楊曉露 巨野縣檔案館

大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作提供了諸多助益，促使我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效率不斷提升。與此同時(shí)，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步及其在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中的應(yīng)用，對(duì)數(shù)字化時(shí)代檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提出了新的要求。然而目前，我國(guó)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)仍存在一定不足，這在一定程度上影響了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程?；诖耍瑥臄?shù)字化時(shí)代下檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性及內(nèi)在要求出發(fā)，對(duì)目前檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)化策略進(jìn)行重點(diǎn)分析，旨在為行業(yè)從業(yè)者推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供有益借鑒。

相關(guān)資料顯示，近年來，我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分迅速，僅2021年，我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)總體規(guī)模就較前一年增加了6.3萬億元。數(shù)字化技術(shù)的全面進(jìn)步為各行業(yè)的發(fā)展提供了諸多助益與更廣闊的發(fā)展空間，同時(shí)也對(duì)其提出了新的挑戰(zhàn)。就檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作而言，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用使海量檔案信息的管理更加便捷。尤其是近年來，隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用在檔案信息管理工作中所占比重的不斷提升，確保檔案管理工作安全有效且科學(xué)便捷成為檔案管理工作人員必須面對(duì)的一項(xiàng)重要工作任務(wù)，其也是事關(guān)各行業(yè)工作人員生產(chǎn)生活的重要內(nèi)容。而標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、有效化、制度化的基本前提，也是推進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作優(yōu)化的必然途徑。因此，在全面數(shù)字化這一時(shí)代背景下，優(yōu)化和提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，對(duì)于推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展具有重要意義。

2017—2021年中國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)總體市場(chǎng)規(guī)模表

數(shù)字化時(shí)代下檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性

就性質(zhì)而言，檔案管理工作本身是一項(xiàng)涉及數(shù)據(jù)資料眾多、時(shí)間延展度較長(zhǎng)且工作量較大的系統(tǒng)性工作，檔案信息收集整合的質(zhì)量將直接影響檔案資源的科學(xué)管理與后續(xù)利用。而檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括檔案資料分類的標(biāo)準(zhǔn)化以及管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化兩方面內(nèi)容。首先是檔案資料分類的標(biāo)準(zhǔn)化。明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)并依照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行分類管理，是確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作取得實(shí)效的重要因素。只有對(duì)不同類型的檔案如科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書檔案等進(jìn)行有效分類，才能最大限度地避免檔案信息遺漏或重復(fù)。其次是檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案文件從形成到最終的利用或銷毀是一個(gè)漫長(zhǎng)的周期過程，在此期間，相關(guān)工作人員對(duì)其進(jìn)行整理、更新、統(tǒng)計(jì)皆應(yīng)依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要環(huán)節(jié)，更是確保檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間能夠有效協(xié)調(diào)，全面提升檔案管理效果的基本前提?？偠灾?，推進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)既是推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的基本途徑。

數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的內(nèi)在要求

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性

數(shù)字時(shí)代為海量檔案信息的管理提供了有利條件，相應(yīng)地也對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步提出了更高層次的要求。就檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的具體內(nèi)容而言，其涉及內(nèi)容、載體、格式、更新以及查詢等不同方面。上述標(biāo)準(zhǔn)既是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體內(nèi)容，也是檔案管理工作的具體工作環(huán)節(jié)。檔案管理工作作為一個(gè)有機(jī)整體，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的操作質(zhì)量都會(huì)影響下一流程的具體執(zhí)行。因而，檔案管理相關(guān)工作人員在開展具體工作的過程中，必須始終秉持標(biāo)準(zhǔn)化操作、動(dòng)態(tài)化管理的基本原則，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)看作一個(gè)系統(tǒng)工程進(jìn)行建設(shè)。一方面，在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化制度的過程中不能僅從局部出發(fā)，而應(yīng)從整體進(jìn)行綜合考量，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的各環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)有效銜接。另一方面，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不是一蹴而就的，在制訂執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)之后，相關(guān)管理工作人員應(yīng)不斷從中發(fā)現(xiàn)并解決問題，對(duì)其進(jìn)行修正完善，從而實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作整體效果的優(yōu)化提升。

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要具備科學(xué)性

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理具備科學(xué)性，是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。數(shù)字化時(shí)代在使得海量檔案信息的瞬時(shí)處理成為可能的同時(shí)，也相應(yīng)地產(chǎn)生了海量的數(shù)字檔案與隱形操作流程。數(shù)字化的檔案管理使檔案信息的記錄更新呈現(xiàn)出單向不可逆的特征。也就是說，不同類型的檔案信息往往一經(jīng)確定和生成，就不可刪改。因此，檔案信息管理工作人員應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的科學(xué)性，從檔案信息自身的特性、類型以及利用傾向出發(fā)，針對(duì)不同檔案信息的主體使用特征以及具體檔案管理部門的實(shí)際工作開展情況，重點(diǎn)建立具有可實(shí)施性的科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)。只有不斷提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的科學(xué)性，才能確保各檔案管理部門以及相關(guān)工作人員順利開展檔案管理工作。

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要逐步開放化

檔案管理的根本價(jià)值在于檔案利用，而檔案信息開放是實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用的重要前提?？v觀檔案信息管理的形成和發(fā)展脈絡(luò)，不難看出檔案本身就是記錄和傳遞信息的載體，只有對(duì)不同類型的檔案信息進(jìn)行開放共享，促進(jìn)不同社會(huì)管理部門之間的信息交流合作，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，將有限的檔案信息運(yùn)用到無限的社會(huì)發(fā)展工作中去。數(shù)字化時(shí)代的全面到來為檔案信息的傳遞共享提供了更多途徑，也為不同類型的海量信息共享提供了信息技術(shù)支撐，同時(shí)還提升了信息傳遞的便利性與安全性。因此，檔案信息管理工作者在進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，應(yīng)對(duì)檔案管理的開放性予以重點(diǎn)關(guān)注，在保障信息安全的基礎(chǔ)上，秉持開放共享、合作共贏的管理理念，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，自覺加強(qiáng)與不同社會(huì)組織及企業(yè)部門間的合作溝通，強(qiáng)化渠道建設(shè)，抓好開放共享，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值。

數(shù)字化時(shí)代檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀

對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重視度不夠

國(guó)家檔案局早在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就已明確提出全國(guó)地級(jí)市以上國(guó)家綜合檔案館要在2020年全部建成數(shù)字檔案館的發(fā)展目標(biāo)。近年來，隨著各級(jí)各部門的有力推動(dòng)，數(shù)字檔案工作也確實(shí)取得了一定成效。但是，從數(shù)字檔案管理工作的具體執(zhí)行，尤其是數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面來看，大部分檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)及管理工作者仍普遍存在對(duì)這項(xiàng)工作重視度不高的問題。作為一項(xiàng)綜合管理工作，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與查檔群眾個(gè)人利益、社會(huì)整體發(fā)展息息相關(guān)。它既依托于國(guó)家相關(guān)政府部門的協(xié)助，又需要各級(jí)具體檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的實(shí)際投入執(zhí)行。只有確保相關(guān)檔案管理部門投入強(qiáng)大的人力、物力以及財(cái)力資源，才能切實(shí)提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果。但目前，大部分檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員并未意識(shí)到數(shù)字時(shí)代檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，且各級(jí)檔案管理部門的資金及政策扶持較少，具體落實(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的更是少之又少。加之相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，使得目前檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)僅僅停留在書面文件層面，落實(shí)和推進(jìn)不夠。由于缺少資金與技術(shù)支撐，相關(guān)執(zhí)行工作人員也無法根據(jù)單位的檔案管理實(shí)際狀況推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。與此同時(shí)，缺少具體調(diào)研也在一定程度上導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體方案缺少可實(shí)施性，從而影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)質(zhì)量。

檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)制度有待完善

目前，大部分檔案管理部門的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)程度仍停留在書面文件或口頭階段，在后續(xù)執(zhí)行上存在較多問題。主要表現(xiàn)為缺乏相對(duì)完善的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。具體而言，從數(shù)字檔案的具體工作流程角度來看，首先，部分檔案管理單位和部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行處理的過程中，缺乏統(tǒng)一的格式以及相關(guān)流程管理規(guī)定，對(duì)于檔案資源信息的分類整理以及存儲(chǔ)更新缺乏細(xì)節(jié)上的具體規(guī)定和指引，導(dǎo)致相關(guān)工作人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行錄入的過程中具有較大的隨意性，不利于檔案資源的查詢利用，影響了檔案管理工作效果。其次，大部分檔案管理單位缺少相對(duì)統(tǒng)一的管理機(jī)制，致使不同部門的檔案管理工作存在重復(fù)的情況，尤其是在檔案資源的存儲(chǔ)與利用之間的過渡階段缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致相關(guān)管理部門的工作效率低下。最后，隨著社會(huì)的全面發(fā)展，檔案開放共享越發(fā)成為檔案資源利用的關(guān)鍵，但目前來看，大部分檔案管理部門并未建立相應(yīng)的檔案開放管理制度，使得檔案管理部門的資源開放程度較低，資源保密機(jī)制建設(shè)以及不同單位部門的資源共享工作進(jìn)程緩慢。

檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)人才與技術(shù)支撐不足

數(shù)字化時(shí)代在為檔案信息管理提供新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使各項(xiàng)檔案管理工作對(duì)技術(shù)的依賴與日俱增。相應(yīng)地，要想高效推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，也必須依賴外界資源的扶持，這種扶持主要表現(xiàn)在人才與技術(shù)兩個(gè)方面。但目前來看，我國(guó)部分檔案管理部門對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的技術(shù)和人才力量投入明顯不足。一方面，目前大部分檔案管理工作人員普遍存在非科班出身、專業(yè)素養(yǎng)較低以及年齡較大等問題，缺乏開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力。在進(jìn)行檔案管理的過程中，由于工作人員專業(yè)素養(yǎng)尤其是信息技術(shù)素養(yǎng)較低，無法對(duì)不同類型的數(shù)字檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別，也無法嚴(yán)格按照相關(guān)管理機(jī)制開展檔案信息管理工作，導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程緩慢。另一方面，目前來看，盡管檔案數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為檔案管理的主流內(nèi)容，但檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的主要針對(duì)對(duì)象還停留在紙質(zhì)檔案層面，對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)缺少相對(duì)系統(tǒng)科學(xué)的研究，尤其是對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用不夠，導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對(duì)落后。

數(shù)字化背景下推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的策略分析

提高對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度

為推進(jìn)數(shù)字化時(shí)代的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須不斷加強(qiáng)檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度。具體而言，首先，檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從科學(xué)的檔案管理理念出發(fā)，不斷提高對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的重視程度，堅(jiān)持時(shí)時(shí)處處抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，要在月度、季度以及年度安排部署和總結(jié)工作時(shí)，經(jīng)常性詢問檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作進(jìn)度，關(guān)切檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程中遇到的問題，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行回應(yīng)。從領(lǐng)導(dǎo)層面促使工作人員自覺、積極主動(dòng)地參與檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。其次，在理念更新提升的同時(shí)，還應(yīng)予以相應(yīng)的資金扶持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理工作人員應(yīng)根據(jù)自身單位的具體工作狀況，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)納入單位的整體發(fā)展規(guī)劃中。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需求予以必要的資金支持。

完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的管理制度

數(shù)字化時(shí)代，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度可從載體標(biāo)準(zhǔn)化以及流程標(biāo)準(zhǔn)化兩方面進(jìn)行。一方面，數(shù)字化時(shí)代，檔案信息管理利用的基礎(chǔ)與載體在很大程度上依賴于數(shù)據(jù)庫。要想推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注檔案數(shù)據(jù)庫資源的建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合具體的管理工作需求在信息準(zhǔn)入、整合、更新以及開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)方面的制度措施等對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化和明確，保障數(shù)據(jù)庫資源中的檔案信息格式統(tǒng)一，便于相關(guān)工作人員進(jìn)行后續(xù)資源的查詢利用。另一方面，為確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程能夠有序推進(jìn)，相關(guān)管理人員應(yīng)進(jìn)一步對(duì)目前已有的各項(xiàng)管理制度進(jìn)行梳理。在此基礎(chǔ)上，從數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充、修訂和完善，廢除已不合時(shí)宜的管理制度，建立新的具有可實(shí)施性的規(guī)范和制度。同時(shí)進(jìn)一步推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管機(jī)制，確保無論是檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員還是具體工作者，都能在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)相關(guān)管理制度，嚴(yán)格按規(guī)章流程辦事，從整體上提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。

強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的人才與技術(shù)支撐

技術(shù)與人才是影響檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵因素。因此，相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)進(jìn)一步加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)隊(duì)伍，提升技術(shù)投入。具體而言，一方面，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步拓寬人才引進(jìn)渠道，面向全社會(huì)招聘專業(yè)檔案管理人才，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)可靠的人才隊(duì)伍支撐。與此同時(shí)，還應(yīng)抓好檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)培訓(xùn)等工作來提升已有的檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，通過定期組織檔案管理專業(yè)知識(shí)、檔案管理職業(yè)素養(yǎng)道德以及信息化、數(shù)字化管理知識(shí)教育培訓(xùn)等，從整體上提升檔案管理工作人員的專業(yè)性。另一方面，相關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化時(shí)代大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的重要性，結(jié)合檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，通過與專業(yè)機(jī)構(gòu)建立技術(shù)合作、引進(jìn)專用的檔案信息化技術(shù)與配套的軟硬件設(shè)施、開展人才外派培養(yǎng)、對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)和開發(fā)利用等，不斷加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的技術(shù)水平，為提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

總而言之，在數(shù)字化時(shí)代推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)至關(guān)重要。只有不斷提升相關(guān)檔案管理工作人員及社會(huì)各界人士對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度，建立健全完善的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度與信息數(shù)據(jù)庫，加大新興科學(xué)技術(shù)在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作中的投入，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職人才，實(shí)現(xiàn)專才專用，才能真正促進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)和高效發(fā)展，從而為社會(huì)的全面發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。