鐘文玉

(廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510623)

0 引言

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作具有檔案數(shù)量大、檔案形成時(shí)間跨度長(zhǎng)、檔案涉及的單位多等特點(diǎn)，因此，要確保項(xiàng)目檔案達(dá)到“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全”的目標(biāo)要求，必須采取與之相適應(yīng)的一系列管理措施。近年來(lái)，廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司(本文簡(jiǎn)稱“公司”)項(xiàng)目檔案工作在上級(jí)檔案部門(mén)的大力支持下，堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，按照推進(jìn)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)，始終把高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理擺在重要位置，采取一系列重要舉措，全面提升了公司的檔案管理水平。

本文簡(jiǎn)要總結(jié)介紹公司在高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中一些新的做法，為同類工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和參考。

1 項(xiàng)目檔案管理措施

1.1 明確工作目標(biāo)

公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)公司所屬建設(shè)項(xiàng)目提出了明確的工作目標(biāo)：項(xiàng)目檔案在確保達(dá)到專項(xiàng)驗(yàn)收“優(yōu)秀”等級(jí)的基礎(chǔ)上，努力爭(zhēng)創(chuàng)“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中加強(qiáng)管控，建立健全行之有效的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，相關(guān)部門(mén)齊抓共管，將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理的基本內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)之中，確保工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.2 強(qiáng)化制度建設(shè)

項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)，公司要求項(xiàng)目建設(shè)單位必須根據(jù)上級(jí)部門(mén)有關(guān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定適應(yīng)本項(xiàng)目實(shí)際的檔案管理辦法，編制《 項(xiàng)目工程竣工文件編制辦法》、《“雙套制”檔案管理實(shí)施辦法》《 檔案季度移交管理辦法》、《檔案管理策劃方案》等10個(gè)規(guī)章制度，同時(shí)設(shè)立了《檔案工作關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)獎(jiǎng)罰辦法》等系統(tǒng)性的管理措施，從源頭上確保工程內(nèi)業(yè)資料與現(xiàn)場(chǎng)工程施工同步。

1.3 做好備案登記管理

根據(jù)檔案管理有關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件要求，做好相關(guān)的項(xiàng)目檔案?jìng)浒傅怯洝?/p>

(1)項(xiàng)目開(kāi)工前向廣東省檔案局報(bào)送《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)劃》和《廣東省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》。

(2)按時(shí)登錄廣東省交通運(yùn)輸廳檔案網(wǎng)辦理項(xiàng)目檔案登記工作，其中：項(xiàng)目開(kāi)工后1個(gè)月內(nèi)向交通主管部門(mén)或初步設(shè)計(jì)審批單位的檔案管理部門(mén)報(bào)送《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一》，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前每年填報(bào)一次；項(xiàng)目合同段交工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)報(bào)送《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表二》。

(3)交工驗(yàn)收前，建設(shè)單位組織相關(guān)專家對(duì)施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，并形成會(huì)議紀(jì)要。

1.4 主體責(zé)任納入合同管理

項(xiàng)目建設(shè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督檢查，找準(zhǔn)檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理。在施工、監(jiān)理等合同中明確檔案工作要求，增列檔案專用條款和違約處罰項(xiàng)目，為過(guò)程管理提供合同依據(jù)。通過(guò)合同的約束力，強(qiáng)化檔案工作管理力度，為項(xiàng)目檔案管理工作有序、順利地開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.5 注重及時(shí)性與有效性

1.5.1 及時(shí)性

(1)合同與計(jì)量相制約。項(xiàng)目為確保計(jì)量支付與工程進(jìn)度無(wú)縫對(duì)接，制定了《計(jì)量管理辦法》，并將檔案工作要求納入合同管理。在合同條款“計(jì)量流程和時(shí)限”中明確規(guī)定：計(jì)量申報(bào)及審批流程到業(yè)主單位環(huán)節(jié)時(shí)，先由檔案管理員進(jìn)行審核，審批時(shí)要求各參建單位必須附上相應(yīng)的內(nèi)業(yè)資料，如檔案管理工作未按發(fā)包人要求完成相關(guān)內(nèi)容的，當(dāng)月不予計(jì)量，保證檔案資料的及時(shí)準(zhǔn)確性。

(2)制度措施保時(shí)效。建設(shè)期間，項(xiàng)目檔案過(guò)程控制采取“季度移交、集中管理”的模式，每季度由建設(shè)單位會(huì)同總監(jiān)辦根據(jù)工程現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際完成情況，下達(dá)季度移交任務(wù)。各參建單位對(duì)已達(dá)到評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)要求的分部、分項(xiàng)工程質(zhì)檢資料整套打印，按照預(yù)立卷的標(biāo)準(zhǔn)除裝訂外整卷進(jìn)行移交。對(duì)已經(jīng)完成審批的管理性文件，按照預(yù)立卷要求移交紙質(zhì)版的原件。按季度移交檔案的措施，確保了項(xiàng)目檔案工作與現(xiàn)場(chǎng)施工的同步性，為檔案組卷工作的開(kāi)展夯實(shí)了基礎(chǔ)。同時(shí)，要求施工單位及時(shí)將原始記錄錄入質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核、打印、簽字，形成完整的案卷。

1.5.2 有效性

(1)建立臺(tái)賬精管理。項(xiàng)目建設(shè)單位要求各參建單位根據(jù)工作內(nèi)容，建立并及時(shí)更新各種檔案工作臺(tái)賬，包括首件工程、分項(xiàng)工程開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)方案、各類試驗(yàn)室臺(tái)賬等臺(tái)賬，確保資料齊全完整，落實(shí)全過(guò)程的精細(xì)管理。臺(tái)賬的建立，便于各參建單位及時(shí)掌握文件材料是否齊全，同時(shí)也為建設(shè)單位監(jiān)督檢查提供便利，準(zhǔn)確掌握文件材料形成進(jìn)度。

(2)定期檢查促成效。為確保檔案編制與工程建設(shè)同步形成、收集、整理，確保檔案編制質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)工程施工計(jì)劃制定詳細(xì)、具體的檔案工作計(jì)劃，下達(dá)任務(wù)分解表，明確文件材料的編制時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及各參建單位檔案工作的進(jìn)度目標(biāo)和質(zhì)量要求，責(zé)任落實(shí)到人。

建設(shè)單位每月定期和不定期開(kāi)展內(nèi)業(yè)檢查，每季度開(kāi)展檔案工作進(jìn)度和質(zhì)量評(píng)比，召開(kāi)檔案工作推進(jìn)會(huì)，實(shí)行工程質(zhì)量“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)罰措施，確保檔案管理工作按計(jì)劃有效推進(jìn)。

1.6 重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力

公司多途徑地組織項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。項(xiàng)目建設(shè)單位與總監(jiān)辦根據(jù)檔案工作的進(jìn)展情況，分階段進(jìn)行檢查表格填寫(xiě)、收集整理、文件題名、竣工圖編制、檔案管理系統(tǒng)使用等交底工作，使檔案人員能從整體把控各類文件材料的形成和收集，有效提升了全員檔案管理意識(shí)并形成長(zhǎng)效工作機(jī)制。

1.7 筑牢檔案安全防線

(1)項(xiàng)目檔案實(shí)行辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)，配置防火、防盜、防光、防潮、防有害生物等“二十防”的設(shè)施設(shè)備。同時(shí)為確保檔案安全，檔案庫(kù)房配備了火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、氣體消防系統(tǒng)，安裝了全天24h監(jiān)控設(shè)備,并根據(jù)廣東省檔案局《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》，安排專人每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，做好庫(kù)房溫濕度等登記工作，制定有關(guān)庫(kù)房管理規(guī)定、應(yīng)急預(yù)案等，確保檔案的安全、可控。

(2)項(xiàng)目建設(shè)單位成立檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案工作應(yīng)急預(yù)案，定期組織專人對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行檢查；組織各參建單位開(kāi)展汛期及惡劣天氣、節(jié)假日期間檔案安全隱患自糾自查；做好庫(kù)房的安全隱患排查及應(yīng)急物資準(zhǔn)備工作，同時(shí)設(shè)置檔案應(yīng)急轉(zhuǎn)移地點(diǎn)，如萬(wàn)一發(fā)生災(zāi)情時(shí)，立即啟動(dòng)《檔案安全管理措施和應(yīng)急預(yù)案》，組織實(shí)施檔案搶救搬運(yùn)，轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域，確保項(xiàng)目檔案的安全。

(3)疫情防控期間，項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的檔案實(shí)體安全防護(hù)和安全責(zé)任意識(shí)，要求及時(shí)做好疫情防控工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔。對(duì)移交進(jìn)庫(kù)的檔案在確保安全的情況下，進(jìn)行消毒殺菌處理。對(duì)尚在收集整理的文件材料要求專人負(fù)責(zé)，盡量減少人員交叉管理，確保檔案工作與疫情防控同步開(kāi)展。

1.8 積極推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化

根據(jù)《廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理的辦法》等，公司積極推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目在檔案數(shù)字化和信息化方面的探索與應(yīng)用，推廣落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目“雙套制”檔案工作要求，已有6個(gè)項(xiàng)目推行檔案“雙套制”，有效地提升了建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理水平。在公司負(fù)責(zé)建設(shè)的高速公路項(xiàng)目檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，全面使用電子檔案“雙套制”交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件與工程建設(shè)同步形成、同步收集、同步整理，提高了項(xiàng)目文件形成的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，提高了項(xiàng)目檔案的信息化水平。

2 項(xiàng)目檔案管理的主要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)

2.1 檔案首卷制

項(xiàng)目建設(shè)單位為規(guī)范統(tǒng)一檔案編制標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)管理制度要求，對(duì)每一類歸檔的檔案開(kāi)展首卷制管理，召開(kāi)檔案工作交底會(huì)和工作推進(jìn)會(huì)，對(duì)文件材料收集歸檔范圍、組卷規(guī)則、案卷和卷內(nèi)目錄題名格式、卷內(nèi)排序等進(jìn)行明確要求，同時(shí)組織參建單位共同學(xué)習(xí)交流，促進(jìn)項(xiàng)目檔案整理統(tǒng)一、規(guī)范，避免因格式不統(tǒng)一而造成的返工。

2.2 “智慧工地”管理

項(xiàng)目建設(shè)單位積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+交通基礎(chǔ)設(shè)施”發(fā)展新思路，推進(jìn)大數(shù)據(jù)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)深度融合，推行“智慧工地”建設(shè)，提升項(xiàng)目管理信息化水平。信息化管理系統(tǒng)一體化將公路項(xiàng)目建設(shè)管理系統(tǒng)、交通工程質(zhì)量監(jiān)督管理系統(tǒng)、交通建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)、路面施工管理系統(tǒng)、混凝土拌合站試驗(yàn)數(shù)據(jù)等融為一體。項(xiàng)目推行視頻監(jiān)控及數(shù)據(jù)自動(dòng)采集實(shí)時(shí)上傳管理，所有的施工設(shè)備均安裝智能監(jiān)控系統(tǒng)，各工點(diǎn)、三集中場(chǎng)地、試驗(yàn)室的試驗(yàn)、檢測(cè)、張拉及拌和等數(shù)據(jù)自動(dòng)采集實(shí)時(shí)傳輸，通過(guò)即時(shí)監(jiān)控與過(guò)程追溯，從源頭確保了試驗(yàn)、檢測(cè)、張拉、拌合等檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性。

2.3 “四法”工作法

項(xiàng)目建設(shè)單位推行“一線工作法、清單工作法、問(wèn)題清單法、掛牌督辦法”四法工作法。各部門(mén)在月前為每個(gè)崗位制訂下月度的工作清單、問(wèn)題清單，部門(mén)人員每天將完成情況及發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題等進(jìn)行記錄，月底對(duì)完成情況進(jìn)行匯總，并同步及時(shí)收集各環(huán)節(jié)形成的前期文件材料、合同、結(jié)算、往來(lái)文件等，按照檔案管理要求，填寫(xiě)移交清單，移交檔案室歸檔。通過(guò)“四法”工作法使得項(xiàng)目管理任務(wù)清晰具體、標(biāo)準(zhǔn)明確統(tǒng)一、責(zé)任到人到崗，動(dòng)態(tài)管理控制成效顯著。

2.4 竣工圖編制管理

(1)采用竣工圖“首卷制”提供標(biāo)準(zhǔn)圖，經(jīng)監(jiān)理、建設(shè)單位工程技術(shù)人員審核把關(guān)后的首卷竣工圖在全線標(biāo)段中推廣。

(2)工程變更臺(tái)賬清零管理。結(jié)合公司“四法”工作法，建立工程變更和竣工圖繪制清單臺(tái)賬，明確責(zé)任人，加強(qiáng)過(guò)程管控，對(duì)已經(jīng)審批完成的變更及時(shí)進(jìn)行修改，通過(guò)建設(shè)過(guò)程工作管控，在保證竣工圖內(nèi)在質(zhì)量的同時(shí)也加快了竣工圖編制的整體進(jìn)度。

(3)對(duì)于未發(fā)生工程變更的圖紙，組織工程技術(shù)人員認(rèn)真核對(duì)施工圖電子版是否與紙質(zhì)版一致，對(duì)重新出圖的圖紙滿足竣工圖編制的有關(guān)要求。

2.5 檔案編制流程監(jiān)控

在項(xiàng)目檔案編制過(guò)程管理中，建設(shè)單位認(rèn)真做好對(duì)每個(gè)參建單位全套案卷目錄的審核，統(tǒng)一按照分部分項(xiàng)劃分的順序排列，各施工單位將案卷目錄提交監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位對(duì)其完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤并簽署后移交項(xiàng)目業(yè)主。項(xiàng)目專職檔案員對(duì)移交的檔案進(jìn)行100%檢查，必須滿足檔案規(guī)范的要求后才可歸檔入庫(kù)。

2.6 實(shí)施“工完檔清”試點(diǎn)

項(xiàng)目建設(shè)單位在先行完工的土建標(biāo)段開(kāi)展“工完檔清”試點(diǎn)工作。試點(diǎn)標(biāo)段制定了“工完檔清”實(shí)施方案，項(xiàng)目交工時(shí)按方案要求完成了全套檔案編制(包括預(yù)立卷、案卷目錄、竣工圖等)，經(jīng)建設(shè)單位組織內(nèi)審驗(yàn)收，確認(rèn)標(biāo)段檔案整理規(guī)范、基本完整。

2.7 檔案整理集中辦公和資源共享

項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，為加快檔案編制進(jìn)度，建設(shè)單位要求各參建單位竣工圖和檔案編制人員進(jìn)駐建設(shè)單位集中辦公，并采購(gòu)多臺(tái)電動(dòng)打孔機(jī)、重型切紙機(jī)等大型檔案設(shè)施設(shè)備，與各參建單位共用。通過(guò)集中辦公和資源共享，溝通方便、指導(dǎo)及時(shí)，一方面提高了檔案工作效率，另一方面也促進(jìn)了檔案編制工作水平，有效推進(jìn)檔案編制進(jìn)度。

2.8 項(xiàng)目檔案見(jiàn)證材料的收集

及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中形成的各類檔案工作見(jiàn)證材料，如項(xiàng)目檔案編制辦法、檔案工作交流、檔案工作會(huì)議紀(jì)要、竣工圖編制文件、工完檔案審核文件、檔案“雙套制”管理等相關(guān)文件材料的收集。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)多年來(lái)在高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中不斷探索和創(chuàng)新，公司項(xiàng)目檔案的管理水平得到了較大的提升。項(xiàng)目檔案工作取得了豐碩成果，至2022年，已有28個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目通過(guò)了上級(jí)檔案部門(mén)組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，均達(dá)到“優(yōu)秀”等級(jí)，其中13個(gè)項(xiàng)目榮獲“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”，為在高速公路通車運(yùn)營(yíng)后的經(jīng)營(yíng)管理和營(yíng)運(yùn)管理中查詢利用項(xiàng)目檔案，創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)條件。

(收稿日期：2022-05-12)

ExplorationandInnovationofArchivesManagementMeasuresforHighwayConstructionProjects

ZHONGWenyu

(Guangdong Road &Bridge Construction Development Co., Ltd., Guangzhou 510623,Guangdong, China)

Abstract: In order to achieve the goal of “completeness, accuracy, system, specification and safety” for highway construction project archives, a series of management measures shall be taken. In this paper, the measures and innovations taken by Guangdong Road & Bridge Construction Development Co., Ltd. in the file management of expressway construction projects in recent years have been briefly summed up and introduced, with experience and reference being provided for the file management of similar engineering construction projects.

Keywords: expressway; construction project; archives; management measures