摘 要：隨著信息技術的應用和發(fā)展，社保檔案管理模式從傳統(tǒng)的以社保檔案實體保管、利用為重點，逐漸轉(zhuǎn)向以社保檔案信息數(shù)字化存儲、服務利用為重點，推動社保檔案工作更加規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和社會化。本文簡要分析了社保檔案及檔案信息化工作現(xiàn)狀，重點探討了社保檔案信息化建設的主要做法及其成效，并就進一步做好社保檔案信息化建設提出展望和思考，旨在提升社保檔案信息化管理水平，助力社保事業(yè)發(fā)展，讓社保這一民生工程更加得民心、順民意、暖民心。

關鍵詞：檔案信息化;信息化建設;社保

人社部公布的相關數(shù)據(jù)顯示，截至2021年末，我國就業(yè)人員7.4652億，其中，城鎮(zhèn)就業(yè)人員4.6773億。社保覆蓋面不斷擴大，我國基本養(yǎng)老保險覆蓋人數(shù)超過了10億人。截至2021年末，全國參加基本養(yǎng)老保險人數(shù)10.2871億人，較2020年末增加了3007萬人，全年基本養(yǎng)老保險基金收入65793億元，支出60197億元。社?？ǜ采w95.7%人口。隨著社保事業(yè)的發(fā)展，社會保險管理、社會保險費征繳、養(yǎng)老保險待遇、醫(yī)療保險待遇、失業(yè)保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、社會保險稽核監(jiān)管等各類社保檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大了較大幅度的增長。為適應社保檔案數(shù)量的快速增長以及社保檔案查詢利用的現(xiàn)實需要，各級社保部門紛紛搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，逐步實現(xiàn)了社保檔案資源、檔案服務信息化管理[1 ]。

新修訂的《檔案法》專門增加“檔案信息化建設”規(guī)定，體現(xiàn)了檔案信息化建設的重要性和必要性。社保檔案信息化是在社保檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對社保檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供服務利用。社保檔案管理模式從傳統(tǒng)的以社保檔案實體保管、利用為重點，逐漸轉(zhuǎn)向以社保檔案信息數(shù)字化存儲、服務利用為重點，推動社保檔案工作更加規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和社會化，推動社保事業(yè)發(fā)展[2 ]。

1 社保檔案及檔案信息化現(xiàn)狀

1993年，我國開始實施繳納社保金制度。當年在部分國企試行養(yǎng)老保險制度，由單位及個人共同繳納。1996年開始，由國有企業(yè)逐步擴大到集體企業(yè)和民營企業(yè)。目前，我國已基本建立基本養(yǎng)老保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險等社會保險制度。2009年，為規(guī)范社保檔案管理，人力資源社會保障部與國家檔案局聯(lián)合制定《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》，成為社保檔案管理的重要守則。根據(jù)該規(guī)定，社保檔案歸檔范圍主要包括社會保險、費征繳類、養(yǎng)老保險待遇、醫(yī)療保險待遇、失業(yè)保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、統(tǒng)計報表類和稽核監(jiān)管類，并詳細規(guī)定了不同類型社保檔案的保管期限。

隨著社保事業(yè)的快速發(fā)展，社保檔案信息成為國家重要數(shù)據(jù)信息、民生信息的組成部分。通過對社保檔案信息進行分析、研究，可以準確把握不同領域社保繳納人員數(shù)量、社保費用支出等重要信息。要充分發(fā)揮社保檔案信息價值和作用，使之成為服務經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展，保障民生民利的重要載體和媒介。只有管好社保信息才能使用好社保信息，承載著海量社保信息的檔案信息化建設是新時代社會發(fā)展的必然要求[3 ]。

目前，國家及地方政府及相關職能部門陸續(xù)制定頒布多項規(guī)劃、綱要、指南等綱領性文件，用于指導和推動全國和地方及行業(yè)系統(tǒng)檔案信息化建設。2015年，在全國推動數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設。經(jīng)過多年發(fā)展，截至2021年末，我國已經(jīng)陸續(xù)建成58家全國示范數(shù)字檔案館（室）。浙江、廣東、江蘇等發(fā)達省份陸續(xù)將數(shù)字檔案資源納入政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設總體規(guī)劃。蘇州市、張家口市、哈爾濱市、日照市、清遠市等人社部門紛紛立足本地實際，加快推動社保檔案信息化建設，從經(jīng)費、人員、場地等方面加大投入，有力促進了社保檔案信息化建設進程。例如，蘇州市社保中心搭建由社保檔案新增、社保檔案信息查詢、社保檔案維護和社保檔案系統(tǒng)管理四個部分組成的檔案信息系統(tǒng)平臺，前期已完成300萬頁社保業(yè)務檔案掃描和驗收。目前，已經(jīng)有95萬頁案卷內(nèi)容全部成功導入檔案管理信息系統(tǒng)。從保管的方式看，有紙質(zhì)、相片等載體形式的模擬檔案，也有磁帶、光盤、硬盤等存儲模式的數(shù)字檔案。

總之，隨著計算機信息技術、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，以及軟件技術的迭代升級，及其在社保檔案信息化建設領域中的應用，社保檔案信息化建設不斷取得發(fā)展和進步，也使得社保檔案信息實現(xiàn)了高效管理、深度應用和安全保管[4 ]。

2 社保檔案信息化建設做法

近年來，隨著信息技術和社保事業(yè)的發(fā)展，社保檔案部門加大信息技術應用力度，改革創(chuàng)新，大膽探索，逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)社保檔案保管為主邁向依靠信息技術應用管理和開發(fā)社保檔案。信息技術在社保檔案收集、整理、統(tǒng)計等領域均得到了廣泛應用，有效提升了社保檔案利用效率，豐富了社保檔案服務功能，為社保事業(yè)發(fā)展發(fā)揮出積極作用[5 ]。

2.1 完善檔案制度，推動信息化工作

標準規(guī)范是社保檔案信息化建設的重要基礎和保障。社保部門在開展社保檔案信息化建設前要認真梳理社保檔案信息化業(yè)務特點、業(yè)務標準、技術標準等，編制《社保檔案技術規(guī)范標準》《社保檔案信息化政策法規(guī)匯編》等，將其作為社保檔案信息化建設的基礎性依據(jù)。并根據(jù)《檔案法》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關規(guī)定，不斷完善社保檔案信息化技術標準和規(guī)范[6 ]。

2.2 開發(fā)管理系統(tǒng)，做好系統(tǒng)化整合

社保檔案具有很強的專業(yè)性和保密性，通常檔案系統(tǒng)應在內(nèi)網(wǎng)運行，不對外公開。根據(jù)《電子檔案系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的要求，社保檔案信息化建設應按照全生命周期要求，系統(tǒng)應用應涵蓋社保檔案信息收集、存儲、管理、利用等全過程。系統(tǒng)研制應本著簡便易行、功能齊全、擴展性好、安全可靠、便于維護等原則，根據(jù)社保檔案業(yè)務管理特點，開發(fā)社保檔案信息化管理應用系統(tǒng)（見下圖），系統(tǒng)包括應用層、平臺層、數(shù)據(jù)資源層和支撐環(huán)境層四個方面。應用層又包括社保檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、社保檔案業(yè)務管理系統(tǒng)、社保檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)、社保檔案分發(fā)管理系統(tǒng)、社保檔案匯交系統(tǒng)、社保檔案數(shù)據(jù)安全存儲系統(tǒng)，以及影響社保檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。平臺層主要包括社保業(yè)務平臺和社保工作流引擎。前者主要包括社保檔案數(shù)據(jù)服務、社保檔案管理服務和社保檔案虛擬庫房服務，以及社保檔案查詢業(yè)務審批、社保檔案統(tǒng)計分析、社保檔案數(shù)據(jù)查詢等;后者主要是社保檔案管理人員的日常管理，包括社保檔案信息化管理人員登錄身份認證，以及社保檔案業(yè)務運營維護管理中心等[7 ]。數(shù)據(jù)資源層則是整個社保檔案信息化平臺系統(tǒng)的核心，包括數(shù)據(jù)整理工具管理系統(tǒng)和社保檔案數(shù)據(jù)綜合管理系統(tǒng)兩個部分。前者包括影像數(shù)據(jù)庫、業(yè)務擴展庫等，后者則包括社保檔案庫、社保成果庫、社保業(yè)務流程庫、庫房管理庫等社保檔案若干數(shù)據(jù)庫。支撐環(huán)境層則主要指支持社保檔案信息化運營、維護和管理所需的計算、存儲和網(wǎng)絡資源，需要互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等。根據(jù)社保檔案及檔案信息化管理的需要，應建立標準統(tǒng)一、界面友好、易于操作的社保檔案信息化管理和服務系統(tǒng)，切實提升存檔資源管理信息化能力和水平。

2.3 加強業(yè)務培訓，確保熟練化應用

社保檔案信息化建設成果的檢驗來自一線檔案人員的熟練操作和應用，切實將信息化建設成果轉(zhuǎn)化成實際應用效果。針對搭建好的社保檔案信息化平臺系統(tǒng)，要積極做好業(yè)務培訓，確保操作人員能夠做到熟練化應用。首先是做好宣傳引導[8 ]。社保部門領導帶頭營造檔案信息化建設氛圍，引導全體人員從思想認識上轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)思維定式，重視和參與到社保檔案信息化建設及管理。積極參與并推動社保檔案在機關內(nèi)部運用，盡早實現(xiàn)社保檔案信息化管理，從而推動整個社保事業(yè)信息化進程。其次要加強內(nèi)部培訓。社保檔案管理部門、信息技術部門應率先做好社保檔案信息化應用知識的學習，并定期組織其他科室人員進行檔案信息化業(yè)務知識輪訓，規(guī)范社保部門各個業(yè)務科室檔案歸檔工作，助其準確理解社保檔案信息化工作實質(zhì)。再次是要掌握基本功能。社保檔案信息化建設需要應用到互聯(lián)網(wǎng)技術、信息技術、數(shù)據(jù)分析技術和文本操作技術等，要有針對性地加強社保人員Word、Excel以及各種操作軟件的應用，尤其是開發(fā)的社保檔案信息化管理系統(tǒng)的應用[9 ]。

3 社保檔案信息化建設思考

新修訂的《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，都對檔案信息化建設和管理做出了戰(zhàn)略部署。社保檔案信息化作為我國檔案信息化建設的重要組成部分，應不斷地在檔案信息化建設過程中總結成效、推廣經(jīng)驗，為社保檔案信息化建設提供理論支持，不斷開創(chuàng)社保檔案事業(yè)發(fā)展新局面[10 ]。

3.1 明確目標：服務社保管理數(shù)字化

《人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》明確將“健全多層次社會保障體系”作為六大主要任務之一，提出“數(shù)字人社”建設，并將規(guī)劃實施情況納入政府綜合考核體系，作為考核政府解決民生問題的重要依據(jù)。因此，社保檔案信息化建設應服務于社保管理數(shù)字化，推動數(shù)字社保建設作為最終目標。首先是社保檔案信息化在數(shù)字社保中的準確定位。數(shù)字社保是社保領域全方位的數(shù)字化，社保數(shù)字化的核心在于社保工具數(shù)字化，引入新型管理工具，改善社保環(huán)境，推動社保模式觀念轉(zhuǎn)變，主動配合社保工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。社保檔案工作既是社保工作的重要組成部分，也是推動社保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的應有之義。社保檔案信息化是數(shù)字社保的核心內(nèi)容之一，在推動社保數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程中，應將社保檔案信息化作為重要抓手，深度挖掘社保檔案信息潛力，為服務民生做貢獻。其次是對社保檔案進行信息化認識。新時代社保檔案信息化建設要融入數(shù)字社保，前提是要夯實社保檔案工作基礎，轉(zhuǎn)變工作理念，完善工作制度，強化人員素質(zhì)，夯實技術基礎，穩(wěn)步推進社保檔案信息化，并最終融入到數(shù)字社保生態(tài)，循序漸進推動社保工作轉(zhuǎn)型升級[11 ]。

3.2 把握方式：注重信息建設全過程

隨著計算機信息技術的發(fā)展及其在檔案管理領域的應用，社保檔案信息化建設已經(jīng)拉開序幕。經(jīng)過多年來的實踐和發(fā)展，一方面，社保檔案信息基礎得到極大提升，社保檔案工作平臺搭建、局域網(wǎng)設施建設取得顯著進展。另一方面，社保檔案信息化工作缺少頂層設計和協(xié)調(diào)統(tǒng)籌。信息化、數(shù)字化尚未貫穿于社保工作的全過程、各環(huán)節(jié)。為此：首先要做好信息化規(guī)劃設計。立體全面推進社保檔案信息化建設，應改變部門化、模式化、片面化發(fā)展思路，就社保檔案信息化建設加強頂層規(guī)劃設計，具體應包括社保檔案信息化指導思想、目標任務、主要內(nèi)容、保障措施。要立足“十四五”檔案工作和“十四五”社保工作規(guī)劃，立足社保檔案信息化工作實際，逐步形成具有高度可執(zhí)行性、針對性的社保檔案信息化規(guī)劃方案[12 ]。

3.3 注重要素：關注重點檔案信息化

根據(jù)新修訂的《檔案法》第五章“檔案信息化建設”的具體規(guī)定和要求，突出將信息化設備配置、數(shù)字檔案資源建設和應用系統(tǒng)搭建作為重點要素。一是配置信息化設備設施。根據(jù)社保檔案信息化工作的現(xiàn)實，配備相應的計算機、掃描儀、監(jiān)控設備、數(shù)字存儲設備、照相機、刻錄機，以及添置必要的社保檔案專業(yè)管理軟件、殺毒軟件等。二是開展社保檔案數(shù)字資源建設。嚴格按照“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化”的原則和要求，推動社保檔案信息采集加工，將傳統(tǒng)介質(zhì)載體的社保檔案進行信息化加工轉(zhuǎn)化。按照單軌制的要求，做好新增社保檔案信息電子化同步歸檔。三是搭建社保檔案應用系統(tǒng)。立足社保檔案工作實際，搭建社保檔案信息利用網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)社保檔案跨部門之間信息共享，推動社保檔案信息化成果惠及更多民生領域。

3.4 強化保障：檔案信息化安全管理

隨著信息技術的快速發(fā)展及其與社保檔案深度融合，社保檔案數(shù)據(jù)信息泄露風險、信息系統(tǒng)風險、大數(shù)據(jù)分析平臺等集成風險、云存儲數(shù)據(jù)丟失風險，以及非法訪問風險等等，都需要引起重視。既要確保社保實體檔案安全，按照“八防”標準和要求，改善實體社保檔案保管條件。也要做好社保檔案信息安全。運用備份技術、電子密鑰、身份認證、水印、時間戳、區(qū)塊鏈等先進技術手段，定期升級軟件系統(tǒng)，更新系統(tǒng)配置，夯實社保檔案信息化技術安全基礎，確保社保檔案信息安全。

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作者簡介：安慧娟（1973— ），大學學歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員，從事檔案管理研究。