時(shí)圣彥

（山東省單縣疾病預(yù)防控制中心，山東菏澤 274300）

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

1.1 數(shù)字化檔案保存

檔案現(xiàn)代化管理最為核心的內(nèi)容在于數(shù)字化檔案保存，在信息技術(shù)支持下應(yīng)用檔案信息平臺(tái)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并以電子的方式對(duì)檔案進(jìn)行保存。在數(shù)字化檔案保存模式下便于后續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行查閱與管理，為日后社會(huì)資源共享鑒定良好基礎(chǔ)。第一，若想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化保存需要對(duì)檔案進(jìn)行全面的梳理、完善檔案目錄、建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)、制定明確的數(shù)字化檔案資源錄入標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。第二，單位要建立具有專業(yè)性的檔案信息平臺(tái)，在健全完善的檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中存儲(chǔ)、傳輸、共享檔案資源實(shí)，現(xiàn)以信息化數(shù)字化為支持的檔案資源管理模式。

1.2 科學(xué)化的檔案保護(hù)

檔案資源保護(hù)工作水平直接關(guān)系到企業(yè)信息的安全性，科學(xué)合理的檔案保護(hù)機(jī)制能夠確保單位檔案資源的完整性與安全性。在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下要提高對(duì)電子檔案資源的保護(hù)工作的重視，在具體實(shí)踐過(guò)程中要應(yīng)用現(xiàn)代化的載體，有效落實(shí)檔案存儲(chǔ)工作，如電子檔案、聲像檔案等，要對(duì)承載檔案信息的介質(zhì)做好相應(yīng)的保護(hù)工作，如光盤、硬盤、U盤等，針對(duì)不同載體要應(yīng)用具有針對(duì)性的保存方式，避免受環(huán)境等因素影響對(duì)檔案造成損失與破壞確保檔案資源的完整性。

1.3 流程化的檔案管理

在具體開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中需要考慮到2項(xiàng)工作內(nèi)容，一是理論管理方式也就是檔案管理的具體方式方法與理論指導(dǎo)；二是相應(yīng)的技術(shù)手段也就是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，只有將二者有機(jī)結(jié)合才能有效促進(jìn)檔案管理工作趨向現(xiàn)代化方向發(fā)展。現(xiàn)代化科學(xué)化的檔案管理理論需要充分結(jié)合數(shù)字化檔案保存，并對(duì)檔案管理流程進(jìn)行重新梳理，根據(jù)實(shí)際情況不斷完善檔案管理工作的具體操作流程建立，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理理論體系，從技術(shù)方面分析來(lái)看需要積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)與設(shè)備，以自動(dòng)化程序化的方式推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作模式

在檔案管理工作過(guò)程中無(wú)論是收集與保存相關(guān)資源，還是后期維護(hù)使用都需要企業(yè)制定一套系統(tǒng)完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理現(xiàn)代化方向發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況與發(fā)展需求，并結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不斷改進(jìn)并優(yōu)化工作模式，基于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)對(duì)相關(guān)技術(shù)使用進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，為檔案現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，提供必要的依據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)有些結(jié)合。

2.檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化的可行性

2.1 國(guó)家對(duì)檔案科技發(fā)展的重視不斷提高

自上世紀(jì)中期開(kāi)始我國(guó)便認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，改革開(kāi)放后國(guó)家提出調(diào)整整頓總結(jié)提高的發(fā)展目標(biāo)，指明了檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向。在相關(guān)指導(dǎo)與要求下檔案管理工作的重要性也逐漸被人們所關(guān)注，為日后有效推廣并實(shí)施檔案管理工作奠定了良好基礎(chǔ)。

2.2 專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的建立

隨著國(guó)家檔案局的成立我國(guó)在檔案科學(xué)技術(shù)研究方面的投入也在不斷加大，各地也陸續(xù)建立檔案科技研究機(jī)構(gòu)，為檔案事業(yè)科學(xué)技術(shù)水平提高奠定了良好基礎(chǔ)，為促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)提供了條件。隨著發(fā)展的不斷深入當(dāng)前我國(guó)各地檔案科技研究機(jī)構(gòu)陸續(xù)興建，并與各地工作單位建立了合作關(guān)系，推動(dòng)了相關(guān)單位檔案管理工作水平提高技術(shù)含量提升。

2.3 不斷加強(qiáng)檔案科技管理

近年來(lái)國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)相關(guān)政策，國(guó)家相關(guān)部門制定了相應(yīng)的管理辦法不斷加大對(duì)檔案科技工作的管理力度，這些管理辦法的出臺(tái)進(jìn)一步推進(jìn)了檔案科學(xué)技術(shù)工作發(fā)展，有效發(fā)揮出了現(xiàn)代化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，使諸多行業(yè)在檔案管理方面的工作水平與效率得以提升，使檔案管理工作陸續(xù)朝向規(guī)范化科學(xué)化的方向發(fā)展。

3.現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1 管理制度有待優(yōu)化

從當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理情況分析來(lái)看，不論實(shí)在對(duì)信息化檔案管理的安全防范意識(shí)方面還是在具體實(shí)踐工作方面都有待進(jìn)一步優(yōu)化。歸其根本原因在于，大多數(shù)單位的檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中都要要聽(tīng)從單位領(lǐng)導(dǎo)的安排與管理，難以有效地遵循法律法規(guī)制度中的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范開(kāi)展檔案管理工作，并且在單位內(nèi)部沒(méi)有實(shí)施信息化檔案管理中制定明確的法律法規(guī)。在這種落后陳舊的制度管理下，先進(jìn)的檔案技術(shù)在檔案管理的過(guò)程中依舊存在不足之處，特別是大多數(shù)單位都沒(méi)有完全遵循信息化檔案管理規(guī)章制度，相關(guān)管理工作有待進(jìn)一步規(guī)范。

3.2 執(zhí)行能力有待提升

檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，直接影響到現(xiàn)代化檔案工作質(zhì)量與效率。但是從實(shí)際情況分析來(lái)看，單位在進(jìn)行信息化檔案管理與檔案信息安全防范工作的過(guò)程中，缺乏對(duì)檔案管理工作人員的相關(guān)規(guī)定與要求，在應(yīng)用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中經(jīng)常表現(xiàn)出專業(yè)能力差，工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。有些單位中的高層領(lǐng)導(dǎo)者與管理者具備高水平的信息化檔案管理安全意識(shí)，重視檔案安全的防范工作，在實(shí)踐工作中基層的檔案管理人員常以應(yīng)付了事的心理從事相關(guān)工作，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中產(chǎn)生的各種檔案信息資料，難以做到面面俱到的分析與處理，造成了信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)上升。此外，通過(guò)對(duì)信息化檔案管理企業(yè)的工作狀況研究來(lái)看，絕大多數(shù)企業(yè)在檔案管理問(wèn)題上都存在流于表面的現(xiàn)象，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中容易忽視檔案內(nèi)容的重要性。

3.3 安全風(fēng)險(xiǎn)較高

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展并廣泛應(yīng)用的背景下，在落實(shí)信息化檔案管理的過(guò)程中，對(duì)檔案資料的安全問(wèn)題也有所重視，從目前情況分析來(lái)看，企業(yè)在信息化檔案管理的過(guò)程中，主要依靠對(duì)信息檔案進(jìn)行逐層審批的方式，提升檔案管理的安全性，在具體的審批實(shí)踐中，要全面遵循相關(guān)的法律規(guī)定，確保信息化檔案管理工作的合理性與科學(xué)性。但是依舊存在對(duì)信息化檔案管理重視程度不高的企業(yè)，在進(jìn)行信息化檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)受到人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理的安全性難以得到保障，有些企業(yè)自身的檔案保密能力十分低下，提升了信息化檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。有些企業(yè)在避免信息化檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)會(huì)降低對(duì)社會(huì)人員檔案查詢服務(wù)的提供效率，影響信息化檔案管理的有序發(fā)展[1]。

4.檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)策略

4.1 健全檔案制度

為了讓檔案科技在現(xiàn)代化檔案管理工作中發(fā)揮出更大的作用與價(jià)值，勢(shì)必要建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。第一，改革并創(chuàng)新原有檔案管理制度，針對(duì)現(xiàn)有機(jī)制存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整與變更。重要的是要改變陳舊落后的思想觀念，要積極推行創(chuàng)新理論；第二，信息化檔案管理要具備一定的流程與規(guī)模，在單位內(nèi)部組織檔案工作人員參與到相關(guān)培訓(xùn)與教育中，提升檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平，讓檔案管理人員在日常工作中能夠靈活熟練的操作各種現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，將現(xiàn)代化檔案管理工作落實(shí)到實(shí)踐中，第三，要對(duì)引導(dǎo)檔案管理人員具備不斷學(xué)習(xí)、提升自身能力的意識(shí)，認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，在組織開(kāi)展的各種培訓(xùn)活動(dòng)中，高層的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要積極聽(tīng)取一線工作人員在日常檔案管理工作中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)與反應(yīng)的問(wèn)題，從而制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法流程[2]。

4.2 建立檔案管理平臺(tái)

在實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中需要建立數(shù)字化檔案室，其功能作用不單純是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，而是借助數(shù)字化技術(shù)與設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化搜集與管理。以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，在網(wǎng)絡(luò)媒體的承載下將數(shù)字化檔案信息呈現(xiàn)到虛擬化的檔案系統(tǒng)中。在構(gòu)建數(shù)字檔案室的過(guò)程中需要諸多部門共同參與配合，制訂相應(yīng)的管理體制規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提供信息化基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)檔案信息采集、歸納、數(shù)據(jù)錄入與管理等諸多環(huán)節(jié)，檔案工作模式的優(yōu)化與創(chuàng)新有效落實(shí)現(xiàn)代化一體化管理工作體系。另外，需要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)設(shè)備，為開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化奠定良好基礎(chǔ)[3]。

4.3 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理質(zhì)量建設(shè)工作

先要加強(qiáng)數(shù)字化檔案室的使用，為了發(fā)揮出數(shù)字化檔案室的優(yōu)勢(shì)確保在單位運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中，全面應(yīng)用數(shù)字化檔案發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)具備的智能化與集成化作用。在企業(yè)需要時(shí)及時(shí)提供相應(yīng)的檔案信息，需要加大對(duì)數(shù)字化檔案是數(shù)據(jù)的檢查與監(jiān)督力度，根據(jù)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與管理確保檔案內(nèi)容能夠及時(shí)更新，避免出現(xiàn)片面無(wú)效是真的檔案數(shù)據(jù)信息。另外，針對(duì)存在較高價(jià)值對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，但在短時(shí)間內(nèi)難以轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要做好相關(guān)管理工作，將相關(guān)檔案資料納入到數(shù)字化檔案室中，以實(shí)物管理的方式保管相關(guān)檔案信息[4]。

4.4 提升責(zé)任意識(shí)

在當(dāng)前檔案管理工作過(guò)程中普遍存在的工作效率低、工作質(zhì)量不理想、執(zhí)行能力差等問(wèn)題都是由于檔案管理力度不足而導(dǎo)致的。因此，在檔案管理過(guò)程中，為了進(jìn)一步提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，要引用績(jī)效考核機(jī)制加大管理力度。通過(guò)獎(jiǎng)罰分明的方式激勵(lì)員工提升自身的工作能力與工作效率。另外，為了加大對(duì)信息化檔案管理人員工作的監(jiān)督力度，要通過(guò)健全的監(jiān)督機(jī)制，提升信息化檔案管理工作責(zé)任的清晰度，在檔案管理工作人員中形成良性的工作競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。在應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)并發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理工作的過(guò)程中，勢(shì)必要重視做好檔案信息安全工作，而責(zé)任意識(shí)是解決安全隱患問(wèn)題的核心基礎(chǔ)。提升檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，能夠讓員工積極主動(dòng)地完成自己的本職工作，從根本上保證自身的工作質(zhì)量與工作效率，員工本身也可以從工作中找到樂(lè)趣[5]。

4.5 規(guī)范管理流程

為了應(yīng)用現(xiàn)代化科技技術(shù)與方式高效有序開(kāi)展檔案管理工作，要制定規(guī)范的管理程序?yàn)闄n案工作順利、科學(xué)、合理、規(guī)范開(kāi)展提供依據(jù)，保證檔案信息內(nèi)容的全面性與真實(shí)性，并在單位運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中提高檔案利用質(zhì)量與效率，為企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供有價(jià)值的參考。要做好檔案分析與分類工作，檔案管理人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，要根據(jù)材料信息的具體內(nèi)容做好檔案資料歸檔工作，并加強(qiáng)相關(guān)檔案之間的關(guān)聯(lián)性，按照檔案的具體類型細(xì)致劃分好具體的類別，確保在利用信息化軟件進(jìn)行檔案檢索時(shí)能夠第一時(shí)間準(zhǔn)確地搜索到檔案內(nèi)容，從而不僅能夠節(jié)省檔案查詢者時(shí)間提升其工作效率，還能確保其不會(huì)在搜索時(shí)看到其他部門的保密檔案，在無(wú)形中能夠提升檔案的安全性，避免發(fā)生檔案泄密事件[6]。

4.6 加大檔案管理工作的資金投入力度

在借助數(shù)字化技術(shù)落實(shí)檔案管理現(xiàn)代化工作的過(guò)程中需要大量的資金支持，有關(guān)部門要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性及發(fā)展趨勢(shì)應(yīng)用信息化管理手段，及時(shí)應(yīng)用數(shù)字化信息化管理模式改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式。在具體實(shí)踐過(guò)程中需要加大對(duì)檔案管理工作的投入力度在人才隊(duì)伍基礎(chǔ)設(shè)施，信息資源建設(shè)等諸多方面投入足夠的資源。但在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要提高對(duì)信息安全性的重視避免系統(tǒng)受到惡意攻擊。一旦檔案信息泄露則會(huì)造成嚴(yán)重的影響，需要在檔案信息安全管理方面加大投入力度，進(jìn)一步強(qiáng)化信息安全建設(shè)提高信息化檔案管理工作的安全性，單位要讓在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面具備專業(yè)知識(shí)的人員通過(guò)設(shè)置防火墻、殺毒軟件等一系列操作，加大對(duì)檔案信息資源的保護(hù)力度。此外，要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，通過(guò)組織開(kāi)展培訓(xùn)教育等工作，時(shí)任檔案工作管理人員能夠意識(shí)到自身工作的重要性并在后續(xù)工作過(guò)程中嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)范與流程開(kāi)展檔案管理工作，避免由于人為因素造成檔案都是或損毀等問(wèn)題，在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下。各種存儲(chǔ)介質(zhì)陸續(xù)誕生，電子檔案聲像檔案等通過(guò)U盤、光盤等各種載體形式逐漸成為當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照規(guī)范要求對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并對(duì)查閱使用檔案的人員進(jìn)行身份認(rèn)證做好安全防范措施，避免發(fā)生檔案資源流失遺失等問(wèn)題，提高檔案信息資源的完整性與真實(shí)性[7]。

5.結(jié)語(yǔ)

檔案科技是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效動(dòng)力，落實(shí)檔案信息化建設(shè)也是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)有利于提高檔案工作的質(zhì)量與效率，要積極利用檔案技術(shù)，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。