張鐵華

（遼寧省果樹科學(xué)研究所，遼寧 營(yíng)口 115009）

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案是科研人員在科學(xué)研究、科技推廣、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等活動(dòng)中形成的，是科研單位科技活動(dòng)的真實(shí)記錄和發(fā)展歷史的見證，不僅可以全面完整地反映科研單位的全部科技活動(dòng)，而且可為科研事業(yè)的發(fā)展提供參考和依據(jù)。 從這個(gè)意義上講，重視收集、保存和利用好珍貴的檔案材料顯得尤為重要。 現(xiàn)以遼寧省果樹科學(xué)研究所為例，結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理提出思考建議。

1 遼寧省果樹科學(xué)研究所檔案管理歷程

遼寧省果樹科學(xué)研究所（以下簡(jiǎn)稱果樹所）隸屬于遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，其前身為“南滿鐵道株式會(huì)社熊岳城苗圃”，始建于1909 年，是一家以應(yīng)用基礎(chǔ)與應(yīng)用技術(shù)研究為主的省級(jí)果樹專業(yè)科研機(jī)構(gòu)，也是我國(guó)建所歷史最久、科技隊(duì)伍最大、研究領(lǐng)域最廣的果樹專業(yè)研究機(jī)構(gòu)之一。果樹所擁有我國(guó)唯一的國(guó)家李杏種質(zhì)資源圃和我國(guó)建園最早、收集北方林木樹種最多的熊岳樹木園， 現(xiàn)保存果樹等資源3 000 余份、林木資源600 余份。 在建所百年的歷史長(zhǎng)河中，檔案管理及利用一直貫穿果樹科學(xué)研究的全過程。

1909—1949 年，果樹所檔案沒有完整保存，大多被日本人帶走或散落在民間。 中華人民共和國(guó)成立后，果樹所開始注重檔案管理工作，收集了一批珍貴資料，記述了單位的歷史沿革，整理了園藝、種藝、作物、養(yǎng)蠶、林產(chǎn)、病理昆蟲、畜牧、氣象等方面的試驗(yàn)及研究成果。

1950—1965 年， 檔案處于分散管理的狀態(tài)。 期間，1953 年制定的《遼東省農(nóng)業(yè)試驗(yàn)場(chǎng)各項(xiàng)工作制度修訂草案》 明確提出重要技術(shù)檔案由文書股統(tǒng)一管理?！兑痪帕旯ぷ髦贫取穭t對(duì)科技檔案管理提出了新的要求。隨后制定的《科技檔案管理制度》對(duì)科技檔案管理界定得更為細(xì)致，分設(shè)了專題研究資料、專題學(xué)術(shù)資料和專題研究實(shí)物標(biāo)本三類檔案。

1966—1976 年，檔案管理工作受到嚴(yán)重沖擊，檔案資料留存在有關(guān)科室或在個(gè)人手中保管。

1977—1989 年，果樹所陸續(xù)恢復(fù)檔案管理工作，清理了積存檔案，對(duì)分散在部門和個(gè)人手中的檔案進(jìn)行收集和整理，設(shè)立了文書檔案室（隸屬辦公室）和科技檔案室（隸屬科技科），選配了專職人員管理檔案，并抽調(diào)力量搶救、整理散失的文件材料，使檔案管理工作轉(zhuǎn)入正軌。 在1986 年?duì)I口市檔案局組織的檔案管理工作檢查評(píng)比中， 果樹所檔案工作多次受到表彰。1988 年1 月《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）頒布后，果樹所檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理。

1990—2000 年， 果樹所檔案管理逐步向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展， 籌建了隸屬于辦公室的綜合檔案室，分設(shè)了科技檔案庫(kù)房和文書檔案庫(kù)房，對(duì)全所檔案統(tǒng)一管理。1992 年11 月晉升為遼寧省二級(jí)檔案管理單位。

2001—2021 年，伴隨果樹所科研事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作進(jìn)入全面提升階段， 設(shè)立了集中庫(kù)房，統(tǒng)一存放各類檔案。各門類檔案收集和整理工作不斷加強(qiáng)，現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)化程度不斷提升，2012 年晉升為遼寧省一級(jí)檔案管理單位。

目前，果樹所檔案室共保管文書、科技、會(huì)計(jì)、基建等檔案門類8 種， 存放文書檔案1 871 卷5 813件、科技檔案8 776 卷、會(huì)計(jì)檔案7 947 冊(cè)，為全所及遼寧果樹科技事業(yè)發(fā)展留存了大量的寶貴資料。

2 果樹所檔案管理工作實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)探討

2.1 加強(qiáng)檔案管理，構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)體系

一是構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。果樹所把檔案管理工作納入目標(biāo)考核，建立健全檔案管理體系。 組建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確由所長(zhǎng)分管檔案工作，辦公室負(fù)責(zé)日常檔案綜合管理，逐步形成以專兼職檔案人員為骨干的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。 二是搭建檔案宣傳平臺(tái)。 開展檔案法律法規(guī)宣傳，普及檔案知識(shí)。通過張貼宣傳畫、組織檔案知識(shí)競(jìng)賽、 開展國(guó)際檔案日多載體宣傳等途徑，強(qiáng)化全所職工檔案意識(shí)。三是完善檔案管理制度。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，包括《檔案人員崗位責(zé)任制度》《檔案收集整理制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》 等，明確檔案工作具體任務(wù)和操作要求，使各項(xiàng)制度得到真正落實(shí)。 四是強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。 組織人員參加遼寧省檔案局舉辦的檔案法規(guī)培訓(xùn)班、 檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)、檔案經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，到其他單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，拓寬檔案人員專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理水平和服務(wù)技能，提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)化水平。

2.2 注重檔案收集，強(qiáng)化檔案管理保護(hù)

一是加強(qiáng)檔案資料的收集。制定《檔案管理辦法》《分類方案》《文件材料歸檔范圍和保管期表》，注重常規(guī)文件的歸檔收集。文書檔案及時(shí)催交，及時(shí)歸檔，做到隨辦隨歸； 科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理， 確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全?？蒲袡n案與計(jì)劃管理、成果管理、推廣管理、人員重審緊密結(jié)合，實(shí)行“四同步”管理，做到“立項(xiàng)建檔、過程管檔、驗(yàn)收存檔、成果歸檔”。 二是強(qiáng)化檔案管理保護(hù)。 檔案庫(kù)房面積75.5 m2、閱覽室20 m2、辦公室20 m2。檔案庫(kù)房配備了監(jiān)控?cái)z像頭、防盜門、遮光窗簾等安全防護(hù)設(shè)施，安裝了溫濕度表，強(qiáng)化了檔案安全保護(hù)，達(dá)到了防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠的“八防”標(biāo)準(zhǔn)。2013 年加大檔案庫(kù)房裝修投入，購(gòu)置檔案專用密集架，使檔案管理更加規(guī)范、合理、有序。 三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。 將檔案信息化建設(shè)納入單位信息建設(shè)規(guī)劃和全所目標(biāo)管理體系，購(gòu)置了檔案專用電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、防磁柜、碎紙機(jī)等，安裝了清華紫光檔案軟件，建立了檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，以滿足檔案現(xiàn)代化管理對(duì)數(shù)字化設(shè)備的需要。 將2004 年以來的文書檔案錄入電腦進(jìn)行數(shù)字化處理，通過電子文件掛接，實(shí)現(xiàn)了電子化管理。 現(xiàn)已完成永久與定期紙質(zhì)檔案5 813 件、電子目錄8 萬余條，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。 設(shè)有專業(yè)的攝像和攝影人員，定期將影像和照片移交檔案室。 在果樹所網(wǎng)站上設(shè)置檔案專欄，及時(shí)宣傳檔案工作。

2.3 加強(qiáng)開發(fā)利用，盤活檔案信息資源

一是完善檔案檢索工具，擴(kuò)大覆蓋面。 實(shí)行檔案微機(jī)系統(tǒng)化管理，編制各類案卷目錄，包括：文書檔案目錄、文件字號(hào)索引、人員任免索引；科技檔案總目錄、分類目錄；會(huì)計(jì)檔案目錄、基建檔案目錄、實(shí)物檔案目錄、聲像檔案目錄等。二是加強(qiáng)檔案編研工作，拓寬利用渠道。 在編寫檔案編研材料過程中，充分利用檔案資料，拓展編研形式，力求做到全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地總結(jié)和記錄單位發(fā)展歷程。 現(xiàn)有編研材料包括《所志》《規(guī)章制度匯編》《科研成果匯編》《本所概況》《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《年鑒》和宣傳片、畫冊(cè)等，擴(kuò)大了檔案利用效果，在查閱、宣傳、交流等方面發(fā)揮了重要作用。三是增強(qiáng)檔案利用效果，盤活信息資源。檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策、課題申報(bào)與驗(yàn)收、重大項(xiàng)目實(shí)施、成果鑒定與報(bào)獎(jiǎng)、資產(chǎn)清查、土地使用、房屋修建、職工調(diào)資、職稱評(píng)聘等提供了真憑實(shí)據(jù)。 以果樹所“中東鐵路建筑群——滿鐵農(nóng)事試驗(yàn)場(chǎng)熊岳城分場(chǎng)舊址”申報(bào)第八批國(guó)家級(jí)重點(diǎn)文物保護(hù)單位為例，在此次申報(bào)過程中，檔案室查閱了大量資料，包括日文檔案《農(nóng)事試驗(yàn)場(chǎng)業(yè)績(jī)·熊岳城分場(chǎng)篇》《標(biāo)本園樹種目錄》，以及《遼寧省果樹科學(xué)研究所所志》《遼東農(nóng)業(yè)試驗(yàn)場(chǎng)概況》《熊岳樹木園100 年》等。 在充分利用這些文字、照片、圖紙等珍貴歷史檔案資料的基礎(chǔ)上，最終形成了系統(tǒng)而詳實(shí)的申報(bào)材料，并于2019 年申報(bào)成功，展現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值，提升了果樹所的影響力和知名度。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的建議

3.1 著力推進(jìn)檔案管理信息化規(guī)范化

信息化建設(shè)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的推廣和應(yīng)用，不僅可以實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)資源的網(wǎng)絡(luò)交流與共享，提高檔案的流通和利用，改變以往農(nóng)業(yè)科研的封閉、陳舊模式，而且可以加速科研成果的交流、轉(zhuǎn)化、推廣和利用[1]。 但在果樹所檔案管理工作實(shí)踐中，盡管在應(yīng)用檔案軟件管理系統(tǒng)方面做了一些工作，但如何與辦公自動(dòng)化融合打造數(shù)字化檔案平臺(tái)，還有待探索。 需要進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有檔案資源體系，推動(dòng)檔案管理更加科學(xué)化規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，提升科研單位檔案管理現(xiàn)代化信息化智能化辦公水平。

3.2 著力提升檔案人員管理水平

組織專兼職檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。邀請(qǐng)檔案工作專家到單位專題講座，擴(kuò)展視野、更新知識(shí)。鼓勵(lì)檔案管理人員立足崗位創(chuàng)新開展檔案管理研究， 發(fā)揮其專業(yè)性、技術(shù)性、實(shí)踐性、創(chuàng)造性。通過各種渠道，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高綜合技能，提升單位檔案科學(xué)化管理水平。

3.3 著力增強(qiáng)科技人員檔案意識(shí)

加強(qiáng)《檔案法》宣傳，開展全員檔案宣傳培訓(xùn)，引導(dǎo)科研人員養(yǎng)成重視檔案、保管檔案、用好檔案的習(xí)慣，增強(qiáng)自覺歸檔意識(shí)，逐步形成人人關(guān)心檔案工作，人人參與檔案工作的良好氛圍。建議將檔案工作納入單位考評(píng)體系，并作為成果審定、職稱評(píng)定的重要條件。

3.4 著力挖崛檔案信息開發(fā)利用潛力

檔案既要服務(wù)于科學(xué)研究， 也要為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。 其中，農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案是圍繞特定科研項(xiàng)目形成的有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件集合[2]，在項(xiàng)目申報(bào)到執(zhí)行再到結(jié)題的全過程中，在確定研究方向、設(shè)定技術(shù)路線、制定實(shí)施方案、開展課題申報(bào)等方面，檔案資料可為項(xiàng)目提供信息資源支撐。應(yīng)建立科研項(xiàng)目管理與科研檔案管理一體化模式，切實(shí)把科研檔案建檔工作納入科研管理的工作制度，使科研管理與檔案管理融為一體、相得益彰[3]。

3.5 著力增強(qiáng)檔案保密信息安全意識(shí)

強(qiáng)化科技檔案管理意識(shí)[4]，做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字資源的安全管理。 檔案專用計(jì)算機(jī)需物理隔離、專人專用，確保系統(tǒng)和信息可管可控。 加強(qiáng)對(duì)科研人員和檔案人員的保密教育， 確保檔案信息的絕對(duì)安全。