劉茸茸 王歡

關(guān)鍵字：項(xiàng)目檔案;問題;解決措施

一、項(xiàng)目檔案存在的意義

項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的各種載體形式的、具有保存價值的原始記錄，它真實(shí)記錄了項(xiàng)目建設(shè)過程中的具體情況，反映了項(xiàng)目建設(shè)是否規(guī)范、施工計(jì)劃與施工進(jìn)度是否吻合、項(xiàng)目資金使用情況是否合理、項(xiàng)目建設(shè)是否達(dá)到批復(fù)要求等內(nèi)容。

在重大建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目檔案發(fā)揮著重要作用，是確保建設(shè)項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收的重要組成部分，是檢查項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的憑證，為日后項(xiàng)目改建、擴(kuò)建、整改等活動提供原始依據(jù)。但是，目前項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依然發(fā)現(xiàn)存在不少問題，因此應(yīng)從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)方法，使項(xiàng)目檔案能夠彌補(bǔ)不足、發(fā)揮所長，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，在經(jīng)營管理、項(xiàng)目建設(shè)等方面為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

二、項(xiàng)目檔案存在的問題

檔案驗(yàn)收內(nèi)容一般包括項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理工作情況，項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性，以及項(xiàng)目檔案的安全保管三個部分。通過整理以往檔案驗(yàn)收專家的意見，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在著共性問題，尤其在基礎(chǔ)管理和項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性等方面，具體信息如表1。

三、項(xiàng)目檔案存在問題的原因

1.項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制不完善在一定程度上影響項(xiàng)目檔案的工作質(zhì)量、進(jìn)度等。

（1）溝通機(jī)制不健全。建設(shè)單位各部門之間缺少溝通聯(lián)系，檔案部門不能提前介入項(xiàng)目建設(shè)，無法最先提出項(xiàng)目檔案的歸檔要求，在項(xiàng)目檢查、推進(jìn)、交工驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)未能參與其中，并在工程進(jìn)行時由于無法及時掌握工程進(jìn)度信息，致使對項(xiàng)目資料的監(jiān)督檢查出現(xiàn)空白。

（2）缺乏約束。在建設(shè)單位內(nèi)部尚未達(dá)成統(tǒng)一共識，未將項(xiàng)目檔案歸檔要求、歸檔質(zhì)量等相關(guān)條款納入合同與相關(guān)考核范疇，無法在具體工作中對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成相應(yīng)約束，因此無法保證項(xiàng)目資料的歸檔質(zhì)量。

（3）履職不到位。建設(shè)單位各相關(guān)部門、參建單位之間聯(lián)系松散，存在互相扯皮、推諉，項(xiàng)目檔案人員流動性大等問題，項(xiàng)目資料“為什么管，由誰管，怎么管”的問題影響了項(xiàng)目資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效等。

2.項(xiàng)目檔案管理制度落實(shí)不到位

在實(shí)際工作中，由于緊急情況的發(fā)生，各單位、部門之間缺乏有效溝通交流以及各部門工作習(xí)慣等原因，項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行率不太理想，項(xiàng)目管理單位未能發(fā)揮連接檔案管理部門和參建單位的橋梁作用，檔案管理部門沒有完全履行提前介入、全程跟蹤、督檢的職責(zé)，因此項(xiàng)目檔案普遍存在著項(xiàng)目管理單位和參建單位“重工程、輕檔案”，檔案部門“重接收保管，輕督導(dǎo)檢查”的現(xiàn)象，項(xiàng)目檔案工作不能與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，資料的收集、整理、鑒定等工作滯后，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性、有效性、系統(tǒng)性等要求。

3.檔案意識不強(qiáng)

項(xiàng)目檔案形成于項(xiàng)目建設(shè)的各個階段，產(chǎn)生于各個單位、部門，只有上下齊心，內(nèi)外齊力才能保證項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性等。同時，項(xiàng)目建設(shè)周期長、時間跨度大、參建單位眾多，對項(xiàng)目資料的收集、整理、保管等提出了比較高的要求。然而，實(shí)際工作中建設(shè)單位各相關(guān)部門、參建單位等對項(xiàng)目資料的重要性認(rèn)識不夠，導(dǎo)致工作未能全面、協(xié)調(diào)開展。參建單位在項(xiàng)目實(shí)施前沒有設(shè)置穩(wěn)定的檔案人員，當(dāng)資料產(chǎn)生后指派相關(guān)技術(shù)人員兼職檔案工作，兼職人員不了解檔案知識，也沒有在施工過程中注重資料收集，認(rèn)為只要完成施工進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量、資金要求等就可以，項(xiàng)目資料不完美也無所謂;在收集資料時，只注重文件形式，不注重文件內(nèi)容，最后提交的項(xiàng)目資料會出現(xiàn)邏輯不強(qiáng)、簽署不齊全、施工日志與實(shí)際工作不一致、重要節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)記錄不全等問題。

4.檔案人員業(yè)務(wù)知識不全面

項(xiàng)目檔案涵蓋的知識范圍較廣，包括工程管理、環(huán)境保護(hù)、檔案管理、財務(wù)等，要求檔案人員了解相關(guān)專業(yè)知識，熟悉具體工作流程。但目前，檔案人員知識水平較單一、參加檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會較少，同時又缺乏主動學(xué)習(xí)的積極性，在一定程度上給項(xiàng)目檔案工作增加了難度。從上述項(xiàng)目檔案存在的問題能夠了解到檔案人員只掌握檔案業(yè)務(wù)，而對項(xiàng)目管理的工作程序不熟悉，如對項(xiàng)目立項(xiàng)及評審程序、招投標(biāo)工作過程及管理規(guī)定等不了解，導(dǎo)致相關(guān)立項(xiàng)依據(jù)文件的評審文件未歸檔，招投標(biāo)文件歸檔不全等;對工程過程不了解，無法介入工程進(jìn)行全程跟蹤;不了解項(xiàng)目各單項(xiàng)工作程序，不能判斷文件歸檔內(nèi)容是否齊全;不了解項(xiàng)目檔案的歸檔要求，無法全面指導(dǎo)施工單位收集、整理項(xiàng)目資料等。

四、解決措施

1.建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)

檔案管理部門牽頭組建以項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)，檔案管理部門為核心，各部門、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)由上到下的工作機(jī)制，明確相關(guān)職責(zé)。

首先，各部門、單位應(yīng)該配備專（兼）職檔案人員對各自領(lǐng)域形成的文件進(jìn)行收集、分類、立卷、鑒定、歸檔等;其次，各部門加強(qiáng)溝通、交流，保證檔案部門及時掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度;最后，檔案管理部門對相關(guān)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時針對建設(shè)項(xiàng)目的性質(zhì)及整體節(jié)點(diǎn)計(jì)劃提出項(xiàng)目檔案的歸檔時間、份數(shù)、范圍、質(zhì)量等要求，使其了解項(xiàng)目檔案及其管理規(guī)范等，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中深入現(xiàn)場監(jiān)督、檢查資料收集、整理情況，給予及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.編制程序文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目文件向項(xiàng)目檔案轉(zhuǎn)化的過程中，存在著收集不及時、資料不齊全、檔案與項(xiàng)目建設(shè)不同步等問題，致使文件的形成、積累、整理、歸檔等工作一直處于被動狀態(tài)，因此采取措施進(jìn)行管控必不可少。

（1）編制《項(xiàng)目檔案歸檔程序文件》。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)與項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)計(jì)劃編制項(xiàng)目文件歸檔程序文件。歸檔程序文件對項(xiàng)目各階段文件的收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗(yàn)收等工作步驟、目標(biāo)、檔案管理要求做出規(guī)定，給予針對性的具體檔案工作業(yè)務(wù)指引，方便技術(shù)人員及檔案人員了解、掌握檔案要求，便于在實(shí)際工作中執(zhí)行。

（2）編制《項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃表》。遵循項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)“四同步”原則，形成合理、實(shí)施性較強(qiáng)的項(xiàng)目文件歸檔計(jì)劃，要求各單位在規(guī)定時間內(nèi)完成資料的收集、整理、審查、歸檔等工作。

（3）形成督促檢查機(jī)制。檔案部門牽頭，組織計(jì)劃部門、項(xiàng)目管理單位等加強(qiáng)對歸檔情況及計(jì)劃實(shí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，保證項(xiàng)目資料的歸檔時間、格式、范圍、質(zhì)量、份數(shù)等可控，達(dá)到資料歸檔要求。

3.堅(jiān)持項(xiàng)目檔案的全過程管理

項(xiàng)目檔案的全過程管理包括事前、事中和事后管理。建設(shè)項(xiàng)目周期長、建設(shè)難度大、管理復(fù)雜，如果在建設(shè)過程中忽視任何一個環(huán)節(jié)的資料收集、整理、監(jiān)管等，都將影響項(xiàng)目檔案工作有序開展，因此應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的全程管控。

（1）事前管控。除了上述的建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)、編制文件歸檔程序等辦法，檔案管理部門還需提出要求，建立合同控制機(jī)制，參與到合同審核工作中，將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理中，在合同中明確規(guī)定項(xiàng)目資料的歸檔時間、范圍、質(zhì)量等要求，以及歸檔資料不符合要求時扣除違約款項(xiàng)等;在項(xiàng)目開工前，檔案部門應(yīng)召開檔案專題會議，與項(xiàng)目管理單位、施工單位、監(jiān)理單位等確定檔案收集范圍，并提出項(xiàng)目檔案歸檔要求等，確保施工單位、監(jiān)理單位必須形成相應(yīng)的文件材料并及時收集整理。

（2）事中管控。在開工會上，檔案部門應(yīng)再次提出項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔要求等，要求各參建單位配置專兼職檔案人員跟進(jìn)項(xiàng)目，及時收集產(chǎn)生的文件資料。在設(shè)備開箱驗(yàn)收時，專兼職檔案人員必須到現(xiàn)場進(jìn)行資料收集，確保設(shè)備相關(guān)資料完整。檔案部門應(yīng)不定期地對文件材料的形成情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案的“四同時”不間斷。

（3）事后管控環(huán)節(jié)。首先，檔案部門嚴(yán)格把好資料審查關(guān)，參建單位對收集整理完成的項(xiàng)目資料進(jìn)行自查后，分別由監(jiān)理單位、項(xiàng)目管理單位、檔案部門層層審查，待資料符合歸檔要求，將資料移交檔案部門;其次，檔案部門接收資料后對項(xiàng)目全過程文件進(jìn)行檢查，并在驗(yàn)收前組織公司各部門對移交的項(xiàng)目文件進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改、完善，符合要求后按相關(guān)規(guī)范進(jìn)行歸檔、提交驗(yàn)收、安全保管、提供利用。

4.提高人員檔案意識

檔案意識直接影響人員對待檔案工作的態(tài)度，因此必須采取措施提高檔案人員及其他人員的檔案意識。

（1）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)。首先，建設(shè)單位應(yīng)舉辦檔案價值宣傳教育活動，明確檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、領(lǐng)導(dǎo)決策等方面的重要性，提高全員檔案意識;其次，建設(shè)單位加強(qiáng)對檔案管理制度的宣貫，使全體成員了解檔案、關(guān)注檔案，并在實(shí)際工作中樹立檔案意識。

（2）納入考核，形成激勵機(jī)制。為了激發(fā)公司各部門對檔案的重視，以及廣大檔案人員的工作積極性，應(yīng)將檔案工作納入各部門及個人績效考核，形成部門督導(dǎo)、個人奮進(jìn)的良性學(xué)習(xí)與工作習(xí)慣，以此來改變檔案意識薄弱、檔案人員業(yè)務(wù)水平局限的問題。

5.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案人員在工作中綜合能力的體現(xiàn)，包括完成工作的業(yè)務(wù)技巧、對待檔案工作的態(tài)度等，只有全面提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為公司項(xiàng)目檔案工作提供后備力量。

（1）提升自身綜合素質(zhì)。檔案人員不僅要熟悉檔案管理的基本要求、國家對項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度，還需了解項(xiàng)目管理的相關(guān)知識，熟悉項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同、施工管理、驗(yàn)收等流程，便于對歸檔文件齊全、完整的審核，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識的掌握，為信息化做準(zhǔn)備。

（2）強(qiáng)化培訓(xùn)。一是采取外培和內(nèi)培的方式加強(qiáng)對專（兼）職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)各行業(yè)的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，了解國家、行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)及要求;二是通過內(nèi)培使公司檔案部門、項(xiàng)目管理單位、施工單位、監(jiān)理單位等檔案人員知悉建設(shè)單位對于項(xiàng)目資料的要求，注意在項(xiàng)目資料的收集、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)有所側(cè)重，避免在實(shí)際操作中走彎路或敷衍應(yīng)付。

五、結(jié)語

綜上可知，項(xiàng)目檔案在整個項(xiàng)目、公司生產(chǎn)建設(shè)等過程中發(fā)揮重要作用，但項(xiàng)目的周期長、建設(shè)復(fù)雜等在一定程度上影響項(xiàng)目檔案的收集、整理等，項(xiàng)目管理模式、檔案管理要求等會對項(xiàng)目資料的質(zhì)量與驗(yàn)收大打折扣，因此在實(shí)際工作中需采取相關(guān)措施，使建設(shè)單位與參建單位都明晰檔案相關(guān)要求，明確具體工作目標(biāo)與責(zé)任，清晰工作計(jì)劃與流程，以較高的檔案意識及業(yè)務(wù)水平投入各自工作，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]楊開岳，許秀霓，冷裕波.廣東電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐[J].中國檔案，2017

（作者單位：陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司）