牛 永 芹

(安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 會(huì)計(jì)學(xué)院，安徽 蕪湖 241000)

0 引 言

在行政事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中，預(yù)算管理發(fā)揮了重要作用，對(duì)行政單位財(cái)務(wù)管理整體水平施加直接影響。對(duì)行政事業(yè)單位而言，只有將預(yù)算支出控制在合理區(qū)間，才能確保其資金流的穩(wěn)定性。因此預(yù)算管理是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重中之重。國(guó)家為加大預(yù)算支出控制力度，在各個(gè)層面上推出一系列嚴(yán)格管理措施，通過(guò)提升預(yù)算管理水平，而確保行政事業(yè)單位規(guī)范化運(yùn)行。大智移云等信息技術(shù)的發(fā)展為行政事業(yè)單位預(yù)算支出控制的智能化預(yù)警提供了一定的技術(shù)支撐，在預(yù)算管理中引入機(jī)器學(xué)習(xí)，積極推動(dòng)預(yù)算管理的智能化轉(zhuǎn)型，逐步建立智能化預(yù)警系統(tǒng)[1]。

1 預(yù)算支出審批控制現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)共享服務(wù)下的行政事業(yè)單位預(yù)算支出控制已經(jīng)建立了一體化管理體系，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬管理，結(jié)算管理以及支付管理的自動(dòng)化和規(guī)范化運(yùn)行[2]。在預(yù)算支出審批控制方面建立了審批模塊，在業(yè)務(wù)類型精準(zhǔn)劃分的基礎(chǔ)上，根據(jù)預(yù)設(shè)流程進(jìn)行審批處理，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序開(kāi)展。由于行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)滯后，預(yù)算支出審批控制存在以下問(wèn)題：

1.1 審批流程覆蓋面不夠廣，預(yù)算支出審批控制存在風(fēng)險(xiǎn)

限于信息化水平及資金狀況，部分預(yù)算支出業(yè)務(wù)審批流程的崗位和部門覆蓋面不全，且對(duì)審批額度的劃分也沒(méi)有做到細(xì)分，導(dǎo)致單位內(nèi)部信息流動(dòng)受阻，無(wú)法滿足行政事業(yè)單位各項(xiàng)預(yù)算支出核算要求，各項(xiàng)成本持續(xù)增加。同時(shí)也造成部分關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)審批有效性下降，預(yù)留違規(guī)審批空間，各類控制風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)，增加了違法犯罪的可能性。

1.2 審批流程繁瑣或遲滯，資金使用效率低

審批流程的復(fù)雜度過(guò)高，在很大程度上加大了相關(guān)工作人員壓力，造成資源浪費(fèi)，要素配置效率下降[3]。同時(shí)過(guò)于繁雜的審批程序容易弱化相關(guān)人員警惕性,審批人員責(zé)任意識(shí)淡化，發(fā)生審核失誤的可能性大大增加。不僅如此，審批流程復(fù)雜度過(guò)高，對(duì)資金使用效率造成負(fù)面影響,不利于行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理。

此外財(cái)務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)審批流程的實(shí)施有效性產(chǎn)生決定性影響[4]。就現(xiàn)階段而言，很多行政事業(yè)單位尚未建立完善的審批流程機(jī)制，相關(guān)執(zhí)行措施的監(jiān)管和控制不到位。受此影響，各項(xiàng)審批工作效率較低，時(shí)間成本較高，不利于行政事業(yè)單位資金使用效率的改善。

1.3 審批流程質(zhì)量低，預(yù)算支出控制缺乏有效性

審批流程質(zhì)量既取決于審批人員的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也取決于流程設(shè)計(jì)的科學(xué)性和合理性[5]。審批流程設(shè)計(jì)有缺陷，或者審批執(zhí)行過(guò)程中，審批工作人員內(nèi)部控制意識(shí)淡薄，都會(huì)導(dǎo)致行政事業(yè)單位的預(yù)算支出在流程上通過(guò)審核，卻難以保證實(shí)質(zhì)內(nèi)容真實(shí)無(wú)誤，預(yù)算支出審批工作浮在流程式審批表層，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性審批，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)預(yù)算支出業(yè)務(wù)的有效控制。

2 預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警指標(biāo)

2.1 預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警指標(biāo)選取

在行政事業(yè)單位預(yù)算支出審批管理方面，通過(guò)引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位審批權(quán)限合理劃分，從而更加明確相關(guān)崗位權(quán)責(zé)，確保各項(xiàng)流程規(guī)范化展開(kāi)，實(shí)現(xiàn)審批流程的全程控制。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)審批流程，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算支出業(yè)務(wù)的有效覆蓋，則難以滿足行政事業(yè)單位支出要求。因此必須科學(xué)合理的設(shè)計(jì)審批流程，不斷改善預(yù)算支出效率，從而確保預(yù)算支出的真實(shí)性和合理性，最大程度的保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)下預(yù)算支出審批流程的完整性控制。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，本文在不同方面分別選擇相應(yīng)指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)企業(yè)預(yù)算支出審批流程完整性情況。

一是審批流程覆蓋廣度，首先是預(yù)算支出業(yè)務(wù)的覆蓋，在設(shè)置審批程序以及各個(gè)流程環(huán)節(jié)過(guò)程中，必須充分考慮各個(gè)單位，各個(gè)預(yù)算支出業(yè)務(wù)，從而確定相關(guān)審批人員權(quán)責(zé)，建立更加完善的審批程序，通過(guò)建立全面控制機(jī)制，確保預(yù)算支出控制的完整性。其次是限定審批級(jí)別以及相應(yīng)權(quán)限，在設(shè)計(jì)審批程序以及相應(yīng)流程方面，必須立足預(yù)算支出業(yè)務(wù)覆蓋要求，對(duì)各個(gè)崗位以及相應(yīng)人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)審批額度的全面覆蓋，因此本文選擇的具體指標(biāo)包括預(yù)算支出業(yè)務(wù)覆蓋百分比、預(yù)算支出金額類別數(shù)、部門覆蓋百分比、崗位覆蓋百分比。

二是審批流程效率。通過(guò)引入線上審批系統(tǒng)，極大改善了審批效率，提升了信息流通效率，有效避免了人為操作時(shí)間。但是線上審批系統(tǒng)的人工審批依然耗時(shí)較多，而且審批環(huán)節(jié)的壓縮將難以確保預(yù)算支出的真實(shí)性和合理性，進(jìn)而對(duì)整個(gè)審批效率造成負(fù)面影響。因此本文在多個(gè)維度下，對(duì)審批流程效率影響因素進(jìn)行了分析和總結(jié)，具體指標(biāo)包括審批節(jié)點(diǎn)數(shù)、審批總時(shí)長(zhǎng)、單節(jié)點(diǎn)平均審批時(shí)長(zhǎng)。

三是審批流程質(zhì)量。不斷改善和優(yōu)化預(yù)算審批流程效率的同時(shí)，要最大程度的保障預(yù)算支出的真實(shí)性和合理性，通過(guò)規(guī)范化的流程和操作來(lái)確保相關(guān)信息的真實(shí)可靠。為評(píng)價(jià)審批流程質(zhì)量整體情況，本文選擇預(yù)算支出審計(jì)合規(guī)率作為指標(biāo)對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。

在上文論述的基礎(chǔ)上，本文基于重要性、全面性以及可獲取性的基本原則，選擇了相應(yīng)指標(biāo)，對(duì)審批流程完整性進(jìn)行評(píng)價(jià)，具體如表1所示。

表1 預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警指標(biāo)

2.2 預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警等級(jí)劃分

依據(jù)關(guān)鍵性流程控制原則，按照行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范，確保滿足審批流程質(zhì)量要求的前提下，對(duì)預(yù)算支出審批流程完整性進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，從而最大程度的保障預(yù)算支出的真實(shí)性和合理性，有效壓縮違法犯罪行為操作空間。在保障預(yù)算支出審批流程質(zhì)量的前提下，還需要改善審批流程效率并擴(kuò)展其覆蓋范圍，最大程度的滿足行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作相關(guān)要求。根據(jù)審批流程完整性預(yù)警整體水平，將其劃分成4個(gè)預(yù)警等級(jí)，具體如表2所示。

表2 審批流程完整性預(yù)警等級(jí)

3 基于K-means聚類算法的預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警流程

基于K-means聚類算法步驟，結(jié)合行政事業(yè)單位預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警的自身特點(diǎn)，構(gòu)建預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警流程，如圖1所示。

圖1 預(yù)算支出審批流程完整性控制預(yù)警流程

3.1 預(yù)警指標(biāo)數(shù)據(jù)采集清洗

本文在完成預(yù)警指標(biāo)提取的前提下，進(jìn)一步采集樣本數(shù)據(jù)進(jìn)行后續(xù)研究。本文分別在審批流程質(zhì)量、效率以及覆蓋面三個(gè)維度下，根據(jù)完整性控制預(yù)警數(shù)據(jù)的需求，通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心預(yù)算支出管理數(shù)據(jù)庫(kù)獲取相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，在完成采集和清洗之后，構(gòu)成樣本數(shù)據(jù)，反映行政事業(yè)單位預(yù)算支出審批流程的完整性，為制定預(yù)警指標(biāo)體系奠定基礎(chǔ)。

3.2 預(yù)警指標(biāo)數(shù)據(jù)預(yù)處理

在預(yù)警指標(biāo)數(shù)據(jù)預(yù)處理之前，本文通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心預(yù)算支出管理數(shù)據(jù)庫(kù)提取各類信息數(shù)據(jù)表，例如采購(gòu)申請(qǐng)單，人員基礎(chǔ)信息表，報(bào)銷動(dòng)態(tài)流程明細(xì)表等等。在獲取一系列信息數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上，通過(guò)MySQL語(yǔ)句創(chuàng)建中間表，對(duì)各類數(shù)據(jù)特征進(jìn)行有效整合，為構(gòu)建預(yù)警模型提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)保障。在數(shù)據(jù)提取整合的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)一步處理，同樣利用MySQL語(yǔ)句去除數(shù)據(jù)集中重復(fù)、特征缺失等會(huì)對(duì)分類結(jié)果產(chǎn)生影響的相關(guān)數(shù)據(jù)。利用指標(biāo)計(jì)算公式，對(duì)各個(gè)指標(biāo)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，然后將其儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)表中，在此基礎(chǔ)上確定訓(xùn)練樣本數(shù)據(jù)集，完成預(yù)處理任務(wù)。

3.3 基于K-means算法創(chuàng)建分類模型

K-means聚類算法在應(yīng)用過(guò)程中需要首先設(shè)置聚類參數(shù)K，并通過(guò)隨機(jī)抽取的方式確定K個(gè)“簇中心”。利用歐氏公式，對(duì)剩余樣本數(shù)據(jù)和“簇中心”之間的距離進(jìn)行計(jì)算和確認(rèn)，并將全部數(shù)據(jù)分配到和“簇中心”距離最近的聚類中，在此基礎(chǔ)上達(dá)到分類的目的[6]。在完成聚類之后，需要通過(guò)算法進(jìn)行迭代修正，對(duì)樣本分類不合理之處進(jìn)行優(yōu)化。

①定義樣本數(shù)據(jù)集X

在完成清洗和轉(zhuǎn)換之后，可以將相關(guān)數(shù)據(jù)定義為樣本：

②設(shè)置聚類參數(shù)K

K-means算法在應(yīng)用過(guò)程中的首要步驟是確認(rèn)聚類參數(shù)，根據(jù)上文論述可知本文將預(yù)警設(shè)置成4個(gè)等級(jí)，所以，聚類參數(shù)K=4；

③指定“簇中心”

根據(jù)上文可知聚類數(shù)量為4，所以需要確定4個(gè)“簇中心”，主要有兩種方法可以選擇“簇中心”，第一種方法是隨機(jī)法；第二種方法是最遠(yuǎn)距離法。在最遠(yuǎn)距離法應(yīng)用過(guò)程中，首先需要在樣本數(shù)據(jù)中集中，隨機(jī)指定一個(gè)樣本作為首個(gè)“簇中心”，然后通過(guò)相關(guān)公式確定剩余樣本和第一個(gè)被選擇樣本之間的距離，第二個(gè)“簇中心”選擇和第一個(gè)被選擇樣本最遠(yuǎn)距離的樣本，通過(guò)這一方法確定3個(gè)“簇中心”，并設(shè)為Ci，即：

在確定4個(gè)“簇中心”的基礎(chǔ)上，通過(guò)歐式距離公式，以4個(gè)“簇中心”為基點(diǎn)，計(jì)算各個(gè)樣本數(shù)據(jù)和其之間的距離，然后將各個(gè)數(shù)據(jù)樣本分配到最近的聚類當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)樣本數(shù)據(jù)的分類，計(jì)算公式具體表示為：

④更新“簇中心”

在分配全部樣本數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，需要對(duì)“簇中心”進(jìn)行重新計(jì)算，確定各個(gè)“簇中心”數(shù)據(jù)的均值，本文選擇的計(jì)算公式具體如下所示：

⑤停止迭代

為確保分類質(zhì)量滿足相關(guān)要求，本文在應(yīng)用K-means聚類算法過(guò)程中通常需要進(jìn)行反復(fù)迭代，如果迭代次數(shù)不足，“簇中心”將繼續(xù)發(fā)生變化。在確定是否將迭代停止，目前主要通過(guò)兩種方式來(lái)確定，第一種方式是指定迭代次數(shù)；第二種方式則是設(shè)定“簇中心”變動(dòng)范圍。通過(guò)計(jì)算確定迭代次數(shù)之后，如果迭代次數(shù)達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，即可停止迭代；對(duì)簇中心變動(dòng)范圍ε進(jìn)行設(shè)定，如果距離在設(shè)定值之下，即可停止迭代運(yùn)行。

3.4 劃分預(yù)警等級(jí)實(shí)現(xiàn)預(yù)警

通過(guò)K-means算法的應(yīng)用在完成聚類并將分類結(jié)果輸出之后，需要通過(guò)各類數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，進(jìn)而確定指標(biāo)聚類值。然后結(jié)合預(yù)警等級(jí)，對(duì)同一類預(yù)警數(shù)據(jù)樣本標(biāo)記相同的預(yù)警標(biāo)簽，確定預(yù)警等級(jí)，并發(fā)出和預(yù)警等級(jí)相匹配的預(yù)警信號(hào)，達(dá)到預(yù)警目標(biāo)。

4 案例分析

W市H事業(yè)單位通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)集中核算的方式對(duì)預(yù)算支出業(yè)務(wù)進(jìn)行核算與管理。該單位通過(guò)對(duì)預(yù)算支出業(yè)務(wù)分類核算，控制審批流程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算支出業(yè)務(wù)線上申請(qǐng)—審批—支付和預(yù)算支出業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)管控。財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)中預(yù)算支出模塊主要包括日常預(yù)算支出和項(xiàng)目預(yù)算支出報(bào)銷業(yè)務(wù)，主要包含會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷、差旅費(fèi)用報(bào)銷、維修報(bào)銷等九類預(yù)算支出，每一類預(yù)算支出按照業(yè)務(wù)類別、申請(qǐng)部門、人員職級(jí)、申請(qǐng)金額、資金來(lái)源等因素劃分了不同的預(yù)算支出審批流程，經(jīng)梳理統(tǒng)計(jì)該單位針對(duì)不同的預(yù)算支出業(yè)務(wù)共設(shè)計(jì)了36條審批流程。

利用MySQL從該單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)提取各類預(yù)算支出的相關(guān)費(fèi)用明細(xì)表，包括費(fèi)用簽報(bào)流程主表、費(fèi)用報(bào)銷流程設(shè)計(jì)表、費(fèi)用報(bào)銷單、預(yù)算支出報(bào)銷申請(qǐng)主表、報(bào)銷申請(qǐng)單、部門信息表、員工信息表、報(bào)銷費(fèi)用審批主表、報(bào)銷費(fèi)用審批明細(xì)表、簽報(bào)表、預(yù)算支出費(fèi)用報(bào)銷動(dòng)態(tài)流程明細(xì)表等一系列相關(guān)數(shù)據(jù)表，把需要的數(shù)據(jù)先保存至中間表。

首先把每類流程涵蓋的業(yè)務(wù)、部門、崗位、劃分金額類別數(shù)及其對(duì)應(yīng)的審批節(jié)點(diǎn)數(shù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，再?gòu)呢?cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)采集1年的預(yù)算支出數(shù)據(jù)，以審批流程為單位，計(jì)算每月預(yù)算支出審批總時(shí)長(zhǎng)的平均值、每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)審批時(shí)長(zhǎng)的平均值以及事后審計(jì)出的不合規(guī)預(yù)算支出次數(shù)比率，共計(jì)得到520條樣本數(shù)據(jù)。

由于指標(biāo)中的支出金額類別、審批節(jié)點(diǎn)數(shù)、審批總時(shí)長(zhǎng)及單節(jié)點(diǎn)平均審批時(shí)長(zhǎng)的數(shù)量級(jí)不同，需要進(jìn)行歸一化處理，經(jīng)歸一化處理后的樣本數(shù)據(jù)見(jiàn)表3。

表3 歸一處理后的預(yù)警控制數(shù)據(jù)表

利用SPSS的K-means模型，將處理后的樣本數(shù)據(jù)導(dǎo)入模型中，得到聚類結(jié)果如圖2所示。圖2中顯示樣本數(shù)據(jù)被劃分為4類，聚類效果良好。其中“流程完整”占比29.4%，包含了153條樣本數(shù)據(jù)；“三級(jí)預(yù)警”占比46.3%，包含241條數(shù)據(jù)；“二級(jí)預(yù)警”占比9.6%，包含50條樣本數(shù)據(jù)；“一級(jí)預(yù)警”占比14.6%，包含了76條樣本數(shù)據(jù)。

圖2 預(yù)算支出審批流程完整性內(nèi)部控制預(yù)警聚類結(jié)果總體描述

在預(yù)測(cè)變量重要性結(jié)果中，如圖3所示，重要性從高到低依次為支出金額類別、審計(jì)合規(guī)率、部門覆蓋率、審批節(jié)點(diǎn)數(shù)、崗位覆蓋率、平均單節(jié)點(diǎn)審批時(shí)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)覆蓋率、審批總時(shí)長(zhǎng)。

圖3 預(yù)算支出審批流程完整性內(nèi)部控制預(yù)警聚類結(jié)果預(yù)測(cè)變量重要性

從聚類結(jié)果中可以總結(jié)出，聚類-3的數(shù)據(jù)在額度劃分、合規(guī)率、節(jié)點(diǎn)數(shù)及覆蓋率等指標(biāo)上的中心值是最高的，而平均節(jié)點(diǎn)審批時(shí)長(zhǎng)和審批總時(shí)長(zhǎng)則相對(duì)最低，說(shuō)明聚類-3樣本數(shù)據(jù)的審批流程覆蓋廣度、效率、質(zhì)量都控制得比較好，因此將聚類-3記為流程完整；而聚類-2的數(shù)據(jù)顯示其質(zhì)量、效率和覆蓋廣度類指標(biāo)都明顯的偏低，說(shuō)明聚類-2樣本數(shù)據(jù)在這3個(gè)層面的控制都存在明顯的偏差，所以將其標(biāo)記為一級(jí)預(yù)警；其他兩個(gè)聚類也存在不同程度的問(wèn)題，分別標(biāo)記為二級(jí)預(yù)警和三級(jí)預(yù)警，具體如圖4所示。

圖4 預(yù)算支出審批流程完整性內(nèi)部控制預(yù)警聚類結(jié)果指標(biāo)分析

不同的預(yù)警等級(jí)采取不同的應(yīng)對(duì)策略，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)對(duì)三級(jí)預(yù)警的審批流程進(jìn)行一定的改進(jìn)，從而提高審批效率和質(zhì)量；而對(duì)標(biāo)記為一級(jí)預(yù)警和二級(jí)預(yù)警的審批流程，特別是一級(jí)預(yù)警的流程，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重新考量審批流程是否合理，檢查各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，并根據(jù)單位實(shí)際情況再造審批流程。

5 結(jié) 論

數(shù)字化、智能化技術(shù)的快速發(fā)展給行政事業(yè)單位內(nèi)部控制帶來(lái)了新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。行政事業(yè)單位應(yīng)積極推動(dòng)內(nèi)部控制信息化和智能化轉(zhuǎn)型，積極響應(yīng)黨中央國(guó)務(wù)院號(hào)召，積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升預(yù)算支出業(yè)務(wù)控制能力。整體而言，在新的發(fā)展時(shí)代，行政事業(yè)單位必須積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)提升內(nèi)部控制整體水平而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)預(yù)算支出的有效性。