吳哲

（航天科工防御技術(shù)研究試驗中心，北京 100854）

1.數(shù)字檔案館和智慧服務(wù)概念

1.1 數(shù)字檔案館

要進(jìn)一步實現(xiàn)國家信息化建設(shè)的需要，我們國家早在幾年前就開始建設(shè)數(shù)字檔案館，同時也出臺了一系列規(guī)范的文件，將更好地建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館表示為使用現(xiàn)代信息化技術(shù)，收集、整理和保存各種數(shù)字資源和信息檔案，通過網(wǎng)絡(luò)平臺來提供檔案信息服務(wù)。數(shù)字檔案館在管理檔案的時候，務(wù)必注意使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，取代之前的人工收集、技術(shù)的整理與檢索，檔案管理的內(nèi)容需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是使用數(shù)字電子的檔案，借助電子系統(tǒng)來獲取具體的方位信息、網(wǎng)絡(luò)資源和檔案服務(wù)等功能。

1.2 智慧服務(wù)

智慧服務(wù)需要數(shù)字檔案館的數(shù)字信息與資源，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，而檔案人員要具備一定的專業(yè)技能與智慧分析能力，給智慧用戶提供全新的檔案服務(wù)。智慧服務(wù)需要匯集技術(shù)、資源、服務(wù)、檔案人員與用戶等多種資源，形成一種強大的智慧載體，它的重點在于用戶和檔案人員間的感應(yīng)、交互與協(xié)調(diào)。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)智慧服務(wù)模式的可行性

2.1 依托豐富的館藏資源

當(dāng)下，我們國家檔案信息化進(jìn)程不斷加快，數(shù)字檔案館也一直用全新的方式來整合原本的檔案資源。但是數(shù)字檔案館的智慧服務(wù)模式尚未實現(xiàn)，一般來說，數(shù)字檔案資源的整合需要對檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化和體系化，還要設(shè)置好文件格式與保存要求等，以實現(xiàn)智慧服務(wù)的基本要求。其次，數(shù)字檔案館中數(shù)字檔案資源的建設(shè)。信息資源的主要是傳播、共享與使用，檔案信息資源可以幫助檔案館更好地達(dá)到智慧服務(wù)的目的，數(shù)字檔案館需要收集和挖掘檔案信息和資源。工作人員要結(jié)合數(shù)字檔案館的不同標(biāo)準(zhǔn)和手段，要整合好電子信息系統(tǒng)，可以形成一套完整和穩(wěn)定的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)體系與規(guī)范，數(shù)字檔案資源在收集的過程中可以避免盲目建設(shè)或者信息孤島等情況。

2.2 合理地運用智能化信息技術(shù)

數(shù)字檔案館建設(shè)中智慧服務(wù)的實現(xiàn)需要合理地運用全新的信息技術(shù)和手段，接下來，我們將對云計算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案智慧服務(wù)中的作用和運用進(jìn)行分析。云計算也叫作網(wǎng)格計算，該技術(shù)可以在短時間內(nèi)處理海量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)更加強大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。智能化信息技術(shù)有著廣泛的需求與延展性，該工作的重點是將許多的計算機資源匯集起來，使用戶能夠使用網(wǎng)絡(luò)來獲得很多資源；另一個方面，資源的獲得無需受時間和空間的限制。這樣一來，云計算技術(shù)具有數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)處理的作用，由于數(shù)字檔案館建設(shè)工作不斷向前推進(jìn)，檔案資源的增長速度也越來越快，云計算的兩大功能能夠很好地解決了一些數(shù)據(jù)問題，有著較強的安全保密性。檔案信息可以通過私有云的云存儲與處理功能，進(jìn)而實現(xiàn)安全存儲與利用效果。云計算技術(shù)的使用可以確保海量檔案數(shù)據(jù)的安全性和有效性；還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效運用。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用大大推進(jìn)了工作模式深度和廣度的改變，檔案資源的使用是從實物的使用過渡為信息的使用。網(wǎng)絡(luò)的連接、數(shù)字的存儲、計算機系統(tǒng)的管理等逐漸成為了檔案管理的基本模式。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以為檔案使用提供更多服務(wù)和觀念模式。檔案資源在使用的時候需要重視互聯(lián)網(wǎng)信息通信與信息服務(wù)功能的使用，這樣一來可以讓用戶檢索、查閱和調(diào)檔更加便捷和高效，還可以大大提升檔案資源的使用效率[1]。

大數(shù)據(jù)表示為資料的數(shù)據(jù)量很大、數(shù)據(jù)類型較多，難以通過一些主流軟件工具、一般的歸類方法進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)集合體。目前，大數(shù)據(jù)時代概念表示為基于數(shù)據(jù)資源的收集，開展信息的儲存、提煉與智能處理工作。過去的理論中，我們覺得檔案僅僅包含信息價值，可是在大數(shù)據(jù)時代下，檔案不僅有信息價值，還有數(shù)據(jù)價值，這種價值的產(chǎn)生需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)處理、挖掘，并且合理地使用檔案信息資源。故大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與挖掘，找到其中的更多價值；還可以分析和了解用戶需求，提升檔案使用服務(wù)工作的層次性，使數(shù)字檔案館逐漸達(dá)到其智慧服務(wù)的目標(biāo)。

2.3 跟蹤用戶的實際需求

數(shù)字檔案館檔案管理人員的工作能力、專業(yè)敏感度與數(shù)字檔案館智慧服務(wù)水平有著密切關(guān)系。故檔案管理部門不僅要重視優(yōu)秀人才的錄用；還要做好人才養(yǎng)成和管理工作，檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的資源管理技術(shù)和理論知識。在工作的時候，檔案管理人員要掌握各種信息技術(shù)手段，不斷地轉(zhuǎn)變自身思想，提供服務(wù)意識，具有檔案智慧服務(wù)的理念。還要把握用戶的基本需要，把它當(dāng)作一種內(nèi)在動力，全面地認(rèn)識用戶群體的需求，這樣可以給檔案館提供更智能、準(zhǔn)確和便捷的檔案信息服務(wù)。數(shù)字檔案館管理人員要認(rèn)真思考怎樣提高檔案信息資源的使用效率和質(zhì)量，然后發(fā)展檔案智慧服務(wù)形式，滿足用戶的不同需求。比方說，數(shù)字檔案館在收集數(shù)字檔案信息資源的時候，要從用戶的實際需要出發(fā)，全方位地考慮自己的內(nèi)外條件，在匯總數(shù)字檔案資源的時候還要給社會各界提供個性化管理服務(wù)。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案智慧服務(wù)模式的運用

3.1 改變檔案服務(wù)理念

近年來，我們國家檔案服務(wù)工作一直停步于你來我查、你問我答的局面，由于社會經(jīng)濟不斷向前發(fā)展，人們越來越注重自我價值的實現(xiàn)，以前的檔案管理理念難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。要更好地適應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展，這對檔案服務(wù)工作也提出了全新的要求，要實現(xiàn)檔案管理工作中的智慧服務(wù)，檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變之前的落后觀念，積極地發(fā)揮自身能動性，檔案人員要還要做好本職工作，積極地加入檔案的挖掘和研究工作中，加大檔案的傳播與普及力度，努力扭轉(zhuǎn)之前止步不前的思維模式，將檔案管理由后臺拉到臺前，通過專業(yè)的檔案管理知識來呈現(xiàn)其良好的職業(yè)形象，展現(xiàn)檔案工作的重要作用。

3.2 做好檔案資源的建設(shè)工作

對檔案館來說，如果沒有大量的、多樣的和規(guī)范的檔案資源，檔案資源的智慧服務(wù)就會缺少能夠依托的堅實基礎(chǔ)，所以數(shù)字檔案館“智慧服務(wù)”要利用檔案的模式來收集數(shù)字信息，實現(xiàn)館藏資源的電子化，要尊重用戶需求的多樣化，從而更好地展現(xiàn)檔案資源建設(shè)的多樣化與全面化[2]。其中，數(shù)字檔案館要實現(xiàn)高效和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源挖掘效果，建設(shè)數(shù)字檔案館的時候就要統(tǒng)一資源的加工標(biāo)準(zhǔn)，建立元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一描述與標(biāo)準(zhǔn)，并且形成數(shù)字檔案加工標(biāo)準(zhǔn)與體系，為更大范圍的數(shù)據(jù)信息提供共享服務(wù)。

3.3 創(chuàng)新和完善智慧服務(wù)模式

3.3.1 適合用戶需求的個性化服務(wù)

適合用戶需求的個性化服務(wù)模式也要合理地運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，例如，信息瀏覽與跟蹤技術(shù)、信息的檢索技術(shù)等，需要對用戶的基本信息進(jìn)行把握，然后了解用戶行為偏好、特征和習(xí)慣等，結(jié)合用戶的行為習(xí)慣來選擇、收集、歸類和發(fā)掘檔案信息資源，對比數(shù)字檔案信息與瀏覽內(nèi)容，把和用戶有關(guān)的數(shù)字檔案資源介紹給用戶。個性化服務(wù)還指學(xué)科專題信息和行為偏好等介紹服務(wù)，第一，學(xué)科信息的服務(wù)，要考慮用戶的檔案信息要求與具體的使用習(xí)慣，有效地整理擁有的檔案信息，進(jìn)而分析檔案信息資源的內(nèi)在價值，可以給用戶提供學(xué)科信息服務(wù)。檔案索引標(biāo)準(zhǔn)要輸入關(guān)鍵詞來搜索，無法有效地揭示全部內(nèi)容，有些數(shù)據(jù)信息容易隱藏在內(nèi)容中，難以全面地發(fā)揮其有效價值。通過全文檢索、數(shù)據(jù)歸類等方法，這樣有助于用戶檢索相關(guān)的檔案內(nèi)容，滿足不同用戶對于數(shù)字檔案信息的需要。第二，行為偏好的推薦，用戶的信息行為包括信息的利用和獲取，目前，用戶要利用手機端來獲取信息，公眾號或小程序可以開展網(wǎng)上預(yù)約或者查找服務(wù)，這與實體檔案館的查閱相比，用戶可以利用互聯(lián)網(wǎng)來獲得需要的檔案信息。數(shù)字檔案館可以結(jié)合用戶的愛好與需求，制作出簡單與個性的檢索界面，用戶可以掌握比較規(guī)范和全面的數(shù)字資源信息，用戶在客戶端或者公眾號上面檢索資料，以最快的時間找到所需要的檔案內(nèi)容。

3.3.2 以知識組織為基礎(chǔ)的專項服務(wù)

以知識組織為基礎(chǔ)的專項服務(wù)表示在統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系與標(biāo)引規(guī)則的方式之下，分類標(biāo)記不同格式、載體和種類的分散或碎片化數(shù)字檔案資源，對檔案資源進(jìn)行規(guī)范化處理，為用戶提供新知識和資源的服務(wù)模式。這項服務(wù)模式包括統(tǒng)一的數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系與統(tǒng)一的檔案標(biāo)引規(guī)則和分類。元數(shù)據(jù)可以用來保護(hù)資源、管理資源、檢索和確定信息，這將更好地保證數(shù)據(jù)長時間保存與資源的獲取。它要根據(jù)國家、行業(yè)和地方數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定數(shù)字檔案資源的元數(shù)據(jù)方案。其次，統(tǒng)一的檔案標(biāo)引規(guī)則和分類[3]。它用于統(tǒng)一匯集數(shù)據(jù)資源，并且集中展示數(shù)據(jù)資源，它可以改變之前數(shù)字檔案資源管理分散的局面，然后建立邏輯集中、物理分散的一體化和開放的檔案數(shù)據(jù)管理中心，便于用戶使用數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)。

3.3.3 數(shù)據(jù)挖掘的關(guān)聯(lián)服務(wù)

數(shù)據(jù)挖掘的關(guān)聯(lián)服務(wù)，這項服務(wù)能夠替用戶統(tǒng)計借閱情況，統(tǒng)計館藏數(shù)據(jù)，之后共用一張地圖系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，還可以給用戶提供空間分布的地圖服務(wù)或者統(tǒng)計服務(wù)。比如說，對建設(shè)選址進(jìn)行檔案歸類，需要提供不同行政區(qū)域的劃分、不同地段的選址意見，查看工程項目的地理地質(zhì)分布狀況。數(shù)據(jù)挖掘關(guān)聯(lián)與分析，數(shù)字檔案館要合理地使用關(guān)聯(lián)挖掘技術(shù)、分類以及聚合技術(shù)等，有效收集檔案信息資源，挖掘與研究信息資料，把檔案信息內(nèi)容中的有效信息提取出來，對比其他檔案的基本信息和要素，這樣就可以實現(xiàn)分類標(biāo)引所實現(xiàn)不了的細(xì)致工作。工作人員在挖掘信息數(shù)據(jù)的時候要尋找不同數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)與同類項目文件之間的關(guān)聯(lián)、結(jié)論與重要材料的關(guān)系，空間與時間的內(nèi)在紐帶，進(jìn)而充分地發(fā)揮檔案背后的信息價值，也可以達(dá)到用戶對數(shù)字檔案信息的具體要求。

3.3.4 感知用戶需求的智慧服務(wù)

智能的感知服務(wù)表示為不同的數(shù)字檔案館與用戶通過互聯(lián)網(wǎng)、云相互鏈接，形成一個智慧網(wǎng)，可以給用戶提供全面的感應(yīng)服務(wù)。這項服務(wù)方式有助于檔案文件的連接、用戶之間的連接、檔案與用戶之間的關(guān)聯(lián)，還可以使用不同的檔案館存在協(xié)商的空間，用戶可以體驗真人檔案和活人借閱等多種形式，用戶還可以直接在平臺上和感興趣的用戶交流。云服務(wù)。數(shù)字檔案館能夠有效地收集數(shù)字檔案資源，并將其放置于公共云端上，所有的用戶可以利用移動網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字檔案資源和信息。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的鐘聲已然敲響，工作人員在提煉和發(fā)掘檔案信息資源的時候，需要將高科技成果運往至云端，在一定程度上給用戶提供不同方面和不同層次的服務(wù)，滿足用戶對于數(shù)字檔案信息的要求。

4.結(jié)語

我們國家正處在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，數(shù)字檔案館在建設(shè)的時候，工作人員要努力轉(zhuǎn)變其服務(wù)理念，關(guān)注用戶的基本需求，借助豐富的館藏資源，合理地運用各種智能化信息技術(shù)和手段，為檔案資源館的建設(shè)提供更多個性化和智能化的高質(zhì)量服務(wù)，不斷推動檔案智慧服務(wù)功能的實現(xiàn)，還可以更好地發(fā)揮檔案信息資源的社會價值。檔案信息服務(wù)的推動和升華能夠提升信息資源的使用效率，展現(xiàn)檔案信息資源的有效價值，還可以挖掘檔案信息資源的內(nèi)在價值，從而賦予它全新的活力。目前，我們國家數(shù)字檔案館中智慧服務(wù)模式的研究正處于初級階段，我們要努力學(xué)習(xí)先輩們的優(yōu)秀經(jīng)驗，努力找到適合我國國情的檔案智慧服務(wù)模式路徑，展現(xiàn)數(shù)字檔案資源的社會價值和獨特魅力，更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要，也可以服務(wù)國家和社會[4]。