王京

摘要：學(xué)校檔案包括學(xué)生注冊、記分牌、畢業(yè)報(bào)名表、學(xué)生綜合素質(zhì)評估表和獲獎(jiǎng)證書，以及學(xué)校管理文件和學(xué)?；顒有畔?。不僅對學(xué)生進(jìn)行了約束，還對學(xué)生的個(gè)人優(yōu)勢進(jìn)行了詳細(xì)的評價(jià)，為學(xué)校未來的發(fā)展提供了參考依據(jù)，合理的檔案管理可以幫助相關(guān)單位快速了解學(xué)生的情況，為學(xué)生的未來發(fā)展打下基礎(chǔ)?；诖?，本文針對提高學(xué)校檔案管理水平的思路及策略進(jìn)行探討分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;思路;策略

引言

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案有效記錄了各個(gè)階段的工作成果，對學(xué)校的發(fā)展起到了積極作用。在時(shí)代快速發(fā)展的背景下，學(xué)校檔案管理逐漸滯后，舊的管理體制開始出現(xiàn)短板和破綻，人員、設(shè)施、工作效率、制度等方面存在明顯缺陷，給進(jìn)一步深化教育改革帶來了一定的障礙。新時(shí)代，需要?jiǎng)?chuàng)新學(xué)校檔案管理方式，提高工作效率。

1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作急需得到創(chuàng)新和優(yōu)化，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想理念，以先進(jìn)的思想指導(dǎo)實(shí)踐，積極主動學(xué)習(xí)管理新技術(shù)，在原有工作模式上進(jìn)行升級，以便更好應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)。首先，要改變“重藏輕用”的理念。傳統(tǒng)的檔案管理工作多注重檔案管理，在檔案使用、借閱方面的管理十分嚴(yán)格，但資料使用率低下，各部門之間聯(lián)系不夠緊密，往往需要經(jīng)過多項(xiàng)流程才能夠完成檔案資料的共享，十分煩瑣。為了有效解決這一問題，可以將信息化建設(shè)和檔案管理工作相結(jié)合，打造信息化管理系統(tǒng)，有關(guān)人員要轉(zhuǎn)變思想，要全面提升檔案資料的利用率，為檔案使用者提供更優(yōu)質(zhì)、更全面的服務(wù)。其次，學(xué)校可邀請專業(yè)技術(shù)人員，利用局域網(wǎng)和信息技術(shù)，豐富檔案管理平臺的功能，包括數(shù)據(jù)收集、信息檢索、分類、借閱、跟蹤化管理等，要突出“用”這一關(guān)鍵點(diǎn)，拓寬檔案應(yīng)用范圍，為學(xué)校內(nèi)各部門工作的順利開展提供必要保障，充分凸顯檔案管理信息化的應(yīng)用價(jià)值。

2創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

學(xué)校是教育和科研的重要場所，學(xué)校檔案信息資源對社會具有重要價(jià)值。而這些價(jià)值就是檔案的無限動力和生命力。然而，在這些價(jià)值中，現(xiàn)有的檔案服務(wù)內(nèi)容僅向社會提供紙質(zhì)檔案信息，途徑過于單一，因此大部分檔案并未在社會中得到實(shí)際利用。因此，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)積極拓展檔案的社會服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的有效發(fā)展。在此過程中，一是學(xué)校檔案管理部門將現(xiàn)有的“重保管、輕使用”觀念轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脼楸尽钡男掠^念，要強(qiáng)化檔案的服務(wù)功能，以利用為重點(diǎn)。開展特色服務(wù)工作，推動檔案服務(wù)領(lǐng)域積極發(fā)展。二是學(xué)校檔案管理部門要充分挖掘潛力，推動檔案工作有效推進(jìn)，同時(shí)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新服務(wù)工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高水平發(fā)展。例如，學(xué)校檔案管理人員可以跟蹤學(xué)校開展的重點(diǎn)活動，檔案的建立情況，對照片、音視頻等資料進(jìn)行分類整理。然后，根據(jù)教育和科研需要，編制相關(guān)參考資料和輔助文件，實(shí)現(xiàn)教育、科研和行政部門聯(lián)合項(xiàng)目的積極協(xié)作。此外，學(xué)校檔案管理人員可以通過優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)、特色服務(wù)、檔案研究咨詢、專業(yè)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)，形成深入、全方位的服務(wù)格局。在檔案展覽過程中，組織并提供相關(guān)文件。這不僅可以豐富館藏內(nèi)容，還可以在擴(kuò)大檔案服務(wù)的條件下發(fā)展檔案資源。

3加大檔案管理信息化投入

新時(shí)代，檔案管理將朝著信息化、智能化、高效化的方向發(fā)展。一是學(xué)校要加大檔案信息軟硬件投入，為檔案管理部門配備專用計(jì)算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)人員，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)保障。二是完善信息化檔案管理機(jī)制，不僅注重建立信息檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲和使用等管理機(jī)制，還要加強(qiáng)安全管理，確保檔案管理的安全。三是建立網(wǎng)絡(luò)信息檔案共享機(jī)制。檔案管理既要滿足學(xué)校管理人員的需求，又要滿足教師發(fā)展和學(xué)生檔案信息查詢方便的需要，對此，建立校園交流平臺、賬號登錄等方式即可滿足需求。例如，通過“成績組合”方式來滿足教師和學(xué)生在成績管理方面的需求，教師可以通過賬戶登錄輸入和編輯學(xué)生成績，學(xué)生可以登錄查看自己的成績。通過對比以往的表現(xiàn)，找出學(xué)習(xí)的不足和原因，制訂科學(xué)合理的學(xué)習(xí)計(jì)劃，提高學(xué)習(xí)效率。在信息化環(huán)境下，要注意按章管理文件，從安全角度設(shè)置好安全等級，確保學(xué)校檔案管理安全性。在需要安裝高密或防火墻的情況下，應(yīng)提供更多的客戶端和接口，以方便用戶檢索檔案。為教師、學(xué)生和社會用戶提供特殊權(quán)限，使這些客戶能夠在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫中查找和檢索他們需要的材料和信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)傳輸和信息共享。

4提升檔案管理技術(shù)利用率

檔案管理信息化建設(shè)和傳統(tǒng)工作存在的最大區(qū)別就是，不管是技術(shù)還是檔案利用率都會大大提升，這也是提升技術(shù)應(yīng)用水平的關(guān)鍵保障。首先，學(xué)校檔案管理人員要對檔案資料進(jìn)行信息化管理，包括對目錄進(jìn)行分類、對不同的資料進(jìn)行編號保存、對編排不合理的文檔進(jìn)行排序等，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。其次，信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，利用計(jì)算機(jī)來代替人工進(jìn)行工作，能夠?qū)n案人員從崗位上解放出來，將更多時(shí)間投入到其他工作中。最后，傳統(tǒng)檔案管理工作很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、遺漏等問題，而信息化技術(shù)就能夠解決這一問題，尤其是對機(jī)密文件的借閱環(huán)節(jié)，可以在信息化管理平臺中設(shè)置訪問權(quán)限，對訪問人的身份、訪問時(shí)間、借閱途徑等進(jìn)行調(diào)查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或其他異常情況，能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人員，十分方便。

結(jié)束語

綜上所述，在學(xué)校管理中，學(xué)生檔案管理是重中之重，學(xué)校必須提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為學(xué)生服務(wù)，保護(hù)學(xué)生的重要利益不受損害。

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