文/莊璞(常州新途軟件有限公司)
在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,信息化建設(shè)和發(fā)展已經(jīng)成為社會(huì)性的話題,各行各業(yè)都以信息化作為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的目標(biāo)。伴隨著信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大,為現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了發(fā)展思路和技術(shù)支持,極大扭轉(zhuǎn)了以往工作中過分依賴人工且效率低下的局面,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理水平的提升。而財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是找到信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理工作的切入點(diǎn)和結(jié)合點(diǎn),并將兩者進(jìn)行充分、有效的融合,使財(cái)務(wù)管理效率得到極大提升的同時(shí),推進(jìn)了財(cái)務(wù)管理規(guī)范化發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理體系的建立和完善。當(dāng)下,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ),然而,一些企業(yè)在推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展過程中還存在一些問題和不足,從而在很大程度上制約了財(cái)務(wù)管理信息化效能的發(fā)揮,也不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升?;诖耍钊敕治銎髽I(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中的不足,并探索解決和應(yīng)對(duì)的措施是十分必要和有意義的。
財(cái)務(wù)管理伴隨著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的全過程,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的最終目的就是為了獲得收益,而財(cái)務(wù)管理的作用和目的就是利用科學(xué)、合理的手段和方法幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)收益的最大化。經(jīng)過多年的探索和發(fā)展,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理已經(jīng)形成一套完整的體系,并成為規(guī)范和約束企業(yè)財(cái)務(wù)各項(xiàng)工作的指導(dǎo)和依據(jù)。然而,財(cái)務(wù)管理體系在運(yùn)行過程中極易受到外界因素的影響和干擾,如市場(chǎng)環(huán)境、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的調(diào)整、國(guó)家政策以及財(cái)務(wù)管理人員自身因素等,從而降低了財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性,影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率。另外,以人工為主導(dǎo)的財(cái)務(wù)管理模式,由于人力思維和能力的限制,造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的使用效率不高,更多還停留在對(duì)財(cái)務(wù)支出情況的統(tǒng)計(jì)層面,而對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的反饋、資金的使用情況、投資收益、預(yù)算執(zhí)行等情況無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地反映,難以為企業(yè)管理者制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供可靠的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。而財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)和發(fā)展,通過一體化管理平臺(tái)的搭建,極大降低了人為因素對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和可靠性產(chǎn)生的干擾,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理高質(zhì)量發(fā)展,同時(shí)規(guī)范了財(cái)務(wù)管理流程。更重要的是,利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的深層次分析,從而獲取到對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程的全方位、系統(tǒng)化分析,為企業(yè)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃制定提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。
首先,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的顛覆性改變,通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用,將信息技術(shù)引入財(cái)務(wù)工作中來(lái),創(chuàng)新了財(cái)務(wù)管理模式,提升了財(cái)務(wù)管理效率。一方面,在管理系統(tǒng)的幫助下,利用管理平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享,提升了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可利用性。另一方面,借助信息化的數(shù)據(jù)處理和分析軟件,能夠?qū)⒋罅繌?fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理,在減輕工作人員負(fù)擔(dān)的同時(shí),節(jié)約了大量的時(shí)間,變相節(jié)約了企業(yè)的人力成本支出。此外,財(cái)務(wù)工作的特殊性意味著工作中必然要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息,數(shù)量多、內(nèi)容雜,而且任何一項(xiàng)數(shù)據(jù)都要確保其準(zhǔn)確性和真實(shí)性,否則將會(huì)對(duì)企業(yè)造成難以估計(jì)的影響。而傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理時(shí)期,以人工操作為主的工作方式難免會(huì)產(chǎn)生失誤的情況,從而降低財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性。但是,通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),不僅能夠保證計(jì)算過程的準(zhǔn)確性,且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)處理、分析過程的全記錄,從而提升了財(cái)務(wù)管理工作整體質(zhì)量。
其次,財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)的建立,推進(jìn)了信息化水平的提升,加速了企業(yè)之間交流合作的進(jìn)程。開展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理與企業(yè)信息化管理平臺(tái)的有效對(duì)接,從而建立起一體化的信息管理平臺(tái)。通過信息化平臺(tái),能夠及時(shí)對(duì)外公開企業(yè)的財(cái)務(wù)信息,有助于合作伙伴及時(shí)了解到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r,增加了外界對(duì)企業(yè)的了解,有助于良好企業(yè)形象的建立,提升社會(huì)效益。另外,通過一體化管理平臺(tái),企業(yè)內(nèi)部各部門之間實(shí)現(xiàn)了無(wú)障礙溝通,加速了信息傳遞和共享,提高了工作配合效率[1]。
信息化時(shí)代背景下,企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)呈現(xiàn)出必要性和緊迫性的特征。面對(duì)嚴(yán)峻的信息化建設(shè)和發(fā)展形勢(shì),依然存在一些企業(yè)缺乏對(duì)信息化建設(shè)緊迫性的認(rèn)識(shí),尤其對(duì)于財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)缺乏,或者對(duì)于信息化建設(shè)還停留在簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)使用這個(gè)層面,思想上不重視、認(rèn)識(shí)上不夠深入,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息化推進(jìn)緩慢。一些財(cái)務(wù)工作人員對(duì)于新事物接受程度不高,工作中依然延續(xù)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作思路和方法,信息化知識(shí)欠缺,創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)探究精神缺乏,對(duì)于已經(jīng)使用的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的功能和作用也沒有足夠的了解。尤其是信息化平臺(tái)使用后,一些工作人員對(duì)于這種新型辦公模式的不適應(yīng),也在一定程度上阻礙了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)前進(jìn)的步伐。另外,由于財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工程,且無(wú)法實(shí)現(xiàn)短期收益,這也讓很多的企業(yè)管理者對(duì)其缺乏重視,導(dǎo)致信息化建設(shè)的資金、人力、物力投入都不足,導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)和發(fā)展滯后[2]。
事實(shí)上,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)能否達(dá)到既定目標(biāo)的關(guān)鍵在于配套信息化軟件的應(yīng)用程度。即,能否實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理軟件的靈活、高效運(yùn)行是衡量財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。當(dāng)下,財(cái)務(wù)管理軟件種類繁多、功能也各具特色,然而,具體應(yīng)用到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中,更需要的是有針對(duì)性、符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作特點(diǎn)、與企業(yè)發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)的軟件或者系統(tǒng),只有這樣,才能讓財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)真正發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。然而,實(shí)際情況中很多企業(yè)所選擇的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通用性較強(qiáng),個(gè)性化、定制化優(yōu)勢(shì)并不明顯,導(dǎo)致實(shí)際應(yīng)用過程中實(shí)際需要的功能并不具備或者不完善,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員只能利用系統(tǒng)完成一些基本的財(cái)務(wù)核算和賬目核對(duì)工作,財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的作用和優(yōu)勢(shì)發(fā)揮不明顯。另外,一些企業(yè)還會(huì)引進(jìn)一些國(guó)外開發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)或者軟件,雖然軟件優(yōu)勢(shì)明顯,但與企業(yè)實(shí)際財(cái)務(wù)管理需求存在一定的差距,導(dǎo)致系統(tǒng)適應(yīng)性和實(shí)用性不強(qiáng),對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作起到的作用不大。
從目前情況來(lái)看,我國(guó)大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作還處于信息化轉(zhuǎn)型過程中,以人工為主導(dǎo)的財(cái)務(wù)管理模式還普遍存在,雖然大部分企業(yè)已經(jīng)逐步引進(jìn)了信息化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),但系統(tǒng)應(yīng)用程度還有很大的上升空間,部分財(cái)務(wù)管理人員對(duì)于信息化系統(tǒng)的熟練應(yīng)用程度還需提升,信息化管理技能還沒有完全掌握。實(shí)際上,實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)后,對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員的要求將朝著綜合性和復(fù)合型的方向發(fā)展,尤其對(duì)于工作人員的信息化水平更是有著較高的要求,然而,這也是當(dāng)下和未來(lái)企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。因此,對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員來(lái)說(shuō),要意識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫感,明確財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),從而不斷加強(qiáng)自我提升和完善,持續(xù)提升自身綜合能力,不僅要注重對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)的積累,更要掌握信息化技術(shù),提升信息化系統(tǒng)的熟練操作水平。從企業(yè)層面,也要注重對(duì)高水平財(cái)務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè),積極引入高端、復(fù)合型人才,為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)儲(chǔ)備人才。
當(dāng)下,很多企業(yè)已經(jīng)開展了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的探索和應(yīng)用,并針對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行了統(tǒng)一的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),但從信息化系統(tǒng)總體的應(yīng)用情況來(lái)看,成效并不顯著,問題一方面集中在信息化系統(tǒng)的熟練應(yīng)用程度上,另一方面還體現(xiàn)在工作人員對(duì)于數(shù)據(jù)使用安全性方面。企業(yè)積極推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的目的在于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展和推進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展,而能否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的根本在于能否實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的高效利用。當(dāng)下,基本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、核算、分析工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)化、數(shù)字化處理,然而,針對(duì)數(shù)據(jù)的分析、挖掘和利用工作還需進(jìn)一步加強(qiáng)。另外,信息化后的財(cái)務(wù)管理工作雖然工作效率得到了提升,然而互聯(lián)網(wǎng)的共享性和開放性也增加了財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)泄漏的風(fēng)險(xiǎn),比如系統(tǒng)被非法入侵,工作人員操作不當(dāng)所導(dǎo)致的誤刪、誤改或者信息丟失,或者因?yàn)橄到y(tǒng)權(quán)限設(shè)置不當(dāng)造成非必要人員進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)修改的問題,從而造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可靠性和準(zhǔn)確性的降低,導(dǎo)致數(shù)據(jù)完整性遭到破壞[3]。
從企業(yè)層面,要建立起對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的正確認(rèn)識(shí),明確信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量和效率提升以及對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的積極作用,并在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造起信息化發(fā)展良好氛圍,引導(dǎo)和鼓勵(lì)員工積極參與到信息化建設(shè)中來(lái)。另外,企業(yè)管理者要從資金、人力等方面給予充分的保障,確保財(cái)務(wù)管理信息化工作的有序推進(jìn),并針對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行健全和完善,為財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展提供指引和依據(jù)。對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員來(lái)說(shuō),更要意識(shí)到自身所肩負(fù)的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重任,積極主動(dòng)地進(jìn)行信息化知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)和提升,做好財(cái)務(wù)管理工作信息化過渡,轉(zhuǎn)變過去的工作思路,積極推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展。
財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的目標(biāo)是提升財(cái)務(wù)管理信息化水平,提高工作人員財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理能力,提升工作質(zhì)量和效率。在信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的輔助下,能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的平臺(tái)化處理,一方面,實(shí)現(xiàn)了資源的整合,提高了信息傳遞的效率。另一方面,財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各部門財(cái)務(wù)支出情況的動(dòng)態(tài)化跟蹤,尤其在企業(yè)全面推行預(yù)算管理工作的過程中,更需要信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的輔助。為了切實(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展,企業(yè)可以設(shè)置專人對(duì)平臺(tái)進(jìn)行日常管理、維護(hù)和更新,確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行,持續(xù)提升財(cái)務(wù)管理信息化質(zhì)量和水平[4]。
例如,通過財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)開展預(yù)算管理工作,將預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算過程的監(jiān)督管理等工作都納入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一化管理,極大提升了預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。與此同時(shí),為了強(qiáng)化企業(yè)預(yù)算管理,可以通過系統(tǒng)對(duì)各部門的預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)管,并建立預(yù)警機(jī)制,對(duì)于預(yù)算超支情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督管理,提升預(yù)算管理的質(zhì)量和效率。另外,通過財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái),還能夠提升財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)辦理流程的規(guī)范化程度,在簡(jiǎn)化流程的同時(shí),利用平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理、審核、確認(rèn),除了能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的動(dòng)態(tài)化跟蹤外,還節(jié)約了大量溝通時(shí)間,更避免了人為因素對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生的干擾,提高財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量。
信息化財(cái)務(wù)管理模式的建立,對(duì)于財(cái)務(wù)工作人員提出了更高、更具體的要求,簡(jiǎn)單說(shuō),已經(jīng)由單一專業(yè)性的要求轉(zhuǎn)為更加注重綜合性,如創(chuàng)新意識(shí)、探索精神、信息技術(shù)熟練應(yīng)用程度等。而當(dāng)下,能夠符合要求的財(cái)務(wù)工作人員較少。因此,對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),一方面要通過人才引進(jìn)的方式,吸納高素質(zhì)人才,對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍進(jìn)行擴(kuò)充。另一方面可以通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的方式不斷提升現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的綜合素養(yǎng),全力打造一支高水平、高素質(zhì)財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍。注重對(duì)財(cái)務(wù)人員信息化意識(shí)的引導(dǎo),提升其對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。再通過信息技術(shù)的學(xué)習(xí)提升其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作水平,使其能夠?qū)F(xiàn)代化技術(shù)手段熟練運(yùn)用于財(cái)務(wù)工作中。加強(qiáng)其職業(yè)道德教育,提高其對(duì)工作重要性的認(rèn)知,引導(dǎo)他們更加積極、主動(dòng)地投入到工作中,積極為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展[5]。
從企業(yè)管理者角度,要重視財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)后財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全性問題。首先,完善網(wǎng)絡(luò)安全制度,從制度層面加以明確。其次,注重對(duì)工作人員網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的普及和強(qiáng)化,提升工作人員信息安全防護(hù)意識(shí)。針對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)使用過程中常出現(xiàn)的信息隱患,如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份以及防火墻、系統(tǒng)定期升級(jí)維護(hù)問題,企業(yè)要責(zé)成專人負(fù)責(zé),確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和可靠性。除此之外,要為系統(tǒng)配備專門的防護(hù)軟件,并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)用戶使用權(quán)限的管理,嚴(yán)禁越級(jí)登錄查看數(shù)據(jù)信息,最大限度地保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。
面對(duì)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的必然性,企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代、社會(huì)發(fā)展趨勢(shì),積極開展信息化發(fā)展道路的探索,尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),更是企業(yè)信息化建設(shè)中的重點(diǎn)。企業(yè)要緊抓信息時(shí)代的機(jī)遇,結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求,引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段和管理系統(tǒng),搭建起財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。并在信息化推進(jìn)過程中,不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化,使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮其作用和價(jià)值,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型創(chuàng)新發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)邁向一個(gè)新的臺(tái)階。
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信息化建設(shè)指利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)支撐企業(yè)管理的手段和過程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,企業(yè)信息化已成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。
財(cái)務(wù)管理是在一定的整體目標(biāo)下,關(guān)于資產(chǎn)的購(gòu)置(投資),資本的融通(籌資)和經(jīng)營(yíng)中現(xiàn)金流量(營(yíng)運(yùn)資金),以及利潤(rùn)分配的管理。財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分,它是根據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)制度,按照財(cái)務(wù)管理的原則,組織企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng),處理財(cái)務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。簡(jiǎn)單地說(shuō),財(cái)務(wù)管理是組織企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng),處理財(cái)務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。