周曉燕

（中國太平洋人壽保險(xiǎn)股份有限公司四川分公司，成都 610000）

0 引言

近年來，國內(nèi)各大壽險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)條線為應(yīng)對日益激烈的市場競爭，常常需要用短至周甚至幾天的節(jié)奏，來帶動內(nèi)外勤隊(duì)伍開展階段性銷售戰(zhàn)役。業(yè)務(wù)方案的區(qū)間一般可能為一周、半月、一月、一個半月或幾個月不等，預(yù)算費(fèi)用等數(shù)據(jù)以方案或互相關(guān)聯(lián)的方案為基礎(chǔ)進(jìn)行測算。這幾乎是所有壽險(xiǎn)公司階段性銷售節(jié)奏的特點(diǎn)。然而，階段性方案達(dá)成數(shù)據(jù)，從諸如人管系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)（一般不含猶豫期退保數(shù)據(jù)）計(jì)算過渡到具體方案的費(fèi)用數(shù)據(jù)，再過渡到準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)，按照常規(guī)，往往需要短至一個半月時間，視方案期間長短，長則可至幾個月甚至幾個季度。如此的節(jié)奏不匹配，必然導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映業(yè)務(wù)狀況的嚴(yán)重滯后，導(dǎo)致需要預(yù)提預(yù)留的費(fèi)用誤差過大等問題，不但預(yù)算分析和控制形同虛設(shè)，而且對管理層的經(jīng)營決策也起不到應(yīng)有的支持作用，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致報(bào)表信息披露出現(xiàn)重大差錯。

1 理論依據(jù)

法國著名管理學(xué)家亨利·法約爾在其代表作《工業(yè)與一般管理》中指出：“在一個企業(yè)中，控制就是核實(shí)所發(fā)生的每一件事是否符合規(guī)定計(jì)劃、所發(fā)布的指示及所確定的原則。其目的就是要指出計(jì)劃執(zhí)行過程中的缺點(diǎn)和錯誤，以便加以糾正、防止重犯。控制在每一件事、每個人、每個行動上都起作用?！币虼?，為使業(yè)務(wù)方案及其數(shù)據(jù)的每一次進(jìn)展變化都快速準(zhǔn)確地反映到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上，“核實(shí)所發(fā)生的每一件事是否符合規(guī)定計(jì)劃”，我們在工作分工、預(yù)算編制、管控流程、報(bào)表工具、程序代碼幾方面均做了如下的設(shè)計(jì)和優(yōu)化。

2 解決路徑

2.1 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)分工

為解決以上問題，對于全面預(yù)算管理這一兼具戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)手段和內(nèi)部控制手段功能的管理活動，應(yīng)進(jìn)行更深入地學(xué)習(xí)和理解。“預(yù)算管理，是指企業(yè)以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，通過對未來一定期間內(nèi)經(jīng)營活動和相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行全面預(yù)測和籌劃，科學(xué)、合理配置企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)資源，并對執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督和分析，對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評價和反饋，指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整，進(jìn)而推動實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動。”由以上定義可以看出，預(yù)算管理中充滿“對未來一定期間內(nèi)經(jīng)營活動和相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行全面預(yù)測”，這種預(yù)測是全面的，因而是業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)共同進(jìn)行的。具體到實(shí)操中，應(yīng)可以分工為“業(yè)務(wù)上做業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的預(yù)測，財(cái)務(wù)做相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果預(yù)測”。該項(xiàng)分工原則，成為后續(xù)一系列解決上述問題的所有工作的基礎(chǔ)。分工如果原則不明晰，在實(shí)際工作中就會導(dǎo)致業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)相互推諉、敷衍，進(jìn)而潛移默化地影響數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。

2.2 優(yōu)化預(yù)算編制

預(yù)算編制是預(yù)算管理的起點(diǎn)，無論年度預(yù)算和方案預(yù)算皆應(yīng)始于此。要做到業(yè)務(wù)方案預(yù)算的高效管控，必須首先落實(shí)在年度大節(jié)奏費(fèi)用預(yù)算編制上，其次落實(shí)在階段方案費(fèi)用預(yù)算編制上。

2.2.1 針對年度業(yè)務(wù)費(fèi)用預(yù)算

年度大節(jié)奏銷售預(yù)算編制主要確定兩個內(nèi)容：一是預(yù)算年度的業(yè)務(wù)大節(jié)奏，二是每個大節(jié)奏的變動費(fèi)用與保費(fèi)的管控比例。年度預(yù)算編制時間一般應(yīng)固定在每年的11—12 月，與次年工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)目標(biāo)預(yù)算等同時進(jìn)行。應(yīng)根據(jù)與業(yè)務(wù)目標(biāo)掛鉤的可取得費(fèi)用和不與業(yè)務(wù)目標(biāo)掛鉤的可取得費(fèi)用之和，進(jìn)行綜合預(yù)算，且與次年的年度銷售節(jié)奏匹配，并平衡安排。應(yīng)注意的是，此項(xiàng)年度預(yù)算，確定預(yù)算年度的業(yè)務(wù)大節(jié)奏應(yīng)盡可能與預(yù)算年度工作計(jì)劃相匹配，同時要在計(jì)算了所有可用費(fèi)用（含保費(fèi)和方案取費(fèi)）的基礎(chǔ)上，確定各大節(jié)奏的費(fèi)用與保費(fèi)的自我管控比例。特別是管控比例，須遵循預(yù)算編制流程，從上至下，從下至上，可反復(fù)為之，最終確定。一經(jīng)管理層審核通過，便具有一定剛性，用于形成對未來一年內(nèi)大節(jié)奏的預(yù)算費(fèi)用約束。也就是說，根據(jù)預(yù)算年度業(yè)務(wù)發(fā)展好壞，預(yù)算費(fèi)用金額可以變化，而管控比例不能隨意變更。在實(shí)操中可以根據(jù)自身情況，對表1 經(jīng)修改完善后使用。

表1 XX 業(yè)務(wù)條線年度變動費(fèi)用預(yù)算表 單位：萬元

2.2.2 針對階段方案費(fèi)用預(yù)算

方案的預(yù)算，一般必須由業(yè)務(wù)條線在歷史數(shù)據(jù)和預(yù)測數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行測算得出。眾所周知，預(yù)算編制方法有滾動預(yù)算法和彈性預(yù)算法。滾動預(yù)算法要根據(jù)上一期預(yù)算執(zhí)行情況和新的預(yù)測結(jié)果，按照一定的滾動頻率，將原有的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整更新。而彈性預(yù)算法要在分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算項(xiàng)目間數(shù)量依存關(guān)系的基礎(chǔ)上，確定不同業(yè)務(wù)量（樂觀、悲觀、基準(zhǔn)數(shù)據(jù)）及相應(yīng)所消耗的資源。在方案預(yù)算的測算編制中，則是將彈性預(yù)算放在各期滾動預(yù)算中，而滾動頻率確定為兩周。這個頻率必然意味著加大精細(xì)化預(yù)算工作量，但是，在現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)下，實(shí)操中我們還是能夠在不增加工作量的同時，成功避免在方案執(zhí)行過程中，因方案預(yù)測的不準(zhǔn)確性導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)警管控?zé)o力，預(yù)提預(yù)留誤差等問題。在實(shí)操中可以根據(jù)自身情況，對表2 樣式，一個方案一個方案地持續(xù)記錄、每半月前后反復(fù)更新。

表2 XX 業(yè)務(wù)條線XX 階段方案滾動預(yù)算表 單位：萬元

2.3 嚴(yán)控管控流程

每兩周一次的彈性預(yù)算滾動頻率，對業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門來說都是一個不小的考驗(yàn)。而且每一次滾動預(yù)算的準(zhǔn)確性都關(guān)系到下一階段的經(jīng)營措施決策，如果管控流程不順暢，極有可能造成業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)雙方疲憊不堪，還不能提供準(zhǔn)確有用的報(bào)表給決策層。因此，針對實(shí)踐中遇到的問題，文章在此對管控流程作專門說明。

首先，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)之間要達(dá)成共識，不得在三個數(shù)據(jù)報(bào)告時間點(diǎn)上有任何托詞和借口拖延，即確保方案策劃后實(shí)施前、每月15 日和每月末三個時間點(diǎn)，財(cái)務(wù)能夠及時獲得滾動預(yù)算數(shù)據(jù)。其次是填報(bào)人員的落實(shí)。業(yè)務(wù)上填報(bào)人必須為該方案的策劃人員，更新數(shù)據(jù)必須經(jīng)上級管理者審核。第三，財(cái)務(wù)在方案第一次預(yù)算表上報(bào)后，則必須立即采取程序代碼工具檢驗(yàn)（方法后續(xù)給出），目的是快速得出截至目前所有在執(zhí)行方案的大類預(yù)算科目各自歸屬的大節(jié)奏費(fèi)用與大節(jié)奏保費(fèi)比例是否在年初的自我管控比例之內(nèi)。如果超出，則財(cái)務(wù)出具超支預(yù)算警示，供業(yè)務(wù)條線壓縮修改方案；如果未超出，則出具剩余預(yù)算提示，也供業(yè)務(wù)條線完善方案。最后，滾動預(yù)算較前次預(yù)算發(fā)生變化后，可能導(dǎo)致悲觀預(yù)算到樂觀預(yù)算的轉(zhuǎn)變，從而可能使費(fèi)用變得超支。因此，每次滾動預(yù)算后，財(cái)務(wù)的提示或警示都必須是及時和不可或缺的。

如此短的時間之內(nèi)，一般是一小時內(nèi)或一天之內(nèi)，需要對如此龐大的數(shù)據(jù)（方案數(shù)量前后積累，前面的已兌現(xiàn)已結(jié)束，或未兌現(xiàn)未結(jié)束，后面新方案又接踵而來）做出警示和提示，財(cái)務(wù)人員要不斷提高效率，確保數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確反饋。

2.4 引入程序代碼工具

在科技發(fā)展如此快的今天，財(cái)務(wù)人員不應(yīng)只局限于日常的辦公軟件，還可以學(xué)習(xí)編程等技術(shù)，解決辦公中重復(fù)勞動問題。尋求表格公式或PYTHON 編程語句方法來解決報(bào)表問題。

2.4.1 使用表格公式法

通過使用Excel 中內(nèi)置的函數(shù)，我們實(shí)現(xiàn)了將《××業(yè)務(wù)條線年度變動費(fèi)用預(yù)算表》和《××業(yè)務(wù)條線××階段方案滾動預(yù)算表》中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整合，并按照歸屬大節(jié)奏和費(fèi)用分類兩個關(guān)鍵字提取并列出管控比例比較的方法。具體來說，使用的公式公布如下，可復(fù)制并修改完善后使用。

公式的整體思路是利用AGGREGATE 函數(shù)忽略ERROR 行的思路，篩選出符合我們需要提取的條件的方案名稱（例如：填寫“首月”“競賽費(fèi)用”在表頭，就是我們需要提取的符合“查看所有屬于大節(jié)奏首月的方案的競賽激勵費(fèi)用實(shí)際預(yù)算與（標(biāo)準(zhǔn)）保費(fèi)比之和”條件），然后通過ROWS 函數(shù)作為枚舉的索引，接著再使用INDEX 函數(shù)進(jìn)行定位抓取，將所需的方案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來。關(guān)于公式詳細(xì)說明見附錄。

通過精心設(shè)計(jì)的表格公式法，我們可以對滾動預(yù)算表進(jìn)行快速的匯總。每次接到新的《××業(yè)務(wù)條線××階段方案滾動預(yù)算表》，更新到本表格位置，再手工填入需要查看的“首月”“競賽激勵費(fèi)用”，或“首月”“客戶積累費(fèi)用”等表頭組合條件，可以快速得出截至目前某大節(jié)奏的某項(xiàng)預(yù)算費(fèi)用是否在年初計(jì)劃控制比例范圍內(nèi)，是因?yàn)槟囊粋€或幾個方案造成的等，一目了然，一個小時內(nèi)可快速反饋業(yè)務(wù)。

2.4.2 運(yùn)用程序代碼法

此法運(yùn)用PYTHON 基礎(chǔ)語言，一次性免除生成報(bào)表的重復(fù)勞動。將《××業(yè)務(wù)條線年度變動費(fèi)用預(yù)算表》置于Sheet1，將《××業(yè)務(wù)條線××階段方案滾動預(yù)算表》置于Sheet2，執(zhí)行代碼，則可在Sheet3 生成以大節(jié)奏和費(fèi)用類型為矩陣的費(fèi)用管控比例明細(xì)對比表，同時在Sheet4 生成總的費(fèi)用管控比例匯總表。更為清晰地呈現(xiàn)每次滾動更新后的財(cái)務(wù)預(yù)算結(jié)果，便于快速的警示和提示。

具體程序代碼如下，實(shí)踐中可在此基礎(chǔ)上修改完善。

第一步：首先生成所有以各大節(jié)奏和各費(fèi)用類型為條件的實(shí)際方案“預(yù)算費(fèi)用與（標(biāo)準(zhǔn)）保費(fèi)比”，取每個表的合計(jì)比例，可與年初各個自我管控比例比較，即Sheet3：

第二步：生成與《××業(yè)務(wù)條線年度變動費(fèi)用預(yù)算表》相同樣式的各方案實(shí)際的“預(yù)算費(fèi)用與（標(biāo)準(zhǔn)）保費(fèi)比”的匯總表，即Sheet4，可比較看出截至目前哪個大節(jié)奏的哪類費(fèi)用已經(jīng)達(dá)到警示條件：

2.5 事前業(yè)務(wù)方案限制

最后，為使預(yù)算控制更為有效，還需要指出的是業(yè)務(wù)方案本身需要有幾點(diǎn)限制。①大金額的激勵方案必須是設(shè)封頂條件的。對于有些按照達(dá)成數(shù)量來實(shí)施的激勵，務(wù)必有封頂數(shù)量，否則可能導(dǎo)致方案預(yù)期外的巨大超支。②方案的期間最好不要跨年，跨年費(fèi)用一部分應(yīng)納入次年預(yù)算管控，如果太多跨年費(fèi)用延展到次年，可能導(dǎo)致彈性測算和比例管控的不準(zhǔn)確。③各方案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系最好不要超過兩個，否則會導(dǎo)致一個方案的變化，對多個方案數(shù)據(jù)變化的影響，從而放大對最終結(jié)果的影響。④方案涉及實(shí)物、旅游等需要招標(biāo)比價等方式采購的，應(yīng)于方案形成前多方詢價，形成客觀的采購價預(yù)算，方案一旦通過，則必須通過采購流程盡快確定實(shí)物的價格，以便準(zhǔn)確更新滾動預(yù)算數(shù)據(jù)。在此還需要說明的是，如果管理層在預(yù)算執(zhí)行過程中，對年初自我管控比例預(yù)算有調(diào)整，則各方案實(shí)際的“預(yù)算費(fèi)用與（標(biāo)準(zhǔn)）保費(fèi)比”需要對照的是按照規(guī)定流程調(diào)整后的“自我管控比例”。

3 結(jié)語

以上方法流程，在經(jīng)過長期的實(shí)踐檢驗(yàn)中證明，通過明晰地分工，綜合運(yùn)用全面預(yù)算的滾動預(yù)算法、彈性預(yù)算法，嚴(yán)格業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)取數(shù)流程，對業(yè)務(wù)方案進(jìn)行必要的限制，重點(diǎn)是設(shè)計(jì)運(yùn)用新型實(shí)用的表格公式和程序代碼工具，便能夠有效滿足預(yù)算管理控制、內(nèi)部信息傳遞控制，以及財(cái)務(wù)報(bào)告控制等內(nèi)部控制要求。從解決預(yù)算管控及時性入手，更好地發(fā)揮預(yù)算管理在實(shí)操中的管控功能和作用。當(dāng)然，如果開發(fā)與之功能相匹配的費(fèi)用管理信息系統(tǒng)，也能達(dá)到同樣效果，但可能耗資巨大，在此不作探討。

附 錄

1.AGGREGATE函數(shù)的原型為AGGREGATE（functionnum，options，array，k），其中functionnum 為編號，可以選取如最小值、平均值、最大值等函數(shù)，options 為調(diào)節(jié)是否忽略ERROR 行等的設(shè)置，array 為數(shù)據(jù)列，k 為選取第k 小或第k 大的參數(shù)。我們使用的AGGREGATE（15，3，data，k）的第一個參數(shù)為15，意為SMALLER，和最后一個參數(shù)k＝ROWS（W￥5：W6）配合，可以取數(shù)列中第k 小的值，同時options＝3 可以忽略ERROR 行。

2.data 參數(shù)較為復(fù)雜，在此主要由以下幾部分構(gòu)成。

最后，使用INDEX（data，rownumber）函數(shù)來從數(shù)據(jù)列中定位和顯示所需要的數(shù)據(jù)。值得一提的是，如果k＞data 中為True 的個數(shù)，AGGREGATE 函數(shù)會報(bào)錯，于是我們使用了IFERROR 函數(shù)來忽略這個錯誤。