姜南

“疫情持續(xù)的三年來(lái)，不論是文旅行業(yè)還是會(huì)展行業(yè)都受到巨大沖擊，面臨停擺。以鄭州為例，去年鄭州7.20水災(zāi)，加上今年疫情的反復(fù)，更是給鄭州會(huì)展業(yè)雪上加霜，本地會(huì)展企業(yè)在夾縫中生存，很多企業(yè)都走到了生死攸關(guān)的階段?！编嵵莺昵鄷?huì)展服務(wù)有限公司總經(jīng)理焦鵬以鄭州會(huì)展業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀為例，就疫情下MICE企業(yè)舉辦會(huì)議活動(dòng)的應(yīng)對(duì)方案等問(wèn)題接受了本刊記者采訪。

焦鵬在采訪時(shí)說(shuō)道，截止5月底，像鄭州國(guó)際會(huì)展中心等一大批展館依然沒(méi)有恢復(fù)營(yíng)業(yè)，政府審批非常嚴(yán)格，在此情況下，企業(yè)調(diào)整發(fā)展策略，首先采取開(kāi)源節(jié)流的辦法；其次，與鄭州會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)等官方組織機(jī)構(gòu)保持緊密聯(lián)系，把行業(yè)訴求及時(shí)向政府反饋，期待六月能夠恢復(fù)正常。

發(fā)力線上活動(dòng)，研發(fā)新產(chǎn)品

焦鵬表示，面對(duì)疫情的不確定因素，宏青會(huì)展也做出了應(yīng)對(duì)措施。疫情常態(tài)化下，活動(dòng)通常采用線上與線下相結(jié)合的辦會(huì)形式，線上采用會(huì)議直播。線下嚴(yán)格按照防疫要求，參會(huì)嘉賓須持健康碼和48小時(shí)核酸陰性證明。因開(kāi)展會(huì)議活動(dòng)有隨時(shí)被叫停的風(fēng)險(xiǎn)，為預(yù)防突發(fā)情況，會(huì)根據(jù)形勢(shì)提前做出不同的預(yù)案準(zhǔn)備。同時(shí)，在業(yè)務(wù)方面，宏青會(huì)展也在積極地拓展。

他認(rèn)為，過(guò)去是以線下活動(dòng)為主、線上為輔，疫情之后，變成以線上為主、線下為輔。傳統(tǒng)線下會(huì)議活動(dòng)在會(huì)場(chǎng)布置上需要花費(fèi)較大的成本，例如物料、舞美等準(zhǔn)備工作，更加重視會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的效果。疫情之下，更多的是要投身互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，重點(diǎn)發(fā)力線上活動(dòng)，例如元宇宙新場(chǎng)景的探索，與專業(yè)技術(shù)類公司合作，共同研發(fā)新的線上產(chǎn)品，來(lái)適應(yīng)不同類型線上活動(dòng)的需求。

移址辦會(huì)也是一項(xiàng)有效辦法

談到面對(duì)突發(fā)疫情，會(huì)議活動(dòng)延期或改變舉辦地，焦鵬認(rèn)為，北京、上海這類國(guó)際化大都市的疫情防控更為嚴(yán)格，人流量比較大，流動(dòng)性強(qiáng)，不利于人員控制。面對(duì)持續(xù)的疫情，首選的建議是延期。第一次選的舉辦地必然是在軟硬件等各方面經(jīng)過(guò)深思熟慮過(guò)的，不論是規(guī)模，還是影響力，都是最好的。前兩年延期的會(huì)議活動(dòng)，在疫情得到有效控制后依然能夠順利舉辦。

他繼續(xù)分析道，“今年情況更為特殊，很多活動(dòng)經(jīng)過(guò)兩次、三次延期后依然無(wú)法開(kāi)展，特別是一些對(duì)舉辦時(shí)間有要求的活動(dòng)，上半年開(kāi)不了，下半年再開(kāi)就沒(méi)有意義了。這類會(huì)議活動(dòng)就建議改變舉辦地。例如選擇疫情相對(duì)平穩(wěn)的地市級(jí)城市舉辦，這也是目前一個(gè)比較有效的辦法?！彼脏嵵轂槔v到，鄭州作為河南省會(huì)城市人流量比較大，疫情防控形勢(shì)比較嚴(yán)峻，除省會(huì)城市鄭州以外的城市，例如開(kāi)封、洛陽(yáng)、南陽(yáng)等疫情相對(duì)平穩(wěn)的城市，展會(huì)活動(dòng)往往能夠正常舉辦。他說(shuō)，“宏青會(huì)展的很多業(yè)務(wù)也都出現(xiàn)了下沉現(xiàn)象。在鄭州舉辦條件不成熟的時(shí)候，我們會(huì)建議主辦方將活動(dòng)直接轉(zhuǎn)移到地市級(jí)城市舉辦，在保證防疫安全的前提下，盡量讓會(huì)議活動(dòng)順利舉行。這一辦法會(huì)導(dǎo)致成本增加，特別是需要將所有物料、人員等轉(zhuǎn)移到另一座城市時(shí)，都在無(wú)形中增加了成本，也會(huì)面臨活動(dòng)規(guī)模可能會(huì)縮減，影響力不如大城市，最終導(dǎo)致收入減少的情況，但整體上能夠保障活動(dòng)的順利舉行?！?/p>

保持溝通與互動(dòng)線上活動(dòng)提高客戶黏性

關(guān)于如何做好與參會(huì)、參展嘉賓的溝通與維護(hù)工作，焦鵬說(shuō)道，“政府型會(huì)議活動(dòng)的延期或取消，直接下達(dá)通知公告即可。但對(duì)于‘以會(huì)帶展’的商業(yè)類會(huì)議活動(dòng)，因涉及很多參展商和觀眾，會(huì)相對(duì)比較麻煩。對(duì)于已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)展位的展商，可能會(huì)因舉辦時(shí)間的改變而取消參展，由此給主辦方帶來(lái)一定的損失。在客戶維護(hù)上，需要及時(shí)與客戶溝通，以安撫為主，保持聯(lián)絡(luò)暢通。在沒(méi)有任何收益的情況下，依然要與客戶保持密切的聯(lián)系，防止客戶流失，實(shí)際上也在增加公司的運(yùn)營(yíng)成本。”同時(shí)，他補(bǔ)充說(shuō)道，“疫情期間我們還會(huì)做一些會(huì)展行業(yè)的線上直播沙龍、講座與培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)業(yè)界知名專家學(xué)者分享行業(yè)動(dòng)態(tài)與知識(shí)，做宣傳海報(bào)，邀請(qǐng)客戶觀看，提高客戶的粘性，保持互動(dòng)與交流。”