謝霞

◆摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位的重要工作之一，因起步較晚始終處于摸索階段，各項管理工作并沒有緊跟時代的發(fā)展，因此需要對檔案管理工作以及服務(wù)模式進行創(chuàng)新改革。目前來看，我國事業(yè)單位檔案管理工作還不是很完善，還存在著一些這樣或那樣的問題。這些問題直接影響了管理國家人的部門對我國事業(yè)單位人員管理的有效性以及傳統(tǒng)的人工管理檔案方式無法適應(yīng)信息化時代背景下事業(yè)單位的實際要求，需要對實際工作加以創(chuàng)新，采取科學(xué)的創(chuàng)新思路，確保大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的實效性能夠穩(wěn)定提升。

◆關(guān)鍵詞：新時代;事業(yè)單位;檔案管理

一、引言

隨著社會的快速發(fā)展，檔案管理的重要性日益突顯，對事業(yè)單位而言在新時代下提升檔案管理的質(zhì)量，對單位的長遠發(fā)展來說有著重要意義。事業(yè)單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務(wù)質(zhì)量;事業(yè)單位的內(nèi)部資料要進行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續(xù)工作打下堅實基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式需要進行創(chuàng)新與改革。

二、事業(yè)單位進行檔案管理的必要性

（一）檔案的信息化發(fā)展

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進和移動終端的廣泛普及，人們出門已經(jīng)只需要一部手機就能夠搞定日常生活所需的所有內(nèi)容，無論是乘車、購物、旅游、導(dǎo)航、閱讀、辦公都可以通過移動終端和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦到。傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)正在逐漸被淘汰，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進，在保留紙質(zhì)數(shù)據(jù)檔案資料的同時，也應(yīng)當(dāng)加大檔案數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展力度。始終采用紙質(zhì)數(shù)據(jù)會因為紙質(zhì)破損、篡改、丟失等各方面原因造成檔案數(shù)據(jù)的流失。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，能夠有效對檔案資料進行妥善保存和快速檢索，不僅有利于檔案的保存，還能夠為查閱檔案提供更加快捷便利的服務(wù)?？梢哉f，事業(yè)單位的檔案信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然需求。

（二）事業(yè)單位的體制改革

我國的事業(yè)單位隨著時代的發(fā)展正在逐漸進入改革時期，對事業(yè)單位進行改革首先要清查的就是單位相關(guān)的工作報告檔案以及發(fā)展歷程記錄等，這樣才能夠更加高效快捷地完成對事業(yè)單位的改革。如果采用傳統(tǒng)檔案的管理模式，無法提高改革效率，甚至還會給事業(yè)單位改革造成一定的阻礙。充分結(jié)合信息化技術(shù)和計算機技術(shù)進行檔案管理，可以根據(jù)實際工作情況來對相關(guān)資料和檔案進行快速查閱和調(diào)閱，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對事業(yè)單位的時間線和海量數(shù)據(jù)進行整理、篩選、處理、保存，極大程度推動了事業(yè)單位的改革進度，這也是事業(yè)單位改革的必經(jīng)之路。

（三）傳統(tǒng)管理模式效率低下

傳統(tǒng)檔案管理模式中的紙質(zhì)檔案材料需要定期維護和保養(yǎng)，進行保養(yǎng)的設(shè)備和外界條件都較為苛刻。紙質(zhì)檔案所占空間較大，不易保管和統(tǒng)計，查閱時易造成人為的損壞和丟失，甚至出現(xiàn)篡改的情況。耗時長、人力消耗較大、外界影響因素較多，這些都會對檔案造成各種程度的傷害。隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日新月異的新時代社會的發(fā)展了，事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的管理模式，才能緊跟時代發(fā)展的步伐。

三、新時代事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理如果不想成為事業(yè)單位發(fā)展的阻礙，就必須對現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，找出檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決方法，而在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的背景下，要想促使檔案管理工作高效率實施，關(guān)鍵在于增強檔案管理人員自身能力，加深對相關(guān)檔案要點的掌握，使檔案管理人員樹立新型的管理理念，跟上時代發(fā)展的潮流，盡快適應(yīng)檔案管理的新形勢，只有這樣才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展，同時針對于事業(yè)單位檔案管理期間存在的各項問題，就要求引進專業(yè)性強并且技能高以及素質(zhì)良好的綜合性檔案管理人員有效優(yōu)化檔案管理流程，創(chuàng)新檔案管理方式，定期對檔案管理人員加以培訓(xùn)，只有這樣，才可以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)。

（二）人事檔案管理技術(shù)落后

事業(yè)單位的檔案管理工作正面臨著提升的重要階段，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，以往傳統(tǒng)檔案工作開展期間還存在著諸多的問題，比如依舊秉承以往傳統(tǒng)理念，以人工操作方式為主，顯然此種現(xiàn)象根本不符合新形勢背景下的檔案管理工作發(fā)展要求，對此，事業(yè)單位務(wù)必加大對此種現(xiàn)象的重視程度，引進與之相符的檔案管理方式，利用此種方式實現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的提升，這是時代發(fā)展的發(fā)展要求，也是人們的需求，綜合性引進新型技術(shù)，比如計算機多媒體信息化等多項技術(shù)，提升資源配置效率，科學(xué)合理的應(yīng)用各項資源，減少成本輸出，將人事檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢更好的體現(xiàn)出來，但是目前看來，在檔案管理方式上還是普遍存在著落后的問題。雖然各項部門依照實際情況已經(jīng)紛紛引進了有關(guān)的檔案管理方式，可是存在著檔案管理人員無法熟練操作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)的效果被限制，不利于管理工作的穩(wěn)定實施。

（三）管理部門職能轉(zhuǎn)變問題

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式的開始了轉(zhuǎn)變，管理部門的職能開始變得模糊起來。傳統(tǒng)部門的職能和管理方式顯然已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下的時代發(fā)展，整體效果難以體現(xiàn)出來，雖然大多數(shù)檔案工作開展期間，相關(guān)人員采取電子系統(tǒng)的方式儲存有關(guān)信息，通過該項方式降低工作人員的工作壓力，可是也從一定程度上增加了電子檔案的管理難度，導(dǎo)致電子檔案管理內(nèi)容增多，呈現(xiàn)出了繁瑣性和復(fù)雜性特征。為了解決此種現(xiàn)象，就要求工作人員明確工作要點和基本目標(biāo)，提升自身技能，使其熟練性的操作電子檔案管理階段。而且從實際情況來看，檔案管理工作和其他工作相比較而言有著明顯的特殊性特征，需要工作人員做好檔案管理的完善工作，加強數(shù)據(jù)的保密程度。

四、新時代背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

（一）對檔案管理目標(biāo)予以明確并優(yōu)化管理制度

事業(yè)單位要想充分發(fā)揮檔案管理的實際價值，就必須要在管理過程中對檔案管理目標(biāo)予以明確并作出科學(xué)合理的規(guī)劃，便于檔案管理工作的有序推進。對單位而言要根據(jù)自身運營發(fā)展的實際狀況制定檔案管理的戰(zhàn)略目標(biāo)，并實現(xiàn)短期目標(biāo)和長期目標(biāo)相結(jié)合，在具體操作過程中增強檔案管理的實用性和靈活性，從而做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。體現(xiàn)以人為本的原則，加強對檔案管理人員職業(yè)技能的培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)和了解最新的檔案管理模式，還需要對檔案管理制度予以不斷優(yōu)化，為檔案管理安全性和水平的提升提供制度保障。對檔案室管理的范圍予以明確的規(guī)定，并完善相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，增強對紙質(zhì)檔案進出庫的登記管理，確保紙質(zhì)檔案及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（二）加強檔案管理的數(shù)字化保護

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換是新時代背景下檔案管理工作的重點，因此需要檔案管理人員有計劃有步驟地對大量檔案進行光盤轉(zhuǎn)刻，并對其進行計算機編目，從而使傳統(tǒng)檔案逐步轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，另外需要對圖像失真、字跡失真的檔案進行及時修復(fù)并做好轉(zhuǎn)存和備份工作，全面加強檔案的數(shù)字化保護。

（三）對現(xiàn)代化信息技術(shù)予以充分的運用

首先，加強傳統(tǒng)檔案室中紙質(zhì)資料的防光防火工作，同時需要對消防設(shè)備、開關(guān)、照明線路等設(shè)備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態(tài)之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，便于在查閱檔案時通過電腦系統(tǒng)快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關(guān)設(shè)備，確保檔案室長期的環(huán)境穩(wěn)定，這有助于延長電子設(shè)備及紙質(zhì)檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監(jiān)控檔案室內(nèi)的各種情況，有助于意外發(fā)生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應(yīng)的權(quán)限，無權(quán)限者一概不得入內(nèi)，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監(jiān)控。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過增強檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理工作的有效開展打下堅實基礎(chǔ)。首先，應(yīng)加強檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。結(jié)合檔案管理工作涉及的相關(guān)內(nèi)容如檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧、檔案管理制度等，幫助檔案管理人員充分了解檔案管理工作所需的相關(guān)內(nèi)容，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員從理論知識到操作能力都能夠得到提高。其次，加強對檔案管理人員的管理。應(yīng)對檔案管理人員負責(zé)的內(nèi)容進行明確分工，使檔案管理人員能夠有序地開展各項工作。不僅如此，還應(yīng)對檔案管理人員的薪資福利進行有效提升，為檔案管理人員提供良好的晉升渠道和發(fā)展空間，充分調(diào)動其工作熱情，對即將離職的人員應(yīng)提前報備，做好離職人員工作的交接，避免由于人員流失而造成了工作混亂。最后，強化檔案管理人員的服務(wù)意識和敬業(yè)精神。通過加強檔案管理人員的基礎(chǔ)專業(yè)技能和相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。通過定期開展專業(yè)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、新技巧，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更加科學(xué)、完善。

（五）建立檔案管理數(shù)字化服務(wù)體系

增設(shè)計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立數(shù)字化的檔案管理體系，充分利用數(shù)字化信息技術(shù)和自動化程序編程來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業(yè)單位檔案管理的時效性。將原有的實體服務(wù)轉(zhuǎn)型為線上線下結(jié)合服務(wù)模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務(wù)模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時代的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位推行專業(yè)的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內(nèi)部檔案進行整理錄入，保存在服務(wù)器上。開通網(wǎng)上檔案資料查閱業(yè)務(wù)，對單位中的資料信息進行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務(wù)。增設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺和手機客戶端等服務(wù)窗口，單位內(nèi)部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務(wù)工作的效率。事業(yè)單位采用全新的管理模式能夠有效增強內(nèi)部各個部門的信息協(xié)調(diào)性，對信息資料進行科學(xué)管理也能夠提升檔案資料的有效使用。事業(yè)單位采用數(shù)字化程序來代替人工管理，能有效降低人為失誤的出現(xiàn)，也能夠降低人力資源成本，為后續(xù)的單位內(nèi)部管理改革打下良好的基礎(chǔ)，這也是事業(yè)單位工作內(nèi)容和工作模式改革的必然發(fā)展趨勢。

（六）加快構(gòu)建檔案管理一體化系統(tǒng)

檔案的一體化管理系統(tǒng)指的是對各種海量的檔案資源進行編目和整合，從而使其成為具有實用價值以及現(xiàn)實意義的文化資產(chǎn)，這有利于檔案管理人員對其進行再加工，并在此過程中節(jié)省了人力、物力和財力，有助于加強對檔案的集中式管理和高效運用，避免出現(xiàn)檔案管理的分散情況，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)對檔案的一體化和集成化管理，從而形成全方位的檔案管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理要想在大數(shù)據(jù)時代，得到更好地發(fā)展，就必須對管理人員的技能進行培訓(xùn)，只有這樣才能抓住機遇，利用信息時代化的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的檔案管理加以改變并創(chuàng)新，適應(yīng)當(dāng)下大數(shù)據(jù)的發(fā)展，才能得到時效性的保障，才會使事業(yè)單位的檔案管理得到更好的發(fā)展。同時提高事業(yè)單位的管理與效率，在檔案管理層面，有效地促進了事業(yè)單位的健康與發(fā)展。要利用科學(xué)的方式要不斷完善管理制度，面對新機遇，迎接新挑戰(zhàn)，采取一些新的措施，不斷推動檔案工作的新成效，這樣才能為事業(yè)單位的發(fā)展提供更有效地價值，從而為新時代下事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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