□杜妍潔 馬廣駿 梁 冰 張 昱

檔案是指組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過程中所產(chǎn)生、持有、保存并公開作為歷史史料的以及來源的文獻(xiàn)公文，檔案記錄了組織或個(gè)人的功能、運(yùn)作及決策過程，具有專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性等特點(diǎn)。隨著信息化的發(fā)展，檔案資源已成為學(xué)校信息資源建設(shè)中不可或缺的一部分，為了進(jìn)一步提高教學(xué)檔案室檔案資源的建設(shè)水平，筆者對軍隊(duì)院校教學(xué)檔案室檔案資源利用和服務(wù)現(xiàn)狀作了調(diào)查分析，收集關(guān)于數(shù)字資源的各項(xiàng)意見建議，以此作為教學(xué)檔案室管理及服務(wù)工作未來發(fā)展的決策依據(jù)，進(jìn)而更好地為教學(xué)科研工作提供信息服務(wù)保障[1]。

一、調(diào)查基本情況

(一)調(diào)查對象與調(diào)查方法。于2021年5月采用自制調(diào)查問卷，實(shí)地走訪調(diào)查學(xué)校的部門領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)人員、教學(xué)人員，問卷內(nèi)容均為閉合型題目，包含單選題和多選題，采取分層隨機(jī)抽樣方法進(jìn)行調(diào)查。

(二)調(diào)查內(nèi)容與樣本數(shù)據(jù)。調(diào)查內(nèi)容為教職工對檔案資源的利用方式、檔案資源需求與宣傳建議、以及圍繞這些資源所展開的信息服務(wù)需求等多個(gè)方面。共發(fā)放調(diào)查問卷166份，回收問卷126份，其中有效問卷120份，有效率為95%。所調(diào)查的教職工部門領(lǐng)導(dǎo)干部占6%，機(jī)關(guān)人員占28%，教學(xué)人員占66%。

二、調(diào)查結(jié)果分析

(一)檔案資源利用情況。從問卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果看出，我校教職工均有良好的工作文件保存意識(shí)，且有專人負(fù)責(zé)其所在部門檔案資料的管理工作，保密教育與保密工作比較到位。但從圖1可以看出，了解文書和專業(yè)檔案具體借閱手續(xù)的教職工占比49%，有51%的教職工在查閱檔案時(shí)由于不清楚借閱手續(xù)而花費(fèi)了不少時(shí)間。

圖1 是否了解文書和專業(yè)檔案的借閱手續(xù)

而在檔案整理的依據(jù)和方式上，依據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行整理的部門占比75%，而17%的被調(diào)查者反饋其所在部門的檔案是按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行整理的，此外，仍有8%的部門檔案存在未整理簡單存放的現(xiàn)象，調(diào)查結(jié)果詳見圖2。由此可見，一方面，各部門的檔案文件保存較好，但具體整理檔案的方式需要進(jìn)一步規(guī)范化；另一方面，專業(yè)檔案的借閱手續(xù)需要進(jìn)一步進(jìn)行明確和普及，幫助教職工提高借閱效率減輕手續(xù)負(fù)擔(dān)。

圖2 所在部門的檔案整理方式

為了讓教職工更好地利用檔案資源，了解和學(xué)習(xí)必要的檔案知識(shí)至關(guān)重要，而關(guān)于教學(xué)檔案室對檔案知識(shí)的培訓(xùn)宣傳方式，教職工的需求呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，26%的教職工希望檔案室可以定期組織線下培訓(xùn)進(jìn)而幫助大家了解和學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，43%的教職工則傾向于通過網(wǎng)絡(luò)在線課程的方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，而希望檔案管理員可以進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)解決實(shí)際問題的教職工則占到31%，具體調(diào)查結(jié)果如圖3所示。

圖3 希望采用何種方式了解和學(xué)習(xí)檔案知識(shí)

(二)信息服務(wù)需求情況。從調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，對于教學(xué)檔案室的資源服務(wù)，44%的教職工表示非常滿意，37%的教職工認(rèn)為比較滿意，而19%的調(diào)查對象則認(rèn)為檔案室服務(wù)一般存在較大提升空間。而關(guān)于具體的信息服務(wù)內(nèi)容，一方面，關(guān)于通用的服務(wù)內(nèi)容，28%的教職工希望可以通過校園網(wǎng)進(jìn)行檔案查詢和電子閱覽，19%的教職工希望檔案室可以開具檔案鑒定證明并檔案咨詢服務(wù)，另有15%的教職工對檔案信息挖掘和知識(shí)化服務(wù)有相應(yīng)需求，調(diào)查結(jié)果見圖4；另一方面，針對部隊(duì)院校的特點(diǎn)和需求，83%的教職工認(rèn)為有必要開展在線閱覽秘密級(jí)以下的電子檔案服務(wù)，25%左右的教職工希望檔案室可以提供文書檔案、教案講義檔案、科研檔案、學(xué)籍檔案多種檔案類型的查詢服務(wù)。

圖4 希望檔案室提供的服務(wù)內(nèi)容

此外，為了進(jìn)一步提高檔案室的信息化服務(wù)水平，教學(xué)檔案室擬建設(shè)檔案智慧化信息系統(tǒng)，此次調(diào)查問卷列舉了一些具有代表性的功能以供勾選，學(xué)校教職工認(rèn)為該系統(tǒng)應(yīng)具備的功能結(jié)果如表1所示。在系統(tǒng)投入使用后，18%的教職工認(rèn)為必要的使用說明可以幫助他們更好地利用該系統(tǒng)查閱需要的信息，在檔案信息的查閱過程中，20%的教職工希望該系統(tǒng)可以提供題名、檔號(hào)、年度等多種檢索方式，15%左右的教職工希望該系統(tǒng)可以提供資源分類目錄并實(shí)現(xiàn)多個(gè)條件的組合檢索，同時(shí)對審批通過的用戶提供全文下載，此外，16%的教職工認(rèn)為檔案系統(tǒng)的安全性和可靠性十分重要，能有效防止失泄密是該系統(tǒng)應(yīng)具備的基本功能。

表1 檔案智慧化信息系統(tǒng)應(yīng)具備的功能

三、改進(jìn)教學(xué)檔案室工作的措施

根據(jù)問卷調(diào)查結(jié)果，發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案室在檔案服務(wù)利用上存在諸多問題，針對這些問題教學(xué)檔案室在以下五個(gè)方面著手改進(jìn)。

(一)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。為進(jìn)一步提供檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，定期組織檔案管理人員參加國家或地方組織的檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員檔案信息化意識(shí)，強(qiáng)化自身相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)相應(yīng)的工作能力[2]。

(二)提升檔案利用服務(wù)水平。秉承服務(wù)第一理念，做好檔案利用服務(wù)工作。教學(xué)檔案室作為學(xué)校檔案工作的窗口單位，時(shí)刻秉承服務(wù)第一的理念，為利用檔案人員提供周到、細(xì)致的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案資源服務(wù)學(xué)校全體人員的作用[3]。

(三)推進(jìn)數(shù)字檔案智慧化服務(wù)。在先期檔案數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校各部門對檔案智慧化服務(wù)的需求，搭建一套檔案智能化管理和數(shù)字化利用為一體的有效平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校各職能部門通過校園網(wǎng)完成檔案資料的實(shí)時(shí)錄入、移交和檢索，該平臺(tái)不僅要具備數(shù)字檔案的全文瀏覽和全文檢索功能，還要具備根據(jù)正文或卷內(nèi)查詢結(jié)果直接查詢檔案所在卷的檔號(hào)等信息的查詢功能[4]。

(四)加強(qiáng)教學(xué)檔案知識(shí)宣傳教育。進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作宣傳范圍，利用校園網(wǎng)主頁廣泛開展檔案宣傳工作，不斷提高全校師生對檔案工作的認(rèn)知程度。建立教學(xué)檔案室檔案主頁，及時(shí)發(fā)布我校檔案工作動(dòng)態(tài)和工作通知，并利用檔案主頁宣傳檔案法規(guī)、制度。每半年組織一次檔案保密與利用業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保學(xué)校全體人員了解檔案的“收、管、存、用”[5]。

(五)開展教學(xué)檔案知識(shí)化服務(wù)。在檔案數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的合理分配，提升數(shù)字檔案服務(wù)的價(jià)值。轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，由傳統(tǒng)的檔案資料查詢服務(wù)擴(kuò)展為檔案咨詢服務(wù)、檔案推送服務(wù)，始終以檔案利用者為中心，及時(shí)跟蹤掌握檔案利用者不斷發(fā)展變化的檔案信息需求并適時(shí)做出調(diào)整，盡可能地開發(fā)檔案信息資源中所蘊(yùn)含的可用信息，有針對性地向檔案利用者提供檔案信息服務(wù)，最終建立檔案信息資源保障服務(wù)體系[6]。

教學(xué)檔案室要立足檔案抓編研，深挖室藏檔案，做到以史為鑒、資政育人，為學(xué)校發(fā)展提供有益參考。