文/王衛(wèi)國

概述

檔案是國家財(cái)富、人類記憶的重要載體。一個國家、民族保存的檔案年代是否久遠(yuǎn)、數(shù)量是否浩瀚，是這個國家、民族文明程度的重要標(biāo)志之一。中學(xué)檔案包括行政管理、人事、黨群、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建、科教等內(nèi)容。數(shù)字化是21世紀(jì)主要特征，融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及數(shù)字技術(shù)，中學(xué)檔案管理更加簡便，效率更高，查找更精準(zhǔn)，使中學(xué)檔案在中學(xué)教育教學(xué)及行政管理中發(fā)揮的作用和地位越發(fā)突顯。

滕州市第一中學(xué)創(chuàng)建于1913年。目前，共有167個教學(xué)班，在校學(xué)生8700人，在編教師804人，其中，高級教師162人。始終秉承“敢為人先、追求卓越”的優(yōu)良傳統(tǒng)，探索形成“敬業(yè)、愛生、務(wù)實(shí)、高效”嚴(yán)謹(jǐn)教風(fēng)，以及“勤奮、持恒、科學(xué)、上進(jìn)”扎實(shí)學(xué)風(fēng)，累計(jì)為社會培養(yǎng)出8萬余名優(yōu)秀畢業(yè)生，先后榮獲全國先進(jìn)教育傳統(tǒng)項(xiàng)目學(xué)校、山東省教學(xué)示范校、山東省中小學(xué)素質(zhì)教育工作先進(jìn)單位等榮譽(yù)。近年來，隨著滕州市第一中學(xué)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，教務(wù)、教學(xué)、學(xué)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，提升了中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平，發(fā)揮出中學(xué)檔案在高中教育、教學(xué)、管理中的應(yīng)有價值。

1 檔案管理數(shù)字技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字技術(shù)（Digital Technology），是一項(xiàng)與電子計(jì)算機(jī)相伴相生的科學(xué)技術(shù)，是借助一定設(shè)備，將圖、文、聲、像等轉(zhuǎn)化為電子計(jì)算機(jī)可識別的二進(jìn)制數(shù)字“0”和“1”，并進(jìn)行運(yùn)算、加工、存儲、傳送、傳播和還原的技術(shù)。數(shù)字技術(shù)又叫數(shù)碼技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)，其主要特點(diǎn)是抗干擾能力強(qiáng)、精度高、數(shù)字信號存儲時間長、保密性好、一般均采用二進(jìn)制、通用性強(qiáng)等。檔案管理中常用到的數(shù)字技術(shù)包括：

圖1 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)數(shù)字檔案資源的理想狀態(tài)

1.1 縮微影像技術(shù)

縮微影像技術(shù)是將光線照在整理、編排后的原始文件，利用光學(xué)攝影將銀鹽膠片等感光膠片形成潛影，經(jīng)顯影加工形成黑白影像原件，再將其縮微圖像拷貝制成縮微品，最后，運(yùn)用顯示、檢索和復(fù)印還原達(dá)到妥善保管的一種技術(shù)方法?？s微影像技術(shù)保持了原件的本來面貌，運(yùn)用于中學(xué)檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體檔案的信息化存儲；但縮微影像技術(shù)在檔案信息的檢索、查詢和閱讀等方面效果不佳。

1.2 數(shù)字影像技術(shù)

數(shù)字影像技術(shù)是指利用數(shù)字相機(jī)進(jìn)行拍攝，或者用掃描儀對照片、文件等進(jìn)行掃描而獲得的電子數(shù)據(jù)，再利用計(jì)算機(jī)技術(shù)生成數(shù)字影像，將中學(xué)檔案文字、圖表、聲像等不同信息資源按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行數(shù)字化，具有精度極高分辨率，將數(shù)字化信息存儲于專門設(shè)備，可將中學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)顯示或打印并長期存儲于磁盤、光盤等載體介質(zhì)。數(shù)字影像文件經(jīng)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)傳輸，可實(shí)現(xiàn)異地閱讀，具有廣闊應(yīng)用前景。

1.3 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提升了中學(xué)檔案管理效率。其中，局域網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)中學(xué)檔案在各學(xué)科、部門之間的溝通交流，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部教職員工對檔案信息資源的共享。尤其是對于不宜公開的內(nèi)部中學(xué)檔案信息，局域網(wǎng)能夠滿足教育教學(xué)管理需要?；ヂ?lián)網(wǎng)則是針對不特定用戶的檔案需求，將館藏著的中學(xué)檔案信息實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨時域應(yīng)用，可滿足不同群體“足不出戶”檢索、查詢利用的要求。

1.4 數(shù)據(jù)庫技術(shù)

在中學(xué)檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)館藏的不同檔案信息類型，創(chuàng)建若干不同檔案數(shù)據(jù)庫，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)技術(shù)，以及操作系統(tǒng)和硬件平臺，創(chuàng)建中學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。利用檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，中學(xué)檔案用戶可根據(jù)其需要，從Web網(wǎng)頁上獲取其所需的檔案信息。利用IP，并建立IP之間的信息互聯(lián)互通，構(gòu)建區(qū)域網(wǎng)SAN，再利用SAN中交換機(jī)多路接入局域網(wǎng)LAN，形成附網(wǎng)存儲NAS。數(shù)據(jù)庫可擴(kuò)展性，能夠滿足中學(xué)檔案后期實(shí)時增長的現(xiàn)實(shí)需要。

2 數(shù)字技術(shù)應(yīng)用檔案管理特點(diǎn)

中學(xué)檔案中保存和記錄著教育、教學(xué)、學(xué)生等資料和數(shù)據(jù)，是教育教學(xué)的重要依據(jù)。中學(xué)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，負(fù)責(zé)對日常教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的檔案資料進(jìn)行收集、整理和利用等，更好服務(wù)教育教學(xué)工作，促進(jìn)中學(xué)教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，以及信息技術(shù)的應(yīng)用，深刻地改變了檔案管理的模式和方法，促進(jìn)了檔案管理水平的提升，滿足了新時代中學(xué)教育教學(xué)管理的現(xiàn)實(shí)需要。數(shù)字檔案管理具有以下特征：

2.1 信息存儲數(shù)字化

傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理常采用紙質(zhì)載體存儲檔案信息。紙質(zhì)載體存儲中學(xué)檔案信息，工作量大，存儲信息量少，工作效率低，且極易在后期的頻繁利用中造成紙質(zhì)檔案損毀，縮短紙質(zhì)檔案壽命。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用使中學(xué)檔案存儲呈現(xiàn)系統(tǒng)化、智能化和數(shù)字化。目前，中學(xué)檔案主要存儲方式為電子檔案，存儲方式更加地靈活、自主、多元，且存儲量大。便于后期查詢利用，也利于紙質(zhì)檔案保護(hù)。

2.2 信息資源多元化

數(shù)字技術(shù)應(yīng)用條件下，中學(xué)檔案可借助計(jì)算機(jī)信息共享平臺，教務(wù)處、辦公室、財(cái)務(wù)科、教研組等各個部門利用信息共享平臺，可及時將部門或?qū)W科檔案信息上傳至檔案管理平臺。且各部門或科室在數(shù)字檔案管理平臺中查詢、下載所需中學(xué)檔案資料，能夠滿足不同群體的不同檔案需求。中學(xué)檔案來源多元化，也深深地影響著中學(xué)檔案管理模式，其多元化管理現(xiàn)實(shí)需求，也迫切需要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用，不斷健全和完善檔案管理數(shù)字化平臺，滿足信息共享及交流。

2.3 信息處理高效性

隨著中學(xué)教育事業(yè)的改革、發(fā)展和進(jìn)步，中學(xué)檔案信息管理的范圍更加廣泛，管理的內(nèi)容更加多樣，既需要各部門之間的積極配合，也需要實(shí)時滿足教師、班主任、教研組長、校領(lǐng)導(dǎo)等不同群體的檔案需求。數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及信息技術(shù)的應(yīng)用，極大地提升了新時代中學(xué)檔案管理效率，也使檔案查詢、檢索、利用效率更高。數(shù)字檔案極大地提高了檔案信息處理的效率。

3 數(shù)字檔案在高中檔案管理中價值分析

數(shù)字化時代，要切實(shí)做好數(shù)字檔案信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。尤其是在中學(xué)檔案在教育事業(yè)發(fā)展中的價值和作用越發(fā)受到重視的大背景下，加強(qiáng)中學(xué)檔案資源信息管理顯得迫切而緊要。從中學(xué)檔案的現(xiàn)實(shí)價值層面分析，中學(xué)檔案信息資源管理更能凸顯其在中學(xué)教育改革中的價值發(fā)揮，能夠記載教育教學(xué)改革的同時，也有利于在總結(jié)改革經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，推動中學(xué)教育事業(yè)改革不斷向縱深發(fā)展。

3.1 數(shù)字化處理為中學(xué)檔案規(guī)范化、技術(shù)化管理開辟新路徑

數(shù)字時代，中學(xué)檔案管理的形態(tài)和內(nèi)容更加豐富多樣，包括了音頻視頻、圖形圖像、文檔信息、電子信息等，利用數(shù)字技術(shù)，可進(jìn)一步推動中學(xué)檔案管理規(guī)范化。例如，中學(xué)檔案中的大量圖片檔案，利用縮微影像技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)，對照片、視頻音頻資料進(jìn)行校色、修正，并對視音頻檔案資料進(jìn)行模擬信號轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)不同中學(xué)檔案類型、檔案內(nèi)容的規(guī)范化、技術(shù)化處理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，利于后期的查詢利用，也減少紙質(zhì)文檔、圖片因潮濕霉化或氧化而無法識別和讀取，延長檔案使用壽命。

3.2 數(shù)字化整理為中學(xué)檔案無損化、學(xué)術(shù)化交流提供新渠道

從傳統(tǒng)視角分析，中學(xué)檔案歷經(jīng)了一代又一代教育工作者的辛勤付出，飽含了無數(shù)個日日夜夜教育工作者的辛勤汗水，可以從這些檔案中挖掘出老一輩教育工作者的先進(jìn)教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)。隨著教育教學(xué)改革的深入，中學(xué)檔案的內(nèi)容、承載方式均發(fā)生了巨大變化，信息時代，從豐富繁雜的中學(xué)檔案的辨識、分類、整理角度出發(fā)，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用成為必要途徑。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的應(yīng)用，能夠?yàn)橹袑W(xué)檔案資源積蓄更為豐富的檔案資源，為中學(xué)教育教學(xué)和學(xué)術(shù)交流提供優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，使中學(xué)先進(jìn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)不斷得到傳承和推廣，發(fā)揮中學(xué)檔案管理應(yīng)用現(xiàn)實(shí)價值。

3.3 數(shù)字化管理為中學(xué)檔案價值化、功能化展示提供新動力

傳統(tǒng)模式下，囿于檔案載體形態(tài)、利用環(huán)境，中學(xué)檔案功能得不到有效發(fā)揮，檔案“沉睡”現(xiàn)象較為普遍，“死檔“成為常態(tài)。數(shù)字背景下，中學(xué)檔案無論其載體形態(tài)，還是檔案利用方式，均可在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)驅(qū)動下發(fā)生深刻的變革，推動著中學(xué)檔案價值功能得到有效發(fā)揮。例如，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用，為數(shù)字檔案資源規(guī)模效益的發(fā)揮提供技術(shù)支持。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用，強(qiáng)化中學(xué)教育教學(xué)與檔案管理部門之間的信息流通，中學(xué)檔案管理部門的服務(wù)功能得以彰顯，滿足不同受眾群體檔案利用需求。也推動中學(xué)檔案管理部門自身變革，數(shù)字技術(shù)應(yīng)用強(qiáng)化了檔案信息分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量中學(xué)檔案信息產(chǎn)品，檔案價值得以深度挖掘，“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，“檔案庫”變?yōu)椤八枷霂臁?，為中學(xué)教育教學(xué)和行政管理決策提供參考。

4 檔案管理中數(shù)字技術(shù)應(yīng)用法則

圖2 基于數(shù)據(jù)流的檔案數(shù)據(jù)處理模式

數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于中學(xué)檔案，需要利用數(shù)字技術(shù)捕獲中學(xué)檔案數(shù)據(jù)信息，并依據(jù)中學(xué)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法則對其進(jìn)行分析、鑒別，實(shí)時動態(tài)存儲、定期分析，然后將其存儲于設(shè)計(jì)好的數(shù)字檔案資源庫。后期，需要進(jìn)行定期分析，剔除冗余、不合格檔案數(shù)據(jù)信息?？傊?，加強(qiáng)中學(xué)數(shù)字檔案建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要堅(jiān)持全局謀劃、模式統(tǒng)一、分級創(chuàng)建和安全保密原則，做好中學(xué)檔案數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、數(shù)字信息處置和檔案信息資源整理，遵循數(shù)字化規(guī)律、技術(shù)要求及工作法則，持續(xù)推動中學(xué)檔案數(shù)字化水平不斷提升。

4.1 基礎(chǔ)支撐：突出數(shù)字技術(shù)應(yīng)用

根據(jù)《檔案館工作通則》 《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的相關(guān)規(guī)定，檔案館應(yīng)立足自身實(shí)際，研究和改進(jìn)館藏檔案保護(hù)技術(shù)，不斷延長檔案壽命。數(shù)字時代，數(shù)字技術(shù)儼然成為中學(xué)檔案收集、整理、編研和利用的重要基礎(chǔ)性技術(shù)支撐，也要求中學(xué)檔案管理部門及其工作者掌握必備的崗位技能。立足數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力的培植，強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用技能運(yùn)用。首先，要在思想上充分認(rèn)識到數(shù)字技術(shù)的極端重要性，以及數(shù)字技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)的主動性、積極性，不斷創(chuàng)新和應(yīng)用中學(xué)檔案管理新理念、新技術(shù)、新方法，推動中學(xué)檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。其次，強(qiáng)化平臺應(yīng)用。不斷完善中學(xué)檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺功能，統(tǒng)一檔案管理平臺中的電子文檔格式、形式，使數(shù)據(jù)庫更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一。再次，提升辨識質(zhì)效。將先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于中學(xué)檔案原始信息的甄別、攝錄，實(shí)時傳輸中學(xué)檔案數(shù)據(jù)信息至數(shù)據(jù)庫或平臺，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化共享。

4.2 常態(tài)需求：強(qiáng)化檔案數(shù)字整理

數(shù)字信息時代，中學(xué)檔案管理在信息精準(zhǔn)性、個性化需求方面要求更高，這就要求滿足常態(tài)化信息需求，做精做細(xì)信息維度。首先，要明確中學(xué)檔案數(shù)字信息常規(guī)化整理標(biāo)準(zhǔn)和要求，提升中學(xué)檔案數(shù)字信息便捷、高效檢索、利用。其次，落實(shí)中學(xué)檔案整理中的數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)和要求，中學(xué)檔案數(shù)字化整理分類應(yīng)與傳統(tǒng)整理分類一致，在格式上保持高度統(tǒng)一。并將中學(xué)檔案信息資源進(jìn)行無害化壓縮處理，利用數(shù)字加密技術(shù)，保障檔案信息安全。再次，做好中學(xué)檔案信息備份，確保中學(xué)檔案信息及時完整收錄，長期保存，滿足隨時可用。

4.3 工作規(guī)程：重視數(shù)字資源開發(fā)

《檔案館工作通則》 《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，中學(xué)檔案管理部門要注重加強(qiáng)中學(xué)檔案資料的征集、編研，擴(kuò)充數(shù)字檔案資源，重視中學(xué)檔案數(shù)字資源開發(fā)和利用。首先是“守護(hù)”好已有館藏檔案資源，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，及時上傳至檔案數(shù)據(jù)庫，不斷擴(kuò)充館藏檔案資源庫。其次是“創(chuàng)研”檔案資源產(chǎn)品。加強(qiáng)館藏中學(xué)檔案資源編研，根據(jù)中學(xué)教育教學(xué)的現(xiàn)實(shí)需要，豐富編研產(chǎn)品，提升中學(xué)檔案資源價值。再次是“利用”要有度有則。數(shù)字化背景下中學(xué)檔案管理的模式和方法都發(fā)生了深刻變革，要建立健全中學(xué)數(shù)字檔案資源查詢、利用、使用各項(xiàng)規(guī)章制度，滿足不同群體的信息需求。