秦 玲

(常州市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校,江蘇 常州 213161)

0 引言

在信息時(shí)代僅憑借人力對(duì)文件與檔案進(jìn)行分類與儲(chǔ)存,根本無(wú)法滿足企業(yè)單位日常需要。 在這種情況下,企業(yè)有必要改變管理方式引入便捷高效的計(jì)算機(jī)信息標(biāo)簽分類技術(shù),以彌補(bǔ)人工管理所帶來(lái)的不足。所謂計(jì)算機(jī)信息標(biāo)簽分類技術(shù),是指企業(yè)借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),對(duì)文件與檔案進(jìn)行科學(xué)歸類并有效管理一種方式。 與人工相比,信息標(biāo)簽分類技術(shù)能夠?qū)ΜF(xiàn)有的電子檔案進(jìn)行科學(xué)的整理與歸納,并按照一定的順序儲(chǔ)存,為后續(xù)使用文件與檔案提供良好的支撐[1]。

1 信息標(biāo)簽分類技術(shù)在檔案管理中的必要性

1.1 保證文件與檔案信息的完整性需要

文件與檔案信息的完整性,對(duì)于單位的日常運(yùn)行非常重要。 如果擁有足夠完整且準(zhǔn)確的資料,就能為使用者提供良好的數(shù)據(jù)支撐,促進(jìn)各項(xiàng)決策更加符合單位的發(fā)展,提高單位的生產(chǎn)力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 如果文件與檔案信息不夠完整,則容易導(dǎo)致使用者做出錯(cuò)誤的決策,不利于單位的發(fā)展。 因此各個(gè)單位在發(fā)展過(guò)程中非常重視對(duì)文件與檔案的管理。 此前,對(duì)于這方面的管理主要以人工為主,隨著社會(huì)的發(fā)展,人工管理的弊端越來(lái)越大。 首先,部分文件與檔案管理人員由于缺乏紙質(zhì)文件信息保存方面的知識(shí),導(dǎo)致文件與檔案常常出現(xiàn)遺漏、殘缺等情況,嚴(yán)重影響了單位的日產(chǎn)生產(chǎn)。 其次,工作人員的更換在一定程度上增加了信息遺失的概率,給后續(xù)的檔案查閱工作帶來(lái)影響。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則可以有效改善上述情況的發(fā)生。 首先,強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠根據(jù)文件與檔案種類的不同,將其進(jìn)行科學(xué)的分類與歸納,為后續(xù)使用提供便捷。 其次,有關(guān)負(fù)責(zé)人可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)儲(chǔ)存的文件或檔案進(jìn)行信息核對(duì)與搜集,從而有效避免信息丟失、殘缺等情況的出現(xiàn),為各種信息的完整性提供必不可少的保障。 最后,計(jì)算機(jī)技術(shù)還能及時(shí)更新各種信息,確保信息的準(zhǔn)確性與連貫性。 為此,各個(gè)單位有必要通過(guò)各種途徑加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn),以便有效提文件與檔案管理工作效率。

1.2 提升文件與檔案信息安全性的需要

文件與檔案信息的安全性,對(duì)每個(gè)單位都非常重要。 單位在發(fā)展過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生許多重要的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)一旦被泄露或遺失,會(huì)對(duì)單位造成嚴(yán)重的打擊。 為了保證獲得健康的發(fā)展,單位有必要提高文件與檔案信息的安全性,確保關(guān)鍵數(shù)據(jù)不夠被遺漏[2]。 在傳統(tǒng)的管理模式下,文件與檔案多以紙質(zhì)文件為主。 這類文件的保存期限是有時(shí)間限制的,容易受外界條件的影響出現(xiàn)腐爛、損壞等情況,影響日后的閱讀與使用,而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則可以有效改善這一狀況。

將文件與檔案信息保存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中:一方面,能夠有效避免外來(lái)因素對(duì)文件的損害。 管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù),將文件與檔案的信息備份到電腦里,使其不受風(fēng)吹日曬的破壞。 另一方面,能延長(zhǎng)文件與檔案的使用時(shí)間。 管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將快要到期的紙質(zhì)文檔輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),以此保障文件的安全性。 但電子文件與電子檔案在保存的過(guò)程中存在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn),如果處理不當(dāng)可能會(huì)泄露文件威脅信息安全。 對(duì)于這個(gè)問(wèn)題,國(guó)家已經(jīng)制定了一系列的管理制度,而相關(guān)人員也提供了許多應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的措施,這對(duì)于優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)是非常有幫助的。 因此綜合比較,單位保存檔案的方式應(yīng)該以電子文檔為主,紙質(zhì)檔案為輔。 至于何時(shí)采取電子檔案,何時(shí)采取紙質(zhì)檔案,文件與檔案管理人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇即可[3]。

2 信息標(biāo)簽分類技術(shù)在文件與檔案管理中的有效措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)單位文檔數(shù)據(jù)庫(kù)信息保護(hù)的力度

須得承認(rèn),運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件與檔案進(jìn)行管理是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。 許多不法分子常常利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存信息方面的漏洞,對(duì)用戶的計(jì)算機(jī)實(shí)施不同程度的攻擊,導(dǎo)致用戶電腦中所儲(chǔ)存的信息出現(xiàn)遺漏。 隨著科學(xué)技術(shù)的提高,國(guó)家對(duì)不法分子打擊力度提升,電子檔案的安全性勢(shì)必會(huì)得到有效提高[4]。

比如,單位可以引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)保密技術(shù)與防火墻技術(shù)等,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中信息實(shí)施科學(xué)的保護(hù)與實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。 一旦發(fā)現(xiàn)異常情況立刻采取有效措施積極制止或補(bǔ)救,將計(jì)算機(jī)的風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)降低,最大程度保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。 對(duì)于一些重大機(jī)密或單位發(fā)展的規(guī)劃,管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。

需要注意的是,優(yōu)化單位文檔數(shù)據(jù)庫(kù)信息的保護(hù)措施是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。 相關(guān)人員不能因?yàn)楸Ｃ芗夹g(shù)或防護(hù)墻的技術(shù)相對(duì)較高就放棄對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化。 要知道,某些不法分子礙于對(duì)重要數(shù)據(jù)的窺探,可能會(huì)借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)完成自己的目標(biāo)。 如果管理人員有了敷衍心理,那么文件與數(shù)據(jù)的處境就比較危險(xiǎn)了。因此在具體工作中,相關(guān)人員需要通過(guò)有效策略時(shí)刻優(yōu)化單位文檔數(shù)據(jù)庫(kù)信息的保護(hù)措施,并定期檢測(cè)現(xiàn)有的防護(hù)技術(shù),確保它處于正常的狀態(tài),能夠有效阻止不法分子的攻擊。

2.2 促進(jìn)文件管理人員計(jì)算機(jī)水平的有效提升

文件管理人員操作計(jì)算機(jī)水平的高低直接影響文件管理的質(zhì)量。 如果他們的水平相對(duì)較好,不僅能很好地利用計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)的整理與歸納,為后續(xù)使用提供良好的支持,還能通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)有效阻止不法分子的攻擊確保數(shù)據(jù)庫(kù)安全。 反之,如果他們的水平相對(duì)較低,不懂得科學(xué)的整理與歸納,不懂得如何使用計(jì)算機(jī)防護(hù)技術(shù),就很難充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù),提升管理質(zhì)量。

在單位發(fā)展的過(guò)程中,單位負(fù)責(zé)人既要意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理過(guò)程中的優(yōu)勢(shì),通過(guò)增加計(jì)算機(jī)設(shè)備等措施為檔案管理人員提供必要的支撐,確保他們能夠在實(shí)際工作中,利用先進(jìn)的信息標(biāo)簽分類技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提高,又要意識(shí)到管理人員操作計(jì)算機(jī)水平的重要性。 在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中,通過(guò)各種有效途徑提高他們運(yùn)用計(jì)算機(jī)的水平,讓先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備都能得到合理的應(yīng)用,為日后提升電子檔案管理水平創(chuàng)造良好的條件。 想要做到這一點(diǎn)負(fù)責(zé)人就需要做到以下幾點(diǎn):

首先,改變管理人員的觀念。 部分檔案管理人員由于缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解,對(duì)企業(yè)單位所推行的信息標(biāo)簽分類技術(shù)報(bào)以排斥的態(tài)度,這會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量。 還有部分檔案管理人員,在學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的過(guò)程中,由于技術(shù)的復(fù)雜性而產(chǎn)生了畏難情緒,最終選擇退回到原點(diǎn)。 管理人員的這些不正確做法,對(duì)于提升管理水平毫無(wú)益處。 因此在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中,負(fù)責(zé)人還需要通過(guò)各種有效措施改變管理人員的觀念,促使其樹(shù)立起科學(xué)的管理觀念,從而在工作中積極探索提高文件的管理水平。

其次,加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)。 單位需要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況制定科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃,并定期實(shí)施,以便能夠提升檔案管理人員的管理水平,促使其通過(guò)運(yùn)用信息標(biāo)簽分類技術(shù),及時(shí)有效的解決工作中遇到的難題。 對(duì)于在培訓(xùn)過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)異的人員,單位還可以進(jìn)行物質(zhì)或者是精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。 這么做能夠強(qiáng)化檔案管理人員在學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)中的成就感,形成良好的學(xué)習(xí)氛圍,為日后開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)方面培訓(xùn)創(chuàng)造有利的條件[4]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)

提高現(xiàn)有人員使用信息標(biāo)簽分類技術(shù)水平并非在短時(shí)間內(nèi)能完成,其培養(yǎng)周期相對(duì)漫長(zhǎng),培養(yǎng)費(fèi)用相對(duì)高昂,并非每個(gè)企業(yè)都能承受的。 其次,部分檔案人員已經(jīng)習(xí)慣了現(xiàn)有的管理模式,讓他們突然去接觸信息標(biāo)簽分類技術(shù),去接觸電子檔案管理系統(tǒng),多半會(huì)覺(jué)得不適應(yīng)。 有些檔案管理人員甚至?xí)?bào)以敷衍的態(tài)度,這在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。 人才是第一生產(chǎn)力,在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,人才的質(zhì)量在很大程度上影響企業(yè)發(fā)展的速度。 如果企業(yè)沒(méi)有在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)建立一支高水平檔案管理隊(duì)伍,那么企業(yè)的發(fā)展必定會(huì)受到制約,這不利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。 在這種情況下,企業(yè)還可以加強(qiáng)對(duì)外來(lái)優(yōu)秀人員的引進(jìn),緩解自身在發(fā)展過(guò)程中所遇到的檔案管理問(wèn)題[6]。

在引進(jìn)時(shí),企業(yè)要多關(guān)注那些既具備高超的計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂得電子檔案管理的人才,了解他們的需求與難處,并為其創(chuàng)設(shè)滿意的工作環(huán)境,以便他們能在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)穩(wěn)定下來(lái),迅速投入工作。 其次,企業(yè)需要為新舊檔案管理人員提供交流的平臺(tái),促使他們用最快的速度融合到一起,為日后開(kāi)展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。 平臺(tái)管理者可以定期將新舊員工聚集起來(lái),組織他們參加豐富的線上活動(dòng),便于他們相互熟悉,有效開(kāi)展電子檔案管理工作,實(shí)施信息標(biāo)簽技術(shù)。 總之,對(duì)于引進(jìn)的優(yōu)秀人員,企業(yè)有必要通過(guò)各種途徑幫助他們迅速地融入工作,以便他們能夠更好地開(kāi)展工作。

2.4 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)設(shè)備的投入

企業(yè)負(fù)責(zé)人想要通過(guò)信息標(biāo)簽分類技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化,促使系統(tǒng)更具科學(xué)性、準(zhǔn)確性、安全性,離不開(kāi)相關(guān)設(shè)備的支持[7]。 這些設(shè)備既包括硬件設(shè)備,如計(jì)算機(jī);也包括軟件設(shè)備,如支持信息標(biāo)簽分類技術(shù)開(kāi)展工作的軟件。 這些設(shè)備的出現(xiàn),為檔案管理人員有效地開(kāi)展工作提供支持,便于他們根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要對(duì)各種電子檔案進(jìn)行總結(jié)、整理、調(diào)閱等。 為了保障信息標(biāo)簽分類技術(shù)作用的有效發(fā)揮,為了提高電子檔案管理質(zhì)量,負(fù)責(zé)人有必要通過(guò)多種途徑為檔案管理人員提供先進(jìn)的設(shè)備。 在條件允許的情況下,企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)設(shè)備的投入,比如性能較高的信息標(biāo)簽分類軟件等。 如果條件暫時(shí)不允許,那么企業(yè)要為檔案管理人員提供設(shè)備維修服務(wù),定期派人檢測(cè)相關(guān)設(shè)備的狀態(tài),對(duì)于不能正常工作的設(shè)備要及時(shí)更換,對(duì)于性能不佳的設(shè)備要及時(shí)維修與護(hù)理,確保設(shè)備處于正常的狀態(tài)下,能夠最大程度降低由于設(shè)備不良而給電子檔案管理工作所帶來(lái)的負(fù)面影響[8]。

為了保證檔案工作的順利開(kāi)展,相關(guān)人員還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù),確保電子檔案處于在相對(duì)安全的環(huán)境,以便能夠最大程度提高檔案的安全性,降低檔案泄露、損壞等不良情況發(fā)生的概率,如加強(qiáng)對(duì)加密技術(shù)設(shè)備的投入。 這種技術(shù)會(huì)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的需要對(duì)電子檔案進(jìn)行不同級(jí)別的加密保護(hù),通常情況下如果沒(méi)有解密的鑰匙,不法人員無(wú)法破解加密檔案的內(nèi)容。 但加密技術(shù)的實(shí)施也需要有設(shè)備做支撐的,如果缺乏先進(jìn)的設(shè)備,其加密水平就會(huì)有所下降,不利于電子檔案管理系統(tǒng)的安全性。 為了改善這種狀況,企業(yè)有必要提供必備的設(shè)備支持[9]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的。 因此,相關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用方式的探討,以便能夠提高檔案管理的水平。