徐萌

摘 ?要：高校教學秘書肩負管理與服務(wù)的雙重使命，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用。在教學管理中，教學秘書需要協(xié)調(diào)處理好教師、學生以及領(lǐng)導之間的關(guān)系。提升教學秘書的溝通能力，有利于促進教學管理溝通的有效性。本文從溝通協(xié)調(diào)能力的內(nèi)涵入手，對高校教學管理人員的溝通能力進行了分析，同時提出了教學秘書提升溝通協(xié)調(diào)能力的方法，為保證教學正常運行、高校教學質(zhì)量提高和人才培養(yǎng)目標提供保障。

關(guān)鍵詞：溝通協(xié)調(diào)能力;教學秘書;教學管理

一、教學秘書溝通協(xié)調(diào)能力概述

（一）溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)涵分析

溝通是指在社會組織中，管理者在履行管理職責時，為了實現(xiàn)既定目標，在各部門之間、層次之間、人員之間，利用媒介、語言、載體，進行觀點、思想、信息、情感的傳遞和交流的行為過程。溝通包含語言溝通和非語言溝通，在管理學中占有重要的地位，甚至可以作為管理的基礎(chǔ)和前提。通過溝通，人與人之間交流了思想，傳達了情感和意見，并通過相互了解、團結(jié)合作，進而完成工作任務(wù)。協(xié)調(diào)能力是指管理者為了實現(xiàn)組織目標，在與人交往的過程中，運用溝通等方式調(diào)整各方的利益和關(guān)系，使各個環(huán)節(jié)結(jié)合起來，使之分工協(xié)作、互相配合，繼而完成既定目標。

溝通協(xié)調(diào)能力， 包括溝通和協(xié)調(diào)兩種能力，是一個事物有機聯(lián)系的兩個方面。協(xié)調(diào)是目的，溝通是方法，兩者互相影響。溝通是相互交流、相互理解，協(xié)調(diào)是和諧一致、配合得當，兩者之間是相輔相成、密不可分的。協(xié)調(diào)的目的主要通過溝通來實現(xiàn)，而積極主動的溝通就是協(xié)調(diào)。

高校的教學秘書作為院系教學管理工作的基層管理者，是保證系部教學工作正常運轉(zhuǎn)和教務(wù)管理工作有效完成的重要角色。他們的工作瑣碎而復雜，包括協(xié)助領(lǐng)導進行教學常規(guī)事務(wù)管理、落實教學方案、實施教學計劃、進行教學總結(jié)和反饋，是服務(wù)師生的重要力量。教學秘書作為教學管理工作的溝通者與協(xié)調(diào)者，要對自己的工作進行完整的定位，做到服務(wù)于教學、服務(wù)于教師、服務(wù)于學生，起到橋梁和紐帶的作用。因此，教學秘書要構(gòu)建全方位的、各層次的協(xié)調(diào)關(guān)系，更應(yīng)該努力提升溝通協(xié)調(diào)能力。

（二）教學秘書溝通協(xié)調(diào)的對象研究

教學秘書的溝通對象主要包括：領(lǐng)導、教師、學生及相關(guān)職能部門人員。

第一，與領(lǐng)導溝通

教學秘書與領(lǐng)導的溝通包括與學院領(lǐng)導、系部領(lǐng)導的溝通。教學秘書要了解全局，及時收集、整理各類信息，發(fā)揮參謀助手作用，圍繞工作重點，發(fā)揮主觀能動性，按時完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)。教學秘書要樹立信息意識，提高收集、分析、處理信息的能力，并將重要的信息及時反饋給領(lǐng)導，并要抓住重點，分清主次，便于領(lǐng)導決策。教學秘書與領(lǐng)導的溝通方式多種多樣，無論是口頭的、書面的，還是電子形式的，都需要措辭準確、謙虛有禮貌，尤其是語氣要平和，注意溝通的態(tài)度和方式。

第二，與教師溝通

教師是教學工作的主體，教學秘書在與教師的日常交流與溝通中，要體現(xiàn)尊重、民主平等的原則，在第一時間及時了解掌握教師的教學、科研等情況，并把教師的有關(guān)信息提供給領(lǐng)導及相關(guān)部門。要加強信息化工具的應(yīng)用，比如建立微信群等，為信息傳達提供相應(yīng)的便利。對于教學反饋的信息，教學秘書要做好相應(yīng)的匯總處理工作，及時向校領(lǐng)導反饋教師反映的問題，并善于傾聽教師的可行性建議和意見，對搞好教學管理工作將起到推動作用，從而保證教學與管理工作的順利進行。

第三，與學生溝通

在學生管理中，教學秘書作為與學生最密切的接觸者，扮演著極其重要的角色。教學秘書的思想觀念，也對學生的管理產(chǎn)生重要的影響。教學秘書要樹立全新的管理理念，強化自身的服務(wù)意識，給學生以正確的引導，使學生樹立正確的人生觀，從而達到教書育人的教育目標。教學秘書要尊重學生的意見和建議，傾聽學生的困難煩惱，及時與學生溝通，進而增進師生之間的感情。教學秘書要及時傳達上級教學管理部門的相關(guān)文件信息，維護學生的知情權(quán)，善于征求學生的意見和想法，實現(xiàn)對學生的全方位、全過程服務(wù)。

第四，與相關(guān)職能部門人員溝通

教學秘書作為學院與學校機關(guān)處室的聯(lián)絡(luò)人，經(jīng)常打交道的相關(guān)職能部門主要包括教務(wù)處、科研處、人事處、學生處等。職能部門布置的具體任務(wù)都要由教學秘書去落實。教學秘書要經(jīng)常與各職能部門保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)好與各職能部門的關(guān)系，及時收集信息、反饋信息，從而保證教學秩序的正常運轉(zhuǎn)和教學管理工作的順利完成。

（三）提高教學秘書溝通協(xié)調(diào)能力的意義

首先，有效的溝通協(xié)調(diào)可以提高教學管理工作效率。在教學管理工作中，有效的溝通協(xié)調(diào)能夠明確任務(wù)目標，理順工作流程。教學秘書對自己的工作目標越清楚、對工作環(huán)境越熟悉，工作就會越有效。有效溝通協(xié)調(diào)能夠及時消除學校各個管理部門之間由于缺乏溝通造成的協(xié)調(diào)性問題，進而增進部門之間團結(jié)協(xié)作的能力，提高工作效率。

其次，有效的溝通協(xié)調(diào)能使管理決策更加合理和有效。信息時代的到來，意味著高校管理者要依據(jù)信息做出決策。而管理者的決策過程就是把信息變成行動的過程。在這個過程中，需要管理者及時地進行溝通，收集、處理、傳遞信息，做出科學高效的決策。如果校內(nèi)教學管理人員之間、與校外與社會之間缺乏交流，那將導致信息的閉塞，不利于學校管理者做出決策。

最后，加強溝通協(xié)調(diào)能穩(wěn)定教職工的思想情緒。有效的溝通能夠讓教育管理者對學校的狀況有所了解，盡快讓管理者熟悉工作。當管理工作產(chǎn)生困難或者誤會的時候，主動的溝通協(xié)調(diào)能夠讓大家分析原因、找出對策、化解矛盾，使人與人之間在感情上相互信任，改善其人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量，使大家在價值觀念上實現(xiàn)統(tǒng)一，增強管理團隊的向心力和凝聚力，進而保證教學管理工作有序、高效的進行。

二、促進高校教學秘書提升溝通協(xié)調(diào)能力的具體對策

提升教學秘書的溝通協(xié)調(diào)能力，采用科學的溝通協(xié)調(diào)方法和藝術(shù)，有利于提升教學管理效果。

（一）轉(zhuǎn)變教學管理人員的管理理念

高校管理者想要全面提升高校的管理水平及管理效率，就必須轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立以人為本、服務(wù)為本的管理理念，樹立管理就是服務(wù)、服務(wù)就是管理的思想理念。教學秘書要把自己作為服務(wù)師生的對象，認真做好教學服務(wù)工作。在服務(wù)過程中，要加強溝通，把有效的溝通作為服務(wù)工作的前提。只要通過有效的溝通，才能了解老師和學生們的需求，才能更好地進行教學管理，提高服務(wù)和管理的水平。當出現(xiàn)一些難以溝通的問題的時候，教學秘書老師更要樹立溝通意識，并積極運用一些溝通技巧，耐心細致地做好溝通工作，讓溝通到達一個更深的層次，讓師生心悅誠服。

（二）相互尊重與換位思考

在溝通中，溝通的雙方都應(yīng)在互相尊重的基礎(chǔ)上，進行換位思考，使溝通效果達到預期目標。高效的領(lǐng)導、教學秘書、教師、學生，都是教學管理工作的重要組成部分。各個群體的地位都是平等的。所以，教學秘書在溝通的過程中，更應(yīng)努力調(diào)整好自己的心態(tài)，在尊重的前提下，溝通對象深入的理解，確保溝通的有效性，也有利于營造良好的校園環(huán)境氛圍。

（三）提高教學管理人員的專業(yè)素質(zhì)

加強對教學管理人員管理能力的培養(yǎng)，可以提高教學管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，教學秘書要增強教育管理方面的專業(yè)知識，運用現(xiàn)代教育管理理論知識去處理管理過程中出現(xiàn)的問題和難題，將自身的工作職責履行到位;其次，在處理教師之間人際關(guān)系方面，要把握好雙重原則，即把管理和服務(wù)的原則充分發(fā)揮出來，在溝通過程中，多了解對方的想法、需求，學會換位思考，再次，在與學生進行溝通過程中，也把握地位平等的原則，拉近與學生之間的距離，保持良好的師生關(guān)系，正確處理好人、物、與環(huán)境之間的關(guān)系。

（四）為教學秘書提供多樣化的培訓機會

高校應(yīng)多為教學秘書人員提供培訓機會，提高教學秘書的專業(yè)素養(yǎng)。首先，高?？梢远ㄆ诮M織和安排教學秘書去專業(yè)機構(gòu)開展進修學習，加強教學管理專業(yè)知識、教學軟件、溝通能力等方面的學習;其次，教學秘書老師可以到其他高校進行訪問、參觀、學習，學習借鑒其他高校的做法和經(jīng)驗，對自身的工作進行相應(yīng)的調(diào)整和改進;再次，可以開展專家講堂，聘請專家、教授等有經(jīng)驗的前輩，開展相應(yīng)的專家講座，對本校教學管理情況進行指導，提升教學管理工作水平。

（五）充分發(fā)揮激勵作用

高校應(yīng)建構(gòu)科學合理的教職工考核機制，充分運用激勵機制的作用，將教學秘書的工作職責、工作成績、工作能力、工作態(tài)度等多種因素綜合起來進行考慮，并與崗位薪資掛鉤，形成完善的考核評價指標體系。對于做出突出貢獻的教學秘書，可以物質(zhì)獎勵和精神獎勵相結(jié)合，最大程度地激發(fā)教學秘書的工作積極性、主動性;反之，如果出現(xiàn)重大錯誤的教學秘書，要給予一定的處罰，嚴格規(guī)范和約束教學秘書的行為。

（六）重復溝通，加強反饋

重復就是通過不同的渠道，反復地發(fā)送相同的信息。在工作中，大部分的溝通中都存在著不同程度的信息失真和理解偏差，重復溝通則可以降低溝通失誤的可能性。在教學秘書發(fā)送的信息傳遞到接受者之后，可以根據(jù)溝通信息和對象的不同，采取不同的方式進行反饋，這樣既可以避免因為理解不同造成的溝通障礙，又可以確保溝通的有效性，增強了信息的被接受和理解的程度。

（七）善于利用非語言溝通

在溝通的過程中，除了語言溝通之外，還可以運用非語言溝通，這包括肢體語言、輔助語言、空間關(guān)系等。大多數(shù)非語言溝通都是在不經(jīng)意間表達出來的，能起到強化溝通有效性的作用。在溝通過程中，教學秘書要合理解讀對方的身體信號，正確地使用態(tài)勢語。比如，多給予對方微笑，將這種好的情緒帶給對方;重視眼神的交流，關(guān)注交流對象，和對方建立信任感。正確運用態(tài)勢語有利于教學秘書開展服務(wù)工作，使溝通在愉快的氣氛中展開，取得良好的效果。

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