劉佳

摘要：隨著我國信息化建設的不斷推進，越來越多的事業(yè)單位開始重視對檔案的信息化管理，而這也成為了事業(yè)單位檔案管理的重要內容，由于不同事業(yè)單位對于檔案管理的要求存在差別，在對事業(yè)單位的檔案進行信息化管理時，需要針對不同事業(yè)單位的需求進行考慮。只有結合事業(yè)單位發(fā)展開展檔案管理工作，才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理效率，進而幫助事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。本文便以此為基礎，對事業(yè)單位檔案的信息化建設與管理進行了探討，并提出了相關措施，希望能夠提高管理的質量。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;管理效率

前言：信息技術在我國的普及度越來越高，這給人們的生活帶來了極大的便利，越來越多的事業(yè)單位為了能夠加快自身的辦公效率，建立起了檔案，這對于事業(yè)單位工作的開展有著重要作用。在新的時代下，事業(yè)單位也不斷跟隨時代的發(fā)展，建立起了電子文檔，這對于加強事業(yè)單位檔案的管理效率和質量有著重要意義。事業(yè)單位必須建立起完善的檔案管理制度，并通過對信息化建設的應用，進而推動自身的檔案管理工作。

1 檔案管理與信息化建設的優(yōu)勢

1.1 有利于快速查閱

檔案管理的信息化建設，能夠將傳統(tǒng)的紙質檔案變?yōu)殡娮訖n案，這能夠更好地幫助事業(yè)單位建立起檔案管理數據庫，進而促進檔案管理的規(guī)范化，而這樣的數據也更加利于保存。如今許多的事業(yè)單位在發(fā)展過程中都建立起了內部局域網和內部辦公軟件。通過電子檔案的建立，內部員工能夠更快的對事業(yè)單位內部文件進行查找，這樣就使檔案的查找流程變得更加簡便，極大地為事業(yè)單位減少了人力物力和財力的耗費，同時也有利于事業(yè)單位內部員工之間合作意識的提升，對于促進員工的工作效率有著極大意義。

1.2 能夠避免檔案損壞，丟失的問題

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理過程中，由于所有檔案都是紙質的，在管理過程中極容易出現(xiàn)檔案破損或是遺失的現(xiàn)象。而隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，紙質檔案越來越多，檔案管理成為了一件較為困難的事情，事業(yè)單位需要安排員工花費大量精力對自身的檔案進行管理，這是員工的工作正常開展受到了極大影響[1]。在這樣的情況下，建立及電子檔案和檔案的信息化建設能夠避免這一問題的出現(xiàn)，既保證了檔案的完整性，對檔案的管理也更加輕松。對于一些較為重要的檔案信息，事業(yè)單位還可以通過備份或是加密處理的方式對其進行管理。只有檔案管理工作科學開展，事業(yè)單位才能夠通過內部局域網對各項有效資源進行整合，方便了事業(yè)單位內部員工對于資料的查閱和使用，檔案的安全性也更高。在電子檔案建立后，事業(yè)單位內部員工可以通過網絡完成各項審批工作，這極大的節(jié)省了員工的工作時間，也提高了對檔案的管理效率。

2 檔案信息化建設的基本要求

2.1 明確檔案信息化建設的規(guī)劃

事業(yè)單位在對自身的檔案進行信息化建設時，可以充分利用各類信息技術手段，通過這樣的方式對事業(yè)單位檔案進行數字化管理和分類，對檔案進行網絡化管理，而要做到這些，還需要借助辦公網絡對事業(yè)單位當前的檔案資源進行數字化轉換。電子檔案的歸檔工作，可以借助文檔一體化軟件來實現(xiàn)。檔案的管理，需要相關人員定期對檔案進行檢查，并做好歸檔工作，這樣才能更好的避免檔案未歸檔或是缺失的問題[3]。

2.2 提高檔案資源的數字化技術

在事業(yè)單位對檔案進行管理的過程中，最重要的是要做到檔案的真實性和有效性，后期還需要做好對檔案的保密和維護工作。無論是紙質檔案還是電子檔案，這些原則都是不能放棄的。而隨著事業(yè)單位對檔案的信息化建設，這樣的要求也只能越來越高。對于檔案的數字化處理必須要做到固定化，保證檔案的真實性。其次，是檔案的安全性問題，除了要確保檔案的真實性外，安全性也是檔案管理過程中不可忽視的一道問題，事業(yè)單位在檔案管理過程中，必須確保檔案的知識性和安全性，而這就需要事業(yè)單位對自身的數字化技術進行不斷提升。

2.3 有完善的檔案信息化建設制度

事業(yè)單位要開展對檔案的信息化建設，必然要有一定的規(guī)章制度作為依據，這樣檔案的信息化管理工作才能夠按照相關制度進行規(guī)范。在做到文檔一體化的情況下，事業(yè)單位還需要實現(xiàn)對檔案的自動維護。除了事業(yè)單位內部要建立起相關的檔案信息化建設制度外，還要有可依據的政策規(guī)范作為制度制定和落實的標準。

3 事業(yè)單位在檔案信息化建設中存在的問題

3.1 事業(yè)單位對于檔案管理的重視度較低

如今許多事業(yè)單位在發(fā)展過程中，都通過互聯(lián)網平臺實施對內部的管理，檔案作為一個事業(yè)單位工作開展的核心，不僅記錄著員工的詳細資料，其中記載的數據更關系著事業(yè)單位的業(yè)務發(fā)展。因此，于事業(yè)單位而言，如何對檔案進行有效管理是至關重要的。但就現(xiàn)狀來看，多數事業(yè)單位在對自身的檔案管理中，負責人往往表現(xiàn)出對檔案的極度不重視，管理者缺乏對于檔案信息化建設的了解和認知，這也導致事業(yè)單位在對自身檔案進行管理的過程中，效率一直無法提升[4]。除此之外，由于對檔案管理工作的不重視，一些事業(yè)單位負責人在對相關人員進行選拔時，會選擇一些年紀較大沒有檔案管理經驗的行政人員對檔案進行管理。對于事業(yè)單位而言，這能為事業(yè)單位節(jié)省一定的人力成本。但由于這一部分工作人員對于新鮮事物的接受能力較差，思想還較為古板。在對檔案進行管理的過程中，無法運用較為創(chuàng)新的思維和理念對檔案進行管理。同時，這些工作人員也不會利用信息技術實施檔案管理工作，多數事業(yè)單位仍然在使用紙質檔案，忽略了對檔案的信息化建設，這也導致事業(yè)單位發(fā)展受到了一定程度的制約。

3.2 檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較低

多數事業(yè)單位在對檔案管理員工的要求上，并沒有過多標準。事業(yè)單位認為檔案管理工作是一項非常簡單的工作，因此在對員工進行招聘時，并不會太過要求員工具有較為專業(yè)的檔案管理能力。一些事業(yè)單位為了節(jié)省成本，會選擇一些年紀較大的員工對自身的檔案進行管理，工作人員在對其檔案進行管理時，只能按部就班的進行，在檔案管理上無法做到創(chuàng)新和改進，這也是事業(yè)單位檔案管理工作一直無法深入的原因之一。此外，一部分工作人員對于檔案管理工作缺乏認知和了解。在檔案管理上缺乏專業(yè)性，忽視了檔案管理的重要性，在工作過程中缺乏工作熱情，這些都是導致事業(yè)單位檔案管理效率及質量無法提升的重要原因。

3.3 缺乏完善的制度

事業(yè)單位所有工作的開展，都必須以相應的制度和規(guī)范為依據。制度規(guī)范對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，不止對員工有著約束作用，更是員工工作開展的參照目標，也是事業(yè)單位發(fā)展必不可少的保障。事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，但多數事業(yè)單位對于自身的檔案管理都未建立起較為完善的制度。并且，在實際工作中也不能根據自身對于檔案管理的需求進行調整和優(yōu)化，這導致檔案管理的有效性和標準性無法提升，在這樣的情況下，檔案管理人員在工作過程中出現(xiàn)失誤和缺陷的概率也更高。就現(xiàn)階段我國事業(yè)單位對于自身的檔案管理工作來看，多數事業(yè)單位都缺乏有效的檔案管理制度，這導致了工作人員在對檔案進行管理時，出現(xiàn)了工作分配不均勻的情況。許多員工身兼數職，但又有一些員工沒有實際工作。使事業(yè)單位內部出現(xiàn)了忙的員工非常忙，閑的員工非常閑的問題，這并不利于事業(yè)單位對于員工的合理配置，造成了閑置人員過多的情況。除了檔案管理工作不到位外，事業(yè)單位還缺乏相關的考核制度，這也導致事業(yè)單位在檔案管理工作上存在較為形式化的問題，事業(yè)單位的相關制度及措施并不能對工作人員形成約束，進而導致事業(yè)單位的檔案管理質量無法提升[5]。

4 事業(yè)單位檔案管理及信息化建設的建議

4.1 重視對于檔案的信息化建設

事業(yè)單位管理人員要明確檔案管理的重要性，對于檔案的管理關系著事業(yè)單位的發(fā)展，也是事業(yè)單位業(yè)務開展的核心。為了能夠有效開展檔案管理工作，事業(yè)單位必須重視對檔案的信息化建設，要對檔案管理的重要性有全面的認知和了解。不斷的發(fā)展過程中，對檔案建設的思想觀念進行更新，以先進的思想和理念開展檔案管理工作，事業(yè)單位可以建立起專門的檔案管理部門，并制定相應的檔案管理措施，進而提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，不僅如此，事業(yè)單位還應定期對相關人員開展培訓，讓相關人員在學習的過程中，不斷提高自身的專業(yè)水平，以更加豐富的理論知識創(chuàng)新檔案管理的信息化建設，不斷促進事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。

4.2 加強對專業(yè)化人才的培養(yǎng)

在如今的社會環(huán)境下，事業(yè)單位之間的競爭很大程度上是對人才的競爭。而在事業(yè)單位的檔案管理方面，急需檔案管理的專業(yè)化人才。專業(yè)人才是事業(yè)單位能夠不斷落實檔案信息化建設的重要力量。專業(yè)人才能夠為事業(yè)單位的檔案管理及信息化建設工作提供重要保障，同時也決定了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。如今在各個檔案管理機構中的檔案管理人員都是專業(yè)人員，但這些人員卻缺乏一定的信息素養(yǎng)。所以，對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設而言，在發(fā)展過程中，必須注重將檔案管理與信息化技術相結合的原則。大力引進和培養(yǎng)相關人才，提高人才的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)水平。不斷培養(yǎng)具有計算機技術和通信技術復合型人才，滿足事業(yè)單位檔案管理的信息化建設需求，才能幫助人才更好提升自身的業(yè)務能力。同時在對相關人才的招聘過程中，事業(yè)單位可以盡量選擇一些年輕且具有一定專業(yè)知識的人才，這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和改進。不僅如此，事業(yè)單位還可以建立其相關的激勵機制，讓人才在工作過程中能夠保持工作積極性，進而提高人才的工作效率，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到進一步的提升。

4.3 對檔案管理制度的完善

現(xiàn)階段幾乎每個事業(yè)單位在檔案管理制度的建立上都存在一定問題，要建立起完善的檔案管理制度，就必須認識到檔案管理制度的重要性。依據事業(yè)單位當前對于檔案管理的需求，制定具體的檔案管理條例，這樣才能為檔案管理工作提供依據，進而使整個檔案管理工作按照相關規(guī)定順利進行。在具體的檔案管理工作落實中，不同性質的事業(yè)單位對于檔案管理的要求也存在一定差異，而這就需要事業(yè)單位根據自身的實際情況制定出適合自身發(fā)展管理制度。在制定檔案管理制度的同時，還需要對參考國家及當地頒布的法律法規(guī)，這樣才能確保檔案管理制度的可行性。在具體的工作中，相關人員要依據相關流程開展工作，這樣才能減少工作過程中出現(xiàn)失誤和缺陷的情況，進而保障檔案管理的安全性和有效性。在檔案管理過程中要做到賞罰分明，在定期的考核中對相關人員的檔案管理情況進行考察，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予一定獎勵，并在事業(yè)單位內部進行公示，這能極大的激發(fā)員工的工作積極性。而對于在工作過程中表現(xiàn)出消極情緒的員工，給予一定的處罰措施，這樣能夠減少員工在工作過程中的失誤率，同時讓員工對于檔案管理工作有更深的了解和認知，做到賞罰分明，公正公開，這樣事業(yè)單位的檔案管理工作才能夠得到較好的提升。

4.4 加強對相關技術的應用

對于事業(yè)單位而言，既然要加強檔案的信息化建設工作，必然離不開各類信息技術。但就現(xiàn)階段來看，許多事業(yè)單位在這一過程中都缺乏專業(yè)的技術及人才，這是事業(yè)單位檔案管理信息化建設一直無法進步的原因，并不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，并且對事業(yè)單位日常工作的順利開展產生了一定影響。為了進一步提升自身的檔案管理水平，事業(yè)單位必須不斷加強對各類信息技術的應用和創(chuàng)新。樹立起正確的檔案管理目標，同時引進和培養(yǎng)更多的技術型人才，強化硬件設施，加強對相關人員的專業(yè)培訓和指導，這樣才能使自身的檔案管理工作效率得到進一步提升，從而促進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設水平。

4.5 按照規(guī)定對檔案進行編號和分類

現(xiàn)階段多數事業(yè)單位在對自身檔案進行管理時，還是依靠人工進行搜索的方式，盡管相較于傳統(tǒng)方式已經方便很多，但這種人工搜索方式還是給電子檔案的管理工作帶來難度。電子檔案與紙質檔案最大的區(qū)別就是可以通過檢索直接找到需要的檔案，這就避免了對檔案的翻閱和查找，能夠極大的降低工作人員的工作難度。而要更好的保證檔案搜索的完整性和準確性，就需要對檔案進行細化和分類，在這一過程中，需要相關人員根據事業(yè)單位的具體需求及工作安排進行細化，分類處理。在具體的分類過程中，還需要相關人員加強對檔案的審核，這樣才案分類出現(xiàn)錯誤，使所有檔案資料能夠統(tǒng)一，對部門和科室進行分類，并做編號處理，這一方式極大的提高了檔案管理工作的規(guī)范化，也減少了人工搜索出現(xiàn)錯誤的難度。同時在對一些檔案進行分類和編號的過程中，可能會出現(xiàn)重名的情況，要避免這一情況的出現(xiàn)，就必須對檔案資料的題名進行規(guī)范，這樣才能提高搜索的效率，提升工作人員的工作質量。

4.6 提高系統(tǒng)的可操作性

在如今的時代下，許多事業(yè)單位都有自身的局域網，但若要實現(xiàn)不同部門之間的軟件接口管理還存在一定的困難，不同部門之間若要實現(xiàn)檔案共享變得較為困難。往往需要將同類檔案在不同部門進行統(tǒng)計和分類，這極大的浪費了工作人員的工作時間也使工作效率無法得到提升。對于這樣的情況，在對檔案進行管理時，要堅持使用性和先進性并存的原則。在對事業(yè)單位內部的系統(tǒng)進行建設時，必須處理好這二者之間的關系。既要實現(xiàn)系統(tǒng)的可操作性，同時也要較好的對系統(tǒng)進行維護和管理，不能盲目追求先進技術。而是要在保證技術的情況下，使系統(tǒng)能夠被更長久的使用，避免系統(tǒng)在短時間內被淘汰的風險。同時，事業(yè)單位還要秉持開放性與標準性相結合的原則，使事業(yè)單位的網絡在使用過程中能夠實現(xiàn)互聯(lián)性和兼容性，這樣才能避免事業(yè)單位各部門之間檔案無法共享的問題。

5 結語

綜上所述，隨著時代的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位而言檔案的管理問題變得越來越嚴峻，但這為事業(yè)單位提供了新的機遇。若事業(yè)單位想要把握這一實際得到發(fā)展，就必須重視對自身檔案的信息化管理和建設工作。不斷對自身工作開展過程中的問題進行分析并采取相關措施，才能使自身的檔案管理質量及效率得到有效提升。在工作的具體開展過程中，事業(yè)單位必須重視對人才的培養(yǎng)，不斷強化人才的專業(yè)素養(yǎng)，才能使人才在工作中發(fā)揮更加積極的作用，同時還是要對自身的檔案管理理念進行更新，不斷強化自身的信息化水平，這樣才能使事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加高效，這樣的檔案管理水平才能夠滿足事業(yè)單位對于檔案管理的需求，進而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻

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