文/云南省交通投資建設(shè)集團(tuán)有限公司 李淼

數(shù)字化時代的來臨，使人們的工作和生活都發(fā)生了改變，同時通過線上處理事務(wù)的方式能夠提升整體的管理效率。檔案管理是一項繁雜的工作，因此借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠更好地改變傳統(tǒng)管理方式，使得檔案管理工作呈現(xiàn)條理性。盡管互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理帶來了一定的機(jī)遇，但其挑戰(zhàn)性也是共存的。因此，對數(shù)字化時代檔案工作的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，從而找到數(shù)字化檔案信息的利用方法。

一、數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案是現(xiàn)代社會檔案管理的一種新型模式，其更多的是檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行管理模式優(yōu)化構(gòu)建的一種工具，將智能技術(shù)融入檔案安全管理過程中，能夠更好地降低人工管理的工作量，同時將通過數(shù)據(jù)指標(biāo)實現(xiàn)對檔案安全問題的精準(zhǔn)監(jiān)控，以此在發(fā)現(xiàn)問題、預(yù)防安全問題出現(xiàn)的過程中提供技術(shù)保障。智能化檔案在防火、防潮以及防盜過程中發(fā)揮著重要作用。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也將作為一種問題解決的渠道運(yùn)用到檔案管理工作中，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式得到優(yōu)化轉(zhuǎn)變。對于檔案管理者而言，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠更加精準(zhǔn)地對檔案中的內(nèi)容以及存儲位置進(jìn)行管控，進(jìn)而為提升檔案管理的效率以及用戶的滿意度奠定良好基礎(chǔ)。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)

（一）開放共享發(fā)展理念的運(yùn)用。檔案數(shù)據(jù)開放共享在數(shù)字化時代有三個顯著特點(diǎn)：一是零距離。檔案部門和用戶之間可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程溝通和交流，同時為用戶定制個性化的檔案信息，為提高信息利用效率打下了良好基礎(chǔ)。二是去中心化。數(shù)字時代，檔案館可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行分布式管理，使人們通過第三方平臺獲取數(shù)據(jù)資源，從而為檔案整體管理質(zhì)量的優(yōu)化創(chuàng)造良好條件。三是開放。數(shù)字時代的檔案資源數(shù)據(jù)共享不僅面向檔案館，同時也包括其他行業(yè)的用戶，這將對傳統(tǒng)的封閉式管理模式提出挑戰(zhàn)，不利于提高檔案數(shù)據(jù)共享的整體效率。總的來說，檔案館在進(jìn)行檔案管理的過程中，還存在著與新時代的理念和要求不相適應(yīng)的現(xiàn)象，從而使檔案管理實體工作的質(zhì)量水平很難提高。同時，在嚴(yán)格的等級制管理下，檔案信息的共享更加困難。因此，在當(dāng)前的社會環(huán)境下，優(yōu)化共享建設(shè)將是促進(jìn)檔案管理信息化水平提升的重要基礎(chǔ)，檔案管理部門需要充分結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢提升檔案信息收集的完整性，進(jìn)而為構(gòu)建完善的檔案信息體系奠定良好基礎(chǔ)。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下“二位一體”模式構(gòu)建。數(shù)字時代，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)管理者和開發(fā)人員兩手抓的態(tài)勢，事實上，每個人在日常工作中都會形成一定的原始記錄，從而成為檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)的中心。此外，檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)建者也將成為檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)者。在微信、微博信息傳播的過程中，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的自由流通，與傳統(tǒng)的保存機(jī)構(gòu)有很大區(qū)別。一般而言，檔案信息主要來自特定的組織機(jī)構(gòu)，歸檔的文件信息生產(chǎn)者對檔案信息的開發(fā)利用不具有所有權(quán)。而且在數(shù)字化時代生產(chǎn)和發(fā)展將實現(xiàn) “二位一體”的趨勢下，能更好地實現(xiàn)社會流通。在脫離實體限制后，多種信息媒體將自主開發(fā)虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而使現(xiàn)代信息資源與傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形成激烈的競爭關(guān)系，從而使檔案管理的“二位一體”模式受到挑戰(zhàn)。因此，為了更好地優(yōu)化檔案資源的模式，需要結(jié)合實際情況做好網(wǎng)絡(luò)信息的運(yùn)用工作，促使檔案信息得到充分利用，為強(qiáng)化檔案信息構(gòu)建質(zhì)量奠定良好 基礎(chǔ)。

（三）實現(xiàn)工作對象數(shù)據(jù)化管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資源管理呈現(xiàn)出智能化的趨勢，而傳統(tǒng)的人工管理方式又極易出現(xiàn)安全防范不力、數(shù)據(jù)丟失等問題，從而直接影響檔案管理的高效率。海量的檔案信息內(nèi)容，受諸多自然環(huán)境因素和人為因素的影響，將使管理工作變得更加困難。因此，將智能化技術(shù)融入檔案管理工作中，可以更好地推動管理模式向多元化發(fā)展，為全面提高管理安全水平奠定良好基礎(chǔ)。數(shù)字時代給檔案工作帶來的最根本變化，其實就是工作對象的數(shù)據(jù)化，檔案信息能夠通過信息技術(shù)得以流通，同時也使更多的信息資源得到專業(yè)化的處理，在合理的時間內(nèi)成為優(yōu)化企業(yè)運(yùn)作的重要手段。當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)主要包括存量數(shù)字化和增量電子化兩個方面，數(shù)字化為構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案和電子文檔奠定了良好的基礎(chǔ)，使檔案得以實現(xiàn)外延化，為提高收集管理的數(shù)據(jù)化效果奠定了基礎(chǔ)。

（四）海量的信息用戶背景下改革服務(wù)方式。基于本地實際工作情況，在大數(shù)據(jù)時代建立協(xié)作檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)相關(guān)系統(tǒng)平臺之間的智能對接，從而為提高協(xié)作質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，目前協(xié)同檔案信息資源共享構(gòu)架實現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的升級，使各地區(qū)的數(shù)據(jù)庫配置更便捷，為實現(xiàn)二次對接和開放提供技術(shù)支持。與此同時，檔案工作也將不斷融入經(jīng)濟(jì)社會的各個領(lǐng)域，從而使海量的檔案用戶對傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式提出了挑戰(zhàn)。政府積累的大量公共管理數(shù)據(jù)資源，也將成為檔案管理過程中不可估量的價值源泉。長期以來，傳統(tǒng)的檔案工作處于半封閉狀態(tài)，用戶需求也大多局限于簡單的查檔服務(wù)，而更具個性化的信息推送服務(wù)，使傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式受到極大 挑戰(zhàn)。

三、數(shù)字化檔案信息的利用方法

（一）規(guī)范收集材料。首先，有效的檔案管理是提高檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，及時收集整理資料，對今后的檔案進(jìn)行審查、創(chuàng)建，具有一定的參考價值。其次，需要及時整理檔案，按其形成的時間和重要程度，對其進(jìn)行分類。最后，在裝訂時，為便于日后參考，要使之更具美感和實用性。由于資料的不規(guī)范，會增加檔案人員掃描及識別資料的工作量。所以，在搜集過程中，必須對有關(guān)的資料進(jìn)行及時審核，以縮短由于前后的修正誤差所造成的延誤，從而提高檔案的整體管理效率。另外，由于不同部門間文件資料的標(biāo)準(zhǔn)化程度存在差異，因此在搜集過程中應(yīng)認(rèn)真甄別，避免繁瑣的后續(xù)工作。由于檔案是極為重要的保密資料，所以在實際操作中，必須強(qiáng)化檔案的管理，規(guī)范檔案的利用工作，并將同類檔案分類歸檔，以增加后續(xù)工作的便捷性。機(jī)關(guān)檔案工作人員要嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，對歸檔后的檔案進(jìn)行重新審查，對檔案管理員隨意堆放的現(xiàn)象要及時改正。同時，還需要對其進(jìn)行分類存儲，并貼上標(biāo)簽，以保證檔案信息的有序、完整。

（二）加強(qiáng)材料鑒別。為了提高電子信息傳輸?shù)男剩仨毷孪茸R別數(shù)據(jù)，確保在傳輸過程中不會出現(xiàn)差錯。同時，由于在搜集檔案時經(jīng)常會遇到姓名相近、經(jīng)歷相近等問題，造成檔案資料的錯誤較多，因此在搜集完畢后，應(yīng)先對其進(jìn)行鑒定。也就是說，審查材料與職位、學(xué)歷是否有直接的聯(lián)系。比如，政審材料所反映的內(nèi)容，直接與其工作狀況有關(guān)。新時代電子檔案管理工作是龐大并且極其復(fù)雜的工程，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作人員按照相應(yīng)的步驟以及階段開展工作，并且逐步推進(jìn)。期間需要做好長遠(yuǎn)的規(guī)劃，且立足當(dāng)前。日常工作中需要大力發(fā)展傳統(tǒng)的檔案載體的數(shù)字化，推進(jìn)電子文檔的歸檔和接收工作，為后續(xù)的工作打好基礎(chǔ)。此外，相關(guān)工作人員還需要制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確工作目標(biāo)，熟悉電子檔案管理的每一項規(guī)范和要求，確定每類電子檔案的管理期限以及有關(guān)規(guī)則，并且明確管理上的具體規(guī)則要求，保障每一份文檔都有價值，并且收集齊全，力爭實現(xiàn)規(guī)范歸檔。

（三）積極推動檔案精細(xì)化管理。在檔案整理的過程中，資料的收集、審核、歸檔是檔案整理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此必須對檔案的歸檔工作進(jìn)行細(xì)化，以達(dá)到更好的效果。第一，主管部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案工作條例》和其他相關(guān)的規(guī)范性文件，在整理的過程中，要把每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息進(jìn)行歸納。比如有些職位變動，會導(dǎo)致人員流動。因此，要最大限度發(fā)揮檔案工作的效能，減少錯誤率，不斷完善檔案資料的歸檔程序；第二，在收集、審核和歸檔文件時，要細(xì)化系統(tǒng)的實施流程，尤其是對個人資料中出現(xiàn)錯誤的，要認(rèn)真核實，并交還給材料形成單位，再整理一次；第三，需要本人親自核實、簽名，并蓋上相應(yīng)的公章，以保證材料的準(zhǔn)確、完整；第四，在實際工作中，要把所有員工的入黨時間、工作經(jīng)歷等信息輸入計算機(jī)，以便于日后查閱，并建立起現(xiàn)代化的電子檔案資源管理系統(tǒng)，以降低造假的幾率。將傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科技相結(jié)合，能使檔案得到更好 保護(hù)。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用的過程中，檔案館需要充分發(fā)掘信息技術(shù)的優(yōu)勢，將其融入檔案管理工作中，進(jìn)而為降低信息管理的冗余性奠定良好基礎(chǔ)。數(shù)字化時代為檔案管理工作帶來顛覆性變革，同時也為其整體的服務(wù)方式帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，為了更好地提升檔案管理的整體質(zhì)量水平，需要做好相應(yīng)的信息技術(shù)優(yōu)化工作，促使檔案信息得到高效的利用和共享。