文/周明梅

建設(shè)工程檔案作為企業(yè)工程建設(shè)的重要組成部分，能夠集中、客觀、真實地反映工程建設(shè)的具體情況，為后續(xù)工程運行及維護(hù)改造提供依據(jù)。有必要給予企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作足夠的重視，實現(xiàn)對建設(shè)工程檔案信息資源的有效保管和利用。新形勢下企業(yè)建設(shè)工程檔案管理，既要在工作方式方法上進(jìn)行創(chuàng)新，也要主動采用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理水平。

1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容及其重要性

建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)施工各個階段形成的各種有保存利用價值的真實記錄，包含施工文件檔案、工程竣工檔案、工程驗收檔案等。建設(shè)工程一般工期長，參與主體多，其檔案管理呈現(xiàn)分散性和復(fù)雜性特征。要想提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，就必須明確建設(shè)工程檔案管理的具體內(nèi)容。

從建設(shè)工程施工階段看，企業(yè)建筑工程檔案管理主要分為前期準(zhǔn)備階段檔案、設(shè)計過程檔案、施工階段檔案、竣工時期檔案、后期運營管理檔案等。前期準(zhǔn)備檔案主要包含項目立項、可行性報告、項目選址、項目任務(wù)書、征地拆遷、環(huán)評、基建規(guī)劃、勘察測繪、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、相關(guān)招投標(biāo)文件、開工備案材料、合同協(xié)議和上級批復(fù)文件等。設(shè)計過程檔案包含工程施工圖、設(shè)計說明、改擴建文件、設(shè)計文件、預(yù)算文件等。施工過程檔案主要包含施工各個階段施工準(zhǔn)備文件、施工情況文件、總結(jié)性文件等?？⒐r期檔案主要包含工程竣工圖、驗收報告、驗收證明、驗收合格證書、工程決算書、竣工驗收會議紀(jì)要等。后期運營和管理階段檔案主要包含投入使用過程中的改建、維修等一系列檔案。企業(yè)建設(shè)工程檔案管理時間跨度大，來源復(fù)雜，具有多樣性和復(fù)雜性特點，應(yīng)給予足夠重視，加大管理力度。

工程建設(shè)檔案及其管理工作貫穿工程建設(shè)的整個生命周期，其檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響企業(yè)建設(shè)工程的效用。工作中，應(yīng)注重檔案材料收集的全面性。選派專人負(fù)責(zé)檔案收集，堅持檔案收集與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行。特別是在施工過程中存在著很多隱性環(huán)節(jié)，如果企業(yè)建設(shè)工程檔案收集不及時、不全面，可能會造成部分重要檔案信息丟失或損毀，在一定程度上影響檔案收集的系統(tǒng)性和完善性，對后續(xù)工程建設(shè)和管理利用非常不利，影響工程建設(shè)的正常推進(jìn)。因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)建筑工程施工的具體進(jìn)度和施工情況，及時對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，實現(xiàn)企業(yè)建設(shè)工程管理與工程檔案管理的有效契合，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮企業(yè)建設(shè)工程檔案信息的價值和作用。

2 當(dāng)前企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理人員管理意識不強

部分企業(yè)對建設(shè)工程檔案重視不夠，未安排得力人員負(fù)責(zé)此項工作，檔案管理工作人員的管理意識不強，沒有充分認(rèn)識到建設(shè)工程檔案管理工作的重要意義，加之很多項目工期長，工作任務(wù)重，往往將項目管理和工程進(jìn)度作為的主要方向，并沒有結(jié)合項目進(jìn)度安排專人抓好企業(yè)建筑工程檔案管理工作，導(dǎo)致很多重要的檔案信息沒有及時得到收集整理，有的檔案錯漏或不齊全完整，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的推進(jìn)。此外，部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，在建設(shè)工程檔案管理工作中多是墨守成規(guī)，沒有結(jié)合建設(shè)工程的具體需要對檔案信息資源進(jìn)行有效整合，提煉出有價值的檔案信息服務(wù)于項目建設(shè)。有的工作中未嚴(yán)格落實保密要求，造成重要的檔案信息泄露，影響檔案信息安全，在一定程度上影響了企業(yè)建設(shè)工程檔案整體管理質(zhì)量，影響服務(wù)作用的發(fā)揮。

2.2 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理與項目施工不同步

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理需要與建設(shè)工程項目同步推進(jìn)，結(jié)合項目建設(shè)的具體環(huán)節(jié)，及時、準(zhǔn)確、有效地對工程檔案信息進(jìn)行收集，確保工程檔案信息的完整性和系統(tǒng)性。但當(dāng)前部分企業(yè)建設(shè)工程檔案在施工過程中涉及多個環(huán)節(jié)，且很多重要的檔案信息分布在不同主體之中，客觀上增加了建設(shè)工程檔案信息收集和管理的難度，加之專業(yè)人才較少，導(dǎo)致了建設(shè)工程檔案管理與項目施工不同步，很多重要的檔案信息還停留在不同主體手中，很多施工單位對于檔案管理重視程度不足，存在較大的隱患。一旦檔案管理工作與項目建設(shè)施工不同步，沒有對龐雜的工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行整合收集，很容易造成重要工程檔案信息的錯漏或者丟失，不僅會增加檔案管理人員檔案信息收集的壓力，也會形成惡性循環(huán)，越是積壓檔案，就越增加檔案收集的難度。

2.3 企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量不高

當(dāng)前部分企業(yè)在建設(shè)工程檔案管理過程中出現(xiàn)了一些問題，影響了建設(shè)工程檔案的歸檔質(zhì)量。部分檔案資料內(nèi)容形成并不規(guī)范，很多重要的檔案資料并沒有署名，也沒有按照相關(guān)規(guī)范形成具體的檔案內(nèi)容，甚至有些材料簽章手續(xù)不完備，不僅影響了工程檔案的真實性和準(zhǔn)確性，也容易在后續(xù)檔案信息利用過程中出現(xiàn)紕漏。此外，還有一些重要的圖紙資料和文件資料不符合技術(shù)要求，并沒有嚴(yán)格落實國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，即使這些材料收集上來之后也難以在后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用。由于企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量不高，想再重新對檔案進(jìn)行更新和完善必然會增加檔案管理人員的工作壓力，同時也會影響檔案管理工作質(zhì)量。

3 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作創(chuàng)新對策

新時代企業(yè)有必要對建設(shè)工程檔案管理工作給予足夠的重視，充分認(rèn)識到建設(shè)工程檔案管理工作的價值和作用。在具體實施過程中，一方面，主動適應(yīng)信息時代發(fā)展趨勢，積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升企業(yè)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量和水平。另一方面，完善建筑工程檔案管理制度機制，為建設(shè)工程檔案管理工作開展提供扎實的制度依據(jù)。同時要結(jié)合工程建設(shè)的實際需要，對重要的檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和共享，更好地實現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的價值。

3.1 積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)

很長一段時間，企業(yè)建設(shè)工程檔案管理采取紙質(zhì)管理模式，檔案管理人員通過手工操作對檔案進(jìn)行收集和整理，不僅增加了工作壓力，也無法對建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行有效整合，服務(wù)企業(yè)項目建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為企業(yè)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)提供了外部條件，企業(yè)在建設(shè)工程項目建設(shè)過程中也越來越注重電子文件檔案的生成和管理，相應(yīng)地，未來企業(yè)在建設(shè)工程檔案管理過程中既要實現(xiàn)制度機制創(chuàng)新，也要積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)。應(yīng)積極主動引入現(xiàn)代信息技術(shù)，將其運用到企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作之中，通過建設(shè)工程檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，在更大范圍內(nèi)對建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行收集，形成工程檔案數(shù)據(jù)庫，并結(jié)合工程檔案管理實際需要形成在線收集、檔案整理、在線歸檔、在線服務(wù)、在線利用等多種功能，更好地為企業(yè)工程項目建設(shè)提供多樣化檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案信息資源的管理質(zhì)量和利用效率。

3.2 完善建設(shè)工程檔案制度機制

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作只有遵循一定的制度規(guī)章，完善相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能提升管理質(zhì)量。為此，一方面，企業(yè)應(yīng)成立建設(shè)工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對這項工作的領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理體系規(guī)范進(jìn)行完善，集中開展建設(shè)工程檔案制度機制建設(shè)工作，并結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作的實際需要，對原有的制度機制進(jìn)行調(diào)整和完善，進(jìn)一步增強制度機制的針對性和有效性。同時明確劃分檔案管理各單位的職責(zé)，明確建設(shè)工程檔案管理具體責(zé)任人，通過層層壓實，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量。另一方面，應(yīng)完善工程建設(shè)參與單位檔案管理組織體系。為進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案收集的針對性、系統(tǒng)性和完成性，檔案管理部門應(yīng)與相關(guān)單位加強聯(lián)系和互動，針對有關(guān)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行認(rèn)真梳理，并以問題作為依據(jù)，對相關(guān)單位檔案管理進(jìn)行完善，形成相應(yīng)制度規(guī)范，為施工單位檔案生成、收集、移交提供制度保障，進(jìn)一步提升施工單位檔案管理質(zhì)量，確保建設(shè)工程項目檔案資料完整，為后續(xù)檔案收集、檔案移交、檔案資源開發(fā)創(chuàng)造有利條件。

3.3 對建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和共享

檔案信息資源只有得到合理開發(fā)和共享，才能發(fā)揮其功能和作用。因此，企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作應(yīng)將檔案信息資源開發(fā)和共享作為重要任務(wù)。一方面，應(yīng)充分認(rèn)識建設(shè)工程檔案只有得到利用才能體現(xiàn)其價值，特別是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為工程檔案信息資源開發(fā)提供了更為多元化的手段，企業(yè)應(yīng)主動采用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)，對建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行有效整合、系統(tǒng)開發(fā)，更好地服務(wù)于企業(yè)工程項目建設(shè)，服務(wù)企業(yè)中心工作。另一方面，應(yīng)突破信息壁壘，打破信息孤島，實現(xiàn)企業(yè)建設(shè)工程檔案信息管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，對于重要的建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行快速收集和傳遞，無縫對接、協(xié)同管理，實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案的服務(wù)效率。

4 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作的動力機制

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在檔案管理過程中應(yīng)以系統(tǒng)化管理手段、優(yōu)化組織調(diào)控、強化檔案應(yīng)用來推動檔案管理工作創(chuàng)新，進(jìn)一步提升企業(yè)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量和成效。

4.1 以系統(tǒng)化管理推動檔案管理工作創(chuàng)新

企業(yè)應(yīng)重視建設(shè)工程檔案管理工作的價值和作用，在檔案管理工作上形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，既要有檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的檔案工作，也要在領(lǐng)導(dǎo)層面成立領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)檔案管理工作，通過落實責(zé)任制，最大限度地保障企業(yè)建設(shè)工程檔案各項工作順利開展。成立監(jiān)督檢查小組，對企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量。應(yīng)形成與監(jiān)督檢查工作相對應(yīng)的監(jiān)督機制和制度體系，對建設(shè)工程在施工過程中的整個流程以及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。應(yīng)通過平時檢查和抽查的方式，確保工程檔案資料真實可靠、齊全完整，為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

4.2 以優(yōu)化組織調(diào)控推動檔案管理工作創(chuàng)新

檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)經(jīng)常召開專門會議，對企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行討論和研究，并結(jié)合建設(shè)項目施工情況給出專業(yè)的指導(dǎo)意見，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。為確保檔案管理工作真正落地，還要定期召開項目檔案管理推進(jìn)會，要求工程建設(shè)單位和檔案管理部門共同參加，進(jìn)一步明確每個階段、每個參與單位檔案管理工作的重點，對建設(shè)工程檔案推進(jìn)情況進(jìn)行全面安排和監(jiān)督。同時，加強對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的技術(shù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。既要讓檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，也要對工程檔案的特點有所了解，通過系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動性。此外，還要定期聘請檔案管理專家，通過講座、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式，提升檔案管理人員的視野和實際操作能力，確保建設(shè)工程檔案管理工作能夠與時俱進(jìn)，通過理念創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，不斷地強化建設(shè)工程檔案管理工作質(zhì)量。

4.3 以強化檔案應(yīng)用推動檔案管理工作創(chuàng)新

建設(shè)工程檔案能夠真實、全面地反映施工全過程，是評定工程質(zhì)量及后續(xù)工作開展的重要依據(jù)，同時在工程維護(hù)和工程擴建方面也能發(fā)揮重要作用。為確保工程檔案信息的真實性、客觀性和完整性，在工程項目竣工之后建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度要求，對檔案資料進(jìn)行收集、接收、移交，為后續(xù)工程項目其他工作開展提供扎實的檔案信息依據(jù)。同時，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，結(jié)合工程建設(shè)需求對有價值的檔案信息資源進(jìn)行有效收集整理，強化檔案應(yīng)用，更好地發(fā)揮建設(shè)工程檔案的信息價值。此外，為保障建設(shè)工程檔案管理的系統(tǒng)性，各參建單位及有關(guān)部門應(yīng)密切配合檔案部門的檔案信息收集工作和信息開發(fā)利用工作，營造良好的檔案利用外部環(huán)境。

總之，新形勢下，企業(yè)必須給建設(shè)工程檔案管理工作足夠的重視，并將其作為企業(yè)管理工作的重要方面，為其配備專門人員，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理信息化水平，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案信息資源的價值和作用，更好地為企業(yè)工程項目建設(shè)服務(wù)。