文/杜衛(wèi)(濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院)
醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展,不僅體現(xiàn)在醫(yī)療水平、護(hù)理水平等方面,而且還體現(xiàn)在各項(xiàng)管理工作當(dāng)中。其中,檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中非常重要的一部分,通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,包括人事檔案管理、思想政治檔案管理、患者病情信息檔案管理等,能夠使醫(yī)院各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。但是,從現(xiàn)狀來看,醫(yī)院檔案管理工作開展期間,也存在一些有待解決的問題,比如:對檔案管理工作重視程度不足、檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全、檔案現(xiàn)代化管理水平滯后等[1]。為了解決這些問題,提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效益,本文圍繞“檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及其策略”展開分析研究意義顯著。
醫(yī)院檔案類型較多,比如人事檔案、行政檔案、患者病情信息檔案等,對不同的檔案加強(qiáng)管理,在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著不同的作用。結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)可知,檔案管理在醫(yī)院管理中的具體作用如下:
一方面,對于醫(yī)院的人事檔案,涵蓋了醫(yī)院全部的人事文件,一般由醫(yī)院職工所屬組織,即在醫(yī)院人事管理活動過程中形成。在醫(yī)院人事檔案管理過程中,需確保檔案信息內(nèi)容的可靠性、真實(shí)性和完整性,且由醫(yī)院組織領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理。雖然醫(yī)院的人事檔案無經(jīng)濟(jì)效益作用,但是在醫(yī)院的人事安排、人力資源管理工作過程中,均有必要利用到人事檔案。因此,加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,能夠?yàn)獒t(yī)院人事管理工作的開展提供有效的參考憑據(jù)。
另一方面,醫(yī)院在發(fā)展過程中,需持續(xù)增加人才儲備,而人才招聘、選拔和配置,均需要人事檔案信息資料的支持。通過引進(jìn)人才檔案的管理、調(diào)用查看,可了解人才職業(yè)發(fā)展情況,從而對人才作出客觀、科學(xué)的判斷,確保招聘進(jìn)來的人才能夠?yàn)獒t(yī)院事業(yè)發(fā)展提供有效支持。
醫(yī)院檔案和醫(yī)院制度改革工作之間存在密切關(guān)聯(lián)性,特別是職工薪資改革,在利用醫(yī)院檔案信息的基礎(chǔ)上,可以為醫(yī)院構(gòu)建員工激勵(lì)機(jī)制提供有效憑據(jù)。與此同時(shí),在醫(yī)療體制改革工作持續(xù)深化的基礎(chǔ)上,醫(yī)院薪資制度產(chǎn)生了一定程度的改變。醫(yī)院在薪資核算過程中,需利用到財(cái)務(wù)報(bào)表,即在財(cái)務(wù)報(bào)表的支持下,使薪資制度改革及完善具備了充分有效的信息支撐。并且,在薪資制度優(yōu)化完善過程中,還需參考醫(yī)院人事檔案當(dāng)中的相關(guān)指標(biāo)信息,比如職工的工作年限、學(xué)歷、職稱以及崗位工作評價(jià)等[2-3]。此外,近些年來,隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的逐步發(fā)展,醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展勢頭較猛,在醫(yī)院薪資核算過程中,人事檔案信息成為一項(xiàng)重要的憑證??墒剐劫Y結(jié)算更加準(zhǔn)確,進(jìn)而能夠?qū)⑿劫Y結(jié)算的公平性體現(xiàn)出來。由此可見,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)制度改革起到促進(jìn)作用。因此,要充分重視醫(yī)院檔案管理工作的開展。
在醫(yī)院醫(yī)療工作開展期間,會產(chǎn)生大量的醫(yī)療檔案信息,比如患者診斷信息、護(hù)理信息和治療信息等,通過患者各項(xiàng)信息的匯總、分析和整理,構(gòu)成患者的病情信息檔案資料,可以在患者入院后全過程診療過程中發(fā)揮參考作用,分析判斷患者的病情變化,結(jié)合相關(guān)病情檔案信息,為患者提供合理、科學(xué)且具有針對性的診療、護(hù)理干預(yù)方案,保證患者病情及生活質(zhì)量的改善[4]。此外,借助患者病情信息檔案資料,還可以查找醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作過程存在的問題,通過問題產(chǎn)生的原因分析,制定合理科學(xué)的改進(jìn)對策,有助于持續(xù)提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。
檔案管理屬于醫(yī)院整體管理工作中非常重要的一部分,傳統(tǒng)工作模式下,醫(yī)院檔案管理采取的是紙質(zhì)檔案管理方法,這種管理方法存在較多的不足,比如檔案資料易遺失、缺損,遭遇火災(zāi)或水災(zāi)容易損毀等。而新形勢下,通過實(shí)施檔案信息化、電子化和智能化管理,則能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作存在的一些問題,使醫(yī)院檔案信息資料的安全性得到有效保證,在提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步帶動醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提高。
如前所述,醫(yī)院檔案管理工作的開展作用較多,但從現(xiàn)狀來看,此項(xiàng)管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。具體而言,主要包括以下問題:
部分醫(yī)院將重點(diǎn)放在醫(yī)療工作當(dāng)中,對醫(yī)院檔案管理工作缺乏足夠的重視,比如在資金投入方面,醫(yī)療建設(shè)資金充足,而檔案管理建設(shè)資金則較為薄弱,顯然這難以提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時(shí),醫(yī)院在“重臨床、輕管理”“重業(yè)務(wù),輕檔案”思想理念下,使一些檔案管理工作人員對檔案管理工作的積極性不高、責(zé)任心不足,使檔案管理工作形同虛設(shè),缺乏實(shí)效性[5]。此外,由于對檔案管理工作不夠重視,醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度建設(shè)也呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象,可想而知,在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理缺乏完善可行的制度作支撐的情況下,醫(yī)院檔案管理工作便難以順利、有序開展。
從現(xiàn)狀來看,部分醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全,在標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍方面較為缺乏,顯然這不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高。一方面,部分醫(yī)院沒有對專門的檔案管理部門進(jìn)行設(shè)置,檔案人員由行政科室、辦公室工作人員兼職的情況較多,且管理內(nèi)容存在一定局限性,諸如人事檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等由不同的部門管理,使醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn),進(jìn)而使檔案收集、整理、管理難度加大,并難以提高檔案利用價(jià)值。另一方面,在檔案管理機(jī)構(gòu)不夠健全的情況下,對醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容也不明確,比如未能明確分類,檔案管理缺乏針對性,進(jìn)而影響檔案管理整體質(zhì)量水平的提高。
在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中,受到網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的影響,檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,逐步朝向電子化、信息化、智能化管理模式轉(zhuǎn)變。但是,部分醫(yī)院的檔案現(xiàn)代化管理水平卻呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象[6-7]。一方面,醫(yī)院在檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)資金上投入不足,未能及時(shí)引進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施設(shè)備,比如檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備、安全防護(hù)軟件等,使檔案現(xiàn)代化管理工作的開展受到嚴(yán)重阻礙。另一方面,醫(yī)院檔案管理人才缺失,在檔案管理人才不足,在崗檔案管理工作人員對檔案信息化、電子化技術(shù)掌握不足的情況下,便難以提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量水平。
為解決醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題,需落實(shí)有效的檔案管理工作策略。具體而言,主要工作策略如下:
要想使檔案管理在醫(yī)院管理中的作用充分有效發(fā)揮出來,并提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平,首先,需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視,醫(yī)院方面需樹立臨床、管理、業(yè)務(wù)、檔案等一系列工作同等重要的思想理念,正確認(rèn)識到檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值作用,并由領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作人員起到引導(dǎo)作用,使檔案管理工作人員端正工作態(tài)度,增強(qiáng)責(zé)任意識,在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上,充分做好醫(yī)院的檔案管理工作。
當(dāng)然,“不以規(guī)矩,不能成方圓?!盵8]對此,需持續(xù)完善醫(yī)院檔案管理制度,檔案收集、分析整理、存儲管理、利用等環(huán)節(jié),均需制定明確的制度,確保醫(yī)院檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作順利、有序開展。同時(shí),保證檔案管理制度的可行性及科學(xué)性,在實(shí)踐管理過程中,合理增加管理內(nèi)容,使醫(yī)院檔案管理制度得到不斷完善。此外,還需制定完善的檔案人員管理制度,規(guī)范和約束檔案管理人員的工作行為,使檔案管理人員認(rèn)清自身管理工作內(nèi)容、工作職責(zé),嚴(yán)格按照制度規(guī)范要求做好檔案管理工作,為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高起到保駕護(hù)航的作用。
為了提高檔案管理工作的規(guī)范性,在醫(yī)院內(nèi)部需設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),由機(jī)構(gòu)內(nèi)部專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理工作。同時(shí),明確檔案管理工作內(nèi)容,即:對檔案類別充分明確,將醫(yī)院檔案分成若干內(nèi)容,主要包括醫(yī)療技術(shù)檔案、人事檔案、基建檔案、病歷檔案等。結(jié)合不同的檔案資料內(nèi)容,實(shí)施有針對性的管理對策,使檔案管理工作的針對性及實(shí)效性得到有效提高[9-10]。在明確檔案管理工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上,針對醫(yī)院檔案管理內(nèi)容制定明確的管理目標(biāo),重視醫(yī)院檔案管理工作的全面性,使醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求得到有效滿足。此外,在醫(yī)院檔案管理工作開展期間,需具備針對性,結(jié)合醫(yī)院檔案內(nèi)容類型諸多的特點(diǎn),在實(shí)際管理工作期間,需結(jié)合不同的檔案內(nèi)容,采取有針對性的管理方法,使各類檔案得到有效管理,進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案的整體管理質(zhì)量水平。
為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平,加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理至關(guān)重要。一方面,醫(yī)院需在檔案管理工作中投入充足的建設(shè)資金,合理引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施設(shè)備等,提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。另一方面,醫(yī)院在檔案管理工作期間,需配置完善的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施,使醫(yī)院檔案信息查詢、調(diào)閱更加方便,減少人工成本,提高整體管理經(jīng)濟(jì)效益。此外,還需在醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理過程中,構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng),通過電子設(shè)施、集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全防護(hù)技術(shù)(防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù))的融合應(yīng)用,使醫(yī)院電子檔案管理信息系統(tǒng)的安全性及應(yīng)用價(jià)值得到協(xié)同提升,進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案整體管理質(zhì)量水平。
值得注意的是,在醫(yī)院檔案管理工作期間,檔案管理人員扮演著非常重要的角色,因此提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平至關(guān)重要。醫(yī)院方面,需為檔案管理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會及平臺,通過“理論+實(shí)踐”培訓(xùn)教育,提升檔案管理人員綜合素養(yǎng),保證其能夠完全勝任醫(yī)院檔案管理工作。當(dāng)然,檔案管理人員自身還需與時(shí)俱進(jìn),學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化知識,比如檔案管理信息化技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用技巧方法等,使檔案管理人員能夠?qū)⒆陨韺I(yè)技能發(fā)揮出來,帶動醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平的全面提高。
綜上所述,檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一部分,其價(jià)值作用顯著,比如能夠?yàn)獒t(yī)院人事檔案管理工作提供有效憑據(jù),促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)制度改革,有助于提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平,并帶動醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提高等。但是,從現(xiàn)狀分析,醫(yī)院檔案管理工作問題較多。因此,需重視醫(yī)院檔案管理工作的開展,逐步完善檔案管理制度,設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),并對檔案管理工作內(nèi)容充分明確。當(dāng)然,還需加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平等??傊?,相信做好以上工作,醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平將能夠得到有效提高,進(jìn)一步為醫(yī)院管理事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。