王元國(guó)　王世暖

[摘 要] 在單套制電子文件管理成為檔案管理主流的大背景下，文章對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全的必要性與重要性、法規(guī)依據(jù)、技術(shù)支撐和實(shí)踐論證進(jìn)行研究，并就推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)保全發(fā)展提出完善配套法律、完善配套制度、細(xì)化應(yīng)用場(chǎng)景三點(diǎn)措施。

[關(guān)鍵詞] 單套制;電子文件管理;檔案數(shù)據(jù)保全

隨著信息化浪潮的不斷推進(jìn)，電子文件更為快捷、高效、多樣的特點(diǎn)越發(fā)凸顯，電子文件替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)愈加明顯。越來(lái)越多的學(xué)者對(duì)此觀點(diǎn)的可行性加以論證，越來(lái)越多的單位在實(shí)踐中探索向單套制電子文件管理轉(zhuǎn)型的路徑。

在單套制電子文件管理中，如何確保電子檔案的安全性、真實(shí)性和可用性是不可回避、必須討論的課題。與此同時(shí)，在法學(xué)界中，有關(guān)電子數(shù)據(jù)的審查判斷早已成為司法實(shí)踐中的重要問(wèn)題。數(shù)據(jù)保全的理論基礎(chǔ)、技術(shù)支撐、實(shí)踐案例研究也是民事司法中實(shí)踐先行于立法的重要內(nèi)容。憑證價(jià)值是檔案的基本價(jià)值之一，保護(hù)電子檔案的憑證價(jià)值，使電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的效力，對(duì)推動(dòng)社會(huì)信息化進(jìn)程具有重要意義。在此背景下，對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全的理論依據(jù)和實(shí)現(xiàn)路徑加以研究就顯得尤為重要。

一、概念界定

（一）單套制

單套制是我國(guó)電子文件管理領(lǐng)域中的一種管理狀態(tài)。中國(guó)人民大學(xué)原常務(wù)副校長(zhǎng)馮惠玲指出，單軌、雙軌、單套、雙套是我國(guó)電子文件管理中的四種模式。這里的“軌”指運(yùn)行狀態(tài)，“套”指保存狀態(tài)?！皢诬墶敝肝募耆陔娮迎h(huán)境中運(yùn)行;“雙軌”指文件在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中并行;“單套”指只保存電子文件;“雙套”指紙質(zhì)文件、電子文件同時(shí)保存。有學(xué)者提出，由強(qiáng)制執(zhí)行雙套制向允許采用單套制轉(zhuǎn)變是我國(guó)電子文件歸檔管理政策的一個(gè)特點(diǎn)。國(guó)家檔案局在2003年初次發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”但在2018年，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將第七條修改為：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以?xún)H以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！薄度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中對(duì)單套制、單軌制的提法，“在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)”，我們對(duì)單套制電子文件管理的概念更加清晰：某一單位的電子文件僅以電子方式保存，不再將其制成紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)，我們便稱(chēng)此單位采取單套制電子文件管理模式。

（二）檔案數(shù)據(jù)保全

學(xué)術(shù)界對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全的理論研究總體數(shù)量較少，在概念界定上也未達(dá)成共識(shí)。有的學(xué)者對(duì)檔案數(shù)據(jù)第三方保全進(jìn)行研究后，將其定義為第三方數(shù)據(jù)保全機(jī)構(gòu)依申請(qǐng)者之要求或者依法定之義務(wù)，采用特定的技術(shù)方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行人工或自動(dòng)審查，以確認(rèn)該檔案的客觀性和真實(shí)性，并先行（前端控制）將其予以固定和保存的程序;有的學(xué)者提出數(shù)據(jù)保全的核心含義為：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加密和保存，使其不隨時(shí)間變化而改變，以供后續(xù)分析使用;還有的學(xué)者將檔案數(shù)據(jù)保全理解為“檔案數(shù)據(jù)保全部門(mén)運(yùn)用相關(guān)技術(shù)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)集合自身和相關(guān)屬性信息進(jìn)行特征分析，提前進(jìn)行數(shù)據(jù)提取與標(biāo)識(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)本體或數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)來(lái)保障檔案數(shù)據(jù)資源的原始性、安全性、真實(shí)性、可靠性及可信性管理與服務(wù)工作”。綜上所述，目前已有的研究對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全理解的側(cè)重點(diǎn)各不相同，有的強(qiáng)調(diào)“前端控制”，有的強(qiáng)調(diào)“整理、加密”，還有的強(qiáng)調(diào)“實(shí)時(shí)監(jiān)控”。

追溯根源，“檔案數(shù)據(jù)保全”的概念由“電子數(shù)據(jù)保全”衍生而來(lái)，“電子數(shù)據(jù)保全”的提法由“電子證據(jù)保全”延伸而來(lái)，“電子證據(jù)保全”的概念可參考2021年修訂的《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第八十一條：“在證據(jù)可能滅失或者以后難以取得的狀況下，當(dāng)事人可以在訴訟過(guò)程中向人民法院申請(qǐng)保全證據(jù)，人民法院也可以主動(dòng)采取保全措施?！笨梢?jiàn)，證據(jù)保全強(qiáng)調(diào)的是法定機(jī)構(gòu)通過(guò)一定手段將證據(jù)固化并加以保護(hù)。綜上所述，我們可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全有一個(gè)更全面的認(rèn)識(shí)：檔案數(shù)據(jù)保全機(jī)構(gòu)用信息加密技術(shù)等手段將電子檔案數(shù)據(jù)封裝、保存，并實(shí)時(shí)監(jiān)控其是否發(fā)生變化，以保證電子檔案的證據(jù)效力。

二、 檔案數(shù)據(jù)保全的理論依據(jù)

（一）必要性與重要性

第一，保護(hù)本單位檔案的真實(shí)完整是檔案數(shù)據(jù)保全的基本要求。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，切實(shí)推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件僅以電子形式進(jìn)行單套制歸檔。單套制意味著僅有一份電子檔案，客觀上導(dǎo)致保護(hù)電子文件安全的壓力進(jìn)一步加大。唯有重視檔案數(shù)據(jù)保全，通過(guò)數(shù)字簽名、時(shí)間戳、實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)備份等多種技術(shù)手段進(jìn)一步保護(hù)電子檔案的安全、完整，才能增強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存的可靠性。

第二，保護(hù)電子檔案的憑證價(jià)值是檔案數(shù)據(jù)保全的重要訴求。紙質(zhì)檔案的憑證價(jià)值是由其物理形態(tài)、保管方式、管理制度等決定的，且經(jīng)過(guò)了歷史的長(zhǎng)期檢驗(yàn)。而電子檔案具有完全不同的產(chǎn)生環(huán)境，在信息技術(shù)發(fā)展不均等的背景下，其安全性被先入為主地置于“有待校驗(yàn)”的境地。因此，電子檔案難于具備同紙質(zhì)檔案相當(dāng)?shù)膽{證價(jià)值。檔案數(shù)據(jù)保全將已歸檔的電子文件進(jìn)行加密封裝，并通過(guò)全程監(jiān)控等手段保證電子文件不被改變，且有第三方身份為其背書(shū)，有力地保護(hù)了被保全電子檔案的證據(jù)效力，增強(qiáng)了可信度，有助于電子檔案擁有其本應(yīng)具有的憑證價(jià)值屬性。

第三，降低單套制電子文件管理的運(yùn)行成本是檔案數(shù)據(jù)保全的切實(shí)需求。在單套制電子文件管理模式下，信息安全尤為重要，而維護(hù)電子檔案安全需要專(zhuān)業(yè)的設(shè)備、人員，以及大量資金的支持。第三方檔案數(shù)據(jù)保全機(jī)構(gòu)以外包的形式提供服務(wù)，有助于在保障電子檔案安全、可靠的同時(shí)，降低單套制電子文件管理的運(yùn)維成本。

第四，檔案數(shù)據(jù)保全有助于證據(jù)保全工作由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的證據(jù)保全一般發(fā)生在糾紛產(chǎn)生之后，當(dāng)事人需要提供證據(jù)后再申請(qǐng)保全。而檔案數(shù)據(jù)保全發(fā)生在電子文件歸檔后，電子檔案被封裝并全程監(jiān)控，需要作為證據(jù)時(shí)可隨時(shí)調(diào)用。這一主動(dòng)轉(zhuǎn)變不僅有效規(guī)避了證據(jù)保全的風(fēng)險(xiǎn)，還有利于加強(qiáng)檔案安全工作，是貫徹國(guó)家安全觀的重要手段。

（二）法規(guī)依據(jù)

檔案數(shù)據(jù)保全機(jī)構(gòu)作為中立的第三方平臺(tái)，其所保全的電子檔案數(shù)據(jù)擁有法律保障的證據(jù)效力。最高人民法院審判委員會(huì)于2018年9月通過(guò)了《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》，其中第十一條第二款規(guī)定：“當(dāng)事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過(guò)電子簽名、可信時(shí)間戳、哈希值校驗(yàn)、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過(guò)電子取證存證平臺(tái)認(rèn)證，能夠證明其真實(shí)性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當(dāng)確認(rèn)?！弊罡呷嗣穹ㄔ簩徟形瘑T會(huì)于2019年10月修改的《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第九十四條規(guī)定，電子數(shù)據(jù)存在由記錄和保存電子數(shù)據(jù)的中立第三方平臺(tái)提供或者確認(rèn)的情形，人民法院可以確認(rèn)其真實(shí)性，但有足以反駁的相反證據(jù)的除外。

檔案數(shù)據(jù)保全機(jī)構(gòu)作為檔案行業(yè)興起的社會(huì)力量，受到國(guó)家的支持與鼓勵(lì)。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第七條提出：“國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)?！?/p>

（三）技術(shù)支撐

檔案數(shù)據(jù)保全的技術(shù)已經(jīng)較為成熟。其在實(shí)踐應(yīng)用中所使用的技術(shù)包括電子簽名、時(shí)間戳、密鑰分發(fā)和數(shù)據(jù)恢復(fù)等，目的是實(shí)現(xiàn)權(quán)限管控、內(nèi)容鎖定、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、智能恢復(fù)等功能，其中電子簽名和時(shí)間戳是兩項(xiàng)較為核心的技術(shù)。電子簽名能夠?qū)崿F(xiàn)身份校驗(yàn)功能，確保被保全的電子檔案不會(huì)被其他人所打開(kāi);時(shí)間戳則可以為被保全的電子檔案添加可信的時(shí)間屬性，《電子簽名法》中規(guī)定，申請(qǐng)了可信時(shí)間戳認(rèn)證的電子檔案可視為法規(guī)規(guī)定的原件形式。以上這些技術(shù)已有非常成熟的應(yīng)用方案，組合在一起即可為檔案數(shù)據(jù)保全提供有效支撐。

三、檔案數(shù)據(jù)保全的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）完善配套法律

目前，第三方數(shù)據(jù)保全事業(yè)處于“實(shí)踐先行于立法”的階段，其說(shuō)服力與可信度都遠(yuǎn)不及公證機(jī)構(gòu)，僅憑借“法無(wú)禁止即可為”來(lái)推廣檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要在法律中明確第三方數(shù)據(jù)保全主體的合法地位?？梢灶A(yù)見(jiàn)的是，在未來(lái)的司法實(shí)踐中會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的電子取證需求，電子檔案是天然的、重要的電子憑證之一，會(huì)有更多的單位在推進(jìn)單套制電子文件管理的同時(shí)選擇檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)。為了解決日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)保全需求與人民法院、公證機(jī)構(gòu)當(dāng)前供給能力有限的矛盾，相關(guān)部門(mén)需完善相關(guān)領(lǐng)域的法律法規(guī)以促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)保全行業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

（二）出臺(tái)配套制度

由于檔案數(shù)據(jù)保全是新興事物，檔案主管部門(mén)、司法部門(mén)尚未出臺(tái)有針對(duì)性的管理制度。另外，參差不齊的保全水平、自行制定的保全標(biāo)準(zhǔn)、魚(yú)龍混雜的保全主體都極大地限制了這一行業(yè)的發(fā)展。只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)勝劣汰，形成權(quán)威的資質(zhì)認(rèn)證制度、出臺(tái)統(tǒng)一的行業(yè)運(yùn)營(yíng)規(guī)范，才能有效推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)健康發(fā)展。

（三）細(xì)化應(yīng)用場(chǎng)景

檔案數(shù)據(jù)保全的主體是第三方中立機(jī)構(gòu)，檔案數(shù)據(jù)保全的客體可以是政府機(jī)關(guān)、檔案館或企業(yè)。根據(jù)不同客體的需求，檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)細(xì)化應(yīng)用場(chǎng)景，如政府機(jī)關(guān)側(cè)重于電子檔案的安全性，檔案館側(cè)重于電子檔案的長(zhǎng)期保存，企業(yè)側(cè)重于電子檔案的證據(jù)效力等。針對(duì)不同應(yīng)用場(chǎng)景提供不同服務(wù)，有利于檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)蓬勃發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化水平的不斷提升，電子文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將進(jìn)一步換擋加速，單套制電子文件管理是大勢(shì)所趨。單套制電子文件管理對(duì)檔案數(shù)據(jù)保全提出了更高要求，檔案數(shù)據(jù)保全也為單套制電子文件管理保駕護(hù)航。在時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)具備了向深處、遠(yuǎn)處和高處創(chuàng)新的理論依據(jù)，也必將在實(shí)踐中不斷探索，找到一條新的發(fā)展之路。

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[作者簡(jiǎn)介]王元國(guó)（1973—? ? ），男，山東惠民人，濱州職業(yè)學(xué)院，副教授，研究方向?yàn)闄n案管理及網(wǎng)絡(luò)技術(shù);王世暖（1998—? ? ），男，山東青島人，山東科技大學(xué)，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)。