◇咸陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李 燕 福 靜

高校學(xué)籍管理工作是教學(xué)運(yùn)行管理的重要組成部分，是一件政策性強(qiáng)、原則性強(qiáng)和服務(wù)性強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。本文通過對(duì)學(xué)籍管理工作中普遍存在的問題，從幾個(gè)方面分析了如何針對(duì)性做好高職院校學(xué)籍管理工作，以期提高學(xué)籍管理工作的效能。

1 學(xué)籍管理的意義

高校學(xué)籍管理工作是教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范高等學(xué)校辦學(xué)行為，維護(hù)高等學(xué)校教育教學(xué)秩序，促進(jìn)高等教育健康發(fā)展有著重要意義[1]。高校要根據(jù)《教育法》《高等教育法》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》和其他法律法規(guī)，制定和完善學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)定，規(guī)范學(xué)籍管理行為，促進(jìn)學(xué)籍管理工作的程序性、真實(shí)性、合法性。學(xué)籍管理關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的切身利益和合法權(quán)益。是記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)過程的關(guān)鍵，而且延續(xù)到學(xué)生畢業(yè)離校后的若干年，對(duì)學(xué)生的成長起著至關(guān)重要的作用。特別是針對(duì)高職院校，學(xué)籍管理工作的整個(gè)過程即是督促及促進(jìn)人才培養(yǎng)質(zhì)量的有效手段，又為培養(yǎng)生產(chǎn)建設(shè)、管理、服務(wù)一線需要的高素質(zhì)技術(shù)技能人才提供了有力保障和顯性激勵(lì)。

2 高職院校學(xué)籍管理存在的問題

（1）學(xué)生自我管理意識(shí)淡薄。高校學(xué)籍管理系統(tǒng)中的學(xué)生信息包括學(xué)生個(gè)人基本信息，畢業(yè)圖像信息，學(xué)歷信息。在學(xué)生入學(xué)后，要求學(xué)生本人在教育部中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）上注冊(cè)學(xué)信檔案，并在隨后的學(xué)習(xí)過程中陸續(xù)進(jìn)行“三查詢、兩校隊(duì)”，即新生學(xué)籍信息查詢，在校生學(xué)籍信息查詢，學(xué)歷信息查詢及圖像校隊(duì)、學(xué)歷信息校隊(duì)。但通過近幾年學(xué)籍管理工作，深感高職院校部分學(xué)生自我管理意識(shí)淡薄，對(duì)于與自己切身利益息息相關(guān)的學(xué)籍管理工作重視度不高。在注冊(cè)學(xué)信檔案時(shí)，往往存在錯(cuò)誤注冊(cè)，以致于學(xué)信賬號(hào)與個(gè)人學(xué)信電子檔案無法鏈接。或者忘記學(xué)信檔案賬號(hào)或密碼等問題，導(dǎo)致不能及時(shí)查詢及打印急需資料。特別是特殊類型新生學(xué)籍注冊(cè)時(shí)，需采集個(gè)人信息。有些學(xué)生把名字中的相近字或身份證號(hào)碼中的數(shù)字弄錯(cuò)，并且本人不核對(duì)，隨意簽字確認(rèn)。綜上問題都是源于學(xué)生自我管理意識(shí)淡薄，對(duì)個(gè)人切身利益重視度不高。

（2）教師參與度不高。近年來高職院校的各項(xiàng)規(guī)章制度都在不斷完善之中。我院也編制了教學(xué)管理制度匯編、學(xué)籍管理規(guī)定和相關(guān)文件。但部分輔導(dǎo)員或班主任仍認(rèn)為學(xué)籍管理只是學(xué)籍管理部門的事，和自己無關(guān)，根本不關(guān)注和學(xué)籍有關(guān)的政策和制度。對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案不按程序和要求歸檔保存，甚至有遺失學(xué)生學(xué)籍檔案的情況發(fā)生。當(dāng)學(xué)生有問題，需要咨詢班主任（輔導(dǎo)員）或教學(xué)管理人員時(shí)，往往回答是是而非或者不知如何回答。學(xué)生只能到教務(wù)處咨詢，使得教務(wù)處工作更加繁忙[2]。

（3）各部門之間溝通不暢。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專業(yè)設(shè)置多樣化，學(xué)生人數(shù)也逐年增多。以咸陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，近五年在校生人數(shù)持續(xù)增長。這就使原來由教務(wù)處一個(gè)部門獨(dú)立完成學(xué)籍管理任務(wù)的管理模式已日益變得力不從心和不合時(shí)宜。工作中發(fā)現(xiàn)，實(shí)行二級(jí)學(xué)院管理模式后，各二級(jí)學(xué)院分設(shè)有教學(xué)辦及學(xué)生發(fā)展辦公室，對(duì)專業(yè)教學(xué)、學(xué)生成績(jī)及異動(dòng)等情況進(jìn)行直接管理。在教學(xué)和學(xué)生管理中存在隨意調(diào)班、輸入成績(jī)不及時(shí)、異動(dòng)情況不上報(bào)等問題。比如在轉(zhuǎn)專業(yè)方面，許多學(xué)生存在目標(biāo)不明確，盲目跟風(fēng)，申請(qǐng)轉(zhuǎn)專業(yè)前不進(jìn)行深思熟慮，申請(qǐng)后又要求撤銷或變更的現(xiàn)象。除專業(yè)調(diào)整外，還存在大量的不涉及專業(yè)調(diào)整的班級(jí)重新整合。如護(hù)理專業(yè)實(shí)行“學(xué)院建病房、醫(yī)院設(shè)課堂”模式。學(xué)生入校后有機(jī)會(huì)申請(qǐng)“醫(yī)院班”，即將學(xué)生的培養(yǎng)地點(diǎn)設(shè)在協(xié)議醫(yī)院，由醫(yī)院執(zhí)業(yè)醫(yī)師進(jìn)行授課。這就需要在學(xué)籍管理平臺(tái)中根據(jù)學(xué)生申請(qǐng)情況進(jìn)行大量調(diào)整。還有部分專業(yè)設(shè)有訂單式冠名班，其與普通班教學(xué)計(jì)劃和內(nèi)容差異較大，出現(xiàn)問題后又不能與學(xué)院相關(guān)部門及時(shí)溝通上報(bào)，以致不能及時(shí)依據(jù)國家政策和學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行處理[3]。導(dǎo)致在教育部網(wǎng)站及教務(wù)管理系統(tǒng)中不能及時(shí)更新數(shù)據(jù)，使學(xué)生所在班級(jí)情況或?qū)W業(yè)成績(jī)等與實(shí)際存在一定差異，給管理帶來許多不便。

3 解決的對(duì)策

（1）優(yōu)化管理體制，保障管理程序。為保證學(xué)籍管理工作順利進(jìn)行，應(yīng)建立學(xué)籍管理二級(jí)管理機(jī)構(gòu)和學(xué)籍管理評(píng)優(yōu)機(jī)制。比如我院在相關(guān)管理制度中明確各級(jí)管理人員職責(zé)、問題處理程序，充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院的直接管理作用。二級(jí)學(xué)院要選派專人負(fù)責(zé)處理本學(xué)院學(xué)生的學(xué)籍管理工作，保證責(zé)任落實(shí)到人。以嚴(yán)把“三關(guān)”的原則為要求開展工作。即嚴(yán)格審查學(xué)生的入學(xué)資格，把好學(xué)籍注冊(cè)關(guān)；嚴(yán)格審核每學(xué)期的學(xué)業(yè)成績(jī)，把好成績(jī)登記關(guān)；嚴(yán)格審核學(xué)生的畢業(yè)資格，把好證書發(fā)放關(guān)。同時(shí)，要加大校內(nèi)培訓(xùn)和宣傳力度。積極組織學(xué)籍管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和研討有關(guān)學(xué)籍管理的文件和政策。讓教師和學(xué)生都能參與管理，了解學(xué)籍管理制度和管理流程。形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工明確、權(quán)責(zé)一致、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、優(yōu)質(zhì)高效的管理體制。

學(xué)校應(yīng)全面落實(shí)《高校學(xué)生管理規(guī)定》等制度，制訂《學(xué)籍管理規(guī)定》《考試管理規(guī)定》《應(yīng)征入伍學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》等制度，明確學(xué)籍學(xué)歷管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使學(xué)籍學(xué)歷管理工作有章可循、有據(jù)可依。建立院長領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)籍管理分工制。（圖1）教務(wù)處主要負(fù)責(zé)學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)歷注冊(cè)、成績(jī)管理以及畢業(yè)證書的辦理、發(fā)放等工作；學(xué)生處主要負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、申訴等工作；招生處主要負(fù)責(zé)新生入學(xué)資格審查工作；二級(jí)院部主要負(fù)責(zé)學(xué)生信息核對(duì)及學(xué)業(yè)成績(jī)錄入、初審等工作（圖2）。設(shè)立學(xué)籍學(xué)歷管理崗位，選拔政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉政策的教師擔(dān)任學(xué)籍學(xué)歷管理人員，使學(xué)籍學(xué)歷管理責(zé)任明確，職責(zé)清晰，任務(wù)落實(shí)。

圖1 院長領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)籍管理分工制

圖2 以學(xué)生為中心的學(xué)籍管理職責(zé)圖

（2）增強(qiáng)管理意識(shí)，提高管理質(zhì)量。學(xué)籍管理也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，需要熱心、細(xì)心與耐心。必須堅(jiān)持“以人為本”的原則。積極為學(xué)生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。在工作中，要確保各種信息的準(zhǔn)確性和公開性。由于學(xué)籍管理中，需要學(xué)生核對(duì)很多信息。針對(duì)高職院校情況，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，曉之以理，強(qiáng)調(diào)電子注冊(cè)的重要性。樹立“自己對(duì)自己負(fù)責(zé)，教師對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，學(xué)院對(duì)師生負(fù)責(zé)”的意識(shí)，實(shí)行學(xué)生簽字確認(rèn)、輔導(dǎo)員（班主任）初審簽章，二級(jí)學(xué)院復(fù)核簽章，按要求報(bào)送教務(wù)處終審的制度。使學(xué)生及相關(guān)管理人員認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性，端正學(xué)籍管理的態(tài)度，提高學(xué)籍管理的水平。通過耐心的勸服教育和不厭其煩的校對(duì)修改，使電子注冊(cè)的有關(guān)信息錄入及時(shí)準(zhǔn)確，為每一位學(xué)生建立相應(yīng)完整的學(xué)籍管理檔案。在實(shí)際工作中，要做到以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)政策宣傳。通過學(xué)校微信公眾號(hào)、網(wǎng)站、校報(bào)等形式，加強(qiáng)國省院學(xué)生管理規(guī)定有關(guān)政策宣傳，確保政策宣傳到位、理解到位、認(rèn)識(shí)到位。二是提高思想認(rèn)識(shí)。學(xué)籍管理工作人員和學(xué)生按照國省院學(xué)籍學(xué)歷管理有關(guān)要求，嚴(yán)格做好注冊(cè)、異動(dòng)、核對(duì)等工作。確保學(xué)籍學(xué)歷管理工作嚴(yán)格、規(guī)范、有序。三是嚴(yán)格學(xué)業(yè)管理。結(jié)合高職院校生源實(shí)際，加強(qiáng)教風(fēng)學(xué)風(fēng)建設(shè)，創(chuàng)新課程教學(xué)模式，改革課程考核方式，增加實(shí)踐考核、過程考核比例，提高學(xué)生課程成績(jī)及格率。

（3）堅(jiān)持依章辦事，規(guī)范管理行為。學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性、原則性很強(qiáng)的工作，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)。特別是對(duì)學(xué)籍管理中的重大問題，如學(xué)生基本信息變更、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)業(yè)成績(jī)等，學(xué)院教務(wù)處、學(xué)生處及各二級(jí)院部都應(yīng)按操作規(guī)程嚴(yán)格開展工作。任何處理和操作都應(yīng)有相應(yīng)政策制度及證明材料的支撐，不能隨心所欲，任意調(diào)配。在學(xué)籍系統(tǒng)的操作中，應(yīng)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格審核，及時(shí)更新學(xué)籍管理數(shù)據(jù)，使平臺(tái)數(shù)據(jù)與學(xué)校實(shí)際學(xué)生狀態(tài)保持一致。

嚴(yán)肅學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)管理，是學(xué)籍管理的重要著眼點(diǎn)。在學(xué)業(yè)成績(jī)?cè)u(píng)定、輸入等環(huán)節(jié)中，教師應(yīng)做到公平、公正。不徇私舞弊、不打情面分。保證每位學(xué)生、每門課程的學(xué)業(yè)成績(jī)都真實(shí)、有效。在學(xué)籍管理中，規(guī)定任何人不得隨意更改學(xué)生成績(jī)，否則，視作學(xué)生考試舞弊或協(xié)助學(xué)生考試舞弊，并對(duì)違規(guī)的師生進(jìn)行嚴(yán)肅處理。在具體工作中要嚴(yán)格落實(shí)以下規(guī)范：一是嚴(yán)格規(guī)范學(xué)籍學(xué)歷注冊(cè)。按照《高校學(xué)生管理規(guī)定》及省教育廳新生學(xué)籍注冊(cè)有關(guān)規(guī)定，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確完成新生學(xué)籍注冊(cè)工作，及時(shí)督促院部及學(xué)生核對(duì)相關(guān)信息。二是嚴(yán)格審核學(xué)籍學(xué)歷信息。按照《高校學(xué)生管理規(guī)定》及學(xué)信網(wǎng)要求，嚴(yán)格審核學(xué)生學(xué)籍信息修改申請(qǐng)及材料，及時(shí)上傳有關(guān)證明材料，確保信息準(zhǔn)確，真實(shí)無誤。三是嚴(yán)格復(fù)核學(xué)籍信息異動(dòng)。按照《高校學(xué)生管理規(guī)定》以及學(xué)院《學(xué)生管理規(guī)定》第三章第五、六節(jié)休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等要求，對(duì)學(xué)生提出的休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)，嚴(yán)格審核相關(guān)材料，及時(shí)在學(xué)信網(wǎng)和教務(wù)系統(tǒng)據(jù)實(shí)標(biāo)注，管好過程。四是嚴(yán)格規(guī)范學(xué)業(yè)成績(jī)管理。按照《高校學(xué)生管理規(guī)定》以及學(xué)院《學(xué)生管理規(guī)定》《考試管理規(guī)定》有關(guān)規(guī)定要求，嚴(yán)格加強(qiáng)學(xué)業(yè)成績(jī)管理，建立學(xué)業(yè)成績(jī)預(yù)警制度、畢業(yè)資格審核制度，對(duì)學(xué)業(yè)成績(jī)不合格的學(xué)生及時(shí)作出留級(jí)、退學(xué)或結(jié)業(yè)等處理。五是嚴(yán)格規(guī)范學(xué)歷證書辦理。按照《高校學(xué)生管理規(guī)定》、高校學(xué)歷證書辦理以及學(xué)院《學(xué)籍管理規(guī)定》有關(guān)要求，嚴(yán)格學(xué)生畢業(yè)資格審核，規(guī)范畢業(yè)證書辦理發(fā)放、畢業(yè)證明書補(bǔ)辦等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保學(xué)歷證書辦理規(guī)范嚴(yán)格，發(fā)放準(zhǔn)確無誤，補(bǔ)辦程序合規(guī)。六是嚴(yán)格完善學(xué)籍檔案管理。學(xué)生的學(xué)籍檔案具有重要的價(jià)值，在學(xué)校管理中占有重要地位。因此，學(xué)籍檔案管理人員不僅要掌握基本的學(xué)籍檔案管理知識(shí)，還要熟悉與學(xué)籍檔案相關(guān)的各項(xiàng)法律政策。本著服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)的理念，做到完整、合法、及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確[4]。

4 結(jié)束語

高職院校學(xué)籍管理是教學(xué)管理的重要組成部分。加強(qiáng)學(xué)籍管理對(duì)建立與維護(hù)正常的教學(xué)秩序和樹立良好學(xué)風(fēng)、確保職業(yè)教育的教學(xué)質(zhì)量具有重要意義[5]。因此，在高職院校中，要讓教師、學(xué)生、管理人員都參與到學(xué)籍管理工作中來，增強(qiáng)主體管理意識(shí)。落實(shí)“周、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”四個(gè)字，即學(xué)籍學(xué)歷管理制度要周密科學(xué)，制度執(zhí)行要嚴(yán)格把關(guān)，服務(wù)過程要細(xì)致周到，做到實(shí)時(shí)跟蹤、實(shí)地解決，留下真憑實(shí)據(jù)的過程材料。相關(guān)管理部門要協(xié)同配合，相互溝通，實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理信息規(guī)范化和管理工作程序化，共同推動(dòng)高職院校學(xué)籍管理工作的精細(xì)化程度。