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淺談中石化財務(wù)共享模式下會計憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

2022-11-01 03:34劉震江秋峰王強(qiáng)
中國注冊會計師 2022年7期
關(guān)鍵詞:會計憑證附件憑證

| 劉震 江秋峰 王強(qiáng)

中國石油化工集團(tuán)公司(以下簡稱“中石化”)是一家在國內(nèi)、國際有重大影響力的跨國石油化工企業(yè)集團(tuán),其成員企業(yè)分布全球各區(qū)域,所屬分、子公司多達(dá)數(shù)百家。面對日益激烈的市場競爭和經(jīng)濟(jì)全球化的巨大挑戰(zhàn),中石化提出“建設(shè)世界一流能源化工公司”的發(fā)展方向和“建設(shè)世界一流財務(wù)”的財務(wù)工作目標(biāo)。為了加快實現(xiàn)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo),強(qiáng)化集團(tuán)財務(wù)管控,提高財務(wù)能力建設(shè),加快財務(wù)管理轉(zhuǎn)型,實現(xiàn)由過去的“分級管理、分開核算”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺旨壒芾怼⒓泻怂恪钡呢攧?wù)管理新模式,2012年,集團(tuán)公司黨組提出“財務(wù)共享服務(wù)先行,抓緊推進(jìn)相關(guān)工作”的總體要求,采取“先試點(diǎn)再推廣”的方式,從財務(wù)共享入手,逐步擴(kuò)大共享范圍,持續(xù)推進(jìn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。2013年籌建財務(wù)共享服務(wù)中心,2017年8月正式成立共享服務(wù)公司,從2013年啟動財務(wù)共享建設(shè),歷經(jīng)8年實踐和探索,已初步建成覆蓋全部直屬企業(yè)、涵蓋5個業(yè)務(wù)線條的多功能一體化共享服務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)營體系,在服務(wù)支持集團(tuán)戰(zhàn)略和企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展方面發(fā)揮著積極作用。

財務(wù)共享成立的目的是通過對管理、流程和技術(shù)的優(yōu)化,將所屬公司會計核算、資金結(jié)算及報表編制業(yè)務(wù)分離出來,由共享按照統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行集中處理,增強(qiáng)企業(yè)的管控能力,有效降低企業(yè)經(jīng)營成本,推動企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展。因會計核算從企業(yè)轉(zhuǎn)為財務(wù)共享集中處理,對憑證附件的審核是財務(wù)共享核算工作關(guān)鍵的一環(huán),200多家上線企業(yè),對同一性質(zhì)的業(yè)務(wù)附件的規(guī)范存在差異,憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為共享和企業(yè)共同面臨的問題。A公司在財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)試點(diǎn)階段,遇到規(guī)范憑證附件的問題,通過探索財務(wù)共享服務(wù)的組織和運(yùn)行管理模式,理清了各層級、各部門間的職責(zé)界面,在共享的支持下,初步完成了業(yè)務(wù)報銷附件的標(biāo)準(zhǔn)化梳理,并在A公司所屬20余家二級單位應(yīng)用,提高了企業(yè)和共享的運(yùn)行效率,加快推進(jìn)了A公司財務(wù)管理轉(zhuǎn)型。

一、憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要性

共享服務(wù)是中國石化構(gòu)建“一基兩翼三新”產(chǎn)業(yè)格局中新經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,2021年,集團(tuán)公司黨組強(qiáng)調(diào)“打造共享服務(wù)升級版,推動支撐業(yè)務(wù)自立發(fā)展”?!笆奈濉逼陂g,共享服務(wù)公司將聚焦客戶價值最大轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)運(yùn)營從標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、向自動化、智能化轉(zhuǎn)變,服務(wù)客戶從集團(tuán)內(nèi)部為主向內(nèi)外雙輪驅(qū)動轉(zhuǎn)變,隊伍建設(shè)從優(yōu)化人力資源向增值人才資本轉(zhuǎn)變,大力構(gòu)建以財務(wù)共享、HR共享、IT共享、商旅共享及黨務(wù)共享五大業(yè)務(wù)為主的共享服務(wù)產(chǎn)品體系。

推進(jìn)會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),可助力推進(jìn)共享服務(wù)的“升級自立”,提升客戶滿意度、推進(jìn)共享服務(wù)智能化建設(shè)、打造增值財務(wù)人才隊伍,使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動規(guī)范有序運(yùn)行,有效防范財務(wù)風(fēng)險,確保內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)。

1.提高核算質(zhì)量和效率,提升客戶滿意度的需求。財務(wù)信息是對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的客觀反映,為使財務(wù)信息客觀真實地反映經(jīng)濟(jì)活動的全過程,在財務(wù)共享模式下,憑證附件成了規(guī)范核算業(yè)務(wù)的重點(diǎn),進(jìn)行憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),可提高業(yè)務(wù)核算質(zhì)量;財務(wù)共享現(xiàn)有200余家上線企業(yè),各企業(yè)業(yè)務(wù)附件標(biāo)準(zhǔn)有差異,在標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程下,出現(xiàn)問題概率較高的是憑證附件問題,共享人員常因附件問題與企業(yè)財務(wù)人員反復(fù)溝通。推進(jìn)憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),可提升核算質(zhì)量和效率,提升客戶滿意度。

2.推動共享服務(wù)智能化發(fā)展的需求?!爸悄芄蚕怼笔枪蚕砉镜慕ㄔO(shè)目標(biāo)之一?!跋懋?dāng)當(dāng)”RPA(機(jī)器人流程自動化)產(chǎn)品是共享服務(wù)公司基于提升標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)性、不均衡、及時性要求高、數(shù)據(jù)搬運(yùn)等場景業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量研究,自主開發(fā)的技術(shù)產(chǎn)品,目前已在250個業(yè)務(wù)流程中使用179個“端到端”的機(jī)器人,效果表明,相比人工,“享當(dāng)當(dāng)”的效率是人工的數(shù)倍甚至是數(shù)十倍。在推廣“享當(dāng)當(dāng)”RPA帶來高效率的同時,對涉及核算環(huán)節(jié)的RPA,需標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件作為支撐,以保障自動制證的準(zhǔn)確率,實現(xiàn)“智能共享”又快又好發(fā)展。

3.為共享“升級自立”培養(yǎng)增值服務(wù)財務(wù)專業(yè)人才。當(dāng)前,共享公司淄博服務(wù)部出現(xiàn)高層次財務(wù)專業(yè)人員短缺的情況,進(jìn)行會計標(biāo)準(zhǔn)化附件建設(shè),取消企業(yè)審核節(jié)點(diǎn),實施RPA、三單匹配等智能化的核算模式,使共享人員從重復(fù)性、技術(shù)含量低的工作轉(zhuǎn)向?qū)徍恕蟊淼裙ぷ?,不斷提升財?wù)專業(yè)能力;標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件的實施,可提高核算準(zhǔn)確率和效率,使共享人員有更多時間進(jìn)行管理咨詢、數(shù)據(jù)分析等增值服務(wù)方面的學(xué)習(xí),為共享的“升級自立”儲備增值服務(wù)財務(wù)專業(yè)人才。

4.基于內(nèi)部財務(wù)控制,防范核算風(fēng)險的需求。會計核算是企業(yè)內(nèi)部控制的方式之一。會計核算集中到財務(wù)共享統(tǒng)一處理后,由于各企業(yè)業(yè)務(wù)報銷附件的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,各分子公司對集團(tuán)統(tǒng)一部署的財務(wù)政策解讀存在差異,導(dǎo)致政策很難得到完全貫徹執(zhí)行,會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可將各企業(yè)與集團(tuán)公司會計政策最大程度達(dá)到統(tǒng)一,充分防范企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。

5.實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的需求。標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件可助力企業(yè)取消審核節(jié)點(diǎn),助力共享提供高效準(zhǔn)確的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。目前,齊魯石化、川維化工、燕山石化已取消企業(yè)審核節(jié)點(diǎn),其他上線企業(yè)也將陸續(xù)取消企業(yè)審核節(jié)點(diǎn)。取消企業(yè)審核節(jié)點(diǎn)可推進(jìn)企業(yè)財務(wù)的實質(zhì)轉(zhuǎn)型,使企業(yè)財務(wù)專注于公司預(yù)算、生產(chǎn)分析、管控、資本投資項目和資產(chǎn)運(yùn)作效率監(jiān)控等價值管理工作,站在戰(zhàn)略管理的高度,全面提高企業(yè)財務(wù)管理的能力。

二、會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體措施

如果把財務(wù)共享服務(wù)中心比作一個大的平臺,那么標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件就是支撐這個平臺的支柱之一。標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件建設(shè)內(nèi)容主要有兩個方面:一是依據(jù)集團(tuán)公司會計政策、會計手冊等規(guī)章、制度,設(shè)計綱領(lǐng)性的會計憑證附件模板;二是結(jié)合企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的特點(diǎn),建設(shè)包含企業(yè)個性的標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件模板。主要措施如下:

1.建設(shè)統(tǒng)領(lǐng)性標(biāo)準(zhǔn)化附件模板。2021年,共享公司淄博服務(wù)部根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》(財政部第98號令),結(jié)合集團(tuán)公司下發(fā)的《財務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)操作規(guī)范(2020版)》,以憑證附件更加具有通用性、簡潔性、適用性為原則,真實反映業(yè)務(wù)實質(zhì),實現(xiàn)煉化企業(yè)憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化管理,編寫了《煉化板塊憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化模板》討論稿?!稛捇鍓K憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化模板》按照業(yè)務(wù)流程,以業(yè)務(wù)單元為基礎(chǔ),整合各企業(yè)典型附件樣式,將憑證附件按照重要程度分為ABCD四類,A類是核心憑證附件,B類是重要憑證附件,C類是一般憑證附件,D類是企業(yè)為滿足內(nèi)控、審計需要的非核算必需的憑證附件?!稛捇鍓K憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化模板》為推進(jìn)A公司會計憑證標(biāo)準(zhǔn)化附件建設(shè)起到了參考指引作用。

2.系統(tǒng)工程,團(tuán)結(jié)協(xié)作。A公司是集團(tuán)內(nèi)部煉化板塊首家費(fèi)用報銷(ERS)系統(tǒng)試點(diǎn)和推廣應(yīng)用企業(yè),財務(wù)共享上線時取消了企業(yè)財務(wù)初審環(huán)節(jié),按“業(yè)務(wù)提交、共享制單”模式,優(yōu)化財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程,制定財務(wù)共享業(yè)務(wù)提交附件標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)提交附件模板,啟動會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)項目。首先,由共享人員與A公司財務(wù)人員組成項目團(tuán)隊,對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動的進(jìn)行梳理,對各項業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行歸納和總結(jié),從業(yè)務(wù)面臨的內(nèi)外部環(huán)境入手,對各種業(yè)務(wù)核算的風(fēng)險進(jìn)行分析,制定相應(yīng)的應(yīng)對措施和整體策略,以此來設(shè)計各經(jīng)濟(jì)活動所需的憑證附件。參照集團(tuán)公司會計政策和制度,對現(xiàn)有的規(guī)范業(yè)務(wù)附件的規(guī)章制度進(jìn)行核查更新,對未規(guī)范的業(yè)務(wù)附件建立規(guī)章制度。其次,由專人負(fù)責(zé)匯總上述資料,召開內(nèi)部研討會,對每項經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)流程,以及重要風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行論證,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,使標(biāo)準(zhǔn)化會計憑證附件既有規(guī)范業(yè)務(wù)、防范風(fēng)險的作用,又不影響企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)活動的正常運(yùn)行。最后,對每個重要經(jīng)濟(jì)活動報銷的憑證附件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范,形成可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)模板,供企業(yè)和財務(wù)共享人員在平時工作中查閱使用。會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,項目的完成離不開共享和企業(yè)財務(wù)人員的共同努力,充分體現(xiàn)了“共享和企業(yè)是一家”的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。

3.建立標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)提交清單和業(yè)務(wù)提交模式。標(biāo)準(zhǔn)化的會計憑證附件模板需要標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)提交清單和業(yè)務(wù)提交模式,上線初期,財務(wù)共享制定了《財務(wù)共享業(yè)務(wù)提交清單》、《財務(wù)共享業(yè)務(wù)提交附件及順序要求》等制度規(guī)范。其中《財務(wù)共享業(yè)務(wù)提交附件及順序要求》涉及對公費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的140余項費(fèi)用,對各項費(fèi)用明確了業(yè)務(wù)提交的憑證附件類型及掃描擺放順序,對需要領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的附件作明確說明,并有針對性地編制了不同業(yè)務(wù)的附件模板,便于業(yè)務(wù)人員使用,為企業(yè)會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的成功奠定了基礎(chǔ)。

4.統(tǒng)一憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)。憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以存在制度盲區(qū)、附件與《煉化企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化會計模板》有差異的經(jīng)濟(jì)活動為基礎(chǔ),首先梳理出重點(diǎn)的費(fèi)用,包括:印刷費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、警衛(wèi)費(fèi)、環(huán)保費(fèi)、勞動保護(hù)費(fèi)等30余項;其次對每一項費(fèi)用所涉及的不同情況進(jìn)行細(xì)分,例如,將職工教育經(jīng)費(fèi)分為五類,包括購買培訓(xùn)資料、內(nèi)部培訓(xùn)考試、培訓(xùn)中心、外出培訓(xùn)、印刷;最后根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)流程以及法律法規(guī),集團(tuán)公司政策文件精神,規(guī)范各項費(fèi)用的會計憑證附件清單和內(nèi)容,對于同一性質(zhì)業(yè)務(wù),統(tǒng)一附件標(biāo)準(zhǔn)、對于必要的附件作明確規(guī)定,去除非必要的附件。例如,業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)化附件是發(fā)票、費(fèi)用結(jié)算單、業(yè)務(wù)招待安排申請單;因會的業(yè)務(wù)招待費(fèi)須有會議安排申請單,有紀(jì)念品的須有紀(jì)念品申領(lǐng)單。職工教育經(jīng)費(fèi)-印刷費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)化會計憑證附件清單包括發(fā)票、印刷業(yè)務(wù)事前申請單、印刷業(yè)務(wù)結(jié)算明細(xì)表。

5.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn),建立案例庫。首先,A公司將憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化的實施細(xì)則統(tǒng)一整理,作為財務(wù)共享核算的參考文件,例如,《A公司印刷業(yè)務(wù)管理細(xì)則》是對印刷業(yè)務(wù)附件標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范,《A公司會議費(fèi)管理細(xì)則》、《A公司業(yè)務(wù)招待工作管理細(xì)則》、《A公司差旅費(fèi)管理實施細(xì)則》等都是對相應(yīng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化附件的規(guī)范;其次,對財務(wù)核算中比較常見且重要的費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)附件的歸類,開設(shè)以“對公報銷審核業(yè)務(wù)交流”為主題的培訓(xùn)課程,系統(tǒng)講解各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的原因以及蘊(yùn)含的財務(wù)政策原理;最后,共享和企業(yè)收集核算中容易出錯以及易產(chǎn)生爭議的附件審核點(diǎn),建立日常業(yè)務(wù)典型案例庫,雙方定期召開會議進(jìn)行研討,對案例進(jìn)行講解剖析。

6.建立長效機(jī)制,確保憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有效執(zhí)行。憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項長期而艱巨的系統(tǒng)工程。在實踐應(yīng)用中,由于煉化企業(yè)業(yè)務(wù)種類齊全,憑證附件種類繁多,集團(tuán)公司政策文件時有變動,導(dǎo)致憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化的管理帶來較大的難度。在日常核算中,共享人員發(fā)現(xiàn)A公司標(biāo)準(zhǔn)憑證附件執(zhí)行過程中的問題,采用記錄總結(jié)的方式,將問題及時反饋A公司,配合A公司及時改進(jìn)憑證附件的標(biāo)準(zhǔn),以確保標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件長期有效執(zhí)行。

三、取得的主要成效

1.高效準(zhǔn)確的優(yōu)質(zhì)服務(wù)提升客戶滿意度。對憑證附件標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范,消除了財務(wù)共享業(yè)務(wù)處理過程中不增值或低效的溝通環(huán)節(jié),為財務(wù)管理的全流程高效控制提供了可能,使業(yè)務(wù)處理流程更加規(guī)范化、制度化,為企業(yè)提供了高效率的服務(wù);參照標(biāo)準(zhǔn)化會計憑證附件進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,實現(xiàn)了業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部控制下的核算流程,降低了業(yè)務(wù)差錯,提高了業(yè)務(wù)處理質(zhì)量,為企業(yè)提供高效、準(zhǔn)確的優(yōu)質(zhì)服務(wù),提升了客戶滿意度。

2.防范企業(yè)財務(wù)風(fēng)險,降低共享核算風(fēng)險。會計憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在企業(yè)與集團(tuán)公司會計政策統(tǒng)一的前提下,將標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件貫穿于共享的整個核算過程中,相當(dāng)于對流程中的各環(huán)節(jié)施以嚴(yán)密的風(fēng)險識別、預(yù)警機(jī)制,實現(xiàn)了企業(yè)由“事后響應(yīng)”向“全程控制”的轉(zhuǎn)變,降低了企業(yè)財務(wù)風(fēng)險,也降低共享的核算風(fēng)險。

3.推進(jìn)企業(yè)財務(wù)實質(zhì)轉(zhuǎn)型。推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件建設(shè),共享對企業(yè)各項業(yè)務(wù)的核算更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,前期,A公司取消財務(wù)初審后,平均節(jié)省A公司財務(wù)人員8%的工作量,業(yè)務(wù)處理時效提高20%。有一套完整的標(biāo)準(zhǔn)化憑證附件作為保障,A公司已取消財務(wù)人員后置環(huán)節(jié)的審核,使財務(wù)人員更多地參與企業(yè)預(yù)算和決策分析工作,提升企業(yè)財務(wù)的價值管理和價值創(chuàng)造能力,推進(jìn)了企業(yè)財務(wù)實質(zhì)轉(zhuǎn)型。

4.提高共享價值創(chuàng)造能力,拓展增值服務(wù)。共享要持續(xù)的運(yùn)行發(fā)展、凸顯財務(wù)共享服務(wù)價值,除了提升服務(wù)質(zhì)量,還要求管理的不斷創(chuàng)新和思維方式的不斷轉(zhuǎn)變。標(biāo)準(zhǔn)化會計憑證附件可將共享人員從繁瑣的日常業(yè)務(wù)中解脫出來,轉(zhuǎn)向財務(wù)共享的專業(yè)化、高效化運(yùn)作的能力建設(shè),從而能夠應(yīng)對新的變革要求,提高價值創(chuàng)造的能力,拓展增值服務(wù)。

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