褚佳華
(上海久事旅游(集團(tuán))有限公司,上海 200063)
全面預(yù)算管理,是通過預(yù)算的方法對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各類資源進(jìn)行有效的拆分、組合、控制,以便科學(xué)地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)中一切從事生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)活動(dòng),完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)目標(biāo)。近幾年,全面預(yù)算管理作為現(xiàn)代管理系統(tǒng),普遍運(yùn)用于我國各行各業(yè),取得了較好的效果。通過全面預(yù)算管理進(jìn)行資源配置、控制各項(xiàng)成本、規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),但是當(dāng)前在實(shí)施全面預(yù)算管理的過程中仍然存在一些普遍及重要的問題,而我們必須去解決這些問題,從而達(dá)到全面預(yù)算管理應(yīng)有的效果,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)期、可持續(xù)地發(fā)展戰(zhàn)略而非短期行為的目標(biāo)。
通常,企業(yè)會(huì)設(shè)定三至五年的中長(zhǎng)期規(guī)劃,將眼前利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有機(jī)結(jié)合,通過實(shí)施全面預(yù)算管理,將企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)用數(shù)字來量化,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和預(yù)算的執(zhí)行成為同向過程。有了企業(yè)戰(zhàn)略的高站位思想,預(yù)算管理才有生命力。因?yàn)闆]有戰(zhàn)略意識(shí)的預(yù)算管理屬于企業(yè)的短期行為,很容易迷失正確的方向,會(huì)削弱企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)在進(jìn)行預(yù)算管理之前,應(yīng)圍繞企業(yè)戰(zhàn)略的制定、實(shí)施、控制,明確戰(zhàn)略目標(biāo),采取一系列措施。
在此基礎(chǔ)上編制的預(yù)算,包括經(jīng)營(yíng)預(yù)算、投資預(yù)算、籌資預(yù)算、往來預(yù)算等,可以避免預(yù)算工作的盲目性。當(dāng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行監(jiān)督時(shí),可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)未知的機(jī)遇和威脅,及時(shí)反饋到領(lǐng)導(dǎo)決策層,及時(shí)調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃,從而有效地提升戰(zhàn)略管理的應(yīng)變能力,確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
企業(yè)的成本費(fèi)用大致可分為兩大類:固定成本和變動(dòng)成本。在企業(yè)整體環(huán)境穩(wěn)定的情況下,固定成本是不受任何因素影響,硬性存在的,比如:工資及附加、折舊與攤銷、日常固定發(fā)生的成本等。而變動(dòng)成本是可控的,當(dāng)我們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)中,發(fā)現(xiàn)企業(yè)的變動(dòng)成本、費(fèi)用嚴(yán)重偏離預(yù)算指標(biāo)時(shí),立即采取行之有效的管理措施,發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)糾正問題,可以避免不必要的成本支出,實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化,提高經(jīng)濟(jì)效益,必須增強(qiáng)成本控制。
全面預(yù)算圍繞著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),把企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面的工作更加嚴(yán)密細(xì)致地組織起來。通過對(duì)各部門職能的協(xié)調(diào),促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的工作和交流,努力營(yíng)造良好的工作環(huán)境,推動(dòng)決策貫徹落實(shí),提高管理水平和工作效率。通過各個(gè)職能部門編制全面預(yù)算,向著共同的、總的統(tǒng)一戰(zhàn)略目標(biāo)前進(jìn),它們的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須緊密結(jié)合,互相協(xié)調(diào),統(tǒng)籌兼顧,全面安排,實(shí)現(xiàn)綜合平衡。
經(jīng)營(yíng)中,企業(yè)會(huì)碰到各種風(fēng)險(xiǎn),如環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、信息風(fēng)險(xiǎn)等。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)時(shí)刻刻存在于全面預(yù)算管理各環(huán)節(jié),需要相關(guān)人員對(duì)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制。通過預(yù)算的編制、實(shí)施和修正,合理規(guī)避、化解企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),確定可能影響企業(yè)的潛在事項(xiàng),并進(jìn)行管理,確保企業(yè)的運(yùn)行穩(wěn)定。
在全面預(yù)算管理中需特別關(guān)注資金預(yù)算管理,因?yàn)轭A(yù)算管理中的首要任務(wù)是提高資金的運(yùn)行效率。資金是企業(yè)的“血液”,企業(yè)資金的流動(dòng)具有周轉(zhuǎn)性和循環(huán)性的特點(diǎn),而資金管理是穿插于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)等方面,具有舉足輕重的作用。資金是企業(yè)得以生存和發(fā)展的根本,沒有了現(xiàn)金流,資金斷裂,企業(yè)將面臨負(fù)債累累、面臨危機(jī)、甚至是破產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。只有提高資金預(yù)算使用效率,避免入不敷出,才能保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以,資金預(yù)算管理作為預(yù)算管理的中心,是核心部分。
全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)的是“全方位、全過程、全員參與”這三個(gè)方面,它是一個(gè)復(fù)雜又系統(tǒng)的工程,需要各部門和企業(yè)治理層的高度重視和全體協(xié)同配合。而在實(shí)際中,大部分企業(yè)員工認(rèn)為預(yù)算編制僅僅是財(cái)務(wù)部門職責(zé),缺乏其他部門的配合,部分業(yè)務(wù)預(yù)算由財(cái)務(wù)部門代為編制,削弱了預(yù)算編制的合理性和業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用。全面預(yù)算管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,預(yù)算應(yīng)當(dāng)貫穿于企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程中,不能流于形式,不能因?yàn)轭A(yù)算而預(yù)算。
大多企業(yè)在預(yù)算編制時(shí),所使用的編制方式較為單一,往往采用增量預(yù)算法,在上一年度的基礎(chǔ)上經(jīng)過相應(yīng)調(diào)整后編制預(yù)算。隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,瞬息萬變,需要企業(yè)采取靈活多變的市場(chǎng)分析,編制出更為合理、貼近實(shí)際的預(yù)算,防止數(shù)據(jù)偏高或偏低等波浪式曲線現(xiàn)象。有些企業(yè)更多選擇固定預(yù)算法,雖然簡(jiǎn)便易行,但是適應(yīng)性和可比性相對(duì)較差,不能根據(jù)環(huán)境的變化,編制出最合適的預(yù)算,從而影響企業(yè)預(yù)算的執(zhí)行力,和實(shí)際情況脫節(jié)。預(yù)算編制的時(shí)間范圍通常以年度為準(zhǔn),很少分解到月度或季度,不利于預(yù)算進(jìn)行的控制。
在全面預(yù)算管理體系下,一個(gè)企業(yè)的目標(biāo)需要各職能部門的共同努力下才能實(shí)現(xiàn)。通過預(yù)算編制,可以分解并落實(shí)企業(yè)的利潤(rùn)目標(biāo),各職能部門在實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)目標(biāo)過程中明確自己的具體任務(wù)。因此,明確各職能部門的職責(zé)是預(yù)算管理運(yùn)行的一個(gè)基本前提,每個(gè)部門都賦予一定的責(zé)任。目前,許多企業(yè)的內(nèi)部組織存在職責(zé)不明、分工模糊、結(jié)構(gòu)松散、不嚴(yán)謹(jǐn),預(yù)算管理體系沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
現(xiàn)代大多企業(yè)實(shí)行了全面預(yù)算管理,在編制預(yù)算時(shí),只追求經(jīng)營(yíng)目標(biāo),一切以利益最大化,制定出較高以前年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)目的是完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo),導(dǎo)致與實(shí)際情況脫節(jié),數(shù)據(jù)失真。對(duì)企業(yè)管理目標(biāo)沒有充分清晰地認(rèn)識(shí),對(duì)管理目標(biāo)沒有遠(yuǎn)期計(jì)劃,缺乏企業(yè)統(tǒng)領(lǐng)地戰(zhàn)略指導(dǎo),使得管理工作的落實(shí)沒有了依據(jù)和保障。若不充分考慮經(jīng)營(yíng)管理與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系,容易導(dǎo)致最后經(jīng)營(yíng)目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn);或者超額完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo),但與管理目標(biāo)全然脫節(jié),背離了企業(yè)整體戰(zhàn)略,未能有效執(zhí)行企業(yè)已制定的規(guī)劃。
全面預(yù)算管理工作需要大量數(shù)據(jù)支撐,但就目前現(xiàn)狀看,從預(yù)算的編報(bào)、審核、審批、執(zhí)行、控制、考核仍是手工操作,更多的是依靠電子表格,全面預(yù)算管理的手工工作量大,很難保證內(nèi)部信息傳遞的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。特別是對(duì)預(yù)算控制較難掌握,容易出現(xiàn)超預(yù)算的情形,難以有效發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用。在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的今天,信息化成為企業(yè)管理中重要工具,部分企業(yè)即使使用了ERP等信息管理系統(tǒng)。但在全面預(yù)算管理方面,尚處于初步階段,因信息傳遞的不及時(shí),直接影響預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)程,不能及時(shí)地對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,降低了全面預(yù)算管理工作的效率。
預(yù)算的執(zhí)行是全面預(yù)算管理的重要環(huán)節(jié)。雖然有些企業(yè)制定了預(yù)算管理辦法,并將審計(jì)監(jiān)督納入辦法中,但它的側(cè)重點(diǎn)是對(duì)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。忽略了在預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行的環(huán)節(jié)中進(jìn)行有效監(jiān)督,從而影響了預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行力的質(zhì)量。例如:在預(yù)算執(zhí)行時(shí),業(yè)務(wù)的發(fā)生可能沒有和預(yù)算項(xiàng)目一一相應(yīng),因?qū)徲?jì)監(jiān)督的缺陷,沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn),產(chǎn)生偏差。當(dāng)預(yù)算年度與經(jīng)濟(jì)相關(guān)的政策、整個(gè)行業(yè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)以及企業(yè)內(nèi)部環(huán)境發(fā)生改變等因素對(duì)企業(yè)產(chǎn)生重大影響,而在實(shí)際預(yù)算執(zhí)行過程時(shí)沒能及時(shí)、有效地做出相應(yīng)反饋,就會(huì)導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行與實(shí)際情況形成較大的差距,直接影響預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果。
全面預(yù)算管理是企業(yè)每一個(gè)部門,各單位、各崗位每一個(gè)人員,全體實(shí)施真真正正地參與、自上而下地結(jié)合、分級(jí)次編制、層層逐級(jí)匯總、達(dá)到綜合平衡。首先,企業(yè)治理層必須深入理解和學(xué)習(xí)預(yù)算管理的重要性,精通全面預(yù)算管理的要點(diǎn),樹立正確的、積極的理念,轉(zhuǎn)變思維,有高度的責(zé)任感和全局觀。其次,企業(yè)可通過邀請(qǐng)相關(guān)專家,講授一些培訓(xùn)課程,對(duì)員工進(jìn)行專項(xiàng)指導(dǎo),加強(qiáng)其預(yù)算管理意識(shí),提高參與的積極性。最后,企業(yè)決策層轉(zhuǎn)變觀念。轉(zhuǎn)變摸著石頭過河的觀念,不是走一步看一步的觀念,使得企業(yè)發(fā)展速度慢,必須從事后的管理轉(zhuǎn)向事先的規(guī)劃。在預(yù)算過程中給予支持,溝通和協(xié)調(diào)各部門、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和各崗位,激發(fā)各部門參與的積極性,以實(shí)現(xiàn)全員預(yù)算管理。
預(yù)算編制受諸多因素影響,如企業(yè)年度預(yù)算目標(biāo)、上年經(jīng)營(yíng)情況的執(zhí)行決算數(shù)、編制人員主觀因素判斷等,這里討論的是預(yù)算編制方法,因不同的客觀和主觀依據(jù),會(huì)采用不同編制方法,使得預(yù)算編制的科學(xué)性、可操作性會(huì)直接影響到編制預(yù)算的結(jié)果。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況,如果企業(yè)市場(chǎng)環(huán)境穩(wěn)定、企業(yè)管理水平較低,可選擇簡(jiǎn)單易操作的增量預(yù)算法和固定預(yù)算法,反之必須選擇零基預(yù)算法和彈性預(yù)算法。
零基預(yù)算法雖然有很多優(yōu)點(diǎn),但在實(shí)際操作中難度較大。一般適用于偶然發(fā)生的或者明顯變化較大的預(yù)算項(xiàng)目,且有夯實(shí)的財(cái)務(wù)管理體系、健全完備的規(guī)章制度、企業(yè)管理層的高度支持以及高素質(zhì)財(cái)務(wù)人員。彈性預(yù)算法隨業(yè)務(wù)量變化,根據(jù)本量利之間的依存關(guān)系編制的預(yù)算,對(duì)關(guān)聯(lián)支出按比例調(diào)整,增加預(yù)算控制的彈性需求。不斷提高預(yù)算編制水平,增強(qiáng)預(yù)算的科學(xué)性和完整性。
為了提高企業(yè)全面預(yù)算管理的有效性,所有預(yù)算責(zé)任中心、部門和環(huán)節(jié)都必須落實(shí)管理責(zé)任和管理目標(biāo)。將預(yù)算管理真正執(zhí)行落實(shí)到位,明確責(zé)任。在企業(yè)類似最高決策機(jī)構(gòu)確定預(yù)算結(jié)果后,每個(gè)部門必須明確自己的任務(wù)、自己企業(yè)的總體目標(biāo)和各種事項(xiàng)對(duì)總體目標(biāo)的影響。從預(yù)算編制開始,各責(zé)任中心監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況,分析預(yù)算與實(shí)際差異的原因,采取相應(yīng)地改進(jìn)措施,各預(yù)算責(zé)任中心通過控制和管理事前、事中、事后的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),預(yù)算目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。同時(shí),建立企業(yè)內(nèi)部的考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,對(duì)責(zé)任中心進(jìn)行獎(jiǎng)懲和控制,不斷提高員工積極性,提升企業(yè)管理水平。
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是整個(gè)預(yù)算工作的重要內(nèi)容。若會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作不扎實(shí)、不完善,預(yù)算工作就無法順利地開展,也就談不上預(yù)算工作的質(zhì)量怎樣。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以相關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)工作規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn),明確會(huì)計(jì)人員崗位分工、并知曉相應(yīng)職責(zé),增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)核算能力,以及加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)的監(jiān)督。從而牢固會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的基石。只有這樣,在夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作上,完善企業(yè)內(nèi)部預(yù)算制度和辦法,結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際,制定出更為詳細(xì)的預(yù)算實(shí)施細(xì)則,從而真正提高預(yù)算工作質(zhì)量。
全面預(yù)算管理信息化的建設(shè)有助于企業(yè)全面預(yù)算管理的水平提高。在企業(yè)預(yù)算編制、預(yù)算控制和預(yù)算分析中,充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。預(yù)算編制時(shí)通常在編制年度上一年的9月份開始,耗用數(shù)月時(shí)間,上下級(jí)企業(yè)多次循環(huán)上報(bào),當(dāng)企業(yè)有了信息化平臺(tái),可以使編制人員擺脫預(yù)算編制的復(fù)雜煩瑣,增強(qiáng)預(yù)算編制的工作效率。當(dāng)進(jìn)入預(yù)算控制環(huán)節(jié)時(shí),信息化平臺(tái)可以實(shí)時(shí)歸集預(yù)算項(xiàng)目的各項(xiàng)數(shù)據(jù),當(dāng)實(shí)際數(shù)據(jù)和預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比時(shí),能夠起到及時(shí)的預(yù)警作用,強(qiáng)化了預(yù)算的剛性,增強(qiáng)了預(yù)算的可控性。
在預(yù)算分析環(huán)節(jié),通過預(yù)算信息化系統(tǒng),可對(duì)預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)和預(yù)算數(shù)之間的差異做及時(shí)的分析,增強(qiáng)了時(shí)效性。通過在系統(tǒng)里設(shè)置相應(yīng)的對(duì)比公式,形成分析報(bào)告,為經(jīng)營(yíng)決策提供支持。同時(shí),預(yù)算信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接,獲取業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的相關(guān)數(shù)據(jù),從源頭上控制費(fèi)用的發(fā)生。當(dāng)企業(yè)的各個(gè)部門在預(yù)算信息化系統(tǒng)上共同參與預(yù)算全過程,可以規(guī)范預(yù)算管理,降低預(yù)算運(yùn)行成本,提高預(yù)算的參與程度。同時(shí),根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況,選擇合適的軟件系統(tǒng),深入開展前期的調(diào)研工作,注意融合企業(yè)自身的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)。一旦決定投入預(yù)算信息化系統(tǒng),必將有序組織好信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù),防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),推動(dòng)全面預(yù)算的管理水平。
為了使預(yù)算執(zhí)行更好的發(fā)揮作用,從企業(yè)的全局出發(fā),必須提高對(duì)預(yù)算執(zhí)行的重視程度,科學(xué)、合理地預(yù)算執(zhí)行。從本質(zhì)上來說,預(yù)算執(zhí)行是保障各項(xiàng)資金可以落到實(shí)處,防止資金分散及沉淀。建立監(jiān)督預(yù)警機(jī)制,從組織結(jié)構(gòu)上,企業(yè)設(shè)立的預(yù)算管理委員會(huì)每半年組織對(duì)當(dāng)年預(yù)算進(jìn)行調(diào)研,溝通預(yù)算編制情況和年中有無調(diào)整事項(xiàng)。企業(yè)成立的預(yù)算工作小組會(huì)同企業(yè)審計(jì)或內(nèi)控部門,共同監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行全過程,按照年度預(yù)算分解的季度或月度的預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告,及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)進(jìn)度、預(yù)算外事項(xiàng)等,以及預(yù)算執(zhí)行的差異對(duì)企業(yè)預(yù)算目標(biāo)的影響,并反饋給上級(jí)預(yù)算管理組織。對(duì)于重大預(yù)算項(xiàng)目和內(nèi)容,應(yīng)重點(diǎn)跟蹤和嚴(yán)格監(jiān)控其完成情況,保證預(yù)算的順利進(jìn)行。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程不斷加快,企業(yè)要立足于激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中。企業(yè)想要得到更好、更持續(xù)地發(fā)展,就要在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中實(shí)施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理是企業(yè)發(fā)展的必要手段,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭,充分并正確地認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理應(yīng)用的重要性,從管理理念上創(chuàng)新,才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在問題、采取有效地解決方案,從而提升企業(yè)的運(yùn)行效率。因此,提高全面預(yù)算管理的質(zhì)量并加以推廣,更是我們社會(huì)前進(jìn)發(fā)展的大趨勢(shì)。