摘 要：人防是國防重要組成部分，人防工程是人防實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)設(shè)施。人防工程檔案管理，需要立足自身特點和規(guī)律，采取更加有針對性的舉措，提升科學(xué)性、規(guī)范性，具有重要的現(xiàn)實意義。本文首先分析了人防工程檔案管理的主要特點，進(jìn)一步深化對人防工程檔案管理認(rèn)識;提出了人防工程檔案現(xiàn)代化管理所具有的重要現(xiàn)實意義;最后，從管理理念、檔案收集、管理制度和信息技術(shù)四個方面，提出了新時期做好人防工程檔案管理的具體舉措，為進(jìn)一步做好人防工程檔案管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人防工程檔案;檔案管理;新時期

概述

人防工程檔案是指從人防工程項目提出、立項、審批，到人防工程項目勘察設(shè)計、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理和驗收，整個過程中產(chǎn)生并歸檔保存的文字、圖紙、聲像等不同形式的信息記錄。人防工程檔案是人防工程建設(shè)項目的重要組成部分，也是項目權(quán)屬登記管理的重要基礎(chǔ)性依據(jù)，是人防工程項目使用、維護(hù)、管理、科研的重要技術(shù)資料。人防是國防重要組成部分，人防工程是人防實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，人防工程檔案管理與其他工程項目檔案管理有所不同[1 ]，需要立足人防工程檔案自身的特點和規(guī)律，采取更加有針對性的舉措，提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。因此，做好新時期人防工程檔案管理，具有重要的現(xiàn)實意義。

1 人防工程檔案主要特點

《人民防空法》規(guī)定，“人民防空實行長期準(zhǔn)備、重點建設(shè)、平戰(zhàn)結(jié)合的方針。”人防工程既要保證戰(zhàn)時能用，也要利于平時經(jīng)濟建設(shè)及群眾的生產(chǎn)生活?！捌綉?zhàn)結(jié)合”的特殊性，就決定了人防工程檔案管理有其自身的顯著特點。具體來說，體現(xiàn)在人防工程檔案形成、內(nèi)容及管理三個方面：

1.1 檔案形成的特點

人防工程檔案形成的特點與其工程建設(shè)的特性密切相關(guān)。首先是強制性。人防工程建設(shè)與地面建設(shè)項目報建審批同步?jīng)Q定。根據(jù)《人民防空工程建設(shè)管理規(guī)定》，新建10層及10層以上或基礎(chǔ)埋深3米及3米以上民用建筑，應(yīng)修建6級及6級以上防空地下室。如因地形、地質(zhì)等特殊情況不宜修建防空地下室，需經(jīng)防空部門批準(zhǔn)，可不修建地下防空室，但需要繳納易地建設(shè)費?？梢姡徽撌切陆?、翻建，不論是建設(shè)何種功能建筑物，建設(shè)工程滿足相關(guān)要求的，應(yīng)建設(shè)人防地下室。其次是專門性。與其他建設(shè)工程相比，人防工程建設(shè)管理有其專門規(guī)定，根據(jù)《人民防空工程建設(shè)管理規(guī)定》《人防工程監(jiān)理行政許可資質(zhì)管理辦法》《人防工程設(shè)計行政許可資質(zhì)管理辦法》等專門性規(guī)定，人防工程建設(shè)項目在申報、立項、建設(shè)、驗收各方面均有專門規(guī)定[2 ]。

1.2 檔案內(nèi)容的特點

人防工程各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也與其他普建項目檔案內(nèi)容有著明顯差異。首先，施工前。納入歸檔范圍的檔案資料包括“人民防空工程施工圖設(shè)計文件審查批準(zhǔn)書”等，如果沒有該批準(zhǔn)書，防空工程就將無法獲得開工許可。該批準(zhǔn)書也是人防工程檔案收集的重要資料。其次，施工中。根據(jù)《人民防空工程施工及驗收規(guī)范》的規(guī)定，區(qū)別于其他普通工程項目檔案內(nèi)容，人防工程施工質(zhì)量保證資料包括“戰(zhàn)時風(fēng)、水、電系統(tǒng)安裝、驗收記錄、防護(hù)（化）設(shè)備備案合同”“防護(hù)設(shè)備材質(zhì)檢驗報告，安裝檢測記錄”等。再次，竣工。人防工程也需要實行備案制，但與普通工程項目檔案不同，竣工環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案包括“防空地下室竣工驗收備案意見書”“防空地下室竣工驗收意見書”“臨戰(zhàn)轉(zhuǎn)換技術(shù)措施”“人防工程防護(hù)設(shè)備制作、安裝質(zhì)量檢驗評定表”“已安裝人防防護(hù)設(shè)備清單及暫緩安裝人防防護(hù)設(shè)備清單”等。第四是圖紙。人防工程項目檔案除了項目竣工圖外，還有“平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換圖”等檔案資料[3 ]?？梢?，在檔案內(nèi)容上，人防工程項目檔案內(nèi)容與普通工程項目檔案內(nèi)容有著較大的差異。

1.3 檔案管理的特點

首先是組卷原則。人防工程中的“地下室”建設(shè)有其特殊性，這就要求在組卷原則上，將“人防地下室”施工記錄材料進(jìn)行單獨組卷。要針對特殊的、專屬人防檔案資料進(jìn)行單獨組卷，以防止與其他工程項目檔案資料混淆，不利于后期的人防工程維護(hù)、改擴建和使用。其次是庫房管理。應(yīng)將附建人防地下室工程項目施工資料組卷集中、連續(xù)編號排架。再次是查閱利用。人防工程項目有其保密性要求，嚴(yán)禁普通人借閱查詢[4 ]。具體來說，只有主管人防工程武裝部或負(fù)責(zé)人防工程修繕改造的后勤部門因人防工程建設(shè)及利用需要，方可借閱使用。

2 人防工程檔案管理現(xiàn)實意義

人防工程檔案是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要檔案資料，做好人防工程檔案管理具有積極的現(xiàn)實意義，能夠為推動人防工程現(xiàn)代化建設(shè)提供可靠信息服務(wù)[5 ]。

2.1 提升信息化管理水平

信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)人防工程檔案管理模式，使人防檔案管理步入了信息化發(fā)展新階段。通過拓展人防工程檔案管理渠道、優(yōu)化人防檔案管理形式，注重人防檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步提升了人防檔案的信息化管理水平，使人防檔案管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2 提高科學(xué)化管理能力

新時期，人防工程建設(shè)有著新的要求。尤其是《人民防空工程建設(shè)管理規(guī)定》《人防工程監(jiān)理行政許可資質(zhì)管理辦法》《人防工程設(shè)計行政許可資質(zhì)管理辦法》等相關(guān)專門性規(guī)定陸續(xù)頒布和實施，對人防工程檔案管理提出新的更高要求——加強人防工程檔案管理，為人防工程建設(shè)、改擴建等提供全面信息資料支撐，使人防工程建設(shè)更加科學(xué)、規(guī)范和合理。

2.3 增強社會化發(fā)展效益

與普通工程不同，人防工程注重平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換。在日常，要最大限度地發(fā)揮人防工程的社會價值和經(jīng)濟價值，在戰(zhàn)時要能夠充分發(fā)揮其保護(hù)生命財產(chǎn)安全的功能效益。通過人防工程檔案資料的查詢和利用，能夠有效提升人防工程的管理效率。此外，檔案資料信息的發(fā)掘整理對于人防事業(yè)的宣傳普及起到事半功倍的效果。

3 人防工程檔案管理對策措施

人防工程檔案是城市建設(shè)和國防建設(shè)的融合發(fā)展的現(xiàn)實體現(xiàn)，加快新時期人防檔案工作改革，實現(xiàn)人防檔案創(chuàng)新發(fā)展，可為人防現(xiàn)代化建設(shè)及經(jīng)濟社會發(fā)展提供更加高效、全面的信息服務(wù)。針對人防工程檔案管理現(xiàn)狀，加快推進(jìn)人防工程檔案信息化管理進(jìn)程，是實現(xiàn)人防工程檔案科學(xué)、高效管理的重要路徑。

3.1 創(chuàng)新理念，牢固樹立信息意識

人防工程承擔(dān)著掩護(hù)人員、儲備物資、保護(hù)生命財產(chǎn)安全的重要責(zé)任。作為人防部門檔案管理人員，首先要更新管理理念，牢固樹立現(xiàn)代化管理意識，注重計算機信息技術(shù)的應(yīng)用。要善于從傳統(tǒng)的舊有管理理念和模式中解放出來，突破思想認(rèn)識的窠臼，切實改變傳統(tǒng)“手寫圖描、裝訂成冊、放箱入柜”的管理模式和方法，將現(xiàn)代管理理念，如PDCA質(zhì)量管理理論、6W1H管理理論等引入到人防工程檔案管理的具體實踐中，運用現(xiàn)代化管理方法，引導(dǎo)檔案人員逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，滿足新時期人防工程檔案管理現(xiàn)實需要。此外，要掌握必要的電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)工程知識，以及計算機軟硬件基礎(chǔ)知識，為進(jìn)一步做好新時期人防工程檔案管理奠定扎實思想基礎(chǔ)和理論基礎(chǔ)。

3.2 優(yōu)化路徑，注重人防檔案收集

理念是行動的先導(dǎo)，樹立了先進(jìn)的理念，要進(jìn)一步抓好人防檔案資料的收集整理工作。首先要認(rèn)真落實國家人防辦、國家檔案局《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的具體要求，結(jié)合人防工程檔案管理實際，有針對性地對施工、監(jiān)理等各參與方提出明確的人防工程檔案規(guī)章范圍、驗收標(biāo)準(zhǔn)[6 ]。其次是編好檔案目錄（見表1）。根據(jù)收集到的不同人防工程資料進(jìn)行目錄編纂。具體來說，人防工程檔案主要包括報建審批類、施工質(zhì)量保證類、竣工圖紙類、竣工驗收類、分部工程驗收類、竣工備案類和平時利用類等，每一類別又包括多種檔案資料內(nèi)容。

3.3 健全制度，規(guī)范檔案管理體系

首先是明確人防檔案管理主體。根據(jù)《人防法》，地方人防管理部門依法審批人防工程的現(xiàn)狀、規(guī)劃、建設(shè)、管理和利用等方面的文件資料、人防工程項目建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督檔案、人防工程竣工驗收備案過程所產(chǎn)生的檔案資料等等，要求參與人防工程的管理、建設(shè)、設(shè)計、審圖、質(zhì)量監(jiān)督等部門都及時將人防檔案移交地方城建檔案管理部門，由檔案管理部門專門做好人防工程檔案管理。其次是健全人防檔案管理制度[7 ]。目前，各地紛紛出臺了地方性人防工程檔案管理規(guī)章制度，如，廣西人民防空和邊海防辦公室2021年將人防工程檔案整理、收集、查閱、保密和保管制度的制定納入檔案整理服務(wù)政府采購項目，借助社會專業(yè)力量協(xié)助做好人防工程檔案制度建設(shè)。此前，上海、湖北、山東等省市已陸續(xù)出臺了《上海市民防工程管理規(guī)定》《湖北省人防工程檔案管理暫行規(guī)定》《山東省人防工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦法（試行）》，這些規(guī)定或辦法，都對人防工程檔案的含義、收集范圍、移交、保管及利用等進(jìn)行了明確而詳細(xì)的規(guī)定，為依法治檔提供了制度保障。

3.4 注重技術(shù)，提升檔案管理水平

積極運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法，不斷提升人防工程檔案管理現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)城市發(fā)展、人防建設(shè)和社會發(fā)展的現(xiàn)實需要，這也是人防檔案工作發(fā)展的必然趨勢。為此，首先要加大投入。根據(jù)人防工程檔案管理的數(shù)量、利用等現(xiàn)實情況，加大經(jīng)費投入力度，采購先進(jìn)的計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)備份等儀器設(shè)備，打牢人防工程檔案管理硬件基礎(chǔ)。其次是要加快人防工程檔案數(shù)字化步伐。根據(jù)信息化時代發(fā)展的現(xiàn)實需要，既要做好存量人防檔案的數(shù)字化，也要注重做好增量人防工程檔案的數(shù)字化?？赏ㄟ^向具有專門的檔案數(shù)字化資質(zhì)的第三方購買服務(wù)，借助其專業(yè)技術(shù)，做好館藏人防工程檔案資料的數(shù)字化[8 ]。此外，要與辦公自動化OA系統(tǒng)積極銜接，確保新增的人防工程檔案及時實現(xiàn)數(shù)字化歸檔。再次是要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，增強人防工程檔案的安全管理水平。利用時間戳技術(shù)、數(shù)據(jù)雙備份、身份認(rèn)證等先進(jìn)技術(shù)確保人防工程檔案信息安全。

3.5 專題研究，推進(jìn)檔案規(guī)范管理

隨著人工工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化發(fā)展步伐的加快，傳統(tǒng)的人防工程檔案收集，待著錄完成后入庫，再坐等查檔的模式已經(jīng)難以適應(yīng)日益增長的人防檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)實需要。為此，各級人防工程檔案管理部門應(yīng)積極走出去，學(xué)會“智力借助”，人防工程管理部門與高?；蚩蒲性核葯C構(gòu)合作，針對人防工程檔案管理的特點和現(xiàn)狀，對人防工程檔案分類、案卷題名、卷內(nèi)目錄、文件編號、保管年限等專業(yè)問題進(jìn)行專題采樣、分析、研究，積極開展對《人防辦人防工程檔案管理制度體系》《平戰(zhàn)結(jié)合人防工程檔案管理流程體系》《人防工程檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)管理規(guī)范、規(guī)章制度的深入研究。通過多方合作，不斷提升人防工程檔案管理的科研創(chuàng)新能力和水平，從而推動人防工程檔案實體管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化。

3.6 發(fā)揮效益，處理開發(fā)與保密的關(guān)系

正如前文所述，人防工程檔案具有保密性強的特點，但又要在平時做好人防工程的利用，實現(xiàn)經(jīng)濟價值和社會價值的最大化。為此，人防工程檔案管理要正確處理好保密與開發(fā)利用二者之間的關(guān)系。每一位公民，都應(yīng)保守國家秘密，不得泄露包括人防工程信息在內(nèi)的國防方面的國家秘密。為此，人防工程主管部門要在人防工程項目規(guī)劃、選址、建設(shè)等方面做到從嚴(yán)管理?！叭嗣穹揽諜n案的密級劃分，和向上級報送檔案資料的范圍、內(nèi)容、方式等，應(yīng)由國家人民防空辦公室按照國家規(guī)定確定，并報國家檔案局備案?！睘榇?，一方面，要根據(jù)人防工程特點，確定人防工程檔案的保密范圍，從制度層面進(jìn)一步規(guī)范人防檔案的審查、整理、歸檔等工作。另一方面，要制定相關(guān)人防工程檔案信息資源公開保密審查規(guī)定，從程序和實體兩個方面規(guī)范人防工程檔案的保密范圍和保密審查辦法。此外，還要注重加強人防工程檔案保密業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)人防工程檔案管理的特點，以及《檔案法》《保密法》《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定和要求，組織檔案人員開展保密業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，把人防工程檔案安全擺在首位，確保人防工程檔案開放利用更加可靠、安全和可操作。

4 結(jié)語

綜上，人防工程是保護(hù)國家安全和市民生命財產(chǎn)安全的基礎(chǔ)性工作。近年來，城市化、工業(yè)化進(jìn)程的加快，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，要求檔案管理部門緊密結(jié)合人防工程檔案的特點和規(guī)律，深刻認(rèn)識做好人防工程檔案現(xiàn)代化的重要意義，綜合施策，切實發(fā)揮人防工程檔案管理的社會價值。

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作者簡介：石鳳麗（1978— ），大學(xué)學(xué)歷，西寧市人民防空辦公室館員，研究方向：檔案管理。