藍(lán)羅猛 南寧市第二十四中學(xué)

中學(xué)人事檔案管理作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，在人力資源管理中發(fā)揮著不可替代的作用。中學(xué)人事檔案中包含諸多教職工信息資料，如教職工工作年限、職稱、權(quán)責(zé)范圍、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎懲記錄等，這些資料信息真實地反映了教職工工作歷程及其在具體工作中所體現(xiàn)的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力。而人力資源管理以實現(xiàn)組織目標(biāo)為己任，找準(zhǔn)人力資源缺口，通過招聘、選拔、任用、培訓(xùn)等方式為中學(xué)教育工作的開展提供主體力量，為中學(xué)管理水平的提升提供保障。若想持續(xù)優(yōu)化人力資源管理，便需要挖掘人事檔案中有價值的信息資源，采用精細(xì)化管理方式，避免主觀經(jīng)驗與人為因素導(dǎo)致管理決策缺乏科學(xué)性。因此如何發(fā)揮人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用已經(jīng)成為一項重要的研究課題。

一、人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系

人事檔案管理隸屬于行政管理部門，與人員調(diào)配、培訓(xùn)、考核等管理相互結(jié)合，主要內(nèi)容包括收集、整理、歸檔人事檔案材料，統(tǒng)計教職工數(shù)量、計算工齡、工資等，保存流動人員專業(yè)技術(shù)職稱及有關(guān)材料，按照相關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位提供使用或轉(zhuǎn)遞存檔人員檔案材料，出具相關(guān)證明材料等。人力資源管理則隸屬于研究部門，以組織發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，綜合考慮組織當(dāng)下發(fā)展?fàn)顩r與未來發(fā)展需求，圍繞組織本階段中心工作任務(wù)，以為組織發(fā)展提供人員儲備，結(jié)合不同時期的發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃等制定相應(yīng)的人力資源招聘、選拔、任用、開發(fā)利用等配備方案。人事檔案是人才信息的重要載體，也是知人善任、選賢舉能的重要工具，人事檔案管理側(cè)重于信息資源內(nèi)容、存儲形式管理，而人力資源管理是一項綜合性、動態(tài)性與持續(xù)性的管理活動，旨在為人事管理提供解決方案。二者雖然在管理內(nèi)容、形式與實施途徑上具有明顯的差異性，但在總體目標(biāo)上具有共通性，并且具有相輔相成、相互促進(jìn)、相互補(bǔ)充的內(nèi)在聯(lián)系。人事檔案管理中收集的各類人才信息資源是人力資源管理的決策支持，人事檔案信息的完整性、全面性與真實性將直接影響人力資源管理中各項規(guī)劃、配備方案的可行性。不僅如此，高效率的人事檔案管理可以確保人力資源管理人員在較短時間內(nèi)了解教職工具體情況，借助相關(guān)人才資料以實行具體的管理方法[1]。

二、人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用

中學(xué)人力資源管理的目的在于采用先進(jìn)、前沿的管理理念、管理手段以科學(xué)配置人力資源，平衡教職工的知識與技能結(jié)構(gòu)，確保教職工綜合素質(zhì)、專業(yè)能力與崗位工作要求相匹配，從而調(diào)動教職工工作積極性、發(fā)揮其主觀能動性，達(dá)到人盡其才的目標(biāo)。而人事檔案管理可以為人力資源管理提供真實、可靠的人才信息，進(jìn)一步體現(xiàn)出人力資源管理前瞻性、系統(tǒng)性與戰(zhàn)略性的特點。綜合而言，人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用具體體現(xiàn)在以下四大方面：

(一)為人力資源規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)

在中學(xué)人力資源管理中，人力資源規(guī)劃是指以中學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以內(nèi)外部環(huán)境變化為基礎(chǔ)，在分析、評估中學(xué)人力資源需求與供給情況的前提下采取科學(xué)、有效且合理的方式對人力資源獲取、配置等各個管理環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃，制定人力資源供需平衡計劃以確保中學(xué)能夠在需要時間、崗位工作上及時獲取人力資源的綜合性規(guī)劃活動。人力資源規(guī)劃的要點在于充分利用已有的人力資源，得到并保留一定比例的具備特定知識技能結(jié)構(gòu)的人員，這就需要在規(guī)劃階段掌握中學(xué)現(xiàn)有的人力資源存量、人員結(jié)構(gòu)等，根據(jù)前一階段中學(xué)人力資源的流動、流失等狀況找準(zhǔn)人力資源缺口，在保證人力資源有效供給的基礎(chǔ)上為后續(xù)人力資源的開發(fā)利用提供保障。而人事檔案可以反映教職工結(jié)構(gòu)特點、專業(yè)技能與綜合素質(zhì)水平，體現(xiàn)出在一定時期內(nèi)中學(xué)人力資源的變化情況，例如退休、辭職等計劃內(nèi)更替；離職情況下的人力資源流失；晉升、轉(zhuǎn)崗、升職等情況下的人力資源流動等。人力資源管理人員便可以結(jié)合人事檔案中所記錄、反映的人力資源供需狀況以制定人力資源供需平衡計劃，切實做好供需分析與評估工作，結(jié)合實際崗位工作需求以進(jìn)一步編制人力資源招聘計劃、使用計劃等，有效避免人才資源被浪費、壓制，防止人力資源規(guī)劃中出現(xiàn)盲目性、隨意性、主觀性較大的問題[2]。

(二)為人力資源配置提供有益參考

中學(xué)人力資源管理中的人力資源配置以人盡其才、人盡其用、人事相宜為基本原則。中學(xué)崗位有層次與學(xué)科之分，占據(jù)不同的位置并處于不同的職級水平，而每一名教職工的能力水平也不盡相同，合理的人力資源配置需要確保人的能力與崗位的能級相對應(yīng)，將人安置到有助于其優(yōu)勢最大化發(fā)揮的崗位上，并且通過動態(tài)化調(diào)整確保人崗匹配，促進(jìn)人才在中學(xué)內(nèi)部合理流動。對于中學(xué)而言，人力資源的優(yōu)化配置可以促進(jìn)人才之間優(yōu)勢互補(bǔ)、經(jīng)驗交流，最大程度地調(diào)動人才工作積極性，提高各崗位人員的工作效率與質(zhì)量，以此促進(jìn)中學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的落地、落實。但在實際的人力資源配置中經(jīng)常會因?qū)Ω鲘徫粌r值、人員專業(yè)技能素養(yǎng)等的了解不夠充分，而導(dǎo)致人員能力與崗位要求脫節(jié)，不僅會浪費人力資源，而且會降低人員工作主動性。而人事檔案管理可以為人力資源配置提供有益參考，人事檔案中存儲的崗位標(biāo)準(zhǔn)、崗位技能等信息可以為崗位價值評估提供依據(jù)，人力資源管理人員在崗位價值評估基礎(chǔ)上結(jié)合崗位工作難度、工作量以及人事檔案中各崗位人員職稱、年齡、工作年限、工作經(jīng)驗等信息，促進(jìn)人員在學(xué)校各部門、學(xué)科之間有序流動，結(jié)合人員能力變化及發(fā)展對其進(jìn)行級別調(diào)整，在中學(xué)內(nèi)部形成爭當(dāng)先進(jìn)、提升素質(zhì)的良好氛圍，可以使人員恪盡職守，提高學(xué)校整體效能[3]。

(三)為人力資源開發(fā)提供積極指導(dǎo)

中學(xué)人力資源管理中，人力資源開發(fā)的主要目標(biāo)在于通過開發(fā)活動提高人的才能，增強(qiáng)人的活力與積極性，主要的開發(fā)活動形式為培訓(xùn)，需要人力資源管理人員結(jié)合中學(xué)中心工作任務(wù)、教育管理要求、一線教學(xué)工作實際情況等籌劃培訓(xùn)資源，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定為教職工提供實現(xiàn)個人價值、廣泛學(xué)習(xí)多學(xué)科理論知識、練就扎實本領(lǐng)的學(xué)習(xí)機(jī)會。人力資源開發(fā)需要以培訓(xùn)需求分析為起點，在不同階段，不同崗位人員的工作內(nèi)容具有明顯的差異性，這種差異性決定了在培訓(xùn)中需要堅持“因材施教”，例如針對一線教育工作者需要以國家教育政策方針為導(dǎo)向、以解決實際教學(xué)問題為基本，通過開展培訓(xùn)活動以提升其教學(xué)勝任力；針對教育管理工作者則需要通過培訓(xùn)使其了解教育新形勢，指導(dǎo)其了解中學(xué)現(xiàn)有教育資源、教育實施面臨的現(xiàn)實困境等。查閱人事檔案是全方位獲取信息的有效途徑，將人事檔案管理與人力資源管理結(jié)合為有機(jī)整體，通過人事檔案獲取教職工知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、個性等方面的信息，構(gòu)建有層次、有針對性的教育培訓(xùn)體系，充分發(fā)揮老年教職工經(jīng)驗優(yōu)勢，中青年教職工的活力干勁，促進(jìn)教職工之間分享經(jīng)驗、共通探討并解決問題，能夠為人力資源開發(fā)提供積極指導(dǎo)。

(四)為人力資源激勵機(jī)制建設(shè)提供明確方向

在中學(xué)，廣大教職工雖然以學(xué)校整體發(fā)展為目標(biāo)導(dǎo)向，但其工作動因、工作需求、工作方式與工作內(nèi)容等具有明顯的差異性，尤其是從事一線教學(xué)工作的教職工，因工作的特殊性導(dǎo)致其在日常工作中很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠問題，工作積極性也會大幅度降低。這就需要在中學(xué)人力資源管理中制定完善的激勵機(jī)制以消除其職業(yè)倦怠心理，幫助其恢復(fù)對教育教學(xué)工作的熱情。馬斯洛需求層次理論將個體需求劃分為五大層次，有效的激勵機(jī)制便是在滿足個體低層次需求的同時激發(fā)其高層次需求，將個體理想、價值等與組織愿景有機(jī)結(jié)合，使個體在實現(xiàn)個人價值的同時可以推進(jìn)組織目標(biāo)的實現(xiàn)。而人事檔案中較為完整地記錄了教職工學(xué)習(xí)、工作與發(fā)展歷程，通過分析人事檔案資料可以精準(zhǔn)把握教職工的現(xiàn)實與內(nèi)部需求，以采取針對性的激勵措施提升其工作積極性。例如針對工作年限較長、工作經(jīng)驗較為豐富的教職工可以采取工作激勵措施，即為其分配具有挑戰(zhàn)性、創(chuàng)新性的工作，使其在完成工作任務(wù)中獲得成功感、滿足感，也可以在實際工作中一展才華，產(chǎn)生高度的工作熱情；再如針對工作年限較短的青年教職工可以為其提供工作指導(dǎo)與幫助，使其切實感受到學(xué)校對其的關(guān)注、信任與尊重，增強(qiáng)其對學(xué)校的歸屬感。由此可見，人事檔案管理可以為人力資源激勵機(jī)制的建設(shè)提供明確方向[4]。

三、強(qiáng)化人事檔案管理作用的有效對策

人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系及其在人力資源管理中的重要作用，決定了高效率、高質(zhì)量人事檔案管理的必要性、迫切性，建議從以下幾大方面入手提高人事檔案管理質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮其在人力資源管理中的功能。

(一)實現(xiàn)人事檔案管理動態(tài)化

中學(xué)人力資源管理具有動態(tài)性、前瞻性的特點。當(dāng)前教育形勢不斷變化，面臨著教育生態(tài)重塑、教育改革的現(xiàn)實困境，中學(xué)教學(xué)管理工作、一線教學(xué)工作等都對教職工的知識儲備、技能水平、職業(yè)道德等提出更高要求，在充分利用現(xiàn)有人力資源的前提下獲得、保留具備一定專業(yè)知識與技能的人員是中學(xué)人力資源管理的重中之重。人事檔案管理可以為人力資源管理提供決策支持與信息依據(jù)，若想體現(xiàn)出人事檔案管理的價值，便需要實現(xiàn)人事檔案管理的動態(tài)化，即結(jié)合人力資源動態(tài)管理要求，從源頭上提高人事檔案的質(zhì)量，通過人事檔案資料的動態(tài)采集、鑒別及更新確保人事檔案信息的完整性、真實性、可靠性。與此同時要及時將新產(chǎn)生的人事資料補(bǔ)充到相應(yīng)的檔案中，高度重視對可反映人才結(jié)構(gòu)、人才基本情況等重要材料的采集與歸檔，確保人事檔案可以真實反映出中學(xué)教職工發(fā)展過程、人力資源變化趨勢等，這樣才能在人力資源供需分析、規(guī)劃制定中有效利用人事檔案資料。

(二)重視人事檔案管理信息化

現(xiàn)階段，大部分中學(xué)都意識到人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，并高度重視人力資源資料的采集、分類、管理與存儲，但依然存在重存儲形式、輕存儲內(nèi)容；重信息采集、輕信息挖掘；重信息安全、輕信息利用等問題，導(dǎo)致人事檔案管理實效性偏低，難以為人力資源管理提供指導(dǎo)、幫助。針對此種情況要扎實推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合檔案資料的重要程度、機(jī)密性等對其進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，避免檔案資料丟失、損壞或被人為篡改。與此同時，提升檔案資料收集的時效性，滿足人力資源管理的動態(tài)化要求，可以引入OA辦公系統(tǒng)，指導(dǎo)各部門參照檔案文件模板定期、定時、定渠道地上傳本部門相關(guān)的人事檔案資料，管理部門人員則對檔案資料進(jìn)行審批、篩選與整理，以此拓寬人事檔案信息容量，為人力資源管理提供強(qiáng)有力的信息資源保障。除此之外要積極借助大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)挖掘人事檔案資料價值，利用檔案信息構(gòu)建人力資源管理模型，確保各個管理環(huán)節(jié)的科學(xué)性、合理性與有效性[5]。

(三)注重人事檔案管理規(guī)范化

在實現(xiàn)人事檔案管理動態(tài)化與信息化的基礎(chǔ)上，學(xué)校要結(jié)合檔案工作相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則，結(jié)合學(xué)校人力資源管理現(xiàn)實需求、人事檔案管理實際情況以進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，明確劃分各部門、各崗位的管理責(zé)任、權(quán)利范圍，以制度約束管理行為，倒逼管理人員注重方法創(chuàng)新、效能提升。同時要結(jié)合人力資源管理的特點在學(xué)校內(nèi)部營造積極、健康的文化氛圍，提高各部門與各崗位人員對人事檔案管理工作的重視程度、支持力度，要求各部門嚴(yán)格遵守學(xué)校人事檔案管理規(guī)章制度，按照要求上傳檔案資料，保證檔案質(zhì)量。此外，需要實行人事檔案的績效管理模式，將人事檔案利用率、質(zhì)量等納入績效考核評價指標(biāo)體系，提升人事檔案管理在學(xué)校內(nèi)的戰(zhàn)略定位，發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用。

四、結(jié)語

人事檔案管理于人力資源管理具有相輔相成、相互促進(jìn)、相互補(bǔ)充的內(nèi)在聯(lián)系，科學(xué)、有效的人事檔案管理可以為人力資源規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)，為人力資源配置提供有益啟示，為人力資源開發(fā)提供積極指導(dǎo)并且為人力資源激勵機(jī)制的建設(shè)提供明確方向。為此，中學(xué)要積極實現(xiàn)人事檔案管理的動態(tài)化、信息化與規(guī)范化，不斷提高人事檔案管理質(zhì)量與效率，在開展人力資源管理工作中深度挖掘人事檔案中的信息價值，發(fā)揮其決策支持與信息依據(jù)作用，進(jìn)而從整體上提高人力資源管理水平。