陳潔 南方電網(wǎng)綜合能源股份有限公司

在新形勢下，企業(yè)需對會議管理工作引起重視，在會議活動(dòng)中明確目標(biāo)并突出重點(diǎn)、合理控制會議的時(shí)間長度、維持良好的會議秩序，從而強(qiáng)化會議管理成效，使會議活動(dòng)能夠充分發(fā)揮積極作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利開展提供保障。但是在當(dāng)前我國很多企業(yè)在會議管理中還存在很多問題，比如缺乏明確的會議目標(biāo)、沒有做好充足的會前準(zhǔn)備、缺乏科學(xué)的管理等等，這都會制約企業(yè)的健康發(fā)展，在新時(shí)代背景下，我國企業(yè)有必要加強(qiáng)對會議管理工作的探究。

一、相關(guān)的理論概述

（一）企業(yè)會議內(nèi)涵

所謂會議就是采取多人共同商討的方式，在特定時(shí)期和場所里，圍繞一個(gè)或者多個(gè)主題思想所開展的集體性討論。而企業(yè)會議則通常指以企業(yè)整體的戰(zhàn)略規(guī)劃、市場營銷以及企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中所遇到的問題等內(nèi)容為核心，由企業(yè)統(tǒng)一組織開展的集體性討論活動(dòng)。一般來說，有效、和諧、合理的會議對于加強(qiáng)內(nèi)部溝通交流、及時(shí)掌握各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)展情況、推動(dòng)工作任務(wù)落實(shí)落地、了解員工思想動(dòng)態(tài)等方面具有十分重要的意義，因此組織召開企業(yè)會議對于企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展而言是十分有益的。但是如果企業(yè)會議未能科學(xué)、合理進(jìn)行，對企業(yè)的發(fā)展將會產(chǎn)生截然相反的負(fù)面影響。

（二）會議管理特點(diǎn)

首先是服務(wù)性，企業(yè)內(nèi)部各類會議活動(dòng)均圍繞公司中心工作開展，會議服務(wù)于公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)，因此會議管理具備服務(wù)性特征。其次是綜合性，企業(yè)內(nèi)部會議可以涉及企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的方方面面，重大事項(xiàng)的審議決策可以召開會議，具體業(yè)務(wù)的探討交流可以召開會議，因此會議管理還具備綜合性特征。最后是保密性特征，企業(yè)會議無論大型會議還是小型會議，多涉及企業(yè)內(nèi)部信息，屬于未對外公開披露的信息，會議管理還應(yīng)注重對會議保密性的管控，以避免會議內(nèi)容的泄漏[1]。

二、會議應(yīng)該堅(jiān)持的原則

（一）明確目標(biāo)并突出重點(diǎn)

會議的內(nèi)容若太過空洞、乏味，且又偏離主題，則極易導(dǎo)致會議效率低下，無法真正發(fā)揮其作用價(jià)值。因此無論大小會議，其會議內(nèi)容都應(yīng)該秉承著“目標(biāo)明確、直入主題”的原則，這樣才能切實(shí)有效地提高會議效率，高效解決問題。

（二）時(shí)間長度合理

眾所周知，人的注意力很難進(jìn)行長時(shí)間的集中，因此為了能夠更好地提高會議質(zhì)量，工作人員可將會議時(shí)間控制在合理的范圍內(nèi)，盡可能地在參會人員注意力最集中的階段高效解決問題。若會議時(shí)間過長，參會人員的注意力會顯著降低并且出現(xiàn)倦怠感，更重要的是會造成時(shí)間的浪費(fèi)，增加參會人員的時(shí)間成本，因此工作人員需重點(diǎn)注意會議時(shí)間安排，在保證解決突出難題的基礎(chǔ)上盡量縮短會議時(shí)間。

（三）良好的秩序

良好秩序也是提高會議效率的重要因素之一。維持會議秩序可以確保會議能夠有序進(jìn)行，充分發(fā)揮會議的實(shí)效性，提高會議決策的綜合質(zhì)量水平。

三、探討新形勢下如何組織籌備高效優(yōu)質(zhì)的會議

（一）會前（籌備）

在會前籌備階段，應(yīng)明確會議的主題，制定相應(yīng)的會議方案，明確具體的參會人員范圍、會議召開的形式、會議議程等，對于會議涉及的材料也要提出明確的要求，以免跑題，影響會議效率。確定會議方案后，應(yīng)提前將有關(guān)會議要求告知參會人員，并提前做好參會的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

在確定會議形式以及參會人員的時(shí)候，也要充分考慮當(dāng)前的形勢，可取消現(xiàn)場會議，全部采用網(wǎng)絡(luò)視頻形式召開會議，也可采用現(xiàn)場+視頻相結(jié)合的形式召開會議，符合防要求的人員到現(xiàn)場參加會議，不符合要求的人員則可網(wǎng)絡(luò)視頻形式參加會議。

（二）會中（保障）

在會議期間，會議管理人員應(yīng)對會議的召開情況進(jìn)行全程跟蹤，一是做好會議記錄，對于參會人員的講話發(fā)言記錄下來，可采取錄音、筆錄相結(jié)合的方式來提高會議記錄的效率及準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)信息遺漏，為后續(xù)會議記錄的復(fù)核提供參考依據(jù)。二是要做好會議現(xiàn)場的攝影攝像，對于一些大型的會議，會務(wù)人員需要留存相應(yīng)的視頻資料，用于企業(yè)宣傳片的素材等，這些都需要專業(yè)的攝像人員來進(jìn)行拍攝記錄。三是要提供會議的后勤服務(wù)，包括茶水服務(wù)、辦公用品保障等。后勤服務(wù)通常需要接受專業(yè)的訓(xùn)練，以茶水服務(wù)為例，茶水應(yīng)七分滿，倒茶可在參會人員的右后方，茶水應(yīng)保持80度左右為最佳等等。

（三）會后（落實(shí)）

會議結(jié)束后，工作人員要注意以下幾方面內(nèi)容：首先，整理好會議資料和參會人員的發(fā)言提綱等會議文檔，做好會議文檔相關(guān)的存儲與管理工作。其次，秘書工作人員所撰寫的會議記錄要進(jìn)行存檔并加以保管。再次，關(guān)于會前的保密文件，要按照會后文檔的清退登記目錄和文書簽發(fā)登記簿逐人、逐件的方式進(jìn)行收取，以確保會議發(fā)出的資料在會后全部回收。最后，會后的文檔還需根據(jù)備案記錄的工作情況進(jìn)行搜集，對于缺件、缺面、缺失的文檔也要采取相應(yīng)的措施加以補(bǔ)充。

此外，對于會議決策部署事項(xiàng)，要抓好督辦跟蹤落實(shí)。一方面，督辦部門要充分發(fā)揮自身的職能作用，對會議決策部署進(jìn)行細(xì)化分解，跟蹤落實(shí)辦理情況，及時(shí)匯總報(bào)告會議決策部署的落實(shí)情況，同時(shí)加強(qiáng)督查考核力度。對涉及多部門的工作任務(wù)，還應(yīng)加強(qiáng)不同部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，以確保決策部署切實(shí)落到實(shí)處。另一方面，對會議決策內(nèi)容實(shí)施清單化管理。首先，制定任務(wù)清單。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況明確各部門負(fù)責(zé)的工作任務(wù)，并以此為依據(jù)制定任務(wù)清單。其次，制定責(zé)任清單。對照任務(wù)清單，進(jìn)一步制定責(zé)任清單，針對已經(jīng)確定的重點(diǎn)任務(wù)內(nèi)容，逐一明確各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人，并對其在該任務(wù)中所應(yīng)肩負(fù)的責(zé)任加以明晰。最后，制定結(jié)果清單。同樣也是對照任務(wù)清單所制定的。針對已經(jīng)確定的各項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，可按照既定的路線圖和時(shí)間表，分階段完成相應(yīng)任務(wù)，并對其進(jìn)行檢查驗(yàn)收，最終對落實(shí)結(jié)果加以評定。

（四）加強(qiáng)常態(tài)化期間的會議管理

特殊時(shí)期，企業(yè)還可采取線上會議的形式與他人展開工作上的交流，也能高效完成會議活動(dòng)。對此會議管理人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下兩個(gè)方面：

一方面，在線上會議開始之前，應(yīng)做好充足的技術(shù)支持準(zhǔn)備，充分考慮如何確保所有參會人員都能有效地參與到會議中，要提前進(jìn)行技術(shù)測試，以確保各項(xiàng)技術(shù)均處于運(yùn)行良好的狀態(tài)，并積極指導(dǎo)參會人員使用各項(xiàng)會議功能。另一方面，會議過程中，應(yīng)及時(shí)收集每一位參會人員的反饋信息?？沙浞掷镁€上直播+互動(dòng)的功能，在網(wǎng)絡(luò)會議過程中就會議主題與參會人員進(jìn)行互動(dòng)，并將參會人員的互動(dòng)反饋信息及時(shí)地收集整理，從而有效地提升會議的質(zhì)感、科技感和互動(dòng)性，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)會議的實(shí)效性[2]。

四、做好企業(yè)會議管理工作的方法

（一）提高管理意識，加強(qiáng)會議全過程管理

意識是指導(dǎo)行為的重要條件，有什么樣的意識就會有什么樣的行為表現(xiàn)，對于企業(yè)會議管理工作來說也是如此，只有不斷提高管理意識，才能夠促使企業(yè)會議管理工作有條不紊地開展，助力企業(yè)發(fā)展。為進(jìn)一步強(qiáng)化會議成效，提高會議質(zhì)量，企業(yè)可從增強(qiáng)管理意識入手，加強(qiáng)對會議活動(dòng)全過程的管理力度。具體要點(diǎn)如下：首先，明確分工，成立組織機(jī)構(gòu)。接到會議任務(wù)后，要明確會議活動(dòng)總協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議各項(xiàng)安排，明確會議活動(dòng)分工安排，成立會務(wù)小組、秘書小組、技術(shù)小組和宣傳小組等機(jī)構(gòu)，明確各小組負(fù)責(zé)人員，具體落實(shí)相應(yīng)會務(wù)組織、文件籌備、技術(shù)支持和宣傳報(bào)道等工作任務(wù)。其次，分解任務(wù)，建立清單。結(jié)合會議的具體內(nèi)容，將會議活動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)分解細(xì)化，制定工作清單，確保各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到具體人具體環(huán)節(jié)具體時(shí)間點(diǎn)。再次，進(jìn)度管理。會議管理工作以工作清單為主要參考依據(jù)進(jìn)行實(shí)施與督查。在具體的實(shí)施過程中，工作人員要嚴(yán)格按照各分項(xiàng)任務(wù)間的邏輯關(guān)系，來制定各分項(xiàng)任務(wù)的順序，并嚴(yán)格控制各分項(xiàng)小組的重點(diǎn)任務(wù)，以確保在會議活動(dòng)過程中，各項(xiàng)工作任務(wù)都能夠按時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利進(jìn)行[3]。最后，會議結(jié)束后的復(fù)盤總結(jié)，對會議活動(dòng)準(zhǔn)備過程、會議工作進(jìn)展?fàn)顩r、會議最終成效的全方位匯總與剖析。

（二）加強(qiáng)行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升會務(wù)管理人員辦會技能

首先，會務(wù)管理人員必須要在思想上對會議管理工作引起高度重視。定期組織開展企業(yè)會議既可以集思廣益，使企業(yè)不同部門的工作人員集聚一堂，在思想上相互碰撞，繼而產(chǎn)生一些切實(shí)可行的“金點(diǎn)子”。同時(shí)又可以進(jìn)行信息交流，通過企業(yè)會議實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、互通情況、交流經(jīng)驗(yàn)的目標(biāo)，充分發(fā)揮信息溝通的積極作用。對此，會務(wù)管理人員唯有從思想上意識到會議管理工作的重要意義，深刻理解會議管理工作對于企業(yè)發(fā)展所起到的積極作用，才能切實(shí)做好會議管理工作[4]。其次，會務(wù)管理人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和儲備，充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來拓展知識獲取的途徑，從而熟練掌握會議管理有關(guān)基礎(chǔ)知識以及最新政治要求，以確保能夠高效完成各項(xiàng)任務(wù)。此外，會務(wù)管理人員要持續(xù)提升規(guī)矩意識，及時(shí)掌握和了解相關(guān)的規(guī)章制度，并在會議管理工作中嚴(yán)格遵守，避免出現(xiàn)因無心之事而違反政策規(guī)范的行為。最后，會務(wù)管理人員還應(yīng)不斷提高和強(qiáng)化自身的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力。無論是會議前期的統(tǒng)籌策劃、會議方案的合理制定、會議形式的擇優(yōu)選擇，還是會議活動(dòng)主題方案的明確、參會人員的邀請范圍以及會議中期的注意事項(xiàng)和會議服務(wù)工作的有效落實(shí)，都需要會務(wù)管理人員凸顯出其在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和組織策劃等方面的專業(yè)能力，從而更好地勝任會議管理工作崗位，確保會議活動(dòng)能夠順利完成。

（三）抓好會議決議事項(xiàng)督辦，創(chuàng)新管理方法，切實(shí)提高會議質(zhì)量

會議活動(dòng)舉辦的主要目的就是解決問題，所以在會議活動(dòng)中所決策的事項(xiàng)有沒有落實(shí)到位將會直接決定會議活動(dòng)質(zhì)量的優(yōu)劣。在會議活動(dòng)中，一定要防止出現(xiàn)“決而無果”的情況，抓好會議活動(dòng)中決議事項(xiàng)督辦工作，積極創(chuàng)新會議管理方法，切實(shí)提高會議管理質(zhì)量。一方面，按時(shí)印發(fā)紀(jì)要。在會議結(jié)束后，要及時(shí)將會議情況整理形成紀(jì)要，并經(jīng)由會議主持人研究審批后印發(fā)。紀(jì)要是對會議內(nèi)容的高度提煉與概括，是對會議議題內(nèi)容所提及工作任務(wù)順利開展的重要基礎(chǔ)。因此及時(shí)準(zhǔn)確地印發(fā)會議紀(jì)要，對于引導(dǎo)相關(guān)工作的深入實(shí)施有著極其重要的意義[5]。另一方面，還應(yīng)仔細(xì)規(guī)劃督查督辦工作。對會議部署的任務(wù)，及時(shí)地納入督辦跟蹤落實(shí)，明確督辦任務(wù)清單，落實(shí)具體責(zé)任主體具體責(zé)任人。對于部署的事項(xiàng)，應(yīng)定期跟蹤辦理情況，及時(shí)了解辦理進(jìn)度，辦理過程中如有困難的，要及時(shí)協(xié)調(diào)處理，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)決策部署落實(shí)落地。

（四）做好信息溝通

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代化的企業(yè)如同雨后春筍般發(fā)展起來，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象，滿足了社會發(fā)展的需求。會議作為企業(yè)日常工作的重要組成部分，通過加強(qiáng)會議管理，能夠及時(shí)解決企業(yè)發(fā)展中面臨的一系列問題，但是會議管理也需要企業(yè)各個(gè)部門之間加強(qiáng)信息交流與溝通。為了保障信息溝通的暢通性，企業(yè)管理人員可以加強(qiáng)對現(xiàn)代信息傳播媒介以及多媒體技術(shù)的應(yīng)用，比如運(yùn)用動(dòng)畫以及視頻等形式展示會議內(nèi)容，使得會議內(nèi)容更加生動(dòng)形象，同時(shí)，加強(qiáng)對微信等軟件的應(yīng)用，提高信息傳輸?shù)乃俣取Ｆ浯?，企業(yè)還要打破各個(gè)部門之間的信息壁壘，為各個(gè)部門信息溝通創(chuàng)造條件，比如企業(yè)可以組織不同形式的交流討論會，鼓勵(lì)各個(gè)部門積極參與，在討論中也能夠交換意見，促進(jìn)信息交流與共享。在社會發(fā)展征程中，我國已經(jīng)進(jìn)入信息共享時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展更離不開信息的共享與更新，通過信息共享和溝通能夠避免企業(yè)發(fā)展中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)上下全體都應(yīng)該加強(qiáng)對信息溝通的重視程度，暢通溝通渠道，加強(qiáng)部門溝通，提升會議管理質(zhì)量和水平。

五、結(jié)語

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，傳統(tǒng)的會議管理模式已然無法滿足新形勢下的會議活動(dòng)管理要求，因此企業(yè)應(yīng)從創(chuàng)新的角度對會議管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和改善，并通過加強(qiáng)會議全過程管理、加強(qiáng)行政人員素質(zhì)培養(yǎng)、抓好會議決議事項(xiàng)督辦等措施來進(jìn)一步提高會議管理質(zhì)量，為企業(yè)管理層作出科學(xué)決策、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的溝通交流、提到上層決策的傳達(dá)效率創(chuàng)造條件，從而更好地推動(dòng)企業(yè)的和諧發(fā)展進(jìn)程，這也是每一位參會人員的美好希冀。