朱元盡

人事檔案資料詳細(xì)記錄了事業(yè)單位內(nèi)部所有員工的基本信息，不僅便于人們快速準(zhǔn)確地了解事業(yè)單位員工信息，也為事業(yè)單位制定決策、組織培訓(xùn)活動(dòng)等提供了重要依據(jù)。受各方面因素的影響，有些事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在很多問(wèn)題，比如人事檔案管理不受重視、檔案管理方式單一落后等，嚴(yán)重影響了事業(yè)檔案管理水平的提升，也在一定程度上制約了事業(yè)單位日常工作的正常開(kāi)展。所以，有必要探討一下新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下事業(yè)單位如何提升檔案管理水平問(wèn)題。

2018年，為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，我國(guó)制定了《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確表示機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。人事單位在發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)人事檔案管理，既有助于提高內(nèi)部檔案管理水平，也能夠促進(jìn)人事單位規(guī)范化建設(shè)。所以，要正確認(rèn)識(shí)加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，將其視為提高黨人事單位建設(shè)水平的有效途徑。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理簡(jiǎn)介

人事檔案管理簡(jiǎn)單來(lái)講是對(duì)人事檔案進(jìn)行搜集、整理、保管及利用等各種活動(dòng)的統(tǒng)稱。作為人事管理活動(dòng)的產(chǎn)物，人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)證明時(shí)都需要使用檔案，其具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)[1]。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的意義

1.事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的高低直接關(guān)系著甚至決定了社會(huì)公共服務(wù)水平。眾所周知，事業(yè)單位是為社會(huì)提供公共服務(wù)的機(jī)構(gòu)，作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，檔案管理在社會(huì)服務(wù)方面意義重大，其管理水平的高低既關(guān)系到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理成效，也直接關(guān)系到社會(huì)公共管理資料能否得到妥善有效的保管，從而對(duì)全社會(huì)公共服務(wù)水平產(chǎn)生深刻影響。

2.加強(qiáng)人事檔案管理能夠提高事業(yè)單位的行政效率。如今，很多事業(yè)單位都通過(guò)合同制的形式面向社會(huì)、高校吸納人才，人員調(diào)動(dòng)相對(duì)比較頻繁，此時(shí)，人事檔案資料的重要性就會(huì)充分彰顯，人事檔案會(huì)清晰規(guī)范地記錄內(nèi)部人員的基本信息，比如受教育情況、年齡、性別等，為快速便捷地調(diào)動(dòng)資料提供了極大便利，有助于事業(yè)單位行政效率不斷提升[2]。

此外，加強(qiáng)人事檔案管理有助于優(yōu)化人才管理結(jié)構(gòu)。由于自身性質(zhì)比較特殊，因此事業(yè)單位在人員招聘方面尤為謹(jǐn)慎，不僅制定了比較嚴(yán)格的流程與規(guī)定，還需要通過(guò)查詢?nèi)耸聶n案工作記錄的方式快速準(zhǔn)確地查詢單位人員的受教育情況、工齡等，負(fù)責(zé)招聘的人員可通過(guò)現(xiàn)有信息初步分析內(nèi)部員工的優(yōu)勢(shì)與不足，基于此制針對(duì)性培訓(xùn)方案，促進(jìn)單位人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)全面提升，從而使人才管理結(jié)構(gòu)得到有效改進(jìn)。

二、 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理缺乏高層的重視和支持

在事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案管理發(fā)揮著極其重要的作用，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。同時(shí)，在單位管理中，人事檔案管理是一項(xiàng)比較專業(yè)的基礎(chǔ)性工作，若此項(xiàng)工作效率較低，勢(shì)必會(huì)影響單位整體管理水平的提升。但是，在現(xiàn)實(shí)工作開(kāi)展過(guò)程中，無(wú)論是事業(yè)單位的高層人員，還是普通職工，都未深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理的必要性，片面地認(rèn)為人事檔案只是對(duì)內(nèi)部人員基本資料、工作情況的簡(jiǎn)單記錄和管理存儲(chǔ)，鮮少按照規(guī)定對(duì)人事檔案進(jìn)行及時(shí)整理歸檔，引發(fā)人事檔案管理滯后、材料缺失等一系列現(xiàn)象，造成人事檔案難以在第一時(shí)間得以搜集、整理與歸檔，無(wú)法為人事單位管理工作的高效開(kāi)展提供重要依據(jù)，使得人事檔案管理工作不盡人意。

（二）人事檔案管理方式落后

人事單位在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在著管理方式單一的情況，主要表現(xiàn)為下述兩點(diǎn)。

1.人事檔案管理工作主要通過(guò)人工收集資料、人工歸檔等方式完成，未緊隨時(shí)代發(fā)展積極引入先進(jìn)強(qiáng)大的信息技術(shù)，不利于保證資料收集的全面性和檔案管理的高效性。

2.人事檔案管理工作一般只有一名或者兩名人員負(fù)責(zé)，管理理念滯后，管理手段也比較單一，內(nèi)部缺乏嚴(yán)謹(jǐn)合理的考核制度，無(wú)法對(duì)工作者的檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估與考核，不利于激發(fā)工作人員的檔案管理積極性，切實(shí)影響了人事管理工作的正常開(kāi)展。

（三）檔案管理制度不完善，且缺乏信息技術(shù)的有效支撐

雖然很多人事單位都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度，但沒(méi)有制定檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理人員多根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行檔案管理，造成檔案管理工作不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性，這也是導(dǎo)致人事檔案管理工作成效不理想的主要原因[3]。

另外，在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)日臻成熟，且在各個(gè)行業(yè)得到了大力推廣和積極應(yīng)用，對(duì)于人事單位而言，人事檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。但受各種因素的制約，很多人事單位在檔案管理信息化建設(shè)方面存在資金投入不足、數(shù)字化程度低、軟硬件設(shè)施均較為滯后等問(wèn)題，在很大程度上影響了檔案管理工作的高效化、規(guī)范化、自動(dòng)化，不利于人事單位相關(guān)工作的順利開(kāi)展。

（四）人事檔案管理人員水平有待進(jìn)一步提升

人事檔案管理是一項(xiàng)涉及多個(gè)方面的煩瑣工作，工作人員首先需要通過(guò)各種手段廣泛收集資料，而后根據(jù)國(guó)家政策、內(nèi)部規(guī)章制度對(duì)所有內(nèi)部人員的學(xué)歷、工作年齡等資料進(jìn)行梳理、分類和歸檔，最后將資料進(jìn)行妥善保管。任何一關(guān)都需要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，保持端正的工作態(tài)度，特別是在資料收集方面，工作人員需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，確保檔案資料的全面性與完善性。但很多工作人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，未接受過(guò)系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，難以勝任檔案管理工作。

（五）人事檔案管理利用價(jià)值有限

加強(qiáng)人事檔案管理的主要目的是通過(guò)對(duì)各類人事檔案資料的梳理與分析為人事部門(mén)調(diào)配人才、制定人事決策等提供重要依據(jù)，促進(jìn)各類人才得到合理分配，實(shí)現(xiàn)真正意義上的人盡其用，促進(jìn)人才的潛能與價(jià)值得到深入挖掘和充分發(fā)揮，從而使得企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。但受管理理念滯后、管理方式單一等一系列因素的影響，人事檔案管理只側(cè)重對(duì)事業(yè)單位人員基本信息的采集與梳理，將其以檔案的方式進(jìn)行記錄與管理，大部分時(shí)間，這些檔案被塵封于柜子里，只有在人事崗位調(diào)動(dòng)、人員晉升時(shí)才會(huì)查閱檔案，造成人事檔案管理的自身價(jià)值未得到充分利用。D8F880EF-4499-42E8-9EC6-0C655B59D683

導(dǎo)致此問(wèn)題的原因是多方面的，比如人事檔案材料簡(jiǎn)單空洞，只是對(duì)內(nèi)部人才的個(gè)人經(jīng)歷、受教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等進(jìn)行簡(jiǎn)單粗略的記錄，并未對(duì)人才的優(yōu)勢(shì)、不足進(jìn)行準(zhǔn)確客觀的評(píng)價(jià);另外，部分人員出于某種目的擅自偽造檔案，造成檔案內(nèi)的資料與實(shí)際情況不相符，加之，人事單位的檔案管理分類不統(tǒng)一、劃分不明確，難以在需要查閱資料時(shí)無(wú)法快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案，從而檔案資料的應(yīng)用價(jià)值大打折扣。

三、事業(yè)單位人事檔案管理能力提升策略

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，推動(dòng)支部持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位應(yīng)從思想上深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，能夠本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、為未來(lái)著想的理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的組織與支持。

1.實(shí)施人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。構(gòu)建人事單位集中領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任主管、檔案人員負(fù)責(zé)具體工作、各職能部門(mén)積極配合的人事檔案工作體系，保證每項(xiàng)人事檔案管理工作都有人管、有人負(fù)責(zé)。

2.人事單位應(yīng)積極支持檔案管理。從資金、人力、基礎(chǔ)設(shè)施等多方面入手給予大力支持，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并妥善處理問(wèn)題，促進(jìn)人事檔案管理工作穩(wěn)步高效的開(kāi)展。

3.加強(qiáng)責(zé)任考核，將人事檔案管理工作納入績(jī)效考核范疇，凡是未嚴(yán)格按照要求歸檔、及時(shí)處理的情況，都應(yīng)與人事單位績(jī)效掛鉤，將其考核結(jié)果和檔案人員的晉升、薪資等緊密聯(lián)系，激發(fā)他們的工作積極性。另外，堅(jiān)持定性考核與定量考核相結(jié)合的考核方式，根據(jù)考核結(jié)果制定成熟合理的檔案管理工作計(jì)劃，保證人事檔案管理工作始終在人事單位的正確領(lǐng)導(dǎo)下規(guī)范有序的開(kāi)展，盡可能地滿足人事單位建設(shè)工作需求。

（二）健全檔案管理制度，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展

建立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度是提高人事檔案管理水平的重要前提。人事單位在發(fā)展過(guò)程中，要保持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展精神，善于汲取其他單位或者機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)，立足于自身實(shí)際情況，針對(duì)性地彌補(bǔ)自身不足和缺陷，構(gòu)建并健全內(nèi)部檔案管理制度。比如，制定《人事檔案保管制度》《電子文件歸檔管理制度》等，保證檔案管理的各個(gè)流程、各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步有序的推進(jìn)，獲得良好的檔案管理成效，為人事單位規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展提供可靠支持。

（三）引入先進(jìn)信息技術(shù)，推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等一系列新興技術(shù)的形成及發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了信息化發(fā)展時(shí)代，各大事業(yè)單位也著力推進(jìn)信息化建設(shè)，積極引入并應(yīng)用一系列先進(jìn)成熟的信息技術(shù)，構(gòu)建專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，促其人事檔案管理效率和質(zhì)量全面提升。按照檔案業(yè)務(wù)、隊(duì)伍和信息化“三位一體”的工作要求，投入大量資金和人力推進(jìn)信息化建設(shè)，將其視為人事檔案工作提質(zhì)升級(jí)的重要切入點(diǎn)。

1.擴(kuò)大資金投入規(guī)模，完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，配置打印機(jī)、電腦、多功能掃描儀等，促進(jìn)硬件設(shè)施水平全面提升。

2.逐步完善軟件設(shè)施，為檔案管理工作高效開(kāi)展夯實(shí)重要基礎(chǔ)。

3.以先進(jìn)強(qiáng)大的數(shù)字技術(shù)為支撐實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案存儲(chǔ)及管理，不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，支持對(duì)各類檔案資料的清晰打印、實(shí)時(shí)查詢，便于人們快速準(zhǔn)確地獲取所需數(shù)據(jù)資料。

4.引入最新檢索工具、創(chuàng)建功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，完成對(duì)人事檔案資料的全面存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)精準(zhǔn)查詢。

（四）打造專業(yè)管理隊(duì)伍，提高檔案管理水平

人事單位應(yīng)增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，同時(shí)，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員也要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，加強(qiáng)對(duì)各類先進(jìn)管理理念、管理模式以及管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，在日常工作開(kāi)展過(guò)程中，能夠借助新一代信息技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全面收集、合理分類，確保整理、歸檔、立卷、保管和利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)范有序的開(kāi)展。

1.人事單位需要加大新人引入力度，面向社會(huì)、高校等擴(kuò)大招聘力度。提高招聘門(mén)檻，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘者的嚴(yán)格把關(guān)，唯有專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)的人方可進(jìn)入人事單位，杜絕任何形式的“關(guān)系應(yīng)聘者”，從源頭上保證人才質(zhì)量，為后續(xù)人事檔案管理工作的穩(wěn)步開(kāi)展提供可靠的人才保障。

2.人事單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式促進(jìn)負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員及時(shí)更新歸檔理念和歸檔模式，帶領(lǐng)他們統(tǒng)一學(xué)習(xí)先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)與技能，促其檔案管理技能和管理水平大幅提升，從而獲得良好的人事檔案管理成效。

（五）豐富人事檔案管理形式，提高檔案資料的利用價(jià)值

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等一系列新興技術(shù)的誕生與應(yīng)用使得人事檔案的管理形式發(fā)生了顯著變化，基于存儲(chǔ)及保管形式的不同，可將人事檔案管理形式粗略地分為兩種：一種是紙質(zhì)管理模式，一般會(huì)以日期、檔案內(nèi)容等為準(zhǔn)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，促使不同時(shí)期、不同內(nèi)容的人事檔案得到妥善管理。另一種是電子化管理模式，即通過(guò)掃描技術(shù)、信息技術(shù)等將各類紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)字庫(kù)或者保存至指定文件夾中，由此形成電子檔案。電子檔案同樣需要以日期、檔案內(nèi)容等為準(zhǔn)進(jìn)行合理分類，促進(jìn)電子檔案得到妥善保管，并促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量全面提升，便于人們快速準(zhǔn)確地查閱檔案資料，使檔案資料的利用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

在豐富人事檔案管理形式的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，緊抓檔案資料的真實(shí)性、客觀性以及完整性，注重對(duì)檔案資料的嚴(yán)格把關(guān)和妥善保管，避免別有用心的人擅自涂改、篡改檔案資料，保證檔案資料真實(shí)準(zhǔn)確，促進(jìn)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到深入挖掘和充分發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，人事單位開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)重視并強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，促進(jìn)自身規(guī)范化、專業(yè)化建設(shè)，著力構(gòu)建起完善的考評(píng)機(jī)制、制度健全的人事檔案管理體系，推動(dòng)人事檔案管理工作取得明顯改善，促使人事單位的職能及作用得到充分發(fā)揮。

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