對工作進度產生影響。

加強加工場所管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，加工場所應當符合防日光及紫外線照射、防盜、防火、防塵等安全管理要求，檔案部門要選取可封閉、獨立的場所實施數字化加工[ 7 ]。例如：可在加工場所配備視頻監(jiān)控設備，并選派專人加強監(jiān)管，實施對服務器、數據導出端、檔案暫存處、數字化加工工位等的監(jiān)控。針對勘測檔案數字化服務外包中已經完成加工或需要加工的檔案，應當保證場所中禁止飲食、吸煙，并按照規(guī)范分類存放檔案，且要避免有操作人員將私人物品帶至工位。同時，檔案部門還要及時糾正存在的各種安全問題，定期到加工場所進行巡查。

加強安全保密管理

針對數字化服務外包風險，應當加強完善檔案數字化掃描、處理拆卸等環(huán)節(jié)的安全手續(xù)，建立健全安全制度，保證操作人員能夠正確使用設備，添置安全防護紙質檔案和檔案數字化加工現場的設施，嚴禁一切違章作業(yè)。還要注意徹底排查和消除存在的各種安全隱患，實現定期監(jiān)察和日常檢查相結合[ 8 ]。按照《檔案服務外包工作規(guī)范》，依據法律法規(guī)明確責、權、利等關系，加強協(xié)調和監(jiān)管。例如：外包企業(yè)要請第三方監(jiān)察機構監(jiān)管，和服務對象、員工簽訂保密承諾，實施監(jiān)督檢查，并嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。針對數字化服務機構和檔案部門，要定期抽查和檢測檔案數字化質量。

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，要實施全方位和全過程的管控。各崗位人員職責中納入數字檔案的完整、準確和真實性要求，并同數字化工作人員簽訂保密承諾書。按照工作實際以及計劃分批調整出庫。在調檔出庫與接收歸庫時，發(fā)包方應與承包方辦理檔案交接手續(xù)，一式兩份。例如：做到專人保管，每天入庫（柜）的數字化加工檔案，注意不可在工位上留存過夜。及時讓檔案管理部門和承包方辦理交接手續(xù)，并做好保存。對于蟲霉隱患，離庫超過1個月的檔案，要定期完成消毒殺蟲工作。

加強加工軟硬件設備管理

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，注意禁止使用無線鍵盤、鼠標、網卡等設備，注意加工網絡和其他隔離。注意在數字化加工網絡環(huán)境中配備安全保護系統(tǒng)，包含端口、日志、權限、設備管理等，對授權用戶的設備接入、訪問行為，以及電子檔案信息流向等進行準確化的記錄。

針對勘測檔案數字化服務外包存在的風險，分別設置保密、審計和管理員，以保證檔案數字化加工系統(tǒng)具備流程定義、任務分配、質量檢測、成品制作等功能。加工過程中應用的移動存儲介質、計算機等設備的硬盤，經檔案部門指定專人保管，逐一檢查、登記，詳細記錄使用情況，并避免和其他存儲介質、設備等交叉使用。檔案部門在完成數字化工作之后，要注意避免發(fā)生擅自帶走等情況，統(tǒng)一銷毀或保管設備。注意刻錄和拷貝檔案數字化成果中，交接給檔案部門人員完成交接手續(xù)。

在新時期的發(fā)展過程中，文化產業(yè)背景下勘測檔案數字化服務外包是大勢所趨，也是勘測院有限公司進行檔案數字化的便捷、高效的方式。作為檔案人員應當積極提升自身的防范風險意識，充分了解外包工作的特點和性質，并保證檔案信息和實體的安全及其數字化質量。

參考文獻

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