劉夏璐

（山西五建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030013）

0 引言

工程建設(shè)環(huán)節(jié)存在的重要管理工作之一就是檔案資料管理，該方面管理工作存在的顯著特征為復(fù)雜化、煩瑣性，需要管理者以標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化要求為參照依據(jù)，收集并分類工程有關(guān)文件，加之各種數(shù)據(jù)、工程技術(shù)、工程所獲進(jìn)展等信息的記錄，為借助圖像、照片等形式系統(tǒng)化呈現(xiàn)整個(gè)工程情況提供便利作用。然而，從當(dāng)下工程檔案資料管理情況來(lái)看，仍然有顯著的不足存在，不僅難以實(shí)現(xiàn)良好管理效果，同時(shí)傳統(tǒng)檔案資料管理模式及方式方法已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求，所以本文關(guān)于工程檔案資料管理現(xiàn)代化創(chuàng)新路徑的探討十分必要。

1 工程檔案資料管理的重要性

工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)中，具有重要意義的就是工程檔案，工程檔案主要借助文字、圖表、圖像等形式對(duì)前期工作、開(kāi)工、投產(chǎn)、運(yùn)行、驗(yàn)收等多方面的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠以可靠依據(jù)輔助后續(xù)工程改擴(kuò)建、維護(hù)、改造等工作的順利開(kāi)展[1]。在新發(fā)展時(shí)期，工程檔案資料管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從創(chuàng)新意識(shí)的樹(shù)立出發(fā)，將舊模式束縛積極突破，努力探尋管理中存在的不足，進(jìn)而基于新管理模式、方式方法的搜尋，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)信息化水平的全面提升，進(jìn)而推動(dòng)工程檔案管理能力、水平的大幅度提高。

在工程施工建設(shè)中，基于科學(xué)有效檔案管理方法的高效應(yīng)用，利于企業(yè)內(nèi)部質(zhì)控體系管理水平的充分體現(xiàn)，同時(shí)也意味著企業(yè)管理者高度重視內(nèi)部檔案管理。除此之外，國(guó)家在工程管理方面的要求十分明確，即住建部明確強(qiáng)調(diào)：工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)，必須要在工程檔案資料方面加強(qiáng)嚴(yán)格管控力度，在檔案資料管理與要求不符的情況下，可認(rèn)為工程質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、不合格，由此可見(jiàn)，工程中較為重要的一項(xiàng)工作就是檔案資料管理。此外，住建部嚴(yán)格強(qiáng)調(diào)：工程項(xiàng)目建設(shè)單位要在檔案資料管理方面提高重視程度，為工程項(xiàng)目建設(shè)中高度認(rèn)可工程檔案資料管理的重要性及緊迫性提供保障。

2 工程檔案資料管理現(xiàn)狀

2.1 重工程建設(shè)輕檔案資料管理

工程建設(shè)存在的顯著特征就是尤為緊迫，同時(shí)在工程施工建設(shè)中，任一細(xì)微誤差都可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果由此產(chǎn)生，所以工程施工建設(shè)重，工程自身受到的重視程度較高，且各參建單位也會(huì)將大量人力、物力、財(cái)力等投入工程建設(shè)上，借此為工程質(zhì)量提供保障。與工程建設(shè)相比，因社會(huì)各方難以直觀了解工程檔案資料作用，所以該方面管理不易得到關(guān)注和重視的現(xiàn)象十分普遍，甚至一些人會(huì)主觀認(rèn)為工程建設(shè)中最重要的就是施工質(zhì)量及工期，而毫無(wú)作用的就是檔案資料的形成與管理[2]。除此之外，作為參建方之一的監(jiān)理單位，一般也是以工程質(zhì)量、工期及成本控制為注重點(diǎn)，導(dǎo)致檔案資料在三大目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中的重要作用被忽視。

2.2 檔案資料管理不規(guī)范不理想

工程施工建設(shè)中需要在檔案資料管理方面投入一定人力物力，能為工程建設(shè)和檔案資料管理的同步進(jìn)步提供保障。但從實(shí)際情況來(lái)看，部分施工單位通常是在完工的情況下，才組織人員對(duì)檔案資料進(jìn)行收集整理，此時(shí)檔案資料整理不僅存在較大的難度，同時(shí)對(duì)于某些時(shí)間跨度較大的工程而言，會(huì)普遍出現(xiàn)各檔案資料殘缺不全的現(xiàn)象。一旦未結(jié)合工程建設(shè)開(kāi)展檔案資料編碼歸檔工作，此時(shí)檔案資料的收集僅僅能與質(zhì)量、規(guī)范要求相符，且在經(jīng)過(guò)簽認(rèn)后被施工單位收回，而監(jiān)理工程師將不會(huì)再過(guò)問(wèn)檔案資料具體情況[3]。與此同時(shí)，在施工單位收回檔案資料的情況下，也通常是以整理、歸檔為主要內(nèi)容，導(dǎo)致檔案資料管理效果、檔案資料價(jià)值難以充分發(fā)揮，因此說(shuō)現(xiàn)階段工程檔案資料管理普遍存在不規(guī)范、不理想的問(wèn)題。

2.3 缺乏健全的檔案資料管理制度

從當(dāng)下部分工程項(xiàng)目實(shí)際情況來(lái)看，一些參建方已經(jīng)認(rèn)識(shí)到工程施工建設(shè)環(huán)節(jié)檔案資料管理的重要意義、作用所在，與此同時(shí)，也將檔案資料管理上升到了相對(duì)較高、較重要的位置。但值得注意的是，因健全檔案資料管理制度缺失，加之缺少明確檔案資料編制要求等，所以檔案資料管理中仍然有不足存在。一旦缺少切實(shí)可行、行之有效的流程標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范為依托開(kāi)展檔案資料管理工作，自然不利于施工單位工程檔案資料的收集，致使工程檔案資料難以順利整編的同時(shí)，最終無(wú)法貫徹落實(shí)保障答案資料質(zhì)量的措施[4]。除此之外，一些參建方并未在領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)中納入檔案資料管理，所以檔案資料管理的系統(tǒng)化目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，相關(guān)制度完善的動(dòng)力、決心不夠。

2.4 檔案資源管理信息化程度低

從當(dāng)下一些建筑施工單位實(shí)際情況來(lái)看，在開(kāi)展工程檔案資料管理工作時(shí)，已經(jīng)開(kāi)始引進(jìn)信息化管理手段，但值得注意的是，從檔案資料管理實(shí)際情況來(lái)看，并未完全實(shí)現(xiàn)信息化管理手段的有效應(yīng)用和全面信息化管理目標(biāo)，導(dǎo)致整體上的信息化管理程度較低。目前，部分工程施工建設(shè)中，一些重要的檔案資料仍然是以紙質(zhì)管理模式為主，而受天氣等自然因素影響，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞現(xiàn)象，如環(huán)境潮濕時(shí)，紙質(zhì)檔案易腐爛問(wèn)題會(huì)十分嚴(yán)峻，致使不可挽回的損失由此產(chǎn)生，也會(huì)導(dǎo)致重要檔案資料存在缺失、不全面等現(xiàn)象[5]。除此之外，再保存紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，普遍存在的問(wèn)題之一就是需要使用時(shí)的快速查找目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)，致使工程檔案管理人員工作效率隨之降低，也不利于檔案資源的高效利用及其價(jià)值作用的充分發(fā)揮。

3 工程檔案資料管理信息化管創(chuàng)新路徑

3.1 高度重視檔案資料管理

要想從根本上做好工程單資料管理工作，必須要高度重視該項(xiàng)管理工作。對(duì)于企業(yè)管理人員來(lái)說(shuō)，要注重自身管理意識(shí)的增強(qiáng)，與檔案管理人員建立密切聯(lián)系，并以相應(yīng)情況為參照依據(jù)，將對(duì)應(yīng)管理部門積極組建出來(lái)，之后通過(guò)專門管理人員的配備，對(duì)應(yīng)檔案資料管理機(jī)制的制定，為工程檔案資料管理貫徹落實(shí)提供保障。具體開(kāi)展檔案管理單資料管理工作時(shí)，要整合現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)及審批管理、數(shù)據(jù)填報(bào)，在統(tǒng)一管理流程中納入上述內(nèi)容。在信息化時(shí)代背景下，部分工程檔案資料管理人員開(kāi)展該項(xiàng)管理工作時(shí)，仍然是以傳統(tǒng)的管理模式為主，管理意識(shí)并未更新、信息化管理服務(wù)意識(shí)并未樹(shù)立，致使檔案資料管理的信息化水平較低。要想增強(qiáng)信息化服務(wù)意識(shí)，一方面需要自覺(jué)、主動(dòng)學(xué)習(xí)，基于視野的開(kāi)闊，使管理觀念有效更新；另一方面，也要從外部開(kāi)展針對(duì)性實(shí)踐[6]。對(duì)此，需要施工單位注重各種檔案培訓(xùn)活動(dòng)的積極組織，使檔案管理人員信息化服務(wù)意識(shí)逐步增強(qiáng)，基于信息化知識(shí)、技能的講解，為工程檔案資料管理基于科學(xué)高效為前提，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新和進(jìn)步提供保障。工程檔案資料信息化管理環(huán)節(jié)，要基于信息化模式為前提，引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化手段，使原有管理模式弊端切實(shí)消除。

3.2 加強(qiáng)檔案資源分類管理

要想促進(jìn)工程檔案資料管理水平有效提高，前提保障就是要規(guī)范、有序開(kāi)展工程檔案資料管理工作，也能確保工程檔案資料后期的充分利用，使其價(jià)值最大化發(fā)揮。在社會(huì)飛速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)開(kāi)始呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展態(tài)勢(shì)，而在檔案資料管理工作中貫徹落實(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，能為工程檔案資料的分類管理提供促進(jìn)作用，進(jìn)而為檔案有序、便捷查詢提供保障[7]。所以，在開(kāi)展工程檔案資料管理工作時(shí)，相關(guān)管理人員要注重信息化手段的主動(dòng)應(yīng)用，基于各種電子設(shè)備的配備，加之各種檢索工具的完善，使檔案目錄得以有效編制，確保工程檔案資料的數(shù)字化、信息化建設(shè)水平有效提高，在此基礎(chǔ)上基于檔案資料科學(xué)管理工作的認(rèn)真、高效開(kāi)展，將工程檔案資料整理工作切實(shí)做好，使相應(yīng)檔案信息得到及時(shí)補(bǔ)充和完善，為后續(xù)類似工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。

3.3 完善檔案資源管理制度

為保障工程檔案資料管理有據(jù)可依且順利開(kāi)展，就需要政府部門將科學(xué)有效的管理制度、管理法規(guī)積極建立起來(lái)，而在這些制度、法規(guī)建立的過(guò)程中，應(yīng)與工程檔案資料管理要求、現(xiàn)狀相符，只有檔案資料管理的制度及法律具備可行性特征，才能從根本上促進(jìn)工程檔案資料管理水平的有效提高。與此同時(shí)，企業(yè)也要以自身情況為參照依據(jù)，將健全檔案管理制度積極建立起來(lái)，進(jìn)一步規(guī)范工程檔案資料管理工作的同時(shí)，確保該項(xiàng)管理工作能夠貫徹落實(shí)[8]。工程檔案資料管理工作具體開(kāi)展時(shí)，相關(guān)管理人員要在施工現(xiàn)場(chǎng)深入，通過(guò)實(shí)地調(diào)查工作的積極開(kāi)展，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工情況進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上以現(xiàn)場(chǎng)施工要求為參照依據(jù)，制定科學(xué)合理的檔案資料管理方法。項(xiàng)目完工后，檔案管理人員要在檔案資料收集、整理方面提高注重程度，基于項(xiàng)目施工建設(shè)中各方面信息的整合，開(kāi)展歸納、分析、處理等工作，進(jìn)而將歸檔工作切實(shí)做好。

3.4 優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)施和設(shè)備

工程檔案資料管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員要在資料信息的收集、整理方面提高注重程度，大難管理人員要本著終身學(xué)習(xí)的理念，跟隨檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目各種檔案資料信息進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確整理，使檔案資料管理效率、質(zhì)量有效提高。在新時(shí)代背景下，快速發(fā)展和不斷普及的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為各行業(yè)、各領(lǐng)域管理工作的開(kāi)展提供了極大便利。與此同時(shí)，工程檔案資料管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，注重信息化技術(shù)的積極引進(jìn)，基于信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)作用的充分發(fā)揮，確保檔案資料管理效率、質(zhì)量進(jìn)一步提升，比如說(shuō)檔案資料存儲(chǔ)和利用的過(guò)程中可引進(jìn)相關(guān)信息軟件；也可將檔案信息管理平臺(tái)積極建立起來(lái)，有效連接檔案管理系統(tǒng)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，或者是在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中有效集成文件及檔案管理，切實(shí)整合項(xiàng)目管理系統(tǒng)與檔案管理模塊，此時(shí)即便新項(xiàng)目開(kāi)展，也能借助檔案信息管理平臺(tái)同步把握檔案資料收集歸檔及新項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，為更高準(zhǔn)確度提供保障的同時(shí)，促進(jìn)檔案資料管理有效性的大幅度提升[9]。檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建，使傳統(tǒng)檔案心理整理形式開(kāi)全面改善，此時(shí)檔案管理人員在面對(duì)來(lái)自各部門的檔案信息時(shí)，能夠同步開(kāi)展整理和電子輸入工作，使統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式有效建立起來(lái)，從紙質(zhì)式、數(shù)字式出發(fā)雙向開(kāi)展資源歸檔工作，在確保工作人員壓力有效減輕的同時(shí)也利于檔案管理數(shù)據(jù)的高效錄入，使重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象切實(shí)規(guī)避。

3.5 提高管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員與工程檔案資料管理質(zhì)量、效果密切相關(guān)，也是檔案資料管理中的重要影響因素之一，一旦檔案管理人員技能、素養(yǎng)水平較低，必然會(huì)給該項(xiàng)工作的順利、高效開(kāi)展帶來(lái)直接影響，阻礙檔案資料的充分利用，也不利于其價(jià)值作用的發(fā)揮，所以必須要在當(dāng)納管理人員素養(yǎng)水平提升方面提高重視程度。近年來(lái)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，建筑行業(yè)獲取的進(jìn)步之勢(shì)十分顯著，與此同時(shí)，對(duì)于工程檔案資料的管理來(lái)說(shuō)，也進(jìn)一步提高了對(duì)相關(guān)管理人員的要求。面對(duì)此種情況，必須要注重管理人員綜合素養(yǎng)、技能水平的全面提高。從信息化操作技能、內(nèi)容、注意事項(xiàng)等的講解出發(fā)，輔助檔案管理人員信息化管理水平有效提高。這一過(guò)程需要施工單位定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，通過(guò)相應(yīng)手冊(cè)的發(fā)放開(kāi)展教育工作，加之專家的積極聘請(qǐng)，進(jìn)而開(kāi)展專題講座活動(dòng)，使檔案管理人員素養(yǎng)水平、業(yè)務(wù)能力有效提高。與此同時(shí)，也要引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立信息化的檔案管理創(chuàng)新理念，立足技術(shù)層面開(kāi)展檔案資料管理工作，并結(jié)合以往檔案管理對(duì)新管理模式進(jìn)行積極探索，尤其是要貫徹落實(shí)大數(shù)據(jù)、信息化等技術(shù)，從技術(shù)角度保障工程檔案資料管理工作的高效、高質(zhì)量開(kāi)展。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代，工程管理工作開(kāi)展時(shí)，不容忽視的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是工程檔案資料管理，要易工程施工建設(shè)特殊性、行業(yè)發(fā)展具體現(xiàn)狀為參照依據(jù)，明確管理重的不足所在，之后從全新檔案管理模式、方式方法的探索出發(fā)，提高重視程度并強(qiáng)化信息化、現(xiàn)代化管理理念，積極構(gòu)建必要的管理制度體系，加快信息化建設(shè)力度，基于信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)作用的充分發(fā)揮，促進(jìn)檔案資料管理實(shí)效性的不斷提升，確保不斷優(yōu)化、完善檔案資料管理工作。